As operações de marketing da Gannett aumentam a base de assinantes digitais com a Asana

Destaques

Desafio

• Quando a Gannett absorveu internamente a produção de campanhas, antes feita por uma agência externa, a equipe de operações de marketing era capaz de gerir inicialmente de 50 a 70 campanhas mensais em 200 mercados.

• Seu objetivo era encontrar eficiências operacionais para aumentar o número de campanhas usando os mesmos recursos.  Com as informações espalhadas por vários aplicativos, era difícil definir cronogramas, acompanhar o progresso da campanha do início ao fim e medir como os recursos eram usados.

Solução

• O setor de operações de marketing trouxe o trabalho de campanha para a Asana. 

• A Asana proporcionou um local centralizado para colaborar e deixar de usar e-mails e diferentes plataformas de software, permitindo visualizar todos os projetos em andamento.

Resultado

• Aumentou a execução de campanhas para 120 a 150 por mês por meio de eficiências operacionais, o que representa 2,4 vezes a capacidade inicial de 50 a 70 campanhas mensais.

• Economizou 389 dias de trabalho, o equivalente a um ano e meio de trabalho em tempo integral, ao centralizar a comunicação e automatizar as etapas na Asana.

• Usou os relatórios da Asana para medir o desempenho da equipe e as cargas de trabalho individuais, identificando oportunidades de automatização e alocando recursos estrategicamente.

Expansão ininterrupta dos fluxos de trabalho de campanhas

A equipe de operações de marketing da Gannett lida atualmente com 120 a 150 campanhas por mês. Ao gerir a execução de campanhas na Asana, a equipe avança mais rapidamente com boas práticas padronizadas, fluxos de trabalho simplificados e acesso rápido a dados importantes da campanha.

Otimização e execução de campanhas em larga escala

Hoje, a Asana é a plataforma oficial que a equipe de marketing da Gannett usa para a gestão integral de campanhas. Isso cria um núcleo central de referência para todo o trabalho da campanha, ajudando a equipe a otimizar os fluxos de trabalho e avançar mais rapidamente.  

Processos claros ajudam a manter o trabalho em dia

• A equipe de operações de marketing padronizou as práticas recomendadas criando modelos para as campanhas mais frequentes. Dessa forma, dispõe de fluxos de trabalho pré-aprovados que podem ser iniciados com apenas um clique. 

• Os projetos da Asana mapeiam as dependências para dar maior clareza à sequência dos trabalhos. Quando a equipe deseja reutilizar um modelo ou criar um novo, ela pode usar o construtor de fluxo de trabalho para visualizar como um projeto passará pelas diversas fases.

As automatizações ajudam os profissionais de marketing a agir mais rapidamente

• A equipe usa formulários para agilizar a gestão de solicitações.

• Também usa regras para automatizar etapas, como o encaminhamento de solicitações, o agendamento de datas de conclusão e a atribuição de tarefas.

A visibilidade aprimorada alinha os participantes da campanha

• Os participantes são adicionados como colaboradores ao projeto na Asana e, assim, ganham visibilidade sobre o planejamento, o status e as discussões da campanha. Essa transparência fortaleceu a parceria entre o setor de operações de marketing e o restante da organização.

• Para manter as informações relativas a uma campanha em um único lugar, a equipe de operações de marketing anexa documentos às tarefas em vez de enviá-las por e-mail. Também usa a integração entre a Asana e o Outlook para anexar e-mails a tarefas como comentários, para que as conversas não se percam.

A equipe monitora metadados adicionais sobre campanhas com campos personalizados para, por exemplo, indicar qual subequipe é responsável por determinadas tarefas.

Identificar obstáculos e manter o trabalho da campanha em dia

Agora, as informações centralizadas melhoram a perspectiva da equipe de operações de marketing, além de auxiliarem nos relatórios de desempenho e na identificação de oportunidades para aumento da produtividade. Com todos os dados na Asana, a equipe obteve uma compreensão clara de suas operações e áreas de melhoria, o que permitiu adotar mudanças que mais do que dobraram sua produtividade.

Relatórios eficientes ajudam as equipes a se ajustar rapidamente

• Os líderes e os membros da equipe podem ter uma visão geral do trabalho com os portfólios da Asana, que agrupam as campanhas por tipo, como o canal em que se enquadram. Nos portfólios, os profissionais de marketing avaliam e comunicam mensal e trimestralmente o status das campanhas.

• Para compreender o volume de solicitações de campanhas, a equipe de operações de marketing usa painéis de relatórios e um projeto de “Solicitações de campanhas”, que mostra o número e o tipo das solicitações recebidas dos parceiros de negócios.

• A equipe pode gerar relatórios específicos abrangendo todas as campanhas usando dados de campos personalizados. 

Insights sobre as cargas de trabalho da equipe melhoram a gestão de recursos

• A funcionalidade de gestão de recursos da Asana permite que os líderes vejam a capacidade da equipe e a carga de trabalho de cada membro em tempo real.

• Com isso, a liderança pode medir a capacidade produtiva individual, ver onde as equipes carecem de recursos e perceber onde os projetos ficam parados, para então tomar decisões calculadas sobre onde investir em crescimento ou automatizar um processo.

Aumentar o alcance e as conexões

À medida que a Gannett aumenta sua base de assinantes digitais e otimiza seus negócios de impressão, a equipe de operações de marketing continuará executando campanhas na Asana para aproximá-la das metas trimestrais e anuais de assinantes. 

O que foi criado na Asana ontem nunca é permanente, então o marketing pode continuar a interagir com os processos e encontrar novas e poderosas maneiras de se conectar com os assinantes. O alcance de Gannett já é inigualável. Ao migrar as campanhas para a Asana, a equipe de operações de marketing assegura o sucesso contínuo da missão da Gannett de fortalecer as comunidades em escala local e nacional.