Jak tworzyć harmonogramy projektów, aby usprawnić pracę

Nowy projekt często oznacza początek nowej przygody, której nieodłącznym towarzyszem są liczni interesariusze, terminy, produkty końcowe i narzędzia. Jednak niezależnie od tego, czy Twój projekt zakłada wprowadzenie nowego produktu na rynek, organizację wydarzenia dla dostawców, stworzenie kalendarza redakcyjnego na nadchodzący rok, czy nawet wprowadzenie nowego pracownika do firmy – będziesz potrzebować harmonogramu projektu, który pomoże Ci osiągnąć cel.

Stworzenie harmonogramu projektu obejmującego przejrzyste plany, procesy i obowiązki jest kluczowe, aby utrzymać działania zespołu na właściwych torach, wiedzieć kto, co i na kiedy musi wykonać oraz jak poszczególne elementy układają się w całość. Choć przygotowanie go wymaga czasu, dobrze opracowany harmonogram projektu pozwoli Ci zwiększyć wydajność, odpowiedzialność i przejrzystość. A te trzy słowa to muzyka dla uszu każdego (szczególnie Twojego szefa, który powierzył Ci ten projekt). Ponadto harmonogram pozwoli zmniejszyć liczbę narzędzi, które powinny ułatwiać zarządzanie projektem, a w rzeczywistości tylko to utrudniają.

Być może na Twojej wizytówce nie widnieje tytuł menedżera projektu, ale taka jest de facto Twoja rola, zarówno przy tym projekcie, jak i kolejnych. Wykorzystaj to na swoją korzyść! Ucząc się myśleć jak menedżer projektu, znajdziesz się na dobrej drodze do zwiększenia swojej efektywności.

Jak stworzyć harmonogram projektu

Pierwszym krokiem do zarządzania projektem jest zaplanowanie projektu i stworzenie jego harmonogramu. Jeśli planowanie projektów to dla Ciebie wciąż nowy i nieznany teren, poniżej znajdziesz listę kroków, które pomogą Ci stworzyć plan Twojego projektu:

1. Określ cele projektu. Wypisz kluczowe kamienie milowe lub produkty końcowe, które sprawią, że projekt zakończy się sukcesem.

2. Zidentyfikuj wszystkich interesariuszy. Zrób listę wszystkich osób, które muszą być zaangażowane w Twój projekt, nawet jeśli ich rola ogranicza się jedynie do zatwierdzenia.

3. Wyznacz datę zakończenia. W jakim terminie musisz bezwzględnie zakończyć projekt? Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby uwzględnić konflikty, które z pewnością pojawią się na Twojej drodze.

4. Stwórz listę kroków lub zadań. Podziel określone w pierwszym kroku kamienie milowe i produkty końcowe na mniejsze zadania i podzadania, aby upewnić się, że masz wszystko pod kontrolą.

5. Wyznacz odpowiedzialność za każde zadanie. Zdecyduj, komu delegować poszczególne zadania i podzadania, jasno określając terminy ich wykonania. Pamiętaj, że Twoi współpracownicy prawdopodobnie pracują już nad innymi projektami. Monitoruj ich obciążenie, aby nie doprowadzić do przeciążenia ich obowiązkami.

6. Zaplanuj daty poszczególnych zadań. Przeanalizuj, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania (określ datę rozpoczęcia i zakończenia), uwzględniając opóźnienia, które są nieuniknione. Weź również pod uwagę kolejność, w jakiej zadania powinny być realizowane, ponieważ niektóre z nich nie będą mogły zostać rozpoczęte przed ukończeniem innych.

7. Zorganizuj harmonogram swojego projektu w jednym narzędziu i udostępnij go zespołowi.

   Masz już w ręku plan, więc teraz pora udostępnić go wszystkim zaangażowanym osobom, aby mogły go zobaczyć i z niego korzystać. Znalezienie narzędzia, które pomoże Ci zrobić jedno i drugie będzie miało kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojego projektu.

Z gotowym harmonogramem zmniejszy się czas, jaki Ty i Twój zespół będziecie musieli poświęcać na zarządzanie projektem. W rezultacie zyskacie więcej godzin w ciągu dnia na faktyczną pracę.

Przykładowe harmonogramy projektów

Wykonując powyższe kroki zyskasz przejrzysty harmonogram określający wszystkie działania do wykonania w ramach projektu. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych harmonogramów:

Przykładowy harmonogram planu wydarzenia

Planujesz wirtualne wydarzenie? Twój plan powinien zawierać listę wszystkich kroków i terminów prowadzących do tego ważnego dnia.

Przykładowy harmonogram wprowadzenia nowego produktu na rynek

Zaplanuj wszystkie kroki i zależności wchodzące w skład kolejnej premiery produktu, a następnie wyświetl je w jednym, łatwym do udostępnienia projekcie, aby utrzymać działania zespołu na właściwych torach.

Przykładowy harmonogram kampanii marketingowej

Śledź kampanię marketingową dzień po dniu dzięki temu planowi, z pomocą którego zaplanujesz każdy krok:

Kolejne kroki po utworzeniu harmonogramu projektu

Utworzenie osi czasu projektu ma na celu poprawę wydajności i skuteczności działań. Uzyskanie pełnego obrazu projektu i stworzenie przemyślanego planu oznacza mniejszy stres i większą produktywność. Po utworzeniu planu, czekają Cię jeszcze dwa ważne kroki:

Udostępnij go zespołowi

Udostępniając harmonogram projektu członkom zespołu, uzyskają oni jasny obraz swoich obowiązków w ramach projektu, a także możliwość dzielenia się przemyśleniami. Zacznij od udostępnienia harmonogramu wszystkim zaangażowanym w niego osobom z prośbą o podzielnie się informacjami zwrotnymi (takimi jak pytania, wątpliwości lub pomysły)

Utrzymaj dobrą organizację, zapewniając zespołowi jedno, centralne miejsce do publikowania odpowiedzi i wyznacz nieprzekraczalny termin, aby zmotywować go do szybszego działania. Po zebraniu wszystkich informacji zwrotnych, stwórz zaktualizowaną wersję harmonogramu i udostępnij go wszystkim interesariuszom. Ponadto upewnij się, że harmonogram Twojego projektu jest uwzględniony we wszystkich ważnych dokumentach związanych z planowaniem projektu, takich jak brief projektu czy streszczenie.

Modyfikuj go w miarę postępów

Już w starożytnej Grecji Heraklit mawiał, że jedyną stałą rzeczą we wszechświecie jest zmiana. Nie inaczej jest w przypadku Twojego planu projektu. Po rozpoczęciu projektu, nieustannie monitoruj harmonogram i modyfikuj go w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności.

Zarządzanie harmonogramem projektu i wszystkimi jego zasobami w centralnym miejscu pozwoli stworzyć jedno źródło informacji na temat projektu, zapewniając jednocześnie, że wszyscy korzystają z najbardziej aktualnej wersji harmonogramu.

Działaj skuteczniej: przekształć plany i harmonogramy w szablony

Aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu na planowaniu projektów, użyj sprawdzonego szablonu, aby nie rozpoczynać każdego nowego projektu od podstaw.

Jeśli Twój projekt zakłada zaplanowanie corocznego wydarzenia – np. targów dla dostawców – możesz stworzyć harmonogram, a następnie wykorzystywać go przy każdej kolejnej okazji. Jakie inne projekty, które realizujesz, składają się z podobnego zestawu kroków? Przykładowo, Twoje targi dla dostawców mogą zawierać zadania pokrywające się z wirtualnym wydarzeniem dla klientów, które organizujesz pod koniec roku. Stworzenie szablonu harmonogramu pozwoli Ci realizować kolejne projekty szybciej i z większą skutecznością.

Gdzie stworzyć harmonogram projektu?

Jeśli zaczynasz co raz bardziej wczuwać się w rolę menedżera projektu i chcesz wyjść poza harmonogramy, aby jeszcze bardziej zwiększyć swoją efektywność, prawdopodobnie nadszedł czas, aby poszukać bardziej kompleksowego narzędzia (tak, one istnieją!).

Dostępne są narzędzia do zarządzania pracą umożliwiające tworzenie dynamicznych harmonogramów projektów i intuicyjnych osi czasu na wzór wykresu Gantta, które zapewniają przejrzysty wgląd we wszystkie etapy projektu wszystkim jego interesariuszom. Pożegnaj więc maile, arkusze kalkulacyjne i czat, które wzajemnie się ze sobą nie komunikują.

Stworzenie i zarządzanie harmonogramem projektu w jednym, scentralizowanym systemie pozwoli Ci dodać każdy krok i określić czas jego trwania za pomocą kalendarza projektu, tworzyć zadania i podzadania oraz przypisywać je odpowiednim osobom. Jeśli zajdzie potrzeba zmodyfikowania planu, możesz szybko wprowadzić zmiany w używanym przez siebie narzędziu. Wówczas wszyscy interesariusze otrzymają powiadomienie o tej zmianie. Ponadto możesz wyświetlić harmonogram w różnych widokach, dopasowując go do rodzaju projektu i swoich przepływów pracy, aby zobaczyć, jak wszystko układa się w całość i na bieżąco śledzić, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Pracuj mądrzej dzięki harmonogramom projektów

Gratulacje, jesteś na świetnej drodze do tego, aby zacząć pracować mądrzej! Masz już odpowiednie nastawienie i wiesz, jakie kroki musisz wykonać, aby usprawnić swój proces planowania projektów. Możesz wykonać każdy z nich (i nie tylko) korzystając z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Wykorzystaj je, aby każdy Twój projekt kończył się sukcesem. Owocnego planowania!