Quer aumentar a produtividade da sua organização? Lembre-se destas três palavras.
Quer aumentar a produtividade? Comece a medir as coisas.
Como executivo ou executiva em uma grande empresa, a sua atribuição é resolver os problemas complexos que possam afetar o negócio, proporcionando além disso um roteiro compartilhado aos chefes de departamento.
Para tanto, há três palavras que têm tido mais importância nos tempos atuais:
Medir. Analisar. Incentivar.
Com legiões de funcionários retornando aos escritórios nos últimos tempos, há uma oportunidade real para os gestores abrirem as portas para estratégias que permitam às equipes contribuir para o crescimento da empresa. Estratégias que permitem a participação de todos tornam necessário conhecer um conjunto de dados cruciais sobre o que está e o que não está funcionando e garantir que todos estejam motivados.
De acordo com um proeminente acadêmico e consultor de negócios, o melhor conselho para líderes nos próximos meses é encontrar esses dados com medições e análises.
Nicholas Bloom, PhD, é professor de Economia na Universidade de Stanford e parceiro acadêmico da Asana. Ele conversou conosco recentemente para contextualizar a nova pesquisa do Relatório especial: Anatomia do trabalho da Asana sobre grandes negócios (aqueles com mil funcionários ou mais) e seus líderes.
Bloom enfatiza a importância da medição e análise de dados para líderes de grandes organizações que querem impulsionar a produtividade.
“Sem dados, não é possível fazer nada. Estive envolvido em muitos projetos de reestruturação e recuperação empresarial, e uma das primeiras coisas que fazemos é simplesmente medir as coisas”, conta Bloom à Asana. “Depois que você faz medições e fornece dados às pessoas, elas tendem a prestar atenção e a detectar as fraquezas no negócio”, acrescenta Bloom.
A nova pesquisa da Asana revela uma dessas fraquezas: funcionários de grandes companhias sentem que as suas organizações poderiam ser mais fortes se reduzissem as horas gastas em reuniões por semana.
“Fica logo muito claro que há um enorme desperdício de tempo quando funcionários demais participam em reuniões demais”, diz Bloom.
Nicholas Bloom, professor de Economia no Institute for Economic Policy Research (Instituto para pesquisa em política econômica) da Universidade de Stanford diz à Asana: “Acredito que dados são fundamentais, mas a análise desses dados também o é. E você precisa de incentivos para garantir que essas mudanças ocorram”.
Os novos dados deste Relatório Especial — retirados do índice anual Anatomia do trabalho global da Asana, que consultou mais de dez mil trabalhadores do conhecimento ao redor do mundo — revela que pessoas trabalhando em médias e grandes empresas gastam mais de quatro horas por semana em reuniões desnecessárias. Esse valor é quase o dobro do tempo gasto por pessoas que trabalham em empresas pequenas: 2,6 horas por semana.
Bloom explica que a solução está nas medições, que podem trazer clareza para tomadores de decisões. “Discutam os dados”, diz Bloom. “Acredito que dados são fundamentais, mas a análise desses dados também o é. E você precisa de incentivos para garantir que essas mudanças ocorram”.
Incentivos — sejam eles bônus ou o sucesso da empresa como um todo — levam funcionários a medir mais processos e a analisá-los, procurando por oportunidades de expandir a produtividade por toda a empresa. (Essa fórmula de medir-analisar-incentivar se aplica a todos os tipos de processos, não apenas a reuniões.)
Entretanto, Bloom comenta que incentivos emocionais comumente levam gestores a encher reuniões com pessoas que não precisariam de fato estar nelas, o que por sua vez atrapalha o seu andamento.
“Não me surpreende que muito tempo seja perdido em reuniões”, diz ele sobre os dados relatados pela Asana. “Com frequência, gestores convidam mais pessoas do que o necessário para as reuniões porque não querem ser acusados de não serem inclusivos.”
Funcionários, então, sentem-se pressionados a comparecer porque não querem mandar sinais negativos aos seus gestores. A realidade é que funcionários são mais incentivados a ser produtivos do que a comparecer a reuniões.
Em muitos casos, eles ficariam contentes por apenas receber um e-mail resumindo os pontos fundamentais da reunião, observa Bloom.
O novo relatório denota que há uma grande oportunidade para líderes cujas equipes estão perdendo tempo devido a reuniões excessivas ou processos lentos.
Esta conclusão, retirada do relatório completo da Asana sobre grandes empresas, mostra com clareza:
Funcionários de grandes empresas relataram que poderiam economizar 5,5 horas por semana com processos melhorados, enquanto os de empresas pequenas apontaram que poderiam economizar apenas 4 horas por semana. Processos melhorados podem atuar como ampliadores da produtividade dos funcionários, removendo obstáculos que podem impactar tudo, desde eficiência individual até a receita da organização, simplesmente por haver mais tempo para realizar o trabalho.
Então, como é que uma grande empresa identifica esses atrasos para poupar cinco ou seis horas semanais a cada funcionário? Talvez você já tenha adivinhado a esta altura, mas Bloom afirma que tudo parte das medições:
“Se você tem dados sobre as atividades que todos estão realizando e as pessoas se juntam para analisá-los, elas vão rapidamente identificar: ‘Vejam só, eu gastei 17 horas em reuniões nas quais não precisava ter participado’.
“Porque sem dados é difícil identificar e corrigir processos não funcionais.”
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Recursos da Asana:
