Afinal, o que são ferramentas colaborativas?
Precisa trabalhar com objetivos em comum com outras pessoas? As ferramentas colaborativas on-line tornam-se essenciais para isso. Algumas simplesmente proporcionam às equipes uma forma fácil de comunicar e compartilhar trabalhos, como os aplicativos de e-mail ou chat. Outras oferecem recursos mais robustos para ajudar a gerenciar os trabalhos e a trabalhar em conjunto de maneira mais produtiva.
Por que considerar as ferramentas de colaboração on-line?
Trabalhar em conjunto não é tarefa fácil, por inúmeros motivos. Você provavelmente tem colegas de equipe que trabalham em locais diferentes e em horários distintos. Além disso, o trabalho de todos está agora espalhado por diversos aplicativos. O resultado?
Falta de visibilidade
Os gerentes, líderes e colegas de equipe perdem frequentemente as atualizações mais recentes por não estarem facilmente visíveis.
Objetivos pouco claros
Todos perdemos tempo procurando informações, tentando saber em que trabalhar e fazendo até o mesmo trabalho mais de uma vez.
Planejamento insuficiente
Gerentes e líderes com frequência não sabem em que suas equipes estão trabalhando, e perdem tempo organizando reuniões para atualização de status.
As ferramentas de colaboração fortalecem as equipes
Um bom software de colaboração ajuda a eliminar ilhas isoladas de colaboração e informação ao organizar todo o seu trabalho em um único lugar. Todos sabem quem está fazendo o quê. Os colegas de equipe podem facilmente discutir o trabalho e compartilhar ideias. Seus projetos são então entregues no momento certo.
Recursos das ferramentas de colaboraçãoQual é a ferramenta certa para a minha equipe?
Ela depende, é claro, de suas necessidades específicas, mas uma boa ferramenta de colaboração deve oferecer a capacidade de:
Compartilhar arquivos
O compartilhamento de arquivos (Google Docs, PDFs, JPGs, etc.) é essencial para colaborar e criar uma fonte de conhecimento na qual as equipes podem procurar a informação de que necessitam. Você deve também poder comunicar no contexto dos arquivos compartilhados para manter todos os detalhes dos ativos em um único lugar.
Agendar projetos e tarefas
A capacidade de atribuir e reatribuir tarefas ajuda os indivíduos a compreender as prioridades, enquanto que os calendários e outros recursos de agendamento permitem às equipes colaborar em função dos planos e ficar a par do progresso e das alterações.
Coordenar o trabalho
Você precisa ver tarefas, dependências e etapas para determinar as datas de conclusão, ajustar os planos quando necessário, e ajudar a sua equipe a trabalhar de forma mais eficiente. As boas ferramentas de colaboração ficam a par do progresso e lhe alertam quando os prazos se aproximam, ou quando o trabalho começa a perder o ritmo.
Comunicar sem interrupções
Manter as discussões sobre projetos e listas de pendências em um só lugar ajuda as equipes a converter em ação as ideias e o feedback recebido. A solução que você escolher também deverá se integrar com os seus aplicativos de mensagens e e-mail para incorporar as diversas formas de comunicação que sua equipe já utiliza.
Os grandes projetos possuem muitos elementos móveis, pessoas envolvidas, e tarefas a serem desempenhadas. A Asana nos ajuda a planejar tudo, acompanhar o trabalho e ficar por dentro do progresso de cada um.
—Maggie Green, Gerente de Projeto, 1A Auto
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