Семь инструментов для планирования, которыми должен владеть каждый специалист по организации мероприятий

Планирование мероприятий — это большой стресс. Настолько, что в ежегодно составляемом компанией CareerCast списке самых стрессовых профессий координатор мероприятий идёт сразу после полицейского, лётчика и пожарного. Это особенно остро проявилось в 2020 году, когда из-за пандемии многие организаторы были вынуждены перенести большинство своих мероприятий на виртуальные платформы. В общем, на такой работе скучать не приходится.

Проведение мероприятия — даже если это просто его вывод на экран — требует умения выполнять множество задач и высокого уровня организации. Именно поэтому сегодня на рынке так много приложений и инструментов, которые помогают практически во всех аспектах организации, проведения и сопровождения мероприятий.

На самом деле, их даже слишком много.

Все хотят уделять как можно больше времени полезному труду, а не работе по организации работы, которая выражается в попытках совладать с громоздкими инструментами и отследить всю информацию. Цель состоит в том, чтобы выяснить, какие проблемы вам нужно решить, а затем подобрать для этого правильные инструменты (и только их).

Далее мы расскажем о семи инструментах, с помощью которых можно упростить управление мероприятиями и повысить свою продуктивность.

Инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Для любой компании, которая заботится о своих клиентах — а все фирмы, проводящие мероприятия, относятся к их числу — нет ничего важнее, чем CRM (инструмент управления взаимоотношениями с клиентами). CRM помогает систематизировать информацию о посетителях и поддерживать прочные связи с ними до и после мероприятия.

Очень важно иметь возможность легко и прозрачно собирать информацию о посетителях. Как только вы внесёте сведения о посетителях, потенциальных клиентах или покупателях в CRM, вы сможете отслеживать во времени цикл взаимодействия с каждым человеком — в идеале до самого заключения сделки. Отслеживание цикла взаимодействия — это важный момент для демонстрации рентабельности инвестиций в каждое проводимое вами мероприятие и того влияния, которое коллектив оказывает на прибыль компании.

Вот два отличных варианта:

• Salesforce: мощный CRM-инструмент, который также интегрируется с множеством других приложений. Он помогает беспрепятственно создавать, отслеживать и развивать потенциальных клиентов до и после мероприятия.

• Hubspot: в отличие от Salesforce эта компания не является технологическим гигантом, но при этом предлагает надёжный CRM-инструмент, множество интеграций и «Академию Hubspot». К тому же, если вы хотите попробовать этот инструмент перед принятием окончательного решения, а также, чтобы не испытывать затруднений с бюджетом, можно воспользоваться пробной версией.

Управление регистрацией посетителей

У этой медали две стороны: сторона посетителя и ваша сторона как организатора мероприятия.

Для получения максимального количества посетителей необходимо внедрить как можно более простой и удобный процесс регистрации участников мероприятия. При этом вам нужно серверное программное обеспечение, которое позволит управлять регистрацией без стресса и сюрпризов, а также систематизировать всю собранную ценную информацию в удобном для использования и осмысленном виде.

Выбранный инструмент должен выходить за рамки простых транзакций и помогать управлять мероприятием от начала и до конца. Также необходимо, чтобы он позволял получать ценные данные и отчётность, отталкиваясь от которых можно будет своевременно принимать стратегические решения. Вот два инструмента, которые мы рекомендуем:

• Eventbrite: с помощью этой программы вы получите подробную информацию о людях, посетивших мероприятие, а также доступ к визуальной аналитике, диаграммам и отчётности. Кроме того, приложение Eventbrite Organizer поможет вам отслеживать продажи билетов на своём смартфоне в режиме реального времени, облегчить регистрацию на мероприятие с помощью мобильных устройств и быть в курсе событий, контролируя посещаемость «в прямом эфире».

• Bevy: это инструмент, позволяющий проводить общественные мероприятия как в очном, так и в виртуальном формате. Это универсальная платформа, которая поможет вам планировать, продвигать и проводить все виды мероприятий. Она также предоставляет аналитику для формирования полной картины и интегрируется с другими используемыми вами приложениями.

Общение с посетителями по электронной почте

Согласно новому исследованию от Eventbrite 73% профессиональных организаторов заявили, что электронная почта в 2019 году была основной маркетинговой стратегией. Иными словами, для установления (и поддержания) связи с потенциальными посетителями лучшего канала не найти.

В то же время 52% профессиональных организаторов отметили, что стимулировать продажи в 2019 году по электронной почте будет труднее. Вот почему платформа для маркетинга по электронной почте имеет решающее значение для отслеживания вашей работы и повышения продаж.

Вот два надёжных варианта для общения с посетителями по электронной почте:

• Marketo: является доминирующим игроком на рынке маркетинга по электронной почте. «Хлеб и масло» для Marketo — это способность улавливать особенности поведения и проводить кампании среди определённых людей. Если вы планируете мероприятие для потенциальных клиентов, которых необходимо отслеживать и подготавливать с последующей передачей сведений о них в отдел продаж, Marketo идеально для этого подходит.

• Iterable: это отличный инструмент маркетинга по электронной почте, позволяющий охватить множество людей, которые уже являются пользователями вашего продукта. Если вы проводите мероприятия для клиентов, Iterable вполне может стать вашим основным инструментом.

Планирование проекта мероприятия, от начала до завершения

Когда мероприятия проходят гладко, это очень нравится посетителям независимо от того, где они находятся — в актовом зале конференц-центра или сидят на диване, просматривая вебинар. Однако для этого организаторам мероприятий необходимо так отладить свою стратегию, чтобы не упустить ни одной детали и всё делать в срок.

Здесь вам на помощь придёт платформа для управления работой наподобие Asana.

Платформа для управления работой позволяет отслеживать все детали в одном месте — от первого коллективного обсуждения до назначения задач заинтересованным лицам и регистрации вех. Наличие различных способов визуализации работы позволяет с лёгкостью переключаться от представления списка к календарю и хронологии, что обеспечит не только выполнение всех задач из списков дел, но и соблюдение установленных сроков.

Создайте в Asana проект для каждого мероприятия, которым вы управляете, и заполните эти проекты всеми этапами работы, спланированными в обратном порядке. Затем поделитесь проектом (с его рабочими процессами, ролями и сроками) с каждым сотрудником организации, который имеет отношение к мероприятию, чтобы все знали, кто что выполняет и к какому сроку, а также могли контролировать ход проекта в соответствии с вашим планом.

Работаете ли вы в крупной организации или в команде, где вы единственный участник, всегда можно воспользоваться настраиваемым шаблоном планирования мероприятий в Asana, чтобы отслеживать задачи и ход конкретных рабочих процессов. Также можно создать свой собственный шаблон планирования мероприятий, который позволит быстрее приступать к работе над ними.

Инструменты для планирования мероприятий — это только начало

Подобрав инструменты для планирования мероприятий, которые хорошо интегрируются друг с другом, вы получите отдачу, намного превышающую заплаченную за них цену. Чем меньше беспокойства доставляют используемые приложения и совокупность технологий, тем больше времени остаётся на то, чтобы подготовить потрясающее мероприятие.