Zespoły Spotify rozwijają programy dzięki Asanie

Spotify, które miało swoją premierę w 2008 roku, generuje obecnie największe przychody w przemyśle muzycznym. Dzięki swojej bazie słuchaczy liczącej 456 milionów użytkowników przyczynia się do wypłaty tantiem milionom artystów. Firma koncentruje się na zwiększaniu swoich przychodów z dwóch podstawowych źródeł: partnerstw reklamowych i subskrypcji Spotify premium. Inwestuje ona również w nowe przedsięwzięcia, np. w najlepszą w swojej klasie platformę do słuchania podcastów, audiobooków i treści oryginalnych.

Wielu pracowników Spotify korzysta z Asany, aby zarządzać swoją pracą i osiągać cele rozwojowe, w tym zespoły ds. przychodów, które tworzą kampanie reklamowe dla klientów i rozwijają nowe linie biznesowe, oraz zespoły IT, które zapewniają pracownikom technologię potrzebną do wykonywania ich pracy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Asana umożliwia im współpracę z agencjami i automatyzację ręcznych procesów, a także daje liderom wgląd w postępy w realizacji celów. Asana jest zarządzana centralnie z wykorzystaniem automatycznego przydzielania zasobów do obsługi pracowników, w głównej mierze zdalnych, w różnych miejscach na świecie, których praca w dalszym ciągu wprowadza rewolucyjne zmiany w dziedzinie strumieniowego przesyłania plików audio.

Zautomatyzowane administrowanie w Asanie 

Hotel w Mediolanie, biurko w Londynie, ciche miejsce w Tokio: program Spotify „Praca z dowolnego miejsca” zachęca pracowników do używania swoich laptopów tam, gdzie pracuje im się najlepiej. Ponieważ firma rozwija się globalnie, zespoły potrzebują narzędzi do współpracy, aby pozostawać w kontakcie. Pracownicy Spotify korzystają z Asany od 2013 roku.

Chris Sanchez, starszy inżynier ds. aplikacji w Spotify, ściśle współpracował z zespołem ds. obsługi klienta Asany w początkowym okresie konfiguracji, aby dopracować kontrolę administracyjną, bezpieczeństwo i automatyzację. Proces przydzielania i odbierania uprawnień jest teraz zautomatyzowany za pośrednictwem platformy do zarządzania tożsamością i dostępem. „Asana znajduje się w idealnej pozycji: pracownicy mogą automatycznie dołączać się i opuszczać aplikację oraz samodzielnie tworzyć projekty” – mówi Chris Sanchez. 

Dedykowany zespół ds. obsługi klienta Asany współpracuje ze Spotify, aby zapewnić zaawansowane szkolenia i pomóc zespołom przenieść ich przepływy pracy na platformę. Jeśli pracownik ma pytanie, może bezpośrednio przypisać zadanie swojemu zespołowi ds. obsługi klienta Asany lub zadać je za pośrednictwem specjalnego kanału w usłudze Slack Connect. Szkolenia samoobsługowe są dostępne w projekcie Asana, w którym zespół ds. obsługi klienta publikuje regularne aktualizacje i udostępnia filmy z nowymi funkcjami po ich uruchomieniu.

Skalowanie z Asaną

Zespoły ds. przychodów w Spotify używają Asany do skalowania operacji, automatyzacji ręcznych przepływów pracy i pilotowania nowych inicjatyw jako globalnie połączona organizacja.

Operacje kreatywne, zespoły ds. skalowanych usług marketingowych: zwiększanie przychodów z reklam

Zespół ds. operacji kreatywnych w ramach skalowanych usług marketingowych (Scaled Marketing Services) przejął cały zakres prac związanych z produkcją kampanii posprzedażowych i przeszedł z rozproszonych przepływów pracy w e-mailach do scentralizowanego przepływu pracy w Asanie, aby wspierać rosnącą liczbę kampanii dla klientów. 

Gdy menedżer konta przesyła zlecenie dotyczące kampanii za pośrednictwem formularzaw Asanie, wówczas zlecenie to tworzy w Asanie zadanie do kategoryzacji przez zespół ds. operacji kreatywnych. Następnie zespół ten używa szablonu projektu z etapami realizacji i przypisuje go do wewnętrznego kierownika projektu lub agencji zewnętrznej. Reguły w Asanie automatyzują kroki w miarę rozwoju kampanii.

Pulpity nawigacyjne Asany umożliwiają raportowanie statusu kampanii w czasie rzeczywistym, zapewniając całościowy wgląd w produkt pracy każdej agencji, realizację umów SLA i liczbę wyprodukowanych zasobów. Menedżerowie mogą zidentyfikować zaległą kampanię i ustalić, które agencje i którzy członkowie zespołu mogą pomóc w jej realizacji.

Blair Wilson, starszy menedżer w Spotify, mówi: „Łączność jest najważniejszym elementem Asany. Wszystkie nasze systemy znajdują się w jednym miejscu: od rozliczeń, przez produkcję zewnętrzną, po szablony kampanii, i komunikują się ze sobą w celu tworzenia niestandardowych raportów”.

Zespół operacji kreatywnych realizuje teraz globalną produkcję reklam na dużą skalę. Zostało to poparte sprawdzonym 50% wzrostem całkowitej liczby kampanii, którymi zespół może zarządzać, oraz 100% wzrostem liczby kampanii, które każdy kierownik projektu może obsłużyć miesięcznie, co umożliwiło zespołowi tworzenie większej liczby kampanii reklamowych dla klientów, napędzających wzrost przychodów Spotify.

Zespół inżynierii przychodów: obsługiwanie strumieni przychodów i tworzenie nowych

Zespół inżynierii przychodów Spotify otrzymuje od interesariuszy dużą liczbę zleceń dotyczących funkcji. Wcześniej zarządzali nimi za pomocą różnych kanałów, takich jak arkusze kalkulacyjne, czat, poczta e-mail itp., ale przeszli na Asanę w celu scentralizowanego przyjmowania próśb i zleceń, projektując proces przetwarzania zleceń w ramach tworzenia i ulepszania produktu oraz raportowania ich statusu. 

Interesariusze wypełniają formularz w Asanie, aby poprosić o nową funkcję lub ulepszenie, co powoduje utworzenie zadania w Asanie, które jest automatycznie przypisywane do odpowiedniego menedżera produktu w celu kategoryzacji w oparciu o typ określony w formularzu. 

Gdy menedżer produktu zobowiązuje się do wykonania pracy, zadanie jest również dodawane do głównego narzędzia śledzenia projektu w Asanie, które pokazuje w jednym miejscu wszystkie wymagane funkcje — źródło informacji zarówno dla interesariuszy, jak i zespołu inżynierii przychodów, umożliwiające zorientowanie się, na jakim etapie znajdują się prace. Pola niestandardowe w zadaniu wskazują status funkcji w cyklu tworzenia produktu oraz więcej szczegółów technicznych dotyczących postępu śledzonego rozwoju za pomocą integracji Asany z JIRA. Interesariusz składający wniosek jest dodawany do zadania jako współpracownik i w miarę zmiany wartości pól niestandardowych otrzymuje automatyczne powiadomienia odzwierciedlające postępy. 

Ta nowa widoczność wyeliminowała potrzebę organizowania wielu dużych spotkań dotyczących statusu i uprościła dotychczasowy czasochłonny proces pobierania danych do raportów o stanie poprzez kompilowanie i wysyłanie aktualizacji w sposób asynchroniczny. 

Zespół ds. infrastruktury sieciowej i operacji: umożliwienie pracownikom pracy z dowolnego miejsca

Zespół ds. infrastruktury sieciowej i operacji Spotify zaczął używać Asany do zarządzania wdrożeniami technologii w nowych biurach na całym świecie już w 2018 roku. Wcześniej współpracował on z lokalnymi zespołami i zewnętrznymi dostawcami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, poczty elektronicznej, czatu i innych narzędzi. 

Gdy zespół odkrył Asanę, stworzył szablon, który rejestrował wewnętrzne, sieciowe i zewnętrzne wymagania dotyczące wdrożeń technologicznych na każdym etapie projektu. Możliwość łatwego włączania zewnętrznych wykonawców do projektu i bezpośredniego przypisywania im zadań poprawiła odpowiedzialność i przejrzystość zespołu zarządzającego wieloma biurami na całym świecie. To znacznie poprawiło ich zdolność do terminowego tworzenia nowych biur i współpracy w różnych strefach czasowych bez konieczności odbywania wielogodzinnych spotkań w celu utrzymania zgodności.  

Z biegiem lat zespół przeniósł większą część swojej pracy do Asany i obecnie zarządza różnymi strumieniami pracy – od zarządzania mapą drogową It, przez migracje oprogramowania, po codzienną pracę na platformie. Harry może nadzorować wszystkie projekty realizowane przez zespół w jego portfolio, dzięki czemu wie, na czym skupić swój czas i może łatwo tworzyć raporty na temat postępów dla przywództwa.

Co dalej: naciśnij przycisk odtwarzania

Zespoły w Spotify będą nadal zarządzać pracą i usprawniać procesy w Asanie, aby wspierać wysiłki firmy w dostarczaniu najlepszych wrażeń audio swoim słuchaczom.