Szablon planowania wydarzenia

Podczas planowania wydarzenia trzeba brać pod uwagę wiele zmiennych elementów. Zanim wydarzenie się odbędzie, należy zaplanować budżet, przeprowadzić negocjacje z dostawcami i skoordynować inne zadania związane z jego organizacją. 

Aby proces planowania przebiegał sprawnie, należy uporządkować wszystkie zadania i informacje w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Szablon do planowania wydarzenia przygotowany przez Asanę umożliwia wyświetlenie ogólnej osi czasu i ułatwia współpracę, dzięki czemu każdy element planu układa się w spójną całość.

Czym jest szablon do planowania wydarzenia?

Szablon do planowania wydarzenia to struktura wielokrotnego użytku, która pomaga ujednolicić proces planowania. Dzięki niej możesz gromadzić wszystkie informacje i zarządzać nimi w jednym miejscu. Gotowy szablon do planowania wydarzenia Asany zawiera niestandardowe sekcje oraz pola, co umożliwia śledzenie nadchodzących zadań i ważnych danych. Zapewnia to także spójność i ułatwia odtworzenie bieżących przepływów pracy związanych z zarządzaniem projektem. Oznacza to, że Twój zespół nie przeoczy żadnego ważnego kroku, a Twoje wydarzenie będzie idealnie zaplanowane. 

Dlaczego warto używać szablonu Asany do planowania wydarzenia?

Nasz darmowy szablon do planowania wydarzenia umożliwia zarządzanie wszystkimi szczegółami w jednym miejscu, zapewniając przejrzystość, której brakuje w klasycznych arkuszach kalkulacyjnych. Korzystając z szablonu, wiesz, że wszystkie działania związane z wydarzeniem, od monitorowania budżetu i komunikacji z dostawcami, aż po terminową realizację zadań, będą płynnie realizowane. 

Co więcej, szablon można skopiować i ponownie wykorzystać dla każdego nowego wydarzenia, bez konieczności tworzenia nowego projektu. Skraca to czas przygotowania i gwarantuje, że podczas planowania podobnych wydarzeń zespół podejmuje te same kroki.

Inne korzyści płynące z korzystania z szablonu do planowania wydarzenia to m.in.:

• Określenie budżetu wydarzenia zanim się ono rozpocznie.

• Wizualizacja planu wydarzenia na osi czasu.

• Utworzenie listy kontrolnej z wykonalnymi zadaniami i możliwość śledzenia ich postępów, aby wszystko przebiegło zgodnie z planem.

• Łatwe sprawdzanie zależności pomiędzy zadaniami i usuwanie blokad, zanim spowodują one opóźnienia.

• Udostępnianie aktualizacji statusu i postępów wydarzenia bezpośrednio z projektu.

• Używanie kamieni milowych do śledzenia postępów w planowaniu. 

• Proaktywne zarządzanie listą dostawców i relacjami z zaproszonymi osobami.

• Używanie integracji Asany z aplikacjami, takimi jak Outlook, Gmail i Slack, aby przekształcać wiadomości w wykonalne zadania i śledzić ważne dokumenty.

• Zarządzanie codziennymi zadaniami i planami dotyczącymi wydarzenia z dowolnego miejsca za pomocą aplikacji mobilnej.

Jakimi wydarzeniami można zarządzać z szablonem do planowania wydarzenia Asany?

Nasz szablon do planowania wydarzenia zawiera gotowe sekcje i pola niestandardowe, które pomogą Ci zarządzać ważnymi informacjami. Możesz także dodać do niego niestandardowe tagi, aby śledzić inne dane, takie jak:

• Oś czasu wydarzenia

• Budżet wydarzenia

• Umowy z dostawcami i inne ważne dokumenty

• Lista gości

• Niezbędne informacje logistyczne, takie jak terminy wykonania zadań i zespoły, które są za nie odpowiedzialne   

• Kluczowe codzienne zadania i harmonogram

• Analizy wykonane po wydarzeniu lub raporty dotyczące jego wyników

Jak korzystać z szablonu do planowania wydarzenia Asany

Po pobraniu, rozpoczęcie korzystania z szablonu planowania wydarzenia jest proste. Wystarczy skopiować szablon i dostosować go, w zależności od wymagań nadchodzącego wydarzenia. 

Aby rozpocząć, wykonaj następujące kroki:

1. Zacznij od naszego szablonu do planowania wydarzenia i dostosuj go w zależności od wymagań danego projektu. Nadaj projektowi unikalną nazwę, która pasuje do organizowanego wydarzenia i wypełnij opis projektu, podając charakter wydarzenia i jego główny cel.

2. Uporządkuj zadania za pomocą sekcji, które odpowiadają osi czasu wydarzenia. Nasz szablon zawiera gotowe sekcje, które możesz dostosować do konkretnych wymagań i harmonogramu. 

3. Dodaj zadania i daty wykonania do każdej sekcji, aby przedstawić działania, które muszą wykonać członkowie Twojego zespołu przed wydarzeniem. Użyj kamieni milowych, aby monitorować postępy projektu i określ zależności wskazując, w jakiej kolejności należy wykonać zadania.

4. Dodaj do projektu członków zespołu i zewnętrznych interesariuszy, aby zwiększyć przejrzystość oraz jasno określić zakres obowiązków. Przypisz zadania członkom zespołu i zaproś do współpracy zewnętrzne osoby kontaktowe – np. dostawców czy podwykonawców. Jeśli dostawca, z którym pracujesz nie ma konta w Asanie nie martw się. Użyj integracji z aplikacjami takimi jak Gmail i Outlook, aby zamieniać wiadomości i e-maile na wykonalne zadania. 

5. Używaj widoku osi czasu, aby zyskać ogólny przegląd harmonogramu wydarzenia.Monitoruj proces planowania, aby upewnić się, ze wszystkie działania są wykonywane terminowo, a w razie potrzeby łatwo zmieniaj daty wykonania i wykrywaj konflikty, zanim nastąpią.

6. Udostępniaj postępy w szablonie za pomocą aktualizacji statusu, aby każdy członek zespołu był o wszystkim poinformowany na bieżąco i rozbijaj silosy komunikacyjne. 

7. Miej wszystko pod kontrolą w dniu wydarzenia, zarządzając harmonogramem dnia wydarzenia bezpośrednio w Asanie i za pomocą aplikacji mobilnej.

Integracje i aplikacje, które można wykorzystać w szablonie do planowania wydarzenia Asany

Zintegrowane funkcje Asany i aplikacje pozwalają zespołom koordynować działania oraz komunikować się na tematy dotyczące nadchodzącego wydarzenia bez konieczności opuszczania Asany, a także przechowywać w niej ważne dokumenty i informacje. 

Zintegrowane funkcje

1. Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

2. Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

3. Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

4. Aktualizacje statusu projektów. Zapomnij o przełączaniu się pomiędzy wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji.

Polecane aplikacje

1. Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

2. Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

3. Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

4. Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz przekształcić je w zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami. 

Często zadawane pytania