Jak przekazywać i przyjmować konstruktywną krytykę

Co by się stało, gdyby ktoś Ci powiedział, że daleko Ci do perfekcji?

Już dawno o tym wiesz, rzecz jasna, a jednak wciąż trochę to boli. Krytyka każdego rodzaju może być trudna do przyjęcia, szczególnie jeżeli dotyczy ona czegoś, co wymagało od Ciebie wiele czasu i energii. To naturalne, że każdy z nas chce dobrze wykonać swoją pracę. Jednak krytyka jest tak samo ważna jak pochwała, o ile nie ważniejsza. Dobre, konstruktywne informacje zwrotne mogą pomóc Ci się rozwinąć i osiągnąć taki poziom, który inaczej byłby poza Twoim zasięgiem.

Nie oznacza to, że przekazywanie i przyjmowanie konstruktywnej krytyki jest łatwe. Jednak kiedy wiesz, w jaki sposób przyjmować krytykę, stajesz się lepszym pracownikiem, kolegą i członkiem zespołu. W tym artykule zajmiemy się wszystkim, co należy wiedzieć o konstruktywnej krytyce, a w szczególności tym jak rozpoznawać, przekazywać i przyjmować konstruktywną krytykę.

Czym jest konstruktywna krytyka?

Zanim zajmiemy się tym, w jaki sposób przekazywać i przyjmować konstruktywną krytykę, musimy najpierw zrozumieć, czym ona jest. Konstruktywna krytyka skupia się na udzieleniu konstruktywnej informacji zwrotnej, popartej konkretnymi przykładami, aby pomóc Ci się udoskonalić w określonej dziedzinie. Konstruktywna krytyka powinna być przekazywana w przyjacielski sposób i w dobrych intencjach. Najlepiej, gdyby osoba udzielająca konstruktywnej krytyki była również przygotowana, żeby pomóc omówić możliwe rozwiązania i kolejne kroki, aby krytyka stała się cennym narzędziem w procesie rozwoju.

Należy zauważyć, że konstruktywna krytyka nie jest krytyką negatywną. Nie należy jej również w ten sposób interpretować. O ile konstruktywna krytyka nie zawsze będzie pozytywna, to zawsze powinna koncentrować się na tym, aby komuś pomóc, a nie wyrządzić krzywdę.

Konstruktywna krytyka a destruktywna krytyka

Możesz spotkać się z informacjami zwrotnymi, które przedstawiane są jako konstruktywna krytyka, a w rzeczywistości są zawoalowanymi negatywnymi komentarzami. Taki typ informacji zwrotnych nazywamy destruktywną krytyką. W przeciwieństwie do konstruktywnej krytyki destruktywna krytyka to informacje zwrotne, które nie mają na celu pomóc Ci się udoskonalić i stać się lepszą osobą, pracownikiem lub kolegą. Zamiast tego destruktywna krytyka:

• Jest zamierzonym atakiem osobistym

• Ma za zadanie ugodzić w poczucie własnej wartości

• Ma publiczny charakter

• Nie jest konkretna i nie jest wykonalna

• Jest przesadna i niepotrzebnie czepliwa

Jeżeli spotkasz się z destruktywną krytyką, nie bój się jej uciszyć lub poprosić o pomoc mentora. W zależności od sytuacji, możesz uporać się z nią samodzielnie, albo skorzystać z pomocy mentora lub firmowego działu HR.

Korzyści płynące z konstruktywnej krytyki

Nawet jeżeli udzielasz doskonałych rad, przekazywanie i przyjmowanie konstruktywnej krytyki to nadal trudna sztuka. Niech Cię to jednak nie zrazi. W rzeczywistości konstruktywna krytyka może pomóc w rozwoju osobistym i zawodowym zarówno Tobie, jak i osobie, której przekazujesz informacje zwrotne.

Szczere, istotne informacje zwrotne mogą wzmocnić waszą więź, zamiast ją pogorszyć.”

Stosując konstruktywną krytykę, budujesz atmosferę otwartości i zaufania. Nie każda rozmowa z Twoim zespołem będzie łatwa, ale trudne rozmowy odgrywają ważną rolę w tworzeniu zespołu opartego na współpracy.

Informacje zwrotne wszystkich rodzajów stanowią bardzo ważną część kultury organizacyjnej w Asanie. Wszyscy nasi pracownicy uczestniczą w szkoleniu Conscious Leadership Group, dzięki czemu są świetnie przygotowani do przekazywania sobie wzajemnie informacji zwrotnych w konstruktywny sposób. Ponadto fundamentami naszych firmowych wartości są rozważność, prawdziwość oraz przekazywanie i przyjmowanie odpowiedzialności. Jeżeli coś idzie nie tak, korzystamy z techniki „5 razy dlaczego”, aby określić źródłową przyczynę problemu.

Każda firma ma swoje własne wartości i sposoby postępowania. Jednak otwarcie się na konstruktywne i szczere rozmowy może Ci pomóc przełamać bariery w budowaniu zaufania oraz stworzyć bliższe więzi z członkami Twojego zespołu i współpracownikami. Jeżeli chcesz spróbować, oto jak należy to zrobić.

11 wskazówek dotyczących przekazywania konstruktywnej krytyki

Każdy jest w stanie przekazywać konstruktywną krytykę. W tym celu ważne jest jednak, aby w odpowiedni sposób podejść do sesji wymiany informacji zwrotnych. Jeżeli nigdy dotąd nie zdarzyło Ci przekazywać konstruktywnej krytyki, skorzystaj z poniższych 11 podpowiedzi, aby udzielać informacji zwrotnych w pomocny, konstruktywny i przyjazny sposób.

1. Używaj komunikatów typu „ja”

Komunikaty typu „ja” to sposób na wyrażenie swojej opinii poprzez koncentrację na sytuacji, a nie na osobie, o której mówisz. Komunikaty typu „ja” rozpoczynają się od słów „Ja czuję...”, „Ja myślę...” zamiast „Ty powiedziałeś...” lub „Ty zrobiłaś...”.

Dzięki komunikatom typu „ja”, w których koncentrujesz się na swoich odczuciach, możesz sprawić, że informacje zwrotne będą miały mniej osobisty charakter. Rozpoczynając każde zdanie od słowa „ja”, cały czas podkreślasz, że dzielisz się swoimi myślami i opiniami, a nie że stwierdzasz obiektywny fakt. Może to pomóc w pewnym stopniu złagodzić postawę obronną, która często pojawia się w obliczu krytyki, oraz sprawić, że cała sesja poświęcona informacjom zwrotnym będzie bardziej produktywna.

Przykład komunikatu typu „ja”

„Myślę, że w swoich prezentacjach mógłbyś wykorzystywać więcej obrazków. Czasami spędzam cały czas na czytaniu tekstu na slajdach, co mnie rozprasza. Może mógłbyś na każdym slajdzie umieszczać tylko główną myśl?”.

2. Nie korzystaj z metody kanapki

Najprawdopodobniej znasz pojęcie metody kanapki (czasem zwanej „kanapką z informacją zwrotną”) – to jedna z najbardziej znanych strategii udzielania krytyki. W metodzie kanapki zaczynasz od informacji pozytywnej, następnie przekazujesz konstruktywną krytykę i kończysz kolejną informacją pozytywną.

Mimo swojej popularności metoda kanapki nie jest efektywnym sposobem na przekazywanie pomocnej, konstruktywnej krytyki. Ponieważ opakowujesz konstruktywną krytykę czymś innym, informacje zwrotne nie mają wykonalnego charakteru i nie stwarzają dobrej okazji do omówienia kolejnych kroków. Zamiast tego poświęć czas na przekazanie informacji zwrotnych w jak najbardziej konkretny i pomocny sposób – niezależnie od tego, ile informacji masz do przekazania.

3. Udzielaj informacji zwrotnych, które są możliwe do wykonania

Celem udzielania konstruktywnych informacji zwrotnych jest przekazanie tego, nad czym dana osoba może popracować. Poza wskazaniem co mogłoby zostać poprawione, dobra, konstruktywna krytyka zawiera pomysły i propozycje kolejnych kroków, jakie ta osoba powinna podjąć, aby rozwinąć swoje umiejętności. Kiedy przekazujesz informacje zwrotne, pamiętaj, aby podkreślić, że z chęcią omówisz i podejmiesz dyskusję na temat przekazanych informacji zwrotnych, jeżeli dla drugiej strony mogłoby to okazać się pomocne.

Przekazuj informacje zwrotne tylko wtedy, gdy są możliwe do wprowadzenia w życie. Informacje zwrotne pozbawione wykonalnych rad niebezpiecznie zbliżają się do destruktywnej krytyki, a oddalają od konstruktywnej pomocy.

Przykład przekazania wykonalnej konstruktywnej krytyki

„Naprawdę podobał mi się pomysł, który przedstawiłaś na spotkaniu w sprawie kampanii marketingowej. Myślę, że nie zyskał on takiej uwagi, na jaką zasługuje, ponieważ nie powiązałaś go z całym procesem. Na Twoim miejscu przytoczyłbym kilka odpowiednich przykładów na poparcie Twojego planu”.

4. Nie przekazuj informacji zwrotnych publicznie

Nawet najlepiej ubrana w słowa krytyka może być trudna do przyjęcia, szczególnie jeżeli osoba, której jej udzielasz, poświęciła wiele czasu i energii na swoją pracę. Aby informacje zwrotne były konstruktywne i pomocne, potrzebny jest otwarty dialog na temat tego, w jaki sposób druga strona może się poprawić.

Taki dialog nie jest możliwy, jeżeli udzielasz informacji zwrotnych publicznie. Zamiast porozmawiać na ten temat, osoba ta może czuć się zakłopotana, zawstydzona lub personalnie zaatakowana. Może ona przyjąć postawę obronną lub po prostu przejść nad tymi informacjami do porządku dziennego, nie zastanawiając się nad nimi. Postaraj się zaplanować więcej czasu, aby usiąść i porozmawiać – takie rozmowy są najbardziej produktywne. Zaplanuj sobie czas na udzielanie konstruktywnej krytyki, albo udzielaj jej podczas okresowych spotkań w cztery oczy.

5. Przekazuj pozytywne komentarze, kiedy jest to celowe

To, że metoda kanapki nie jest najlepszym sposobem na przekazywanie informacji zwrotnych, nie oznacza, że nie należy udzielać pozytywnych informacji zwrotnych. Konstruktywna krytyka nie polega wyłącznie na przekazywaniu negatywnych informacji zwrotnych. Równie pomocne jest informowanie innych osób o tym, co zrobili dobrze. Dzięki temu oprócz pracy nad słabymi stronami, mogą również doskonalić swoje zalety.

Przykład pozytywnej konstruktywnej krytyki

„W ubiegłym tygodniu wykazałeś nowatorskie podejście do swojej pracy. Bardzo mi się podobało, jak z zupełnie innej strony podszedłeś do informacji zwrotnych udzielanych przez klientów. Wydaje mi się, że być może znalazłeś rozwiązanie, którego nie braliśmy pod uwagę”.

6. Nie szukaj pozytywów na siłę

W nawiązaniu do powyższego, podobnie jak w przypadku metody kanapki, należy również wystrzegać się przekazywania pozytywnych komunikatów na siłę. Istotą konstruktywnej informacji zwrotnej nie jest prawienie pustych komplementów, ale pomoc danej osobie w jej rozwoju.

Niezależnie od tego jakie informacje zwrotne przekazujesz, upewnij się, że będą one dokładnie przemyślane i szczere. Nieszczere informacje zwrotne mogą być odebrane jako nieprzydatne i utrudnić przeprowadzanie podobnych rozmów w przyszłości.

7. Przekazuj konstruktywną krytykę w formie rozmowy

Konstruktywna krytyka jest bezwartościowa, dopóki nie są w nią zaangażowane obie strony. Komunikaty typu „ja” mają za zadanie przekazanie informacji zwrotnych z Twojej perspektywy. Druga strona może mieć jednak zupełni inne spojrzenie. Daj jej czas, aby mogła zapytać, dlaczego akurat tak myślisz i w jaki sposób, bazując na przekazanych przez Ciebie informacjach, mogłaby się poprawić. Miej świadomość, że najlepsze informacje zwrotne to takie, które przekazywane są w atmosferze współpracy, a nie w formie jednostronnego nakazu.

Przykład jak przekazać konstruktywną krytykę w formie rozmowy

„Wydaje mi się, że nie poświęciłaś pełnej uwagi na ten ostatni projekt. Jak Ty to widzisz? Czy coś jest niejasne w kwestii naszego podejścia do tego projektu?”.

8. Nie przekazuj informacji zwrotnych „z zaskoczenia”

Udzielanie informacji zwrotnych może nie być przyjemne. Czasami poinformowanie drugiej strony o zamiarze przekazania informacji zwrotnych może wydać się niezręczne lub niemiłe – „Co się stanie, jeżeli będzie się ona bronić podczas rozmowy albo będzie zadawać dodatkowe pytania?”

Mimo tego, że sesje poświęcone przekazywaniu informacji zwrotnych mogą być nieprzyjemne, próba udzielenia informacji zwrotnych z zaskoczenia może być odebrana negatywnie i zniweczyć potencjał rozwojowy takiej rozmowy. Informacje zwrotne przekazywane znienacka mogą okazać się frustrujące, przytłaczające i być odebrane jako osobisty atak. Zamiast tego staraj się poinformować drugą stronę, że rozmowa będzie poświęcona informacjom zwrotnym.

9. Przekazuj informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki

Konstruktywna krytyka jest pomocna, gdy przekazywana jest w miarę szybko po zaistnieniu wydarzenia, którego dotyczy. Dzięki temu macie je świeżo w pamięci. Jeżeli będziesz czekać zbyt długo, informacje zwrotne mogą mieć mniejsze znaczenie i okazać się mniej pomocne. Staraj się przekazywać informacje zwrotne w ciągu 2–7 dni od zaistnienia danej sytuacji.

Przykład informacji zwrotnych przekazanych w odpowiednim czasie

„Chciałem podzielić się spostrzeżeniami na temat prezentacji, którą przeprowadziłeś dla członków kluczowego personelu kierowniczego w zeszły czwartek. Myślę, że Twoje slajdy były naprawdę zrozumiałe, ale wolałbym, żebyś poświęcił więcej czasu na sesję pytań i odpowiedzi. Może następnym razem mógłbyś wysłać wcześniej podstawowe informacje, żeby móc opuścić pierwsze slajdy.”

10. Nie przekazuj nieprzemyślanych informacji zwrotnych

Mimo tego, że informacje zwrotne należy przekazywać bez zbędnej zwłoki, nie powinno się tego robić bez odpowiedniego przemyślenia. Nawet w nagłym przypływie wspaniałego pomysłu w jaki sposób druga strona mogłaby się poprawić, należy poczekać przynajmniej jeden dzień, aby upewnić się, że te informacje zwrotne w ogóle należy przekazać, a jeżeli tak, to że można to zrobić w konstruktywny i pozytywny sposób. Zanim umówisz się na sesję poświęconą przekazaniu informacji zwrotnych, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy te informacje zwrotne pomogą drugiej stronie w rozwoju?

• Czy druga strona powinna usłyszeć te informacje zwrotne?

• Czy jestem w stanie omówić to, w jaki sposób druga strona może się poprawić?

• Jakie, jeżeli w ogóle, kolejne kroki może podjąć druga strona?

11. Zachowaj przyjazny ton i mowę ciała

Celem Twoich informacji zwrotnych jest pomoc drugiej osobie w jej rozwoju. Nawet jeżeli informacje zwrotne są trudne do przekazania, zachowaj delikatny ton i pozytywną mowę ciała.

Na początku możesz nie czuć się komfortowo, przekazując konstruktywną krytykę. Dlatego rozważ przećwiczenie tego, co i jak chcesz powiedzieć. Zwróć szczególną uwagę na swój ton i upewnij się, że nie marszczysz brwi, nie masz piorunującego wzroku i nie krzyżujesz rąk. Nawet gdy tak naprawdę nie ogarnia Cię frustracja, takie sygnały mogą wzbudzić postawę obronną i spowodować, że sesja przekazywania informacji zwrotnych będzie bezproduktywna. Jeżeli przekazujesz informacje zwrotne zdalnie, zrób to przez połączenie wideo.

Przyjmowanie konstruktywnej krytyki w 6 krokach

Przećwiczyliśmy już przekazywanie konstruktywnej krytyki, ale co z jej przyjmowaniem? Przyjmowanie konstruktywnej krytyki bez przybierania pozycji obronnej może być naprawdę trudne. Mimo tego, że wiesz, że druga strona przekazuje Ci informacje zwrotne, żeby Ci pomóc, w ludzkiej naturze leży obrona przed krytyką – nawet jeżeli jest ona pomocna.

Miejmy nadzieję, że druga strona wcześniej poinformowała Cię, że udzieli Ci informacji zwrotnych. Dzięki temu możesz przygotować się na konstruktywną krytykę i masz pewność, że nie zaskoczy Cię ona znienacka.

Nawet jeżeli tak się zdarzy, że otrzymasz konstruktywną krytykę bez uprzedzenia, o ile nie ma ona charakteru destruktywnego, możesz skorzystać z tych sześciu kroków, aby nauczyć się profesjonalnie przyjmować krytykę:

1. Unikaj natychmiastowych reakcji. Informacje zwrotne mogą uruchomić naszą instynktowną reakcję „walcz lub uciekaj” i zamienić to, co w teorii miało być pomocną sesją, w pełną adrenaliny walkę. Zanim odpowiesz, weź głęboki wdech i powstrzymaj chęć natychmiastowej reakcji, szybkiej odpowiedzi lub wdania się w sprzeczkę.

2. W razie potrzeby przypomnij sobie, że konstruktywna krytyka może pomóc Ci się rozwinąć. Nawet jeżeli informacje zwrotne zostały Ci przekazane bez uprzedzenia, staraj się pamiętać, że ta konstruktywna krytyka ma służyć Twoim najlepiej pojętym interesom.

3. Słuchaj, aby zrozumieć – nie aby odpowiadać. Kiedy ktoś przekazuje konstruktywną krytykę, staraj się słuchać bez jednoczesnego przygotowywania odpowiedzi albo przyjmowania pozycji obronnej. Pamiętaj, że ta osoba przekazuje informacje zwrotne, próbując Ci pomóc. Staraj się słuchać z otwartym umysłem.

4. Odnoś informacje zwrotne do swojego stanowiska pracy, a nie do siebie. Informacje zwrotne sprawiają wrażenie osobistej krytyki, ponieważ uważamy, że sami jesteśmy krytykowani. Jednak w sytuacjach biznesowych konstruktywna krytyka dotyczy zazwyczaj pracy, którą wykonujesz. Dobre informacje zwrotne mogą Ci pomóc udoskonalić się w swojej pracy i często nie mają tak osobistego charakteru, jakby się mogło wydawać.

5. Podziękuj osobie przekazującej Ci informacje zwrotne. Przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych nie jest łatwe. Podziękuj drugiej stronie za energię i wysiłek, jaki podejmuje, aby pomóc Ci się rozwinąć.

6. Zadawaj pytania, ale nie podważaj informacji zwrotnych. Nie powinno się podważać lub odrzucać informacji zwrotnych. Można jednak zadawać pytania na ich temat i omawiać proponowane sposoby rozwoju. Jeżeli nie jesteś w stanie zadać pytań od razu po otrzymaniu krytycznych informacji zwrotnych – nie ma sprawy. Umów spotkanie, aby w późniejszym czasie omówić, w jaki sposób możesz się poprawić.

Konstruktywne informacje zwrotne budują współpracę w zespole

Efektywna krytyka może wspomóc tworzenie zdrowego zespołu opartego na współpracy. Dzieje się tak dlatego, że członkowie zespołów działających na zasadzie współpracy są otwarci i szczerzy wobec siebie – nie boją się przedstawiać rzeczy takimi, jakimi naprawdę są. Już poprzez samo przeczytanie tego artykułu masz szansę rozwinąć zdolności prowadzenia efektywnej współpracy.

Aby dalej rozwijać swoje umiejętności pracy zespołowej, przeczytaj nasz artykuł poświęcony współpracy w zespole.