A equipe de marketing da Fireclay Tile economiza 600 horas a cada trimestre com a Asana

Quando vemos cerâmicas e azulejos atraentes e chamativos em espaços comerciais como Whole Foods, WeWork, hotéis-butique, e escritórios como o do Google, é provável que sejam o trabalho da Fireclay Tile. Estimada tanto por designers de interiores residenciais e comerciais como por entusiastas, a Fireclay Tile tem se mantido entre os maiores fornecedores da indústria desde 1986. Seus produtos tornam qualquer espaço memorável, e a equipe de marketing é responsável por construir e sustentar a sua reputação.

Jamie Chappell lidera a equipe de marketing da Fireclay Tile como diretora de criação, onde é responsável por tudo o que está relacionado com a marca: a mensagem, as campanhas, o merchandising, as embalagens e as colaborações com os principais designers. Embora a equipe de marketing da Fireclay seja modesta, eles almejam índices de engajamento e tráfego on-line ambiciosos. Para atingir os seus objetivos, precisam operar como uma máquina bem lubrificada. No entanto, quando Jamie se juntou à Fireclay, em 2013, a equipe enfrentava dificuldades para expandir e executar seus programas de marketing. As razões eram diversas:

• A informação estava espalhada em e-mails e planilhas, o que dificultava a colaboração entre as equipes de diversos departamentos e colaboradores externos.

• As pessoas perdiam muito tempo respondendo a e-mails ou participando de reuniões ineficazes, sobrando pouco tempo para a execução.

• Os trabalhos frequentemente acabavam esquecidos, resultando em prazos perdidos e campanhas com atrasos.

• Os processos de marketing não eram padronizados e a equipe precisava começar cada nova campanha do zero, o que a levava a avançar lentamente.

Além disso, Jamie lutava para conseguir apresentar aos diretores insights em tempo real sobre o desenvolvimento das campanhas. Ela intuía que a equipe precisava de uma solução para centralizar, padronizar e gerir todo o seu trabalho, do planejamento estratégico às reuniões da equipe, para conseguir entregar campanhas que mantivessem a Fireclay na vanguarda do setor de design de interiores.

Desde que movemos todos os nossos processos de marketing para a Asana, conseguimos executar 2x mais programas e campanhas, porque operamos com mais eficiência.  ”

Encontrando a solução adequada para desfragmentar a informação e crescer

À medida que a Jamie avaliava as diversas soluções de gestão do trabalho, percebia que a equipe precisava de uma que fosse suficientemente poderosa para padronizar as operações da equipe, mas também flexível para suportar os diferentes fluxos de trabalho. Asana atendia a suas necessidades de negócio, além de ser intuitiva para facilitar sua adoção generalizada pela empresa.

Para garantir uma implementação bem-sucedida da Asana, Jamie usou um lançamento de produto padrão como exemplo de projeto para treinar a equipe sobre o uso da Asana. Como todos sabiam bem o quão caóticos e confusos podiam ser os lançamentos, Jamie mostrou à equipe como usar a Asana para organizar todo o planejamento de forma a que cada passo, responsabilidade e prazo estivessem claros, e para que cada arquivo relevante estivesse disponível e acessível a partir de um só lugar. Ao mostrar à equipe o impacto que a Asana teria no seu trabalho, Jamie conseguiu mais do que o apoio necessário: surpreendeu-se com o entusiasmo das pessoas em adotar a nova ferramenta.

Da estratégia à execução: gerir tudo na Asana

Nos últimos quatro anos, a Asana tornou-se o sistema de registro da equipe de marketing, onde ficam guardadas todas as informações, do planejamento estratégico à produção de boletins por e-mail. Quando sua estratégia para o ano está definida, é convertida num calendário de marketing mestre na Asana. As iniciativas de marketing, como grandes campanhas, lançamentos de produtos e parcerias, são então introduzidas nos projetos por meio de modelos que a equipe criou para padronizar todos os seus processos.

Com a Asana pudemos economizar à nossa equipe cerca de 50 horas semanais que eram gastas respondendo a e-mails e participando de reuniões de check-in. Agora esse tempo é usado para focar na criação de campanhas de marketing impactantes. ”

Com Asana a equipe de marketing é agora capaz de:

• Colaborar de maneira mais eficiente, apresentar novas ideias e compartilhar feedback com a equipe e com parceiros de múltiplos setores, porque todos têm acesso a todo o trabalho, comunicação, e arquivos de um só lugar.

• Priorizar o trabalho certo, porque têm prazos claros e podem ver como isso contribui para sua estratégia e metas do departamento.

• Reportar de forma rápida e fácil sobre o status e o progresso de suas atividades de marketing para a liderança em tempo real, sem ter que reunir manualmente toda essa informação.

• Otimizar os seus processos e planos de projetos com modelos padronizados para aumentar a eficiência e melhorar o impacto de suas atividades de marketing.

Uma vez que padronizamos e criamos modelos para os nossos processos de marketing, a equipe pôde focar na criação de campanhas impactantes e eu pude me afastar da fase de execução, porque entendi que poderia ver como o trabalho estava avançando sempre que fosse necessário. ”

Depois de ver o impacto positivo que o uso da Asana teve na equipe de marketing, outros departamentos na Fireclay Tile ficaram motivados para adaptá-la também aos seus próprios fluxos de trabalho. Agora, toda a empresa usa a Asana para gerir cada aspecto do negócio de forma a gerar aumento de escala e eficiência.