Szablon planu dnia

Planowanie dnia nie polega jedynie na zapisaniu nadchodzących zadań. Dobrze zaplanowany dzienny harmonogram powinien zawierać zadania na dany dzień, ich priorytet, status, datę wykonania i nie tylko.

Nie wiesz, jak zorganizować swoją pracę? Użyj cyfrowego planu dnia! 

Czym jest plan dnia?

Jak sama nazwa wskazuje, plan dnia to sposób na śledzenie wszystkich zadań na dany dzień – zarówno tych większych, jak i mniejszych. Pozwala uzyskać całościowy obraz codziennych zadań, ułatwiając ich planowanie i priorytetyzację, aby upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. Dzięki niemu zawsze wiesz, co masz do zrobienia, od spotkań przez pojedyncze czynności, aż po zadania wymagające dużego wysiłku. To się nazywa dobra organizacja!

Czym jest szablon planu dnia?

Jak możesz się domyślać, szablon planu dnia (inaczej szablon harmonogramu dnia) jest wstępnie przygotowanym szablonem do tworzenia i organizowania codziennych zadań. Cyfrowy szablon planu dnia jest edytowalny i służy do wielokrotnego użytku, co ułatwia organizację pracy (np. śledzenie co należy zrobić i na kiedy). Dzięki niemu możesz szybko rozpocząć dzień i mieć pewność, że niczego nie przeoczysz i o niczym nie zapomnisz.

Korzyści z cyfrowego szablonu planu dnia

Na pewno nie raz zdarzyło Ci się korzystać z planera w wersji papierowej – w końcu puste, śnieżnobiałe kartki czy ładna oprawa mają swój urok. Spójrzmy jednak prawdzie w oczy: papierowe planery dnia, choć estetyczne, nie zawsze są funkcjonalne. Mają wiele ograniczeń (np. za mało miejsca), nie można ich dostosowywać ani dodawać kontekstu do zadań. A to przecież dwa kluczowe elementy dobrej organizacji pracy.

Tu pomocne mogą okazać się cyfrowe szablony planu dnia. Szablony wirtualne można dostosowywać i organizować według własnych potrzeb. Potrzebujesz minimalistycznego widoku dziennego kalendarza? A może wolisz organizować swoje zadania w harmonogramy godzinowe? Dzięki nim jest to możliwe.

W przeciwieństwie do fizycznego szablonu, utworzenie cyfrowego szablonu planu dnia w narzędziu do zarządzania projektami umożliwi Ci:

• Śledzenie wszystkich zadań w jednym miejscu

• Śledzenie priorytetu każdego zadania 

• Łatwe organizowanie listy zadań według priorytetu 

• Łączenie codziennych zadań z większymi celami

• Zwiększenie produktywności i ograniczenie prokrastynacji

• Usprawnienie zarządzania czasem

• Współpracę z członkami zespołu

• Śledzenie ukończonych zadań 

• Śledzenie postępów 

• Śledzenie nowo dodawanych zadań w czasie rzeczywistym 

Jak utworzyć cyfrowy szablon planu dnia

Zanim zaczniesz planować swój dzień, upewnij się, że możesz dostosować harmonogram w szablonie do swoich potrzeb. Zwróć uwagę na możliwość ustawienia statusu zadań, nakładu pracy, priorytetu lub kategorii. Gdy zaczniesz dodawać elementy do swojej listy zadań, te funkcje ułatwią Ci zaplanowanie Twojego dnia.

Co uwzględnić w szablonie planu dnia

Do tej pory omówiliśmy podstawy szablonu planu dnia. Teraz, gdy już wiesz, czym jest i dlaczego warto go używać, zobaczmy, co należy w nim uwzględnić. 

Struktura szablonu zależy od Twoich preferencji oraz stylu pracy. Zacznij od stworzenia podstawowego szablonu, dodając zadania, które masz do zrobienia na dany dzień, np. spotkania, czynności do wykonania i dalsze działania. Następnie ulepsz swój harmonogram jeszcze bardziej, dodając do zadań tagi, które pomogą Ci zachować dobrą organizację, np.: 

• Priorytet

• Data wykonania 

• Kategoria 

• Nakład pracy 

• Status 

Jak zorganizować szablon planu dnia

Po dodaniu codziennych zadań i oznaczeniu ich tagami, zwiększ efektywność swojego harmonogramu jeszcze bardziej, sortując zadania za pomocą pól niestandardowych. Być może lubisz wykonywać małe zadania rano, zostawiając sobie te o wysokim wysiłku na popołudnie. A może wolisz wyświetlać zadania według ich ważności, priorytetyzując te o największym wpływie. Ułóż harmonogram dnia zgodnie ze swoim stylem pracy, aby utrzymać dobrą koncentrację i zwiększyć produktywność. W końcu to narzędzie, którego używasz powinno być dostosowane do Ciebie, a nie odwrotnie.  

Oto kilka sposobów, w jakie możesz zorganizować swój szablon planu dnia: 

• Typ lub kategoria zadania

• Blok czasu

• Priorytet zadania

Wskazówki, jak korzystać z cyfrowego szablonu planu dnia

Plany dnia do wydruku, arkusze robocze i listy zadań na karteczkach samoprzylepnych to już przeszłość. Cyfrowy plan dnia pozwala dostosować przepływ pracy i sprawdzić harmonogram w dowolnym miejscu i czasie. Co więcej, w przeciwieństwie do fizycznych planerów, nie ma ryzyka zagubienia wirtualnego planu dnia. 

Oto kilka podpowiedzi i wskazówek, jak zorganizować pracę korzystając z cyfrowego planu dnia:

• Używaj jasnych i konkretnych sformułowań 

• Twórz wykonalne zadania z określonym terminem realizacji

• Sortuj swoje zadania na różne sposoby

• Użyj widoku listy szablonu, aby uzyskać ogólny przegląd nadchodzących zadań

• Ustaw zadania cykliczne, aby zautomatyzować swoje przepływy pracy 

• Dla przejrzystości, przypisz kolory do zadań i dodaj do nich tagi 

• Zintegruj swoje ulubione aplikacje, aby usprawnić pracę 

• Organizuj zadania za pomocą sekcji 

• Wizualizuj swój dzienny harmonogram w widoku siatki, np. na tablicy Kanban

• Przechowuj wszystko w jednym miejscu, dołączając dokumenty lub obrazy do zadań 

• Dodaj członków zespołu dla widoczności 

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli.

• Moje zadania. Lista „Moje zadania” to spersonalizowany widok, który wyświetla wszystkie przypisane Tobie zadania, niezależnie od tego, do którego projektu lub zespołu należą. Wizualizując wszystkie zadania do wykonania w jednym miejscu, możesz sortować i ustalać priorytety pracy, aby upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. Przełączaj się pomiędzy widokiem listy, tablicy i kalendarza, aby wyświetlać zadania w dogodny dla siebie sposób.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Gmail. Dzięki integracji Asany z Gmailem, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nigdy niczego nie przeoczysz. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

Często zadawane pytania