Szablon celów krótkoterminowych

Przypomnij sobie ostatni projekt rozpoczęty lub przygotowany, aby osiągnąć ambitny cel. Jakie to było uczucie? Ekscytacja? Poddenerwowanie? 

Czasem łatwiej jest wyobrazić sobie metę, niż rzeczywistą drogę do niej prowadzącą. Jest to zwłaszcza prawdziwe w przypadku dużych i długoterminowych celów. Bez obaw – dotarcie na metę nie jest niemożliwe. Potrzebne są tylko czytelne, wyraźne wskazówki, jak do niej dotrzeć. 

Do tego właśnie służą szablony celów krótkoterminowych. Szablony te rozkładają duże cele na prostsze w zarządzaniu, realistyczne zadania, które możesz łatwo śledzić w drodze na metę.

Czym są cele krótkoterminowe?

Cele krótkoterminowe to wszystkie cele, które chcesz zrealizować w najbliższym czasie, czyli w okresie kilku tygodni lub miesięcy. Zazwyczaj cele te pełnią rolę kamieni milowych lub wskaźników służących do śledzenia postępów na drodze do większych celów. Możesz także wyznaczyć samodzielne cele krótkoterminowe lub skorzystać z nich do zaplanowania mniejszego projektu. 

Czym różnią się cele krótkoterminowe od długoterminowych?

Cele długoterminowe są celami ogólnymi, które chcesz osiągnąć w dłuższym okresie, takim jak kilka miesięcy lub lat. Zazwyczaj cele te pełnią rolę „gwiazdy polarnej” – ciągle pracujesz nad zbliżaniem się do ich osiągnięcia, a także kierują one Twoim procesem podejmowania decyzji. 

Sprawdź różnice między poniższymi celami krótko- i długoterminowymi, aby zobaczyć występujące między nimi zależności:

Cel długoterminowy: zwiększanie liczby odwiedzin witryny internetowej o 30% rocznie. 

Cele krótkoterminowe:

• Opracowanie strategii słów kluczowych do końca pierwszego kwartału.

• Przeprowadzenie między styczniem a marcem audytu witryny internetowej pod kątem poprawienia jej optymalizacji.

• Comiesięczna publikacja 10 artykułów opartych na słowach kluczowych.

Czym jest szablon celów krótkoterminowych?

Jeśli masz już doświadczenie w wyznaczaniu celów długoterminowych, być może zdarzyło Ci się korzystać z arkusza wyznaczania celów: kolorowego arkusza celów do wydrukowania z sekcjami, takimi jak „plan działania” i „kroki do osiągnięcia celu”. Chociaż takie dokumenty do wydrukowania przyciągają wzrok, nie są praktyczne, zwłaszcza pod kątem osiągania celów biznesowych. Wystarczy jeden zmieniony termin i już trzeba utworzyć taki dokument od nowa. 

Jako kierownik projektu ze stale zmieniającymi się terminami i priorytetami potrzebujesz dynamicznego narzędzia, które nadąży za Twoim tempem pracy. Na szczęście jest służący do tego szablon.

Szablon celów krótkoterminowych to szablonowe narzędzie, z którego Ty i Twój zespół możecie skorzystać do wyznaczania i osiągania celów krótkoterminowych. Używając narzędzia do zarządzania projektami możesz utworzyć szablon do wielokrotnego użytku, który możesz powielić i użyć ponownie do wyznaczania celów. Chociaż zawartość szablonu będzie się zmieniać zależnie od celów i założeń, możesz według wymagań wielokrotnie powielać strukturę szablonu, aby zmniejszyć czas potrzebny na przygotowanie i skupić się na osiąganiu wyznaczonych celów. 

Inne korzyści z używania szablonu celów krótkoterminowych to m.in.: 

• Łatwo planuj, przypisuj priorytety i śledź cele krótkoterminowe.

• Szybko sprawdź, jak cele krótkoterminowe łączą się z celami długoterminowymi.

• Podziel duże cele na łatwiejsze w zarządzaniu, wykonalne działania, które zapewnią zespołowi wskaźniki do osiągnięcia i pozytywne wzmocnienie.

• Nabierz rozpędu dzięki mniejszym zadaniom i upewnij się, że zespół zmierza w stronę długoterminowego sukcesu.

• Zakomunikuj cele zespołowi oraz interesariuszom projektu.

• Dostosuj cele zespołu do większych celów firmy.

Jak przygotować szablon celów krótkoterminowych?

Szablon celów krótkoterminowych to idealny punkt wyjścia do określenia działań, które musisz podjąć z zespołem dla osiągnięcia celów. Szablony te zapewniają zespołowi jasność, mapują wizualnie działania do wykonania na drodze do celu, a także organizują w jednym miejscu wszystkie elementy od terminów po dokumentację. Mówiąc krótko, szablony wyznaczania celów umożliwiają oszczędzenie czasu na wyszukiwaniu materiałów i szczegółów, więc zapewniają więcej czasu na osiąganie celów. 

Jak przygotować taki szablon i korzystać z niego?

Utworzenie szablonu celów krótkoterminowych jest proste, zwłaszcza za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Wystarczy utworzyć nowy projekt i dodać do szablonu niestandardowe tagi, aby oznaczyć zadania do wykonania za pomocą różnych informacji, takich jak status i priorytet zadania, co ułatwi realizację celu. 

Zintegrowane funkcje

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie odłączone od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki.

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o tempie realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

Jak używać szablonu celów krótkoterminowych?

Po przygotowaniu podstawowego szablonu możesz powielić go dla określonego celu i dodać dotyczące go informacje, taki jak zadania, właściciele zadań i zależności projektu. Poniżej znajdziesz szybkie omówienie przygotowania projektu pod kątem konkretnego celu: 

1. Określ cel krótkoterminowy, upewniając się że jest zgodny z metodą SMART – to znaczy, jest ambitny, ale osiągalny i (opcjonalnie) pokrywa się z celem długoterminowym. 

2. Utwórz szablon z wykonalnymi działaniami, które Ty i Twój zespół musicie wykonać, aby zrealizować cel.

3. Przypisz każdemu działaniu do wykonania właściciela i termin, aby zapewnić terminową realizację zadań.

4. Dodaj priorytet do każdego zadania, aby móc łatwo sprawdzić, czy jest pilne oraz jego wpływ na osiągnięcie celu.

5. Użyj funkcji zarządzania cyfrowego, takich jak zależności zadań, aby zarządzać przepływem pracy i łatwo identyfikować elementy blokujące pracę.

6. Wyznacz kamienie milowe projektu, aby świętować małe zwycięstwa i śledzić postęp.

Załóżmy, że Twoim długoterminowym celem biznesowym jest wprowadzenie do końca roku produktu na nowy rynek. Jest to duży, ambitny cel – Twoja gwiazda polarna. Sam w sobie jest jednak zbyt duży. Aby ułatwić jego wykonanie (i realizację), podzielmy go na mniejsze cele do osiągnięcia w krótszym okresie. Kroki do ekspansji na nowy rynek mogą obejmować:

• Ocena bieżącego rynku, oferty produktów i odbiorców w celu określenia szans na ekspansję.

• Przeprowadzenie badań konkurencji w celu znalezienia nowych, potencjalnych rynków.

• Wybranie docelowego rynku ekspansji.

• Określenie głównego przekazu ekspansji i premiery produktu.

• Wybranie kanałów marketingowych dla premiery produktu oraz opracowanie strategii promocji.

• Utworzenie planu sprzedaży i zwiększenia zasięgu. 

• Wyznaczenie stabilnej osi czasu i określenie celów premiery produktu.

• Wprowadzenie produktu na nowy rynek.

• Ocena skuteczności premiery produktu. 

Przekształć te kroki w cele krótkoterminowe, przypisując każdemu z nich datę wykonania. Za pomocą swojego szablonu celów krótkoterminowych możesz śledzić postęp celów oraz drogę do osiągnięcia ogólnego celu wprowadzenia produktu na rynek.

Często zadawane pytania