Шесть шагов для написания убедительного предложения по проекту

У всех проектов есть своя история создания, но она начинается вовсе не со слов «Да будут ресурсы!» Чтобы проект успешно продвигался вперёд, ответственным за принятие решений в организации или внешним заинтересованным сторонам необходимо представить соответствующее предложение. 

Предложение по проекту похоже на блиц-презентацию в письменной форме. Его цель — представить проект в сжатом, но эффективном виде. В этой статье мы объясним, как написать предложение по проекту, чтобы получить одобрение и успешно выполнить работу.

Что такое предложение по проекту?

Предложение по проекту — это письменный документ, в котором рассказывается обо всём, что заинтересованным сторонам следует знать о проекте, включая сроки, бюджет, задачи и цели. Все сведения о проекте и идеи относительно его реализации должны быть изложены в предложении по проекту так, чтобы заинтересованные стороны захотели участвовать в этой инициативе.

Предложение по проекту составляется для следующих целей:

• Обеспечить внешнее финансирование

• Выделить ресурсы компании для проекта

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон

• Создать импульс и заинтересованность

Различия между предложением по проекту, уставом проекта и экономическим обоснованием

В процессе создания проекта предложения по проекту и уставы проекта используются для разных целей, и важно понимать, в чём разница между ними. Предложение по проекту составляется на этапе заложения основы проекта, тогда как устав проекта — на этапе его планирования. 

Как уже упоминалось выше, предложение по проекту — это документ, который призван убедительно разъяснить заинтересованным сторонам, зачем нужен этот проект. Устав же проекта — это справочный документ, в котором определяются задачи проекта. Его можно создать только после согласования соответствующего предложения.

Иногда предложение по проекту ещё путают с экономическим обоснованием, но и оно также появляется после предложения. Как только проект будет согласован по итогам рассмотрения его предложения, можно будет составить экономическое обоснование, чтобы получить дополнительное финансирование проекта.

Виды предложений по проекту

Существует шесть видов предложений, с которыми вы можете столкнуться как менеджер проектов. При написании собственного предложения вам несомненно пригодится понимание различных форматов. У каждого вида предложения есть своя цель.

• Запрашиваемые предложения направляют в ответ на соответствующий запрос. В запросе предложения обычно подробно описывают предстоящий проект и предлагают правомочным участникам представить конкурсные предложения. Учитывая, что этот вид предложения предполагает конкурирование с другими компаниями, вам придётся провести тщательное исследование и написать убедительное предложение.

• Незапрашиваемые предложения направляют без специального запроса, то есть когда предоставить такое предложение никто не просил. В этом случае вам не нужно будет конкурировать с другими компаниями, но всё равно придётся быть убедительным, потому что неизвестно, нужно ли ваше предложение потенциальному контрагенту.

• Неофициальные предложения: бывает так, что клиент направляет неформальный запрос предложения по проекту. В таком случае можно ответить ему краткой презентацией. Поскольку речь здесь идёт не об официальном запросе предложения, применяются более мягкие правила.

• Предложение о продлении направляется с целью предоставить действующему клиенту возможность продлить договор на обслуживание с вашей организацией. Цель этого вида предложения состоит в том, чтобы акцентировать внимание на преимуществах, полученных вашим клиентом, и убедить его в том, что в будущем вы сможете добиться ещё более значимых результатов.

• Предложение по поводу продолжения проекта направляют в качестве напоминания заинтересованным сторонам о начале проекта. В таком предложении вы просто предоставляете информацию о проекте, а не убеждаете заинтересованные стороны в его целесообразности.

• Дополнительное предложение, как и в случае с предложением по поводу продолжения проекта, направляется заинтересованной стороне, которая уже участвует в проекте. В таком предложении заинтересованным сторонам приводится информация о начале проекта, а также запрашиваются дополнительные ресурсы. Цель этого предложения заключается в том, чтобы убедить заинтересованные стороны сделать дополнительные вложения в проект.

Тон изложения и содержание предложения по проекту будут отличаться в зависимости от вида направляемого предложения. Зная цели проекта, можно правильно составить предложение.

Как написать предложение по проекту

Данные пошаговые инструкции актуальны для большинства предложений по проекту независимо от их вида. Вам нужно будет доработать своё предложение под целевую аудиторию, но данный образец предложения по проекту можно использовать для ориентира, чтобы не забыть включить в документ основные компоненты. 

1. Составьте пояснительную записку

Пояснительная записка используется в качестве введения к предложению по проекту. Как и в аннотации к отчёту или во введении к эссе, в этой части документа приводится краткое описание предстоящего проекта и доводы, убеждающие потенциальных заинтересованных лиц продолжить чтение. В зависимости от сложности проекта пояснительная записка может состоять из одного или нескольких абзацев. 

В пояснительной записке указывается следующее:

• Проблема, которую планируется решить посредством проекта

• Решение, предусматриваемое проектом для этой проблемы

• Значение, которое будет иметь проект

В пояснительной записке все эти пункты следует изложить кратко, поскольку подробно они будут обсуждаться позднее в самом предложении. 

2. Изложите предпосылки проекта

В этом разделе следует рассказать о предыстории и предпосылках проекта. Чтобы убедить читателя в важности проблемы, которой вы занимаетесь, можно использовать различные источники и статистические данные.

При этом необходимо коснуться следующих вопросов:

• Какую проблему решает проект?

• Что уже известно об этой проблеме?

• Кому уже приходилось заниматься этой проблемой ранее и какие исследования проводились на этот счёт?

• Почему прошлых исследований оказалось недостаточно для решения этой проблемы?

В этом разделе также можно пояснить, какое отношение к вашей организации имеет проблема, которую вы планируете решить. 

3. Предложите решение

Поскольку вы только что обозначили проблему в разделе о предыстории и предпосылках проекта, следующим шагом в написании предложения было бы логично представить её решение. В этом разделе можно более подробно изложить ваш подход к реализации проекта. 

Здесь нужно рассмотреть следующие аспекты:

• Концепция проекта

• График работ по проекту с указанием важных вех

• Команда проекта с её функциями и обязанностями 

• Реестр рисков с указанием методов минимизации рисков

• Ожидаемые результаты проекта

• Инструменты для ведения отчётности, которые будут использоваться на протяжении всего проекта

Совсем не обязательно, чтобы все эти элементы были в предложении. Вы можете выбрать то, что вам необходимо, учитывая объём работ по проекту. Этот раздел предложения, скорее всего, получится самым длинным и подробным, поскольку здесь рассказывается обо всём, что связано с реализацией предлагаемого решения. 

4. Определите ожидаемые результаты и цели проекта

Определение ожидаемых результатов проекта — это важный шаг в написании предложения по проекту. Заинтересованным сторонам необходимо понимать, что вы собираетесь получить по завершении проекта, будь то продукт, программа, новая технология или что-то ещё. Читая эту часть концепции, заинтересованные стороны должны сказать: «Ага, понятно! Вот для чего они будут использовать наши ресурсы».

В числе ожидаемых результатов нужно упомянуть следующее:

• Конечный продукт или финальная цель проекта 

• Сроки проекта, в которые предполагается достичь ожидаемых результатов

• SMART-цели, соответствующие ожидаемым результатам

Хотя обозначить проблему и её решение в проекте тоже важно, заинтересованным сторонам зачастую проще понять проект, когда вы можете представить им ожидаемые результаты.

5. Определите, какие ресурсы вам нужны

Рассказав о проблеме, подходе, решении и ожидаемых результатах, можно подробнее расписать, какие ресурсы вам понадобятся для реализации этой инициативы.

В этом разделе указывается следующее:

• Бюджет проекта с указанием всего, что нужно для его реализации, от расходных материалов до стоимости рекламы и зарплаты сотрудников. Здесь следует привести все статьи бюджета, необходимые для реализации проекта.

• Разбивка затрат: в этом разделе объясняется, зачем нужны те или иные ресурсы в рамках проекта, чтобы заинтересованные стороны могли понять, для чего им принимать участие в этой инициативе. Кроме того, такая разбивка поможет снизить непредвиденные затраты.

• План распределения ресурсов с указанием того, где вы собираетесь использовать необходимые ресурсы. Например, если, по вашим оценкам, вам нужно 50 000 долл. США на выполнение проекта, как вы планируете распределить эти деньги по статьям: на зарплату, технологии, материалы и т. д.

К этому моменту вы, должно быть, уже убедите заинтересованные стороны в необходимости предлагаемого проекта, поэтому с точки зрения стратегии будет весьма уместно написать о необходимых ресурсах в конце документа.

6. Изложите свои выводы

И наконец, завершите предложение по проекту убедительным и уверенным заключением. Как и в случае пояснительной записки, в заключении следует кратко упомянуть проблему, устраняемую в рамках проекта, и её решение. В заключительной части также можно подчеркнуть значимость проекта, не забывая при этом, для чего обычно предназначается заключение. 

Советы по написанию эффективного предложения по проекту

Выполнение вышеперечисленных действий обеспечит наличие всех необходимых элементов в предложении по проекту. Но если вы хотите действительно произвести впечатление на читателей и добиться их согласия на участие в проекте, ваша работа должна быть безупречной. Поэтому в дополнение к вышеизложенному при написании предложения по проекту следует:

Знать свою целевую аудиторию

Работая над предложением, обязательно учитывайте особенности целевой аудитории (т. е. заинтересованных сторон). Помните, что цель предложения — расположить к себе аудиторию, а не просто донести информацию о проекте. Например, при создании нового инструмента редактирования для детского издательства, вероятнее всего, целевой аудиторией вашего продукта будут родители, которых вам нужно будет заинтересовать на эмоциональном уровне.

Быть убедительным

Навык убеждения крайне важен при составлении предложения по проекту, поскольку ваша задача — вызвать у целевой аудитории отклик на ваше предложение. Если вы не заинтересуете читателя своим проектом, он не захочет вам помогать. Если вы опишите свой инструмент для редактирования, но не раскроете его функционал, преимущества для клиентов и значимость в масштабах отрасли, то ваша целевая аудитория, скорее всего, задастся вопросом: «А зачем мне вообще нужен этот проект?» 

Быть проще

При том, что вам нужно подробно рассказать о проблеме, подходе и решении, не стоит слишком усложнять предложение по проекту. Другими словами, вы можете изложить план проекта предлагаемого инструмента для редактирования, но не вдаваться в технические подробности вроде кода, который будет применяться для реализации той или иной функции. 

Проведите исследование

Успешное предложение по проекту требует тщательного исследования. Будьте готовы подкрепить свои тезисы относительно проблемы и её решения с помощью авторитетных источников, результатов тематических исследований, статистики и различных диаграмм, чтобы у вашей целевой аудитории не осталось вопросов. При написании предложения по проекту поставьте себя на место читателя и задайте следующие вопросы:

• В чём заключается проблема?

• Как её можно решить?

• Занимался ли кто-нибудь этой проблемой ранее?

• Какова стоимость проекта?

Если вы можете ответить на все эти вопросы, вы наверняка достаточно тщательно изучили проблему, чтобы защитить предлагаемую вами инициативу.

Используйте инструменты управления проектами для усиления своего предложения по проекту

Хорошие предложения по проекту требуют совместной работы коллектива. Используя подходящие инструменты управления, ваша команда сможет общаться, обмениваться информацией и совместно работать над одним общим документом. 

Если хранить всю информацию о проекте в одном месте, вам будет проще находить нужные данные. Успешность предложения по проекту определяется хорошей организацией и грамотным планированием. Именно поэтому программное обеспечение для управления проектами является ключевым ресурсом при написании эффективного предложения по проекту. Готовы приступить к работе? Попробуйте Asana.