Что такое план антикризисного управления? Шесть действий по его созданию

Представьте, что вы подбадриваете своих сотрудников в преддверии ежегодного выездного мероприятия компании и с нетерпением ждёте, когда все смогут объединиться на играх и в мероприятиях по сплочению коллектива. Всё начинается завтра, и вам бы хотелось, чтобы выходные прошли идеально.

Большинство мероприятий должны пройти на свежем воздухе, поэтому когда на город обрушивается гроза, у вас начинается паника! Вы были настолько сосредоточены на планировании этого события, что не предусмотрели запасной план на случай плохой погоды. Внесение изменений в последний момент приведёт к большим денежным убыткам.

В чём урок? Для того чтобы быть хорошим лидером, позитивного настроя и хороших навыков общения недостаточно. Умение планировать как хорошие, так и плохие события укрепляет доверие в коллективе и демонстрирует его готовность.

Антикризисное управление является важной частью любого бизнес-плана, потому что без него ваша команда не будет готова к непредвиденным обстоятельствам. Далее в этом руководстве мы обсудим, что такое план антикризисного управления и как подготовить свою компанию к нестабильным временам.

Что такое план антикризисного управления?

План антикризисного управления описывает то, как ваш бизнес будет реагировать в случае возникновения кризиса. В плане необходимо определять, кто будет принимать меры и каковы будут роли этих людей. Цель плана антикризисного управления — свести к минимуму ущерб и как можно быстрее восстановить нормальную работу.

План антикризисного управления — это живой документ, к которому ваша команда может регулярно обращаться и вносить обновления. Существуют различные способы создания плана, однако обычно антикризисный план представляет собой контрольный список. Когда случается беда, ваши сотрудники могут отметить те пункты, которые необходимо выполнить для преодоления кризиса.

Невозможно предугадать, какое именно кризисное явление и когда может произойти, однако проведение анализа рисков позволяет получить обобщённое представление о потенциальных угрозах, с которыми может столкнуться ваша компания.

Например, компания, занимающаяся маркетингом в социальных сетях, подвержена риску организационного промаха, который может потребовать публичных извинений, в то время как компания сферы высоких технологий — риску кибератаки. Особенности отрасли, в которой вы работаете, также помогут вам определить потенциальные кризисные явления и понять, как с ними бороться.

Шесть действий по созданию плана антикризисного управления

Для того чтобы эффективно и результативно создать план антикризисного управления, разбейте его на небольшие и легкодостижимые этапы. Это поможет определить вероятные риски, не забивая голову потенциальным кризисом в целом. При составлении плана воспользуйтесь шаблоном для антикризисного управления, который включает в себя следующие шесть действий:

1. Создайте команду антикризисного руководства

Прежде чем делать первый шаг в планировании антикризисного управления, выберите команду руководителей, с которыми вы будете сотрудничать в процессе антикризисного планирования. В эту команду должны входить люди, которые будут предпринимать нужные действия во время кризиса. Соберите эту команду на начальном этапе планирования антикризисного управления, чтобы каждый знал все тонкости и нюансы вашей антикризисной стратегии.

2. Оцените риск

Вначале процесса планирования проведите коллективное обсуждение для оценки различных рисков, с которыми может столкнуться ваша компания. Как упоминалось выше, можно начать его с изучения рисков, непосредственно связанных с вашей сферой деятельности.

Используйте реестр рисков для выявления и анализа вероятности их возникновения. Такой реестр позволяет устранить задержки в работе и подготовиться к возможным неудачам. Он также поможет вам представить, какие риски наиболее вероятны, чтобы у вас была возможность спланировать ответные меры.

3. Определите влияние на бизнес

Очертив круг рисков, которые с высокой вероятностью могут затронуть вашу компанию, определите влияние этих рисков на бизнес с помощью своей команды антикризисных руководителей. У каждого риска могут быть свои последствия, поэтому важно проанализировать их отдельно. В числе возможных последствий для бизнеса могут быть: отток клиентов, ущерб репутации, замедление продаж, потеря доходов или штрафы от регулирующих органов.

4. Спланируйте ответные меры

Далее рассмотрите каждый выявленный риск и определите, какие действия необходимо предпринять вашей команде, чтобы ответить на угрозу в случае её возникновения. Например, если вы работаете в сфере разработки программного обеспечения и ваша компания подвергается кибератаке, вам могут понадобиться специалисты для защиты сетей и оповещения клиентов, а также тот, кто будет оценивать ущерб.

5. Конкретизируйте план

После того как вы в устной форме определите угрозы, с которыми может столкнуться ваша компания, последствия для бизнеса и меры реагирования, конкретизируйте свой план. План антикризисного управления — это не просто письменная или устная стратегия. Он должен включать такие важные пункты, как протокол активации и контакты на случай чрезвычайных ситуаций, о которых мы более подробно поговорим далее. Вам также необходимо будет сотрудничать с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы все понимали, что и когда нужно делать.

6. Проверка и обновление

По завершении разработки антикризисного плана проанализируйте конечный результат и убедитесь в отсутствии пробелов. Пересматривайте свой план антикризисного управления и обновляйте его не реже одного раза в год, поскольку потенциальные риски могут со временем меняться.

Что должно быть в плане антикризисного управления

Ваш план антикризисного управления должен включать перечисленные далее пункты. Используйте этот контрольный список при его создании, чтобы не упустить ни одной важной детали.

Анализ рисков

Анализ рисков описывает конкретные потенциальные риски, с которыми может столкнуться ваша компания, и располагает их в порядке вероятности. Включение управления рисками в план реагирования на чрезвычайные ситуации полезно тем, что новые руководители могут обращаться к нему в случае кадровых перестановок.

Протокол активации

Протокол активации определяет, какие действия следует предпринять в случае возникновения кризиса. Например, вы можете решить, что ваши сотрудники не должны принимать меры, пока кризис не достигнет определённого уровня воздействия на бизнес. Как только это воздействие на бизнес произойдёт, команда по антикризисному управлению начнёт действовать.

Контакты на случай чрезвычайных ситуаций

Добавьте основную контактную информацию на случай чрезвычайных ситуаций, чтобы ускорить процесс реагирования на кризисы, требующих внешних мер. Список контактов на случай чрезвычайных ситуаций может включать местные правоохранительные органы, скорую помощь, пожарных, а также коммунальные службы, электриков, санэпиднадзор и любые другие службы, связанные с рисками, которые вы определили в ходе анализа.

Процедуры реагирования

Если протокол активации точно определяет, когда ваша команда антикризисного управления должна реагировать на кризис, то процедуры реагирования описывают планы действий для каждого человека в кризисной ситуации. Для уточнения позиций принятия решений в своём плане реагирования используйте матрицу ролей и ответственности, также известную как матрица RACI. Она может, например, помочь команде реагирования определить, кто отвечает за связи с общественностью, а кто — с сотрудниками.

Стратегия внешних антикризисных коммуникаций

Когда наступает кризис, он может отразиться не только на ваших внутренних операциях. Если кризис приобретёт достаточно широкие масштабы, вам потребуется объяснить ситуацию основным внешним заинтересованным лицам и общественности. Ваша стратегия внешних антикризисных коммуникаций должна включать подробные сведения о том, кто предоставляет информацию и кто отвечает за обработку обратной связи.

Анализ последствий

Анализ последствий кризиса напоминает вашей команде о необходимости отследить и оценить, что прошло успешно и что не удалось. После этого вы можете обновить свой антикризисный план с учётом извлечённых уроков, чтобы улучшить процедуры реагирования и уменьшить воздействие на бизнес.

Примеры планов антикризисного управления

Несмотря на то, что далеко не каждый кризис можно предсказать, можно обобщить их типы по категориям и составить планы с учётом того, что может произойти. В числе таких примеров антикризисного управления:

• Финансовые потери: когда ваша компания несёт убытки, вам может понадобиться объявить о банкротстве или сокращении сотрудников. Этот сценарий можно планировать, даже не зная первоначальной причины финансового кризиса.

• Технический сбой: он может надолго оставить ваших клиентов без доступа. Этот тип кризиса влияет на вашу репутацию и итоговые показатели, поэтому к такой ситуации нужно быть готовым всегда.

• Стихийное бедствие: вы можете подготовиться к стихийным бедствиям, исходя из того, где находитесь. Например, если ваша компания находится на юго-востоке США, можно создать антикризисный план на случай урагана, который предусматривает эвакуацию, коммуникации с клиентами, восстановление после стихийного бедствия и т. д.

• Операционные изменения: это не похоже на кризис в его традиционном понимании, однако у вас должен быть и план подготовки к неожиданной смене руководства. Кроме того, если вам придётся уволить большое количество сотрудников, это может повлиять на вашу текущую деятельность, и общественности может понадобиться об этом знать.

• Организационный просчёт: всегда существует вероятность того, что вашу компанию обвинят в неправомерных действиях или правонарушениях, и в этой кризисной ситуации вам понадобится план реагирования. Этот антикризисный план может включать публичные извинения и поиск путей восстановления репутации.

Зачем нужен план антикризисного управления?

План антикризисного управления готовит вашу организацию к непредвиденным событиям и катаклизмам. При наличии готового плана можно уменьшить влияние кризиса на сотрудников и бизнес. Когда коллектив должным образом подготовлен к непредвиденным обстоятельствам, вероятность долгосрочного ущерба снижается.

Если вы являетесь руководителем организации, именно вам совместно с другими руководителями высшего звена предстоит разработать стратегию управления в чрезвычайных ситуациях, которая будет работать на вас. Возможно, вы пока не знаете, с чего начать, однако программное обеспечение для планирования проектов поможет вам сориентироваться на этой неисследованной территории.

Хорошо организованный план антикризисного управления может помочь вашей компании оправиться от любой катастрофы.

Подготовьте свою команду к антикризисному управлению

При наличии нужных инструментов создание плана антикризисного управления не составит особого труда. Воспользуйтесь планированием проектов, чтобы структурировать свой план действий как отдельный проект и включить в него роли сотрудников, протокол активации, процедуры реагирования и многое другое.

Если сделать свой антикризисный план понятным и доступным всем сотрудникам компании, это повысит их готовность и поможет бизнесу восстановиться в случае кризиса.

Будьте готовы к управлению в условиях внезапных перемен. Воспользуйтесь планом непрерывного ведения бизнеса от Asana, чтобы сформулировать, записать и поделиться своим бизнес-процессом.