Seis dicas de organização para melhorar o seu espaço de home office

Uma das melhores partes de trabalhar desde casa é poder chegar ao escritório sem fazer longos deslocamentos e sem ter de vestir-se conforme exigido no ambiente empresarial. Mas, embora o home office tenha suas vantagens, pode ser difícil combinar o espaço de trabalho e o espaço pessoal.

Um espaço pequeno pode muito bem funcionar como home office, mas convertê-lo num ambiente de trabalho ideal exige tempo, atenção e alguns itens essenciais. Neste artigo, daremos dicas de como melhorar o seu espaço de home office para trabalhar desde casa e conseguir se concentrar no trabalho de alto impacto.

1. Mantenha uma climatização agradável

Muitos espaços de escritório são excessivamente refrigerados, e isso provavelmente ocorre porque os empregadores buscam assegurar que todos se sintam confortáveis. Quando sentimos frio, basta colocar um agasalho, mas não é fácil nos refrescarmos quando estamos com calor. Um estudo da Universidade Cornell descobriu que aumentar a temperatura do escritório de 19 ºC para 25 ºC diminuiu os erros de digitação dos funcionários em 44%. 

Felizmente, ao trabalhar desde casa, só precisamos nos preocupar com o nosso próprio conforto. Considere aumentar um pouco a temperatura do ar-condicionado e veja se isso afeta o seu trabalho. Com isso, também é possível economizar na conta de energia, o que não é nada mau.

2. Ajuste o monitor aos seus olhos

Uma parte difícil de trabalhar desde casa é a facilidade com que nos distraímos. Não é nada incomum começar o dia de trabalho na mesa e terminar trabalhando no sofá da sala. Perder o foco no trabalho é um hábito prejudicial, e se render ao conforto do sofá pode afetar a sua postura e a sua visão. Escolher o monitor correto para o seu espaço de home office pode aumentar a disposição de se manter na mesa durante o dia todo. 

O monitor deve estar à altura dos olhos para evitar dores de cabeça. Aqui estão outras diretrizes de uso saudável de monitor descritas pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional do Departamento do Trabalho dos EUA:

•    Mantenha o monitor a uma distância de 50 a 100cm dos olhos.

•    Mantenha a parte superior da tela ao nível dos olhos ou abaixo.

•    Não incline o monitor mais do que 20º.

•    Posicione o monitor perpendicular a janelas para evitar reflexos.

É boa ideia comprar um monitor com suporte giratório, por poder ser ajustado de acordo com a sua posição no assento.

Dica: caso use um notebook na mesa e não tenha espaço para um monitor, tente usar um suporte para notebook e um teclado externo.

3. Mantenha o teclado e o mouse alinhados aos braços

Os notebooks têm teclado e mouse embutidos, mas, se possível, invista em equipamentos externos para melhorar o conforto e a praticidade. Assim, é possível usar o notebook e um monitor para ter duas telas e manter os dois a uma distância segura do rosto ao trabalhar. 

Ao posicionar teclado e mouse, deixe-os perto do seu corpo o suficiente para que os cotovelos fiquem paralelos ao corpo. Estender muito os cotovelos ao digitar pode tensionar os ombros. 

O teclado e o mouse também devem estar suficientemente baixos para assegurar que os seus braços fiquem paralelos ao chão. Para isso, pode ser necessário usar uma mesa com suporte para teclado. Uma mesa ajustável para trabalho em pé também pode ajudar na sua postura ao digitar durante longos períodos. Para deixar o uso do teclado e do mouse ainda mais confortável, considere comprar um descanso de pulso.

Dica: se não souber qual teclado e mouse comprar, procure os que tenham conectividade Bluetooth, pois fica mais fácil conectá-los e tornar os seus equipamentos portáteis. 

4. Mantenha a mesa organizada

Escolher uma mesa para computador pode parecer a parte mais importante da organização do seu ambiente de trabalho, mas ela não é tão importante quanto como você se instala para trabalhar nela. Qualquer superfície lisa pode ser usada como mesa, contanto que seja uma área grande o suficiente para caber o monitor e o notebook. É possível adicionar uns toques pessoais à mesa e deixar algumas plantas por perto, mas a melhor maneira de manter a produtividade no trabalho é manter a mesa limpa para diminuir as distrações. 

5. Use luz natural

Se for possível, posicione a sua mesa perto de uma janela ou algum local que tenha muita luz natural. Um local de trabalho com luz de mais ou de menos pode causar cansaço visual, estresse e fadiga. Pesquisadores têm estudado os efeitos da luz no corpo desde 1979, e descobriram que luz e paisagens naturais diminuem o estresse e as dores de cabeça e aumentam o humor e a motivação. 

Se não houver outra escolha senão trabalhar em uma sala sem janelas e luz natural, o melhor a se fazer é tentar caminhar durante o dia. Até mesmo curtos momentos de luz natural podem aumentar a sua motivação e o seu engajamento. Caso more em uma região de clima frequentemente nublado, uma boa ideia é comprar uma lâmpada que reproduza a luz natural.

6. Escolha uma cadeira ergonômica

A cadeira é, possivelmente, o componente mais importante do seu conjunto de trabalho em casa. Se não for confortável, o trabalho remoto se tornará uma tarefa árdua, pois é bem provável que seja acompanhado de dores nas costas e enxaquecas. Uma cadeira confortável pode manter o bem-estar para melhor realizar projetos e gerir uma equipe remota, se isso fizer parte das suas atribuições. Não conseguimos trabalhar bem se não nos sentirmos bem. Aqui estão algumas dicas para escolher uma cadeira ergonômica:

• Suporte lombar: compre uma cadeira com suporte lombar, para que a curva natural da parte inferior das costas fique bem apoiada.

• Profundidade do assento: procure uma cadeira que corresponda ao tamanho do seu corpo; ou seja, na qual seja possível se inclinar para trás confortavelmente e manter um espaço de 2 a 5 centímetros entre o assento e a parte de trás do joelho.

• Altura da cadeira: meça a cadeira de acordo com a altura da mesa para assegurar que as suas pernas caberão bem embaixo da mesa, e que as palmas dos seus pés ficarão planos no chão ou no descanso para os pés.

• Descansos de braço: os descansos de braço devem fazer com que os seus braços fiquem paralelos à mesa e ao chão. Eles devem ficar a uma altura adequada para que o mouse e o teclado possam ser facilmente alcançados.

• Reclinação: uma cadeira reclinável pode ajudar o corpo a relaxar durante o trabalho. Sentar-se rigidamente em um ângulo de 90 graus pode causar tensões musculares e fazer com que você fique muito perto do monitor.

A melhor maneira de escolher a cadeira de escritório certa para trabalhar desde casa é testá-la pessoalmente. Comprar uma cadeira pela Internet pode ser arriscado porque você pode não se sentir confortável nela. Em uma loja de suprimentos para escritório, é possível experimentar cadeiras de vários materiais, profundidades e alturas para escolher a melhor de acordo com as suas necessidades.

Como organizar a sua mesa

Muitas pessoas gostam de adicionar toques pessoais aos seus locais de trabalho remoto. Se estiver começando agora a trabalhar em home office, você poderá sentir a tentação de passar algumas horas vendo ideias de design de home office na Internet. Embora isso não seja contraproducente, é possível economizar tempo e dinheiro ao saber quais itens deve comprar. 

Os elementos mais importantes a considerar para o seu local de home office são:

• Espaço de armazenamento: dependendo de qual for o seu trabalho, talvez não seja necessário trabalhar com papéis, então a necessidade de espaço de armazenamento se torna relativa. Talvez seja necessário usar um pequeno arquivo ou algo menor, como um organizador de documentos de mesa. 

• Mesa limpa: a maioria das pessoas gosta de adicionar itens pessoais à mesa, como fotos, plantas ou decorações inspiradoras. Qualquer que seja a sua escolha, deixe bastante espaço livre para mover os seus braços, ver as telas do computador e escrever com papel e caneta. Também é uma boa ideia ter um número reduzido de itens na mesa para evitar distrações. 

• Um ambiente livre de distrações: caso tenha filhos, animais de estimação, colegas de quarto ou more em um bairro barulhento, distrações dessa natureza podem afetar o seu local de trabalho. Experimente usar um fone de ouvido com cancelamento de ruídos, um gerador de ruídos que se sobreponha aos barulhos externos, fechar a porta do espaço de trabalho ou instalar uma cortina blackout na janela.

• Um computador limpo: manter a sua mesa limpa e organizada ajudará a manter o foco nas tarefas, mas é provável que uma grande parte do seu trabalho seja feito no computador e, se não organizar os seus aplicativos ou souber como navegar pelos seus arquivos, você provavelmente terá dificuldade para trabalhar. Organizar e limpar o seu computador é uma parte importante da organização do seu espaço de trabalho.

Embora seja importante tornar o seu espaço de home office confortável, adote uma abordagem minimalista. Muitos dispositivos ou muita decoração acabam se tornando elementos de distração do trabalho.

Aprimore o seu local de trabalho com estes itens essenciais

Agora que já sabe como melhorar o seu local de trabalho remoto e como organizar a sua mesa para maximizar a produtividade, há mais uma lista de itens essenciais para completar a organização do seu escritório em casa.

Esta lista contém alguns dos itens essenciais ao home office que já foram mencionados, assim como outros itens que podem ser utilizados para aumentar o seu foco, a sua felicidade e a sua capacidade de colaborar remotamente com a sua equipe.  

1. Notebook ou PC: este item é óbvio, mas você precisará de um notebook ou um PC com uma conexão Wi-Fi confiável para trabalhar desde casa. Qualquer que seja a marca ou o estilo, o seu computador precisará ter capacidade para executar os diversos programas que a sua empresa usar, como o Zoom ou um software de gestão de projetos. 

2. Monitor secundário: um segundo monitor vale o investimento e pode facilitar muito a sua vida ao trabalhar desde casa. Este item pode ajudar a reduzir o cansaço visual, melhorar a postura e aumentar a produtividade dando mais espaço para trabalhar. 

3. Mesa: ter uma mesa que comporte o seu monitor, notebook e teclado é importante, e é bom que ela tenha espaço adicional para que seja possível escrever em papéis, adicionar uma lâmpada de mesa e armazenar papéis dos lados. É possível ter uma mesa compacta e que ainda comporte esses elementos ao combater a desorganização. 

4. Cadeira de escritório ergonômica: nunca é demais reiterar a importância de uma boa cadeira de escritório. Quando nos sentimos bem no trabalho, o nosso desempenho aumenta. 

5. Fone de ouvido: este item pode não parecer necessário, mas pode ajudar a manter o foco ao trabalhar em bairros barulhentos ou com colegas de quarto que têm cronogramas diferentes. 

6. Organizador de fios: este item ajuda a manter o local de trabalho limpo escondendo os fios que ficam sobre a mesa e atrás dela. É desagradável olhar para um emaranhado de fios, e eles podem atrapalhar o trabalho. Com este item de baixo custo, é possível reunir os seus fios para que seja mais fácil organizá-los.  

7. Plantas de escritório: embora não seja bom encher o espaço de trabalho com plantas, tê-las no escritório pode favorecer o seu fluxo de trabalho. As plantas purificam o ar e dão uma sensação de estar trabalhando ao ar livre. 

8. Quadros de ideias: inserir um quadro de ideias atrás da sua mesa é uma ótima forma de incentivar a inspiração sem se distrair. Olhar para o quadro de ideias ao longo do dia pode proporcionar motivação e melhorar o ânimo.

9. Umidificador ou ventilador: um umidificador ou um ventilador não só acrescentam ventilação ao seu espaço de trabalho, como também proporcionam “ruídos brancos” que auxiliam na concentração. O barulho constante do ar em movimento pode ser calmante durante o trabalho. 

10. Local para se alongar: passar o dia todo sentado em uma cadeira não é saudável para a mente nem para o corpo. Se quiser ter um melhor desempenho, você precisa reservar momentos para se levantar da cadeira e se alongar. Ter um local próximo à sua mesa para poder se alongar pode ajudar a praticar esse hábito com mais facilidade e consistência. É possível usar itens como uma bola bosu ou um tapete de ioga, ou simplesmente se alongar em pé. 

Alguns itens desta lista são necessários, enquanto que outros podem ajudar a melhorar a sua saúde física e mental. Muitas pessoas que trabalham à distância não os usam e raramente percebem o quanto a sua qualidade de vida poderia melhorar caso investissem um pouco em si mesmas. Se não tiver muitas das coisas listadas aqui, experimente adicioná-las à sua rotina, uma de cada vez, para ver o quanto ajudam. 

Otimize a organização do escritório em casa para alcançar o seu melhor desempenho

Ao personalizar o seu local de home office, sentar-se para trabalhar será uma atividade relaxante, e quando estamos relaxados, a mente funciona sem problemas. Trabalhar desde casa tem muitas vantagens, mas quando o escritório em casa é um local que estimula o nosso melhor desempenho, conseguimos alcançar os nossos maiores objetivos.

Facilite a vida da sua equipe trabalhando em casa com o uso de softwares de trabalho remoto. Estas ferramentas podem aumentar a visibilidade da equipe, melhorar a comunicação entre equipes remotas e manter todos alinhados, onde quer que estejam.