9 strategii skutecznego zarządzania wieloma projektami jednocześnie

Jeśli zarządzasz zespołem lub programem, prawdopodobnie kierujesz jednocześnie wieloma projektami. Jednak śledzenie wszystkich elementów może szybko stać się skomplikowane. Bez skutecznego procesu zarządzania wieloma projektami, trudno jest określić, które zadania są priorytetowe, jak pomóc zespołowi efektywnie zarządzać obciążeniem i dopilnować, żeby wszystko zostało zrealizowane na czas.

Na szczęście istnieje lepszy sposób. Niezależnie od tego, czy masz trudności z organizacją i zarządzaniem pracą w wielu projektach, czy upewnieniem się, że obciążenie Twojego zespołu jest równomiernie rozłożone, te strategie pomogą Ci utrzymać całą pracę na właściwych torach.

1. Wyznacz jedno miejsce do przechowywania wszystkich projektów

• Problem: brak widoczności w ramach projektów.

• Rozwiązanie: planuj wszystkie projekty zespołu i zarządzaj nimi w jednym miejscu.

Na przykład, jeśli zarządzasz mapą drogową produktu obejmującą wprowadzenie kilku produktów na rynek, musisz wiedzieć dokładnie, ile premier jest zaplanowanych, co obejmują i jakie są ich daty. Planowanie i zarządzanie wszystkimi premierami w jednym miejscu pozwoli Ci szybko sprawdzić postępy oraz status całej mapy drogowej. Pytanie brzmi: jakiego narzędzia użyć do zarządzania wieloma projektami? Najlepszym wyborem będzie narzędzie do zarządzania projektami lub pracą – najlepiej jeśli będzie ono również elastyczne, łatwe w obsłudze i oparte na współpracy. W Asanie (naturalnie) uważamy, że świetną opcją wartą wypróbowania jest właśnie Asana.

2. Zdefiniuj cele, plany, obowiązki i wymagania na samym początku

• Problem: dostrzegasz niespójności pomiędzy produktami końcowymi i procesami.

• Rozwiązanie: w jasny sposób zdefiniuj cele, plany i obowiązki.

Bez jednego, standardowego przepływu pracy lub procesu planowania projektów, każdy projekt będzie prawdopodobnie zarządzany w inny sposób. Jakie mogą być tego rezultaty? Może dochodzić do niespójności pomiędzy produktami końcowymi, marnowania czasu na każdorazowe tworzenie nowych procesów, czy pomijania zadań.

Aby to zmienić, zadbaj o to, aby w jasny sposób określić wszystkie plany, procesy i obowiązki w Twoim zespole już na samym początku. Na poziomie projektu oznacza to jasne określenie celów, wszystkich etapów i produktów, które muszą zostać zrealizowane, terminów oraz osób odpowiedzialnych. Zarezerwuj również czas na przekazanie informacji zwrotnych oraz zatwierdzenia, które mogą zostać pominięte w przypadku nadmiernego pośpiechu oraz braku planu.

Następnie, jasno określ plany, procesy i obwiązki na poziomie programu. Ustal cele zespołowe i jasno zakomunikuj zespołowi, które projekty pomogą Ci je osiągnąć. Cele projektowe powinny wspierać realizację celów zespołowych, a te z kolei pomogą Twojej firmie w osiągnięciu jej założeń biznesowych.

Aby wykorzystać wszystkie korzyści płynące z zarządzania projektami, opracuj kilka zasad, którymi będzie kierować się Twój zespół. Oto przykład: w przypadku większych projektów, lider projektu musi stworzyć brief projektu przed rozpoczęciem planowania projektu. Stwórz również szablonu dla często powtarzających się projektów. Dzięki temu zachowasz spójność działań i nie będziesz musiał ponownie zastanawiać się nad każdym krokiem.

3. Wyznacz zadania priorytetowe o największym wpływie

• Problem: nie masz pewności, które projekty są priorytetowe dla Twojego zespołu.

• Rozwiązanie: przeanalizuj, w jaki sposób projekty przekładają się na realizację większych firmowych celów. Które z nich będą miały największe znaczenie? Wytypuj te projekty i przystąp do ich realizacji w pierwszej kolejności.

Mimo że najbardziej kusząca jest wizja rozpoczęcia pracy od najłatwiejszych projektów – powstrzymaj się od tego. Zamiast tego, dokonaj ich priorytetyzacji w oparciu o to, jaki będą mieć wpływ na osiągnięcie celów Twojej firmy. Jak twierdzi pisarka Kasey Fleisher Hickey, „Twoje główne priorytety powinny być skupione wokół tych celów i przybliżyć Cię o krok do ich osiągnięcia”. Priorytetyzuj pracę w sposób strategiczny, zarówno na poziomie makro (np. przesuwając mniej ważny projekt na następny kwartał) i mikro (organizacja codziennej listy zadań pod względem ich ważności).

Załóżmy, że Twój zespół pracuje jednocześnie nad pięcioma premierami produktów. Choć są podobne jeśli chodzi o wysiłek i ilość pracy, jeden z nich może potencjalnie wywrzeć dużo większy wpływ na pozyskanie nowych klientów niż pozostałe cztery. Drugi jednak będzie miał większy wpływ na utrzymanie obecnych klientów oraz zwiększenie ich wartości. Wiesz, że to stanowi większy priorytet dla Twojej firmy, dlatego musisz upewnić się, że drugi produkt zostanie w pełni obsadzony zanim zdecydujesz, kto ma czas, aby pracować nad projektami o mniejszym priorytecie.

To pomoże Ci nie tylko w lepszej alokacji czasu i zarządzaniu zasobami, ale także nie będziesz więcej zastanawiać się, czy Twoje projekty przyczynią się do realizacji firmowych celów.

4. Zapewnij zespołowi elastyczność w przypadku zmiany priorytetów

• Problem: Twój zespół nie posiada łatwego sposobu na zarządzanie zmieniającymi się priorytetami ani delegowanie zadań.

• Rozwiązanie: uzyskaj ogólny przegląd wszystkich zadań i projektów swojego zespołu.

Wyznaczenie priorytetów i koordynacja działań są kluczowe, ale równie ważna jest elastyczność. Jeśli jednak śledzisz swoją pracę w arkuszach kalkulacyjnych i listach zadań w wielu różnych narzędziach, może być Ci ciężko ustalić, nad czym właściwie pracuje Twój zespół w danym momencie. W rezultacie, gdy zmienią się priorytety, trudno Ci będzie określić, które zadania trzeba przełożyć, ile każda osoba ma pracy, albo śledzić wstrzymane zadania. Jednym ze sposobów, aby temu zapobiec jest wprowadzenie procesu kontroli zmian.

Udostępniając zespołowi jedno centralne źródło informacji możesz zarządzać wieloma projektami, nie martwiąc się o zmieniające się priorytety. Dzięki temu, że praca każdej osoby jest widoczna, możesz szybko uzyskać wgląd w moce przerobowe i bieżące zadania zespołu. W razie potrzeby, możesz również zreorganizować priorytety, bez obaw o to, że zadania gdzieś się zagubią.

Na koniec, pamiętaj o utrzymywaniu otwartego przepływu komunikacji – zarówno offline, jak i online. Nieważne, czy robisz to poprzez narzędzie do zarządzania projektami, czy na regularnych spotkaniach 1:1, skonsultuj z członkami zespołu ich obciążenie pracą i upewnij się, że wszystko znajduje się na właściwych torach.

5. Zarządzaj oczekiwaniami i jasno komunikuj je zespołowi

• Problem: nie możesz koordynować działań ani terminów wspólnie z interesariuszami.

• Rozwiązanie: komunikuj się w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę.

Trudności komunikacyjne w zespołach biorą się z braku widoczności, która dotyczy zarówno ich własnej pracy, jak i pracy wykonywanej przez partnerów oraz interesariuszy z zespołów międzyfunkcyjnych. Nie mając wglądu w pracę pozostałych osób, nie posiadasz kontekstu, aby zrozumieć powody zmian harmonogramów, nie znasz statusu priorytetów, ani nie możesz monitorować postępów projektów.

Zarządzanie komunikacją w tym samym miejscu, w którym Twój zespół wykonuje swoją pracę pomoże zarówno Tobie, jak i interesariuszom z zespołów międzyfunkcyjnych uzyskać pełny kontekst na temat pracy. Dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym, każdy będzie miał również wgląd w postęp prac.

Najlepszym sposobem, aby utrzymać w tym regularność jest używanie narzędzia do zarządzania pracą, pozwalającego udostępniać status oraz postęp zadań w miejscu, w którym są one wykonywane. Zamiast przechowywać dane i aktualizacje w arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach i innych narzędziach, możesz z łatwością zgromadzić wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, za naciśnięciem jednego przycisku i udostępnić je interesariuszom – również za jednym kliknięciem.

6. Kontroluj pracę z różnych projektów, aby równoważyć obciążenie oraz harmonogramy

• Problem: nie wiesz, jak dużo (lub mało) pracy mają poszczególni członkowie zespołu.

• Rozwiązanie: upewnij się, że dysponujesz sposobem, aby śledzić obciążenie pracowników w ramach wszystkich projektów.

Planowanie projektów w wielu miejscach jednocześnie ma jeszcze jeden minus: nie pozwala Ci zobaczyć całej pracy ze wszystkich projektów. W praktyce oznacza to, że polegasz na zespole, aby dał Ci znać, kiedy będzie mieć za dużo lub za mało zadań. To bardzo utrudnia jednak przewidywanie ewentualnych problemów, takich jak przekroczenie terminów, zanim wymkną się one spod kontroli lub (z drugiej strony) identyfikowanie nie w pełni wykorzystywanych talentów.

Zarządzanie wszystkimi projektami w tym samym miejscu to dobry pierwszy krok, aby rozwiązać ten problem. Musisz jednak być w stanie zobaczyć wszystkie zadania z każdego projektu, do kogo są przypisane i jakie mają zakresy dat, aby sprawdzić, kto ma za dużo zadań i zidentyfikować konflikty czasowe w projekcie. To pozwoli Ci przenieść, usunąć lub ponownie przypisać zadania, aby utrzymać pracę na właściwych torach. Nie wszystkie narzędzia mają jednak filtry, które to umożliwiają, więc poszukaj takiego, które oferuje podobne funkcje.

Na przykład, projektant odpowiedzialny za niewielkie zadanie (np. edycję kilku zdjęć do nadchodzącej premiery produktu) jest również odpowiedzialny za samodzielne zaprojektowanie, wydrukowanie i dostarczenie broszur, wizytówek i plakatów na konferencję, która odbywa się w przyszłym miesiącu! W tym samym czasie inny projektant dysponuje akurat dodatkowymi mocami przerobowymi. Mając wgląd w obciążenie każdej osoby, można by z łatwością tego uniknąć i odpowiednio zmodyfikować przydział zadań.

7. Koryguj harmonogramy, aby zmaksymalizować produktywność zespołu

• Problem: daty rozpoczęcia projektu nie są skoordynowane, przez co pracownicy są przeciążeni zadaniami, praca ulega zablokowaniu, a projekty opóźnieniu.

• Rozwiązanie: planuj każdy projekt uwzględniając pełne portfolio.

Nawet najbardziej starannie zaplanowany projekt może zboczyć z właściwych torów jeśli na etapie jego planowania nie uwzględniono wszystkich zadań zespołu na dany miesiąc, kwartał lub rok. Na przykład, chcąc jednocześnie wprowadzić trzy różne aktualizacje na stronie internetowej, może dojść do konfliktów, albo aktualizacje mogą one zająć dłużej niż przewidywano, ponieważ zespół będzie próbował robić za dużo rzeczy na raz.

Zamiast tego, planuj i koordynuj działania zespołu uwzględniając jego pracę w ramach całego programu i zastanów się nad wprowadzeniem planu zarządzania incydentami. Oto kilka wskazówek:

• Rozłóż w czasie daty rozpoczęcia podobnych projektów: szczególnie, jeśli ta sama grupa pracuje nad wieloma projektami, pomocne może być rozłożenie w czasie dat rozpoczęcia i zakończenia tak, aby pracownicy nie musieli realizować zadań z pięciu różnych projektów jednocześnie. Zamiast tego, każdy mógłby skupić się na jednym projekcie, zanim przejdzie do następnego.

• Uważaj na zależności: czy musisz ukończyć przegląd infrastruktury zanim zabierzesz się za budowę nowej strony internetowej? Jeśli tak, zaplanuj projekt zależny po planowanej dacie ukończenia pierwszego projektu.

• Zidentyfikuj zduplikowane zadania: jeśli to samo zadanie powtarza się w dwóch różnych projektach – scal je ze sobą. Upewnij się, że zadanie (niezależnie od tego, czy chodzi o wdrożenie nowego dostawcy, czy zakup sprzętu do nagrywania filmów dla działu marketingu) zostanie zrealizowane na czas, aby utrzymać obydwa projekty na właściwych torach.

Harmonogramy pełnią kluczową rolę w utrzymywaniu projektów na właściwych torach i mogą pomóc zespołowi w osiągnięciu jak najlepszej produktywności.

8. Deleguj zadania, zachowując ich widoczność

• Problem: istnieje cienka granica pomiędzy mikrozarządzaniem i byciem nieobecnym menedżerem. Jak jej nie przekroczyć?

• Rozwiązanie: udostępnij zespołowi jedno, centralne źródło informacji, aby móc śledzić jego pracę.

Żaden menedżer, niezalenie od tego, czy jest menedżerem ds. produktu czy projektu, nie chce być mikromenedżerem, ale utrata kontroli nad zadaniami i brak informacji na temat działań zespołu może uniemożliwić Ci bycie skutecznym liderem. Mamy jednak dobrą wiadomość – istnieje sposób, aby to zmienić.

Udostępniając zespołowi jedno źródło informacji, zyskasz sposób na śledzenie działań każdej osoby. Przechowywanie całej pracy zespołu w jednym wspólnym projekcie pozwoli Ci uzyskać szybki wgląd w zadania, ich terminy oraz postępy. Dzięki temu możesz łatwo sprawdzać status zadań – bez potrzeby zarządzania każdym szczegółem.

9. Śledź i zapisuj przepływy pracy zamiast każdorazowo rozpoczynać od nowa

• Problem: przy każdym projekcie odtwarzasz swoje przepływy pracy.

• Rozwiązanie: twórz szablony, aby uprościć proces planowania projektów.

Wyobraź sobie następującą sytuację: Twój zespół właśnie ukończył kwartalną kampanią marketingową i przygotowuje się na następny kwartał. Nie pamiętasz jednak dokładnie, jak była zorganizowana praca w ramach poprzedniej kampanii – tak wiele się zmieniło od tamtego czasu, a Ty zarządzasz w tej chwili wieloma innymi projektami. Nie masz pewności, z jakich komponentów się składała. Jak odtworzyć tę kampanię, nie pomijając przy tym żadnego istotnego zadania?

Nie rozpoczynaj za każdym razem wszystkiego od nowa. Zamiast tego, twórz szablony i uprość proces rozpoczynania nowych projektów. Umożliwi to wykorzystywanie istniejących przepływów pracy w roli szablonów przy każdej następnej okazji. Gdy nadejdzie czas rozpoczęcia nowego projektu, skorzystaj z szablonu, aby przystąpić do pracy szybciej i zrealizować go z większą skutecznością.

Dodatkowo, upewnij się, że regularnie aktualizujesz szablon o nowe zadania lub kroki dodane do procesu, albo stworzone przez Ciebie przepływy pracy. Potraktuj szablon jak dynamiczny dokument – aby Twój proces mógł być możliwie jak najbardziej wydajny i efektywny, musisz aktualizować go o najlepsze praktyki i nowe wnioski. Nie zapomnij również dodać szablonu do centralnego źródła wiedzy zespołu, aby każdy mógł uzyskać do niego dostęp i szybko rozpocząć nowy projekt.

Skutecznie zarządzaj wieloma projektami jednocześnie, za każdym razem

Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie to często realia pracy lidera zespołu. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci utrzymać wszystkie elementy programu na właściwych torach, zachować dobrą organizację, dotrzymać terminów i osiągnąć cele – za każdym razem.