Dr. Martens utvecklar sitt klassiska varumärke med Asana

Höjdpunkter

Utmaning

• Tidigare hanterade Creative Services-teamet inkommande kreativa förfrågningar i ett kalkylblad. 

• Att spåra och tilldela arbete på det här sättet var riktigt krångligt. Dessutom kom det in nya förfrågningar från alla håll: från möten, e-postmeddelanden och samtal i korridorerna.  

• Det var svårt att få en överblick över projekten från början till slut, eller att skapa en tillgänglig plats för att se teamets arbetsbelastning.

Lösning

• Teamet använder Asana för att standardisera och automatisera processen för kreativa förfrågningar. 

• Designers i Storbritannien och övriga Europa använder Asana för att hantera arbetet och kommunicera om kreativa tillgångar, vilket hjälper dem att förbli konsekventa och öka teamets ansvarstagande. 

• Ledare och intressenter kan se det kreativa teamets arbetsbelastning i Asana, så att de kan planera bättre inför framtiden.

Resultat

• Bättre enhetlighet för Dr. Martens varumärke runt om i världen genom att globala marknadsföringsteam har kontakt med varandra.

• Tiden som behöver läggas på att "jobba med jobbet" minskar genom att marknadsföringsresurser centraliseras.

• Bättre möjligheter att skapa prognoser om arbetskapacitet tack vare transparens kring arbetsbelastning och spårning av de intensivaste arbetsperioderna varje månad.

• Ökat ansvarstagande och samarbete genom att projektplanerna blivit synliga för tvärfunktionella team.

Hur Asana hjälper Dr. Martens att arbeta smartare

Producera konsekvent kreativt i stor skala

Teamet för kreativa tjänster på Dr. Martens sätter tonen för och kommunicerar säsongens kreativa riktning. Teamet tillhandahåller resurser, illustrationer och riktlinjer för att hjälpa kreativa team i andra länder att ge liv åt berättelserna i sina respektive regioner. Teamet hanterar även kreativa förfrågningar från avdelningar runt om i företaget och samarbetar med externa byråer, och de säkerställer att allt utvecklas i enlighet med varumärket och är i linje med företagets vision.  

Med Asana har teamet skapat en effektiv förfrågningsprocess för att arbeta snabbare och hantera kreativa arbetsflöden i stor skala. Plattformen har också förbättrat synligheten mellan olika regioner, vilket hjälper designers att vara konsekventa och öka teamets ansvarstagande. 

Effektivisera kreativ produktion i alla regioner

Före Asana ledde bristen på öppenhet till dubbelarbete eftersom intressenterna inte visste att de skickade förfrågningar som redan fanns.  Det var också svårt att se teamets arbetskapacitet och spåra vem som var ansvarig för varje milstolpe, vilket ledde till att mycket värdefull tid gick åt till att omförhandla deadliner eller omfördela arbete när en designer slutade.

Asana gav den kreativa avdelningen den öppenhet de behövde för att lösa utmaningarna, vilket gjorde det möjligt för teamet att samarbeta och förverkliga kreativa tillgångar i alla regioner. 

En effektiv process för förfrågningar snabbar upp produktionen

• Teamet använder Asana-formulär för att standardisera inkommande kreativa förfrågningar. 

• Automatiseringar tilldelar omedelbart en kreativ förfrågan till den designer som är mest kvalificerad för jobbet, och ledare meddelas så att de får en översikt över det arbete som kommer in. 

• Ledare behöver inte längre lägga tid på att manuellt gå igenom nya projekt, vilket sparar tid och gör att det kreativa teamet kan komma igång med arbetet snabbare.

Förbättrad synlighet håller globala team synkroniserade

• Asana-projekt representerar betydande initiativ eller varumärkesberättelser. Till exempel får säsongen ”Hösten/vintern 2021” eller teman såsom ”Skydd i staden” egna Asana-projekt. Systemet gör det enklare att hitta uppgifter som är kopplade till en specifik kanal, inom ett större initiativ.

• Tack vare teamets Asana-projektstruktur är de kreativa tillgångarna lätta att hitta eftersom de grupperas efter initiativ och marknadsföringskanal. Designers i olika regioner kan snabbt kontrollera om en kreativ tillgång är konsekvent, och alla har tillgång till ett arkiv med tidigare kreativa sammanfattningar.

• Det är numera möjligt att få en helhetsbild av varje projekt och dess förlopp, vilket har förbättrat samarbetet med intressenterna och ökat teamets ansvarstagande.

Bättre rapportering hjälper ledare att planera för framtiden

• Förfrågningar registreras i Asana under hela året vilket innebär att ledare kan använda Asanas rapportering för att identifiera fjolårets intensivaste månader och förutse resursbehovet i förväg. 

• En intressent eller ledare kan se vilka kreativa tillgångar designer arbetar med och placera projekt med stor genomslagskraft högst upp på listan, medan enskilda designer kan använda ”mina uppgifter” i Asana för att planera det dagliga arbetet.

Redo för framtida utmaningar

Även för ett så tidlöst varumärke som Dr. Martens finns det alltid nya utmaningar att se fram emot. Med kommande storskaliga kampanjer och produktlanseringar i planeringen kan teamet för kreativa tjänster att göra det möjligt för designer och marknadsförare att fortsätta skapa arbete som förändrar branschen. De planerar att utöka användningen av Asanas formulär, paneler och portfolios för att bli ännu effektivare. Staceys ambition är att kreativa team i USA och APAC-regionerna ska börja använda Asana för att underlätta samarbetet kring ett enhetligt globalt varumärke.