Quora agiliza o seu processo de monitoramento de bugs com a Asana

O Quora é uma plataforma de compartilhamento de conhecimento on-line que proporciona um espaço para que as pessoas façam perguntas do seu interesse e obtenham respostas. No Quora, os usuários podem compartilhar fatos ou expressar as suas opiniões, dependendo da pergunta. Desde coisas úteis que se pode aprender em 10 minutos a como tirar o melhor proveito da Asana, se alguém já perguntou, é provável que a resposta esteja no Quora.

Mas o ato de reunir pessoas de todo o mundo para compartilhar conhecimento traz também os seus próprios desafios. Para Elynn Lee, gestora de produtos da equipe de internacionalização, uma das dificuldades foi disponibilizar o Quora em 23 idiomas diferentes para atender toda a comunidade global da melhor forma possível. Para isso, as equipes de desenvolvimento de produtos do Quora criaram um processo de implementação contínua para apresentar novos recursos e funcionalidades com frequência. No entanto, o sistema de monitoramento de bugs não conseguia acompanhar o ritmo.

No passado, o processo de monitoramento de bugs pertencia à equipe de desenvolvimento de produtos e era gerido por meio de uma ferramenta à qual a equipe tinha acesso. Contudo, essa ferramenta causava a fragmentação dos fluxos de trabalho e diminuía a visibilidade dos projetos, pois:

• Todos os membros da equipe do Quora eram incentivados a relatar bugs, mas somente alguns membros da equipe de desenvolvimento de produtos podiam acessar a ferramenta de monitoramento de bugs.

• Apenas as equipes responsáveis pela atualização dos códigos tinham acesso à ferramenta de monitoramento de bugs. As demais equipes precisavam solicitar o acesso, o que resultava em muito trabalho manual.

• Qualquer pergunta adicional precisava ser gerida por e-mail ou Slack, gerando atrasos em informações fundamentais.

• Para gerir o sistema, os engenheiros do Quora tiveram que criar recursos personalizados para desenvolver o sistema de monitoramento de bugs para a equipe.

• Os desenvolvedores de produtos do Quora precisavam manter um único formulário de monitoramento de bugs por equipe.

A Elynn sabia que deveria haver uma forma melhor, portanto, aceitou um projeto novo e desafiador: conectar toda a empresa e descobrir um sistema que pudesse ser acessado por todos.

P: Há uma forma melhor de relatar e monitorar os bugs?

A Elynn se encarregou de encontrar a ferramenta certa para que a empresa monitorasse e administrasse o seu processo de relatório de bugs. O primeiro passo foi entrevistar outras equipes de desenvolvimento de produtos para se certificar de que a nova ferramenta fosse compatível com os recursos que mais gostavam no sistema atual. Ao mesmo tempo, ela também tinha que resolver problemas, como descobrir uma ferramenta que não precisasse ser constantemente administrada, personalizada e priorizada pela equipe da plataforma de produtos do Quora. Em seguida, ela entrevistou colegas de várias outras equipes de desenvolvimento, incluindo jurídica, financeira e de produtos, para saber o que eles não queriam que fizesse parte do sistema de monitoramento de bugs.

Precisávamos de uma plataforma que nos permitisse monitorar bugs e gerir projetos. Algo que, para muitas pessoas, parecia não existir — até que encontramos a Asana.”

Em especial, a equipe do Quora precisa de uma ferramenta que fornecesse o seguinte:

• Um lugar central para gerir projetos, de modo que as responsabilidades e o progresso fossem nítidos para os participantes de diversos departamentos e o trabalho não ficasse por fazer.

• Um canal padronizado e exclusivo para relatar bugs para as equipes de desenvolvimento de produtos e que possibilitasse fazer a triagem e gestão num só lugar.

• Uma maneira de coletar os metadados das tarefas para facilitar ainda mais o direcionamento e a triagem dos bugs.

• Um sistema que pudesse ser construído e personalizado sem o suporte de uma equipe de engenharia.

A equipe de internacionalização da Elynn utilizava a Asana, e embora a lista de desejos do Quora fosse ambiciosa, Elynn sabia que era possível. Além disso, as equipes de engenharia e as equipes não técnicas adotaram a Asana facilmente, fazendo com que ela se destacasse frente a ferramentas menos intuitivas. Ficou evidente para a Elynn que a ferramenta escolhida poderia ser utilizada por todos da empresa e não apenas pelas equipes de engenharia e de produtos.

P: De quais outras formas o Quora poderia usufruir da Asana?

Para a Elynn, ter visibilidade quanto ao monitoramento de bugs do Quora era apenas o começo. Ela também sabia que as equipes poderiam se beneficiar ao utilizar uma plataforma de gestão do trabalho centralizada para acompanhar todo o trabalho em um único lugar.

Como a Asana dava certo tanto para as equipes de engenharia como para as equipes não técnicas, a Elynn se preparou para implementá-la para outros tipos de uso, como acompanhar todos os projetos trimestrais do Quora na Asana. Antes, cada equipe utilizava a sua própria ferramenta de trabalho para acompanhar e gerir o trabalho, exceto a equipe da Elynn, que já usava a Asana.

Era praticamente impossível ficar efetivamente a par de um projeto ou obter uma atualização de status sobre o progresso do trabalho, porque as equipes acompanhavam os trabalhos em lugares diferentes.”

Com os Portfólios, agora as equipes podem acompanhar o trabalho em múltiplos projetos e obter uma visão abrangente dos relatórios de progresso nas diversas iniciativas. Além disso, os líderes de equipes podem elaborar relatórios de status semanais com apenas alguns cliques ao usar o recurso de Relatórios de status. Com isso, os membros da empresa podem ver todos os relatórios de progresso da equipe em nível de portfólio.

P: O que foi feito para implementar a Asana em toda a organização?

Para ajudar o Quora a adotar a Asana, a Elynn utilizou uma abordagem dupla:

• Monitoramento de bugs: a Elynn começou elaborando um documento para estabelecer as novas convenções de monitoramento de bugs na Asana. Para isso, trabalhou em conjunto com a equipe de bugs, formada por um engenheiro de cada equipe. Esse documento traz as respostas para todas as possíveis dúvidas dos membros da equipe do Quora (por exemplo, como relatar um bug, como fazer a triagem de um bug e o que as pessoas devem fazer quando lhes for atribuído um). Com isso, todos poderiam começar com o monitoramento de bugs na Asana de forma imediata e com confiança.

• Gestão de projetos e portfólios: estava claro para a Elynn que ela também queria incorporar a gestão de portfólios no Quora para aumentar a visibilidade sobre os status de cada projeto. Para implementar os Portfólios na equipe do Quora, a Elynn colocou em prática o conhecimento que tinha sobre a Asana para criar fluxos de trabalho que demonstrassem como as equipes poderiam recorrer a essa ferramenta para gerir projetos e portfólios da melhor maneira possível. Cada líder de equipe criou um portfólio para a sua respectiva equipe, e os líderes de projetos foram incentivados a adicionar projetos ao portfólio da sua equipe. As equipes foram incentivadas a acompanhar o que quisessem nos projetos — a única exigência era que todos os líderes de projetos compartilhassem atualizações semanais para que os líderes de equipes pudessem obter uma visão abrangente dos status de cada projeto no contexto dos Portfólios.

Como eu tinha muita experiência com a Asana, fui muito favorável a essa ferramenta, pois estava segura de que seria apropriada não apenas para o acompanhamento de trabalhos individuais, mas também para a colaboração de equipes e gestão do trabalho.”

Por ser uma plataforma que promove o conhecimento on-line, o processo de integração da Asana foi levado muito além pela equipe do Quora. A Elynn também criou um canal interno no Slack para responder a todas as perguntas pontuais e proporcionar um espaço para que os membros da equipe compartilhassem dicas e truques para usar a Asana. Vale ressaltar que a equipe do Quora não estaria completa se não compartilhasse o seu conhecimento com outras pessoas no Quora. Os usuários do Quora (funcionários e demais pessoas da Internet) podem acessar um espaço específico para compartilhar dicas, capturas de tela e boas práticas da Asana.

P: Como o Quora utiliza a Asana hoje em dia?

A equipe do Quora percorreu um caminho muito longo, marcado pela fragmentação do trabalho e da visibilidade. Atualmente, todos os trabalhos práticos ficam armazenados na Asana, e os líderes de equipe compartilham relatórios de progresso semanalmente. Os portfólios de tarefas e projetos das equipes são compartilhados com toda a empresa, de modo que os colaboradores interdisciplinares do Quora fiquem a par do progresso dos projetos.

A expectativa é de que haja um relatório correspondente na Asana para cada projeto em que cada equipe estiver trabalhando. Os líderes de equipes criam relatórios de progresso semanalmente que são compartilhados com toda a empresa por meio dos Portfólios.”

Além disso, o monitoramento de bugs fica armazenado na Asana. Consequentemente, qualquer membro da equipe do Quora pode relatar facilmente novos bugs por meio de um formulário principal, que é encaminhado para um único projeto. Por meio de uma opção suspensa, os membros das equipes selecionam para qual equipe o bug deve ir. Em seguida, as Regras da Asana notificam os respectivos membros sobre o novo bug. Isso possibilita que a triagem do trabalho seja feita com mais agilidade e eficiência.

Para ter ainda mais visibilidade quanto ao processo de monitoramento de bugs, os engenheiros do Quora desenvolveram uma API personalizada com a Asana, que adiciona a pessoa que preenche o formulário como colaboradora da tarefa. Com isso, essa pessoa pode ficar a par da sua continuação, responder a outras perguntas e receber uma notificação quando o bug for corrigido.

Anteriormente, era quase impossível ter visibilidade sobre o trabalho que estava sendo realizado por todas as equipes e pela empresa, pois eram utilizadas ferramentas diferentes. Como agora todo o nosso trabalho está centralizado na Asana, essa visibilidade tem sido um divisor de águas para nós.”

P: O que vem pela frente para o Quora?

Após promover visibilidade e conexão internamente, o Quora trará essa oportunidade para os seus usuários. Foi lançado recentemente o Quora Spaces, no qual os usuários podem criar conteúdos selecionados sobre um tópico específico. A Elynn e sua equipe estão se dedicando a traduzir o Quora Spaces para o maior número de idiomas possível, para que qualquer usuário do Quora possa criar um. Entre os Spaces mais conhecidos estão Simplify Your Life, Machine Learning e Straight From the Source.