Plan na 30–60–90 dni: jak łatwo wdrażać nowych pracowników

Powszechnie znanym faktem jest to, że pierwsze 90 dni na nowym stanowisku jest trudne. Nie jest to niczyja wina. Chodzi po prostu o to, że nowi członkowie zespołu muszą się wiele nauczyć, włącznie z poznaniem nowych narzędzi, norm panujących w danym biurze i dostosowaniem własnych oczekiwań do realiów. Zapewniając nowym pracownikom precyzyjne wskazówki wspierasz ich w osiągnięciu sukcesu, już od pierwszego dnia.

Plan na 30–60–90 dni to przewodnik, który ma poprowadzić nowego pracownika podczas procesu wdrażania. Pomaga on członkom zespołu wyznaczyć osiągalne cele i wykonywać niezbędne zadania w miarę przyzwyczajania się do nowego stanowiska. W tym artykule przedstawimy kluczowe elementy planu na 30–60–90 dni i opowiemy, dlaczego warto z niego korzystać.

Czym jest plan na 30–60–90 dni

Plan na 30–60–90 dni ma za zadanie rozplanować pierwsze 90 dni pracy nowego pracownika i umożliwić mu zapoznanie się z zasadami firmy, sposobami współpracy i celami szkoleniowymi. Po zapoznaniu się z planem na 30–60–90 dni, pracownik powinien zrozumieć, jakie kamienie milowe i produkty końcowe projektu powinien osiągnąć w ciągu pierwszych 90 dni, a także poznać swoje długoterminowe cele SMART.

Jego zarys może wyglądać następująco:

• 1–30 dni: pierwsze 30 dni to okres intensywnego szkolenia w zakresie potrzeb danego stanowiska. To właśnie wtedy pracownik zdobywa całą wiedzę na temat zasad firmy, struktury zespołu i swojego zakresu obowiązków. 

• 31–60 dni: podczas kolejnych 30 dni pracownik zaczyna realizować zadania, wprowadzając w życie zdobytą uprzednio wiedzę. Jest to bardzo ważny okres, podczas którego można spodziewać się pewnych błędów, ale i rozwoju. 

• 61–90 dni: trzeci miesiąc pracy na nowym stanowisku to okres, podczas którego pracownik zaczyna mieć pod kontrolą wszystko związane ze swoją pracą. Oznacza to, że może on rozpocząć pracę nad realizacją wyznaczonych wcześniej celów SMART. W tym okresie nowy pracownik powinien być w stanie spełnić oczekiwania swojego przełożonego. 

Celem planu na 30–60–90 dni jest upewnienie się, że każdy pracownik czuje się pewnie rozpoczynając pracę w nowej firmie i doskonale zna zakres obowiązków na swoim stanowisku. Plan na 30–60–90 dni może zawierać elementy wspólne dla wszystkich pracowników, takie jak poznanie zasad firmy czy innych zasobów, ale w większości będzie on dopasowany do roli i obowiązków każdej osoby.

Jakich osiągnięć należy spodziewać się w ciągu pierwszych 90 dni?

Podczas pierwszych 90 dni priorytetem powinno być poznanie kultury firmy i opanowanie obowiązków wymaganych na danym stanowisku. Chociaż podczas okresu początkowego planuje się czas na zadania niezwiązane z wdrażaniem, to główne cele najnowszego członka Twojego zespołu powinny koncentrować się wokół podstawowej aklimatyzacji.

Niektóre cele, jakie możesz wyznaczyć nowemu pracownikowi podczas pierwszych 90 dni obejmują:

• Zapoznanie się z misją firmy

• Poznanie struktury organizacyjnej, włącznie z rolami zarządu i współpracowników

• Zrozumienie, czego dotyczą obowiązki określone w opisie stanowiska pracy

• Zrozumienie harmonogramu projektu od początku do końca

• Wyznaczenie celów krótkoterminowych przyczyniających się do realizacji celów długoterminowych

Po upływie 90 dni należy przeprowadzić ocenę nowego pracownika, aby skontrolować jego postępy. Możesz wtedy udostępnić konstruktywne informacje zwrotne dotyczące jego osiągnięć i podpowiedzieć, jak może w dalszym ciągu się rozwijać.

Jak napisać plan na 30–60–90 dni

Plan na 30–60–90 dni zazwyczaj tworzy się przed wdrożeniem nowego pracownika lub natychmiast po rozpoczęciu przez niego pracy. Z tego powodu prawdopodobnie nie będziesz dokładnie wiedzieć, jaka jest jego osobowość ani mocne strony. Zamiast więc dopasowywać swój plan do umiejętności każdego pracownika, dostosuj go do swoich oczekiwań względem tego, co powinien on osiągnąć na danym stanowisku.

Krok 1: zadaj pytania

Po zatrudnieniu nowego pracownika rozpocznij planowanie od określenia, w jaki sposób powinien on przyczynić się do realizacji ogólnych celów firmy lub zespołu. Postaraj się zadać sobie wszystkie możliwe pytania na temat danego stanowiska, procesu wdrażania i zespołu. Burzę mózgów możesz rozpocząć następująco:

• Na jaką potrzebę odpowiada dana osoba? 

• Jaki konkretny problem masz nadzieję rozwiązać z jej pomocą?

• Co powinna wiedzieć ta osoba, aby odnieść sukces?

• Na czym będą polegać codzienne obowiązki nowego pracownika?

• Jaka będzie rola nowego pracownika podczas realizacji projektów?

Plan na 30–60–90 dni powinien pozwolić nowemu pracownikowi na uzyskanie jasnego obrazu tego, jak będą wyglądały pierwsze trzy miesiące jego pracy. Udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania pomoże mu odnieść sukces i wykształcić w sobie umiejętności potrzebne na danym stanowisku.

Krok 2: ustal realistyczne oczekiwania

Twój plan na 30–60–90 dni to nie lista czynności, jakie będzie codziennie wykonywać nowy pracownik, ale ogólny zarys tego, jakie miejsce ma on zajmować w firmie.

Tworząc plan na 30–60–90 dni pamiętaj, że w ciągu kilku pierwszych miesięcy nie można nauczyć się wszystkiego. Nawet jeśli szybko potrzebujesz jego pomocy, postaraj się nie przeciążać nowego pracownika nadmiarem zadań.

Określ, jakie powinno być rozsądne obciążenie pracą i zminimalizuj je przynajmniej na okres pierwszych 30 dni. Zaplanuj dodatkowy czas na szkolenie, ale jeśli okaże się, że nowy pracownik szybko opanowuje podstawy, stopniowo przydzielaj mu nowe obowiązki.

Krok 3: wyznacz cele SMART

Według badania przeprowadzonego w 2014 roku przez BambooHR, w okresie trzech miesięcy od rozpoczęcia pracy przeciętna firma traci jedną szóstą nowych pracowników miesięcznie. Wyznaczenie celów typu SMART od razu po dołączeniu do zespołu może zwiększyć retencję, ponieważ pracownik będzie wiedział, do czego ma dążyć.

Konkretny cel, który wyznaczysz nowemu pracownikowi będzie zależał od jego stanowiska i poziomu w firmie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych celów SMART na okres 90 dni:

• Twórca treści: pomyślnie opublikować trzy artykuły dla jednego z naszych klientów. Obejmuje to ukończenie całego procesu publikacji od kontroli jakości, aż po korektę wewnętrzną, korektę klienta i przygotowanie ostatecznej wersji. 

• Obługa klienta: współpracować z innymi członkami zespołu, aby rozwiązać 30 zgłoszeń. Obejmuje to opanowanie wewnętrznego systemu komputerowego i rozwiązywanie nieprzewidzianych usterek technicznych. 

• Agencja: współpracować z interesariuszami, aby napisać jeden tekst promocyjny. Następnie wypromować ten tekst wśród blogerów i pomyślnie opublikować go na co najmniej trzech stronach zawierających materiały związane z klientem.

Chociaż podczas pierwszych 90 dni priorytetem powinno być to, aby nowy pracownik poczuł się w swojej roli komfortowo, wyznaczenie wymiernych celów pozwoli mu uniknąć wrażenia, że jego jedynym zadaniem jest obserwowanie innych.

Krok 4: przydziel mentora

Nie wystarczy wręczyć nowemu pracownikowi planu na 30–60–90 dni i oczekiwać, że będzie on wiedział co zrobić. Dokument ten powinien być traktowany jak materiał referencyjny, do którego można zaglądać podczas współpracy z innymi członkami zespołu.

W ramach planu przypisz nowemu pracownikowi mentora, który będzie mu doradzał i odpowiadał na jego pytania podczas pierwszych tygodni pracy. Właściwie dobrany mentor może pomóc stopniowo wprowadzić nowego pracownika w jego obowiązki, unikając poczucia przytłoczenia.

Upewnij się, że mentor nie jest równocześnie przełożonym nowego pracownika. W ten sposób będą oni mogli swobodnie rozmawiać na temat synergii i norm panujących w zespole. Przełożony powinien koncentrować się na kwestiach bardziej ogólnych, takich jak cele długodystansowe i najlepsze praktyki w zakresie współpracy międzyzespołowej.

Krok 5: ustal regularne rozmowy kontrolne

Należy pamiętać, że plan na 30–60–90 dni powinien być elastyczny. Nawet, jeśli uważasz, że idealnie opisuje on wszystko, czego oczekujesz od nowego pracownika, nic nie gwarantuje, że pierwsze 90 dni pójdzie zgodnie z planem.

Przykładowo, może okazać się, że inny zespół będzie potrzebował pomocy Twojego nowego pracownika, co opóźni realizację wyznaczonych mu celów SMART. Może się także zdarzyć, że pracownik będzie przyswajał wiedzę wolniej lub szybciej niż zaplanowano. Postrzegając plan jako zestaw wskazówek, a nie ścisły harmonogram, łatwiej będzie dostosować go w razie zmian.

Niezbędne elementy planu na 30–60–90 dni

Zawartość planu na 30–60–90 dni będzie zależeć od tego, kto dołącza do Twojej organizacji, ale jego struktura powinna być podobna. Najważniejsze elementy obejmują:

• Misja firmy: na początku planu na 30–60–90 opisz krótko misję swojej firmy, aby nowy pracownik wiedział, jaki cel jej przyświeca. 

• Główne wytyczne: mogą one obejmować informacje na temat kultury firmy oraz opisywać wartości biznesowe. Można tu na przykład dodać takie informacje jak „Zadawaj pytania... Dbaj o relacje zawodowe... Myśl o zespole... Dbaj o swoje zdrowie...”.

• Poznaj członków zespołu: w tej sekcji umieść zdjęcia i informacje na temat członków zespołu, z którymi nowy pracownik będzie blisko współpracował. Pomoże to w poznaniu imion współpracowników oraz ich roli. 

• Przegląd pierwszego dnia: jest to jedyna sekcja planu na 30–60–90 dni, która szczegółowo opisuje harmonogram dnia. Chociaż może on ulec zmianie, postaraj się jak najlepiej poinformować pracownika czego powinien spodziewać się pierwszego dnia pracy, co obejmuje podanie danych do logowania czy instrukcji, jak skonfigurować pocztę e-mail i głosową. W ten sposób będzie on dokładnie wiedział co i kiedy ma zrobić oraz dokąd się udać. 

• Priorytety: w sekcji dotyczącej priorytetów, opisz zakres obowiązków nowego pracownika oraz określ, jaką potrzebę biznesową ma spełnić. 

• Cele SMART: jak wspomniano powyżej, cele SMART, które zostaną dołączone do planu na 30–60–90 dni powinny być mierzalne, związane ze stanowiskiem i możliwe do zrealizowania w ciągu pierwszych 90 dni. 

• Zasoby: w sekcji dotyczącej zasobów umieść odnośniki do firmowego podręcznika, opisu stanowiska, informacji na temat członów zespołu i innych ważnych materiałów. Możesz tu dodać wszystkie materiały, które mogą przydać się nowemu pracownikowi podczas poznawania firmy oraz specyfiki swojej pracy.

Użyj okresu 30–60–90 dni jako struktury, aby zbudować i odpowiednio dostosować plan, który sprawdzi się dla każdego nowego pracownika.

Usprawnij proces wdrażania nowych pracowników dzięki narzędziom do zarządzania pracą

Jeśli pracujesz z biura, może być konieczne wydrukowanie planu na 30–60–90 dni i wręczenie go nowemu pracownikowi w pierwszym dniu pracy. Ale jeśli wdrażasz kogoś do pracy zdalnie, wystarczy udostępnić go przez Internet. Najskuteczniejszym sposobem na to jest skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami. Po udostępnieniu planu możesz monitorować postępy członka zespołu korzystając z tego samego narzędzia.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala też na usprawnienie procesu wdrażania nowych pracowników dzięki wyznaczaniu działań do wykonania każdego dnia. W ten sposób, po zakończeniu pierwszych 90 dni pracy, nowy członek zespołu będzie mógł płynnie przejść do bardziej aktywnej roli. Skorzystaj z naszego darmowego szablonu wdrażania nowych pracowników i pomóż każdemu nowemu pracownikowi osiągnąć sukces.