11 шаблонов проектов для начала работы в правильном направлении

Нам всем нравится, когда в проекте всё идёт гладко: есть чёткий план, все знают, что и в какие сроки нужно делать, а проект завершается вовремя и в рамках бюджета. Но что, если вы именно тот, кому поручено подготовить такой план и управлять этим проектом?

Планирование проекта занимает много времени и, как правило, требует выполнения массы повторяющейся ручной работы по запуску проекта, такой как создание разделов, составление шаблонов задач и распространение информации среди заинтересованных сторон и участников совместной работы. Шаблоны проекта помогают сократить объем подготовительной работы по проекту, с тем чтобы вы с коллегами по группе могли взять с места в карьер. Кроме того, хороший шаблон проекта не просто облегчает запуск одного отдельно взятого проекта, но и создаёт условия для успешной реализации всех будущих проектов.

Что такое шаблон проекта?

В отличие от планирования проекта с нуля, шаблон проекта предоставляет готовые элементы, которыми можно пользоваться в начале работы. В зависимости от используемого инструмента в шаблоне проекта могут быть разделы, примеры заданий, теги задач и многое другое. Шаблон проекта позволяет быстро подготовить проект и раньше приступить к работе.

Как шаблоны помогают в планировании проекта?

План проекта — это схема ключевых компонентов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта. В хорошем плане проекта излагаются ожидаемые результаты проекта, объём проекта и его график. В частности, в качественном плане должны быть отражены семь ключевых элементов проекта:

• Цели

• Показатели успешности

• Заинтересованные стороны и роли

• Бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План коммуникаций

Не в каждом шаблоне проекта обязательно присутствуют все эти элементы. Тем не менее, хороший шаблон проекта содержит образцы задач, с помощью которых вы и ваша группа могут обеспечить потребности проекта, спланировать его ожидаемые результаты и начать работу в рекордные сроки.

Поиск подходящего инструмента для шаблонов проектов

Качество инструмента, который вы используете для работы с шаблонами проекта, не менее (а может быть, и более) важно, чем качество самого шаблона проекта. Существует множество средств управления проектами, призванных помочь группам в планировании проектов, но не все они одинаковы.

Конечно, вам необходим инструмент, в котором есть бесплатные и простые в использовании шаблоны проекта, но не стоит ограничиваться лишь этим. Чтобы инструмент для работы с шаблонами проекта отвечал всем вашим требованиям, он должен отличаться гибкостью, достаточной для планирования сложных проектов от первых ожидаемых результатов до конечной глобальной цели проекта.

Полагаем, лучше всего начать с Asana. Asana — это инструмент управления работой, с помощью которого ваша группа может координировать рабочие процессы вместе с проектами. Платформы для управления работой помогают выполнять отдельные проекты, а также позволяют создавать воспроизводимые процессы и надёжные системы, которые ваша группа может использовать не только для одного, но и вообще для всех проектов.

Одиннадцать простых и бесплатных шаблонов плана проекта

Если вы не считаете себя профессиональным руководителем проектов и не знаете, с чего начать, вы попали в нужное место. Ниже приводятся одиннадцать шаблонов, которые помогут в кратчайшие сроки запустить ваш очередной проект.

1. Простой шаблон проекта для начала работы

Абсолютно одинаковых проектов не бывает. Однако у всех планов проекта есть общие базовые элементы. Основу для составления плана проекта дают чёткие цели, ожидаемые результаты и сроки.

Кроме того, они позволяют разбить большой проект, к которому страшно даже подойти, на более мелкие и вполне реализуемые этапы. Обязательно сформируйте группу, которая будет работать над проектом, и чётко определите роль каждого участника.

Если вы всё ещё не знаете, с чего начать, попробуйте использовать наш шаблон простого плана проекта. Он поможет распределить все задачи вашего проекта по вехам в рамках работы по планированию, и вы будете видеть уровни приоритетности и статус задач.

2. Шаблон проекта по маркетингу продукта: спланируйте очередной запуск продукта

У менеджеров по маркетингу продуктов множество обязанностей. Они проводят маркетинговые исследования для выработки стратегии в отношении продукта, формулирования тезисов, позиционирования и вывода новых продуктов на рынок. Зачастую они также по факту выполняют функции руководителей проектов по запуску продукта, координируя взаимодействие между группой разработки, отделом маркетинга и творческими коллективами с целью обеспечения готовности новых продуктов к отгрузке и своевременного предоставления средств для их запуска.

Вместо того чтобы заново изобретать велосипед при каждом запуске, воспользуйтесь нашим шаблоном проекта по запуску маркетинга продукта для создания собственного плана. В нём предусматриваются такие действия, как задание целей по запуску и определение стратегии в отношении разных каналов, чтобы вы не забыли ничего важного при запуске нового продукта.

3. Шаблон контент-календаря: соблюдайте сроки публикации

Управление контент-календарём — это непрерывный проект, который требует постоянного контроля большого количества подвижных элементов. От постановки задач авторам текстов до художественного оформления, рецензирования и корректорской правки — каждый элемент создаваемого контента похож на самостоятельный мини-проект с чётко определёнными этапами.

Чтобы процесс создания контента шёл правильным курсом, воспользуйтесь нашим шаблоном контент-календаря. Он позволяет в одном месте управлять всеми материалами (от идеи до воплощения), которые вы пишете, редактируете и публикуете.

4. Шаблон проекта маркетинговой кампании: составьте свой план

Планирование и реализация играют решающую роль в успехе маркетинговой кампании. Однако если вы управляете кампанией впервые, то контроль выполнения каждой отдельной задачи может показаться весьма утомительным занятием. Какие материалы необходимо подготовить? Кто будет их создавать? Что делать, если что-то пойдёт не так?

Наш шаблон проекта кампании позволяет составить план всей кампании и контролировать ежедневную работу по его реализации, которую ведёт ваша группа. Используйте шаблон для отслеживания материалов и результатов, планирования и выполнения стратегии по каналам и многого другого.

5. Шаблон управления агентством для успешного выполнения совместной работы

Для большинства проектов вы, скорее всего, соберёте рабочую группу из сотрудников компании. Однако в некоторых случаях для реализации проекта вы можете прибегнуть к помощи маркетингового или креативного агентства. Ведёте ли вы рекламную кампанию, выполняете обновление бренда или проводите исследование, успешное партнёрство начинается с чёткого плана и постоянной координации, а это может оказаться проблематичным, если вы общаетесь только по почте или созваниваетесь раз в неделю.

К счастью, есть шаблон, позволяющий управлять вашим очередным проектом с привлечением внешнего агентства. Используйте его, чтобы в одном месте составлять творческие задания, отслеживать получаемые результаты, ход выполнения работы, уровни приоритетности и бюджета, с тем чтобы вы могли сосредоточиться на выполнении полезной совместной работы.

6. Шаблон проекта исследования среди пользователей для организации проектов, связанных с разработкой пользовательских интерфейсов

Исследование пользовательского поведения является важной частью процесса разработки продукта. Именно на этом этапе менеджеры по продуктам и специалисты по анализу удобства использования узнают о потребностях и целях своих клиентов, получая данные, позволяющие открывать совершенно новые возможности для создания продуктов.

Вести исследовательский проект — дело непростое. От поиска участников и сбора данных до анализа полученной информации и выработки рекомендаций — всё это нуждается в планировании и управлении. Наш шаблон проекта по исследованию пользовательского поведения поможет команде определить цели исследования и сформулировать вопросы, а также позволит систематизировать сделанные наблюдения. При использовании шаблона плоды вашего труда не затеряются в документах или электронных таблицах.

7. Шаблон для планирования спринта в рамках управления agile-группами

Планирование спринтов помогает проектным и техническим группам, использующим систему Agile, определять приоритеты в работе и решать, кто может взять на себя те или иные проекты. Планирование спринтов с ежедневными стендапами и ретроспективами является частью более крупного scrum-фреймворка.

Ваша команда плотно загружена, и вам нужен шаблон планирования спринта, которым удобно пользоваться. При этом вам также необходим доступ к различным данным проекта, в том числе к подробной информации о продукте, кто чем занимается, каков статус работ, уровень приоритета и когда должна быть выполнена та или иная задача. Наш шаблон планирования спринта позволяет облегчить всю эту работу и высвободить достаточно времени, чтобы ваша группа могла действовать оперативно, быстро получать результат и доставлять его по назначению.

8. Шаблон повестки заседания совета директоров для ведения протокола

Крайне важно, чтобы заседания совета директоров проходили продуктивно, но для этого требуется определённая подготовительная работа. Совету нужен простой способ, позволяющий планировать, хранить важную информацию для предстоящих заседаний и обмениваться ей, не тратя лишнее время на координацию по почте или копание в электронных таблицах.

Наш шаблон обеспечивает эффективность планирования и организации таких заседаний без особых усилий. Шаблон повестки заседания совета директоров — это единый инструмент, позволяющий делиться повесткой заседания, фиксировать поручения в его ходе, а также хранить всю важную документацию, например протоколы предыдущих заседаний и справочные материалы.

9. Шаблон запросов на работы для упрощения процесса сбора заявок

Заявки на выполнение работ могут быстро выйти из-под контроля, если они подаются как попало и в разных форматах. Чтобы с ними не возникало проблем, следует наладить централизованное отслеживание и управление. А для упрощения работы вашей группы также необходим процесс сбора заявок, который обеспечивал бы единство информации, получаемой с их помощью.

Итак, вам нужен шаблон заявки на работы. Поступают ли к вам творческие задания, заявки на выполнение работ или запросы в отдел ИТ, наличие единого источника достоверной информации имеет решающее значение. Наш шаблон заявки на работы также можно объединить с формами, чтобы гарантированно получать все необходимые сведения непосредственно при подаче заявки.

10. Шаблон плана продаж: ставьте чёткие цели

План продаж не должен стать документом, который вы создали в начале цикла продаж, а затем отложили в сторону. Чтобы специалистыпо продажам могли сформировать и поддерживать прочную основу, им необходим тщательно проработанный, структурированный план продаж.

Имея эффективный шаблон плана продаж, вы можете централизованно фиксировать цели отдела продаж, целевую аудиторию, целевые показатели доходности, стратегии и препятствия, которые могут возникать на вашем пути. Воспользуйтесь нашим шаблоном плана продаж, в котором есть структура, необходимая для подготовки каждой отдельной части вашего плана продаж.

11. Контрольный список для новых сотрудников: создание унифицированного процесса адаптации

Менеджеры вкладывают столько времени и сил в поиск наилучшего кандидата, что подготовка к его адаптации в коллективе может происходить в авральном режиме. Для того чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо стандартизировать процесс адаптации и предоставить всем менеджеру по подбору персонала всё необходимое для успешной работы.

Контрольный список адаптации новых сотрудников — это стандартизированный процесс, которому должен следовать каждый менеджер. В таком списке необходимо обозначить ключевые элементы, по которым должны работать менеджеры, включая приветственные письма, персональную встречу и сопровождение нового участника коллектива, требования для специалистов отдела ИТ в части подготовки рабочего места и многое другое. И хотя в каждом отделе могут быть свои традиции и требования к обучению, стандартизация общей схемы адаптации по нашему шаблону контрольного списка для новых сотрудников создаст менеджерам и новичкам все условия для успешного прохождения этого процесса.

Настраиваемые шаблоны проектов

Бывают ситуации, когда требуется объединить определённые рабочие процедуры вашей группы в одном шаблоне. В таком случае необходимо преобразовать выполненные ранее проекты в шаблоны с возможностью сохранения некоторых элементов, таких как задачи, ключевые вехи и этапы проекта. Имея в своём распоряжении чёткий план проекта, превратите его в шаблон, который можно будет использовать в будущем.

С помощью инструмента управления работой, такого как Asana, любой ранее выполненный проект можно преобразовать в шаблон. После этого останется только выбрать даты начала и завершения проекта — и можно приступать к его реализации по чёткому индивидуально проработанному плану.

Чем лучше шаблоны проектов, тем эффективнее их планирование

Запуск нового проекта может быть напряжённым событием, особенно если вы отвечаете за планирование и управление этим проектом.

С какими бы проектами вы ни работали, — запуск нового продукта, маркетинговая кампания или что-то ещё — шаблоны дают вам основу, чтобы не нужно было создавать план с нуля. А если пользоваться инструментом управления проектами, таким как Asana, ваш проект просто обречён на успех.

Готовы создать план очередного проекта? Попробуйте использовать шаблон проекта от Asana.