Hope for Haiti förbättrar livsvillkoren för fler haitier tack vare Asana

Haiti, en kulturellt rik karibisk nation som delar en ö med Dominikanska republiken, har en lång historia av naturkatastrofer. En av de största var en jordbävning på 7,0 på Richterskalan 2010 som inträffade mindre än 30 km från landets huvudstad. Även om uppskattningarna av antalet dödsfall varierar, tror många att över 200 000 människor dog. Och 2016 drog orkanen Matthew genom landet och lämnade efter sig över 500 döda och över en miljon hemlösa.

Hope for Haiti, en ideell organisation som arbetar för att förbättra livskvaliteten för haitier, särskilt barn, fanns där – före, under och efter dessa katastrofer. Organisationen stöder och hjälper till att lyfta haitier ur fattigdom genom program som fokuserar på utbildning, hälso- och sjukvård, infrastruktur, tillgång till vatten samt lån och bidrag till haitiska företag och entreprenörer.

Skyler Badenoch har varit VD för Hope for Haiti i tre år, men hans kärlek till Haiti började för över tretton år sedan. Faktum är att han bevittnade Hope for Haitis insats efter jordbävningen 2010 och hjälpte till själv. Idag leder han ett team på 65 personer i både Haiti och USA. Tio medlemmar i hans team arbetar i USA med fokus på insamling, marknadsföring, administrativt stöd, ekonomi och styrning, medan de andra 55, baserade i Haiti, är läkare, sjuksköterskor, pedagoger och administratörer – alla haitier. Den internationella organisationen är engagerad i öppenhet, ansvarstagande och goda styrelseformer. De är också en av de högst rankade ideella organisationerna enligt tredjepartsbetygsplattformar såsom Charity Navigator och Guidestar. Genom att följa bästa praxis i sitt arbete uppmuntrar de till förtroende för Haiti och för filantropi i allmänhet.

Hur tillväxten ledde till ett behov av förändring

År 2007 hade Hope for Haiti en årlig budget på 1 miljon dollar och fyra anställda i Haiti. Sedan dess har de ökat sin personalstyrka med 15 gånger och sin budget med 4 gånger – och det är utan att inkludera deras donationsprogram, som har vuxit till 11 miljoner dollar (över 10 gånger). Även om organisationens tillväxt har lett till större påverkan i Haiti har den också avslöjat utmaningar, såsom ineffektiv kommunikation, givare och rapportering.

I organisationens senaste SWOT-analys – som den gör med några års mellanrum – identifierade flera personer projekt- och givarkommunikation som ett område för organisatorisk förbättring. Som ett resultat bestämde sig Skyler för att undersöka plattformar som kunde hjälpa dem att kommunicera och hantera sitt arbete på ett och samma ställe.

Sökandet efter en lösning

Med hjälp av resultaten från SWOT-analysen identifierade Skyler snabbt fyra områden där en arbetshanteringsplattform kunde eliminera flaskhalsar. Han behövde:

• Effektivisera och automatisera processer där det är möjligt, till exempel katastrofinsatser, nödprotokoll, bidragsansökningar och -hantering samt rapportering.

• Öka synligheten i arbetet i hela organisationen så att teamkollegor inte behöver kontakta varandra för uppdateringar.

• Centralisera kommunikationen på ett och samma ställe, från teamdiskussioner och uppföljningar till givarrelationer och rapportering.

• Förbättra projekthanteringen och rapporteringen så att projekten löper smidigt, rapporteringsprocessen är enkel och donatorerna litar på organisationen.

Efter att ha provat ett annat lättviktigt arbetshanteringsverktyg blev Skyler besviken – det var inte tillräckligt intuitivt eller robust för teamets behov. Men när hans verkställande coach, en kollega och en branschkollega alla föreslog Asana, bestämde han sig för att prova den kostnadsfria versionen för att se om den skulle uppfylla organisationens behov.

Baserat på sin efterforskning visste Skyler att det bästa sättet för Asana att bli en framgång skulle vara att få ledningen att acceptera det. Han bestämde sig för att få kärnledningen ombord och bekväm med att använda Asana först och sedan rulla ut det till andra medlemmar i organisationen. Så han började använda Asana med sitt team för att spåra deras veckovisa målsättning och uppföljningsmöten. På måndagsmorgnarna lade de till tre professionella mål och ett personligt mål i det delade Asana-projektet. Under veckan kunde teamkollegorna hålla koll på varandras framsteg med hjälp av kommentarer.

Att använda Asana för att spåra de här veckomålen blev snabbt en automatisk rutin för teamet. De kunde se statusen för varje mål, och dessa uppgifter fungerade som en inbyggd agenda för varje veckas möte, vilket omedelbart förbättrade teamets kommunikationsförmåga.

Lanseringen i hela organisationen

Hope for Haiti började med Asanas kostnadsfria abonnemang, men organisationen visste att de kunde arbeta mer effektivt med betalfunktioner. I mitten av mars 2020, när Asana tillkännagav att de skulle erbjuda kostnadsfria Asana Business-abonnemang till ideella organisationer som arbetade i frontlinjen för medicinsk forskning och hjälp i samband med covid-19, ansökte Skyler och Asana donerade ett kostnadsfritt Business-abonnemang för de kommande 12 månaderna.

Med kraften i Asana Business började Skyler leta efter sätt att flytta hela organisationens arbete till plattformen. Deras största och viktigaste initiativ – den årliga strategiska planen – var först på tur, och Skyler vände sig till Asana-rådgivarna för att få hjälp. Med hjälp av en rådgivare omvandlade Skyler och teamet sin komplexa plan med flera mål, strategier och taktiker till Asana-projekt. Nu använder Hope for Haiti-teamet portfolior för att spåra arbetet mot den strategiska planen i hela organisationen och projekttidslinjer för att se förloppet och skapa statusrapporter. Med organisationens hörnsten i Asana kände Skyler sig bekräftad i att Asana var rätt lösning för hans team.

Använda Asana i hela organisationen

Med grunden lagd av deras veckomål och strategiska planprojekt i Asana utvidgade Skyler och organisationen sin användning till att omfatta fler arbetsflöden, inklusive:

• Ansökan om och hantering av bidrag: det USA-baserade teamet använder Asana för att hantera sina insamlingsinsatser så att de inte behöver stressa i sista minuten. När SWOT-analysen identifierade ineffektivitet i att säkra och rapportera om bidrag flyttade de dessutom dessa processer till Asana. Nu använder teamet Asana för att hantera bidragsansökningar, rapportering och förväntade kontantintäkter från bidrag.

• Protokollöverensstämmelse: det Haiti-baserade teamet använder Asana för allt från intern kommunikation till rapportering och covid-19-protokoll. När en nödsituation inträffar, som covid-19, använder teamet Asana för att skapa och införa svarsprotokoll. Till exempel har de etablerat ett sofistikerat förfarande för att ta emot och behandla patienter på deras sjukhus, vilket inkluderar att ta deras temperatur, en handtvättstation, distribuera masker och mycket mer. De dokumenterar protokollet i ett Asana-projekt och använder det för att kommunicera internt, vilket säkerställer att varje anställd följer de nödvändiga stegen.

• Spåra gåvor in natura: I år är programmets mål att överstiga 20 miljoner dollar i donationer – nästan dubbelt så mycket som deras vanliga mål på 11 miljoner dollar – vilket inkluderar medicin, medicinska förnödenheter och utrustning som måste levereras till Haiti, importeras och distribueras till partner och människor i störst behov. Processen spåras nu i Asana i stället för att förlita sig på Excel-kalkylark.

En bättre givarupplevelse med Asana

Med hjälp av Asana Business kan Hope for Haiti nu arbeta snabbare med donatorer. Nyligen valdes organisationen av den professionella tennisspelaren Naomi Osaka för att få en donation på 25 000 dollar från hennes deltagande i en onlinespelsturnering för att hjälpa till med covid-19-hjälparbetet. Hope for Haiti-teamet använde Asana för att hantera relationen och se till att de skickade rätt material och inte missade en enda kontaktpunkt med Naomis team.

Och när Hope for Haiti tog emot donationen ville de rapportera dess inverkan till Naomi. Innan Asana skulle den här processen ha inneburit flera filer och en lång e-posttråd. Men genom att spåra donationens inverkan i Asana kunde teamet sammanställa en rapport och dela den med Naomi på bara några veckor.

Tillbaka till grunden

Även om covid-19 har förskjutit fokus för Hope for Haiti (och varit ett exempel på hur snabbt de kan reagera i en nödsituation med hjälp av Asana), är Skyler och teamet fortsatt fast beslutna att göra framsteg med sina kärninitiativ: att förbättra tillgången till utbildning, hälso- och sjukvård, rent dricksvatten, medicinska donationer och ekonomiska möjligheter. Genom att använda Asana vet Skyler att organisationens inverkan på dessa initiativ bara kommer att öka med dess nyfunna effektivitet och processer.

Och med en förnyad koppling mellan organisationens kärnvärden och hur de uppnår sina mål är Hope for Haiti bättre rustade än någonsin att fortsätta överträffa sina mål. Till exempel kommer teamet att använda Asana för att planera sin årliga Hike for Haiti-insamling, som utmanar människor från hela världen att vandra i solidaritet med skolbarn som går orimliga sträckor till skolan i Haiti. De förändringar som Skyler och hans team hoppas kunna göra är ett stort berg att bestiga, men hans team är bättre rustade än någonsin att göra resan och påverka sitt älskade Haiti med hjälp av Asana.