Modelo de planejamento de eventos

Há muitos aspectos dinâmicos por monitorar ao planejar um evento. Entre o planejamento do orçamento, a negociação com os fornecedores e a coordenação das tarefas no período que antecede o grande dia, há muito o que fazer antes que o evento possa ser feito. 

É importante organizar todas as tarefas e detalhes do evento em um local de fácil acesso para que o processo de planejamento dos eventos funcione sem imprevistos. O modelo de planejamento de eventos da Asana permite a visualização em alto nível do cronograma de planejamento e facilita a colaboração para que você possa planejar com pleno conhecimento.

O que é um modelo de planejamento de eventos?

Um modelo de planejamento de eventos é uma estrutura reprodutível que ajuda a agilizar o processo de planejamento de eventos. Ele fornece um local centralizado para a gestão e o acompanhamento dos detalhes do evento. O modelo de planejamento de eventos da Asana conta com seções e campos personalizados para acompanhar as tarefas e os detalhes dos próximos eventos. Ele gera consistência ao facilitar a replicação dos fluxos de trabalho existentes para a gestão de eventos. Desta maneira, você pode ter a confiança de que a equipe não perderá nenhuma etapa, e que o evento poderá se dar da melhor possível. 

Quais são as vantagens de usar o modelo de planejamento de eventos da Asana?

O nosso modelo gratuito de planejamento de eventos permite que você administre todos os detalhes do evento em um local acessível, com uma clareza que as planilhas estáticas não podem proporcionar. Usar o modelo para fazer desde o acompanhamento do orçamento à comunicação com os fornecedores, bem como para fazer cumprir o cronograma, ajuda a assegurar que o evento transcorra sem grandes imprevistos. 

Além disso, é possível duplicar o modelo para cada evento, em vez de criar um novo projeto. Deste modo, elimina-se o trabalho inicial desnecessário, com a segurança de que a equipe irá seguir as mesmas etapas ao planejar eventos semelhantes.

O nosso modelo de planejamento de eventos inclui outros benefícios, como:

• Elaboração do orçamento do evento antes que ele se inicie.

• Visualização dos planos para o evento em um cronograma.

• Criar uma lista de coisas a fazer durante o planejamento do evento para acompanhar as tarefas do evento e planejar com mais tranquilidade.

• Ver com facilidade as tarefas que dependem de outras e remover os obstáculos antes que atrapalhem a programação.

• Compartilhar atualizações de status e o progresso do evento sem sair do projeto.

• Fazer uso dos marcos para monitorar o progresso do planejamento. 

• Fazer uma gestão proativa das listas de fornecedores e das relações com os convidados.

• Usar os aplicativos integrados da Asana, como com o Outlook, o Gmail e o Slack, para converter mensagens em tarefas realizáveis e monitorar os documentos importantes.

• Administrar as tarefas do dia do evento e os planos do evento de qualquer lugar com o aplicativo móvel.

Que detalhes do evento é possível gerir com o modelo de planejamento de eventos da Asana?

O nosso modelo de planejamento de eventos é pré-preenchido com seções e campos personalizados que podem ser usados para administrar as informações importantes do evento. Também é possível criar as suas próprias tags personalizadas para acompanhar os detalhes do evento, incluindo:

• O prazo do evento

• O orçamento do evento

• Contratos de fornecedores e outros documentos importantes

• A lista de convidados

• Detalhes logísticos necessários, como a data e hora de conclusão das tarefas e a definição das equipes responsáveis   

• As tarefas e a programação críticas do dia do evento

• Quaisquer avaliações ou relatórios de desempenho posteriores ao evento.

Como usar o modelo de planejamento de eventos da Asana

Depois de baixar o modelo de planejamento de eventos, é fácil usá-lo. Basta fazer uma cópia do modelo e personalizá-lo em função do evento próximo. 

Siga estes passos para começar:

1. Comece com o nosso modelo de planejamento de eventos e personalize-o para atender às necessidades do seu evento específico. Dê ao projeto um nome exclusivo que se alinhe ao seu evento e preencha a descrição do projeto com uma visão geral precisa e com o propósito do evento.

2. Organize as tarefas dentro das seções que correspondem ao cronograma do evento. O modelo vem pré-preenchido com seções que podem ser alteradas ou removidas para refletir a programação do evento. 

3. Adicione tarefas e datas de conclusão a cada seção para descrever o que a equipe precisa fazer à medida que o evento se aproxima. Use os marcos para monitorar os principais pontos de progresso e atribua dependências para indicar quais tarefas precisam ser concluídas antes que outras possam começar. 

4. Envolva membros das equipes internas e partes interessadas externas para promover a visibilidade e a prestação de contas. Atribua tarefas a membros da equipe e convide contatos externos do evento, como fornecedores e prestadores de serviço, a colaborar. O seu fornecedor não está na Asana? Sem problemas, use as nossas integrações com aplicativos, como com o Gmail e o Outlook, para transformar mensagens e e-mails em tarefas realizáveis. 

5. Conte com a nossa visualização de cronograma para consultar a programação do evento em alto nível. Acompanhe o progresso do planejamento para assegurar o cumprimento do cronograma, reorganize facilmente as datas de conclusão de acordo com as mudanças nas prioridades e identifique conflitos de agenda antes que causem problemas.

6. Compartilhe o progresso no modelo com atualizações de status para manter a sua equipe em sintonia e tornar a comunicação menos fragmentada. 

7. Evite más surpresas no dia do evento fazendo a gestão do cronograma diretamente na Asana por meio do aplicativo móvel.

Integrações e aplicativos a se usar com o modelo de planejamento de eventos da Asana

Os aplicativos e recursos integrados à Asana ajudam as equipes a fazer a coordenação e a comunicação do próximo evento e a monitorar informações e documentos importantes sem precisar sair da Asana. 

Recursos integrados

1. Visualização de Cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com esta funcionalidade, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

2. Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Ao definir os marcos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da sua equipe e as partes interessadas do projeto saibam como está o andamento rumo às metas definidas. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar as pequenas vitórias alcançadas no decorrer do trajeto rumo à meta fundamental do projeto. 

3. Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar as prioridades em função disso. Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta já pode ser executada. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se também é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente. 

4. Atualizações de status do projeto. Diga adeus à interminável busca por informações sobre o status de um projeto nas várias ferramentas ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um simples e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, estão também diretamente conectadas ao trabalho que a equipe realiza. Isso lhe facilita acessar outras informações do projeto, como o planejamento, o plano de comunicação, as metas, os marcos, os entregáveis e muitas outras. Por fim, os relatórios de status do projeto reduzem o trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos informados com as informações mais recentes. 

Aplicativos recomendados

1. Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa de consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

2. Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme perguntas rápidas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack.

3. Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Além disso, crie, atribua e visualize tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar abrir o navegador.

4. Outlook. À medida que chegam por e-mail mensagens que requerem a sua intervenção, como pedidos de revisão de trabalhos pela sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida, pode atribui-las a si ou a um colega, definir datas de conclusão e adicioná-las a um projeto para que estejam conectadas a outros trabalhos relevantes. 

Perguntas frequentes