Szablon wykresu kamieni milowych

Czym jest szablon wykresu kamieni milowych?

Szablon wykresu kamieni milowych to zasób wielokrotnego użytku, który ilustruje kluczowe cele danego projektu. Szablon wykresu kamieni milowych to wizualny sposób na przedstawienie najważniejszych kamieni milowych na osi czasu danego projektu. Pozwala rozłożyć dłuższe lub bardziej złożone projekty na mniejsze części, umożliwiając tym samym regularne świętowanie sukcesów Twojego zespołu. Nie musisz jednak tworzyć osobnego procesu dla każdego projektu. Zapisując układ swojego ulubionego wykresu jako szablon możesz utworzyć nowy wykres za jednym kliknięciem.

Przykład szablonu wykresu kamieni milowych

Poniżej znajduje się uproszczony przykład szablonu wykresu kamieni milowych używanego podczas wprowadzania na rynek nowych produktów. Zauważ, że kamienie milowe są również wyznacznikiem zakończenia każdego z etapów projektu i tworzą naturalną przerwę, po której następuje przejście od jednej serii kroków do drugiej. Ten szablon może być używany podczas wprowadzania na rynek każdego nowego produktu i wymaga jedynie niewielkich modyfikacji jeśli konieczne jest dostosowanie zadań.

Czym są kamienie milowe projektu?

Kamienie milowe umożliwiają przeprowadzenie analizy wykonywanych działań i świętowanie sukcesów (lub zmianę taktyki) przed rozpoczęciem kolejnej fazy prac. Stanowią one naturalną przerwę pomiędzy kolejnymi etapami projektu, na przykład pomiędzy:

• Zbieraniem informacji a projektowaniem

• Badaniami rynkowymi a projektowaniem interfejsu użytkownika

• Planowaniem treści a ich tworzeniem

Dlaczego warto używać szablonu wykresu kamieni milowych?

W świętowaniu zakończenia ważnych kroków podczas realizacji projektu tkwi ogromna siła. Szablon wykresu kamieni milowych pozwala śledzić postępy w przygotowywaniu produktów końcowych oraz zależności w czasie rzeczywistym. Możesz utworzyć osobny szablon kamieni milowych dla każdego nowego projektu, kopiując go i wprowadzając nowe dane.

Szablony wykresu kamieni milowych:

• Pozwalają łatwo sprawdzić ważne dane w formie wizualnej na osi czasu.

• Pomagają określić i świętować realizację najważniejszych kamieni milowych, a także utrzymać wysokie morale zespołu.

• Pozwalają chronologicznie uporządkować postępy projektu.

• Pozwalają ograniczyć czas potrzebny na utworzenie osobnego wykresu dla każdego nowego projektu.

Kiedy należy użyć szablonu wykresu kamieni milowych?

Korzystanie z szablonu wykresu kamieni milowych nie zawsze jest konieczne. W przypadku prostych projektów z krótkimi datami realizacji wystarczy tradycyjna oś czasu projektu. Ale istnieje wiele złożonych projektów, które realizowane są na wielu płaszczyznach. Zdarza się również, że realizacja większych projektów zajmuje miesiące a nawet lata. W każdym z tych przypadków szablon wykresu kamieni milowych doskonale sprawdzi się do śledzenia postępów, ponieważ umożliwia on rozłożenie projektu na mniejsze części.

Przykładowy scenariusz tworzenia wykresu kamieni milowych

Wyobraź sobie, że tworzysz nowy produkt. Twoim ostatecznym celem jest wprowadzenie go na rynek, ale może to zająć całe lata. Całościowy harmonogram produktu może być przytłaczający, ponieważ trudno jest utrzymać motywację, kiedy terminy wykonania są w odległej przyszłości.

Chcąc zadbać o zaangażowanie pracowników należy zacząć świętować realizację mniejszych kamieni milowych. Dzięki wykresowi kamieni milowych możesz wyznaczyć najważniejsze wydarzenia na osi czasu projektu i oznaczyć je jako kamienie milowe, na przykład kiedy zespół zakończy projektowanie interfejsu użytkownika czy po utworzeniu planu wprowadzenia produktu na rynek.

Jak utworzyć szablon wykresu kamieni milowych

Aby Twój szablon wykresu kamieni milowych był skuteczny, należy śledzić każdy element projektu. Użyj w tym celu narzędzia do zarządzania pracą, które umożliwia połączenie zadań, dat wykonania oraz członków zespołów bezpośrednio z wykresem. Dzięki integracjom możesz również dołączyć dokumenty oraz pliki, a także dodać notatki do każdego kamienia milowego i zadania.

Po utworzeniu szablonu, dodaj do niego zadania, które należy wykonać i powiązane z nimi kamienie milowe. Możesz rozpocząć od utworzenia listy zadań, które musi zrealizować Twój zespół w pierwszym kwartale. Następnie wyznacz kamień milowy, który zostanie zrealizowany po wykonaniu wszystkich zadań z każdej sekcji. Kamieniem milowym może być na przykład zakończenie fazy projektowania. Umieść swoje kamienie milowe na poziomej osi czasu. Określ daty ich wykonania, przypisz członków zespołu i dołącz do nich dodatkowe informacje, takie jak dokumenty, briefy czy transkrypcje spotkań.

Skopiuj szablon, aby utworzyć osobny wykres dla każdego nowego projektu podczas etapu planowania projektu. Korzystaj z niego wraz z harmonogramem projektu czy uzasadnieniem biznesowym lub używaj go jako niezależnego dokumentu, stanowiącego przewodnik po projekcie.

Co powinien obejmować szablon wykresu kamieni milowych?

Nie istnieje uniwersalny szablon. Najlepszy szablon wykresu kamieni milowych to taki, który spełnia wymagania Twojego zespołu. Jednak istnieje kilka elementów, które powinien obejmować każdy szablon, aby w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia:

• Miejsce na określenie celów projektu

• Lista zadań

• Kamienie milowe zaplanowane w szacunkowych odstępach czasu

• Oś czasu

• Współpracownicy 

• Miejsce na połączenie zadań z plikami

• Czas przeznaczony na świętowanie realizacji kamieni milowych

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu.

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie odłączone od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

Po utworzeniu idealnej wersji wykresu kamieni milowych zapisz ją jako szablon, aby ułatwić tworzenie nowego wykresu dla każdego kolejnego projektu.

Często zadawane pytania