HelloFresh dostarcza klientom innowacyjne przepisy, korzystając z Asany

HelloFresh ma ambitną misję, aby na zawsze zmienić sposób żywienia ludzi. Ich celem jest zapewnienie każdemu gospodarstwu domowemu pełnowartościowych, domowych posiłków, bez konieczności robienia zakupów i jakichkolwiek kłopotów. I są na dobrej drodze do jego osiągnięcia. Firma jest obecnie wiodącym na świecie dostawcą zestawów do przygotowywania posiłków i od momentu rozpoczęcia działalności w Niemczech w 2011 roku odnotowuje niezwykły wzrost.

W ciągu zaledwie dekady zanotowała znaczący wzrost i w samym 2021 roku dostarczyła około miliarda zestawów do przygotowywania posiłków klientom w 17 krajach, generując roczne przychody netto w wysokości 6 miliardów euro. W 2017 roku HelloFresh przeprowadził pierwszą ofertę publiczną i zadebiutował na giełdzie papierów wartościowych we Frankfurcie, umacniając w ten sposób swój status najpopularniejszego dostawcy zestawów do przygotowywania posiłków na świecie.

HelloFresh chce pomóc ludziom zmienić sposób odżywiania się, oferując zestawy do przygotowywania posiłków zawierające wszystkie składniki potrzebne do przygotowania zdrowego, smacznego posiłku w domu. Wszystko, co potrzebne do przygotowania pysznego posiłku, jest starannie zaplanowane, pozyskiwane i dostarczane pod drzwi każdego klienta w dogodnym dla niego czasie. Wpływa to również na ograniczenie zjawiska marnotrawienia żywności i pomaga kupującym zaoszczędzić pieniądze, ponieważ HelloFresh kupuje składniki w takich ilościach, jakich dokładnie potrzeba.

Technologia: kluczowy czynnik sukcesu w HelloFresh

W miarę jak HelloFresh rozszerza swoją działalność na cały świat, technologia staje się kluczowym czynnikiem sukcesu firmy. Firma wykorzystuje różne rozwiązania technologiczne, aby dostarczać klientom większą wartość. Opisuje je na swoim blogu HelloTech, gdzie można dowiedzieć się więcej na przykład o zarządzaniu łańcuchem dostaw przy wykorzystaniu klastrów Kubernetes i Kafki do orkiestracji danych.

Łańcuch dostaw jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu dla organizacji takiej jak HelloFresh. Firma musi stale pozyskiwać wysokiej jakości składniki do swoich zestawów do przygotowywania posiłków, jednocześnie ciągle dostosowując się do zmieniających się preferencji klientów i sezonowych zmian w dostępności składników.

W HelloFresh zajmuje się tym 12-osobowy dział zaopatrzenia strategicznego, który koordynuje zakupy w regionie DACH (Niemcy, Austria i Szwajcaria). Zespół korzysta z Asany do zarządzania tym złożonym procesem, aby mieć wgląd we wszystkie działania realizowane w dziale i ograniczyć potencjalne błędy. 

Asana zapewnia skuteczną koordynację między działami HelloFresh

Zespół ds. zaopatrzenia strategicznego ściśle współpracuje z twórcami przepisów w HelloFresh, aby tworzyć innowacyjne, a jednocześnie proste, smaczne i sezonowe posiłki dla swoich klientów. Jest to relacja dwukierunkowa: twórcy przepisów muszą wiedzieć, jakie składniki są dostępne, a zespół ds. zaopatrzenia strategicznego musi być w stanie pozyskać te składniki w wystarczających ilościach. Dodatkowym utrudnieniem jest pozyskiwanie składników w odpowiedniej cenie, ponieważ HelloFresh dokłada wszelkich starań, aby posiłki, które zapewnia swoim klientom, były zarówno świeże, jak i w przystępnej cenie. Nieustannie korzystają oni również z informacji zwrotnych od klientów, aby poprawiać jakość i atrakcyjność swoich przepisów.

Zapewnienie płynnej współpracy między zespołami ds. zaopatrzenia i opracowania przepisów nie jest zadaniem łatwym. W swojej siedzibie w Niemczech HelloFresh korzysta z Asany, aby zapewnić działom takim jak dział ds. zaopatrzenia strategicznego i zespół ds. opracowywania składników możliwość koordynacji działań i bezproblemowej współpracy.

Przed przeniesieniem zarządzania pracą do Asany firma HelloFresh korzystała z arkuszy kalkulacyjnych, aby mapować proces zaopatrzenia w składniki i ich inwentaryzacji. Arkusze udostępniane były zespołom poprzez e-mail. W HelloFresh zdawali sobie sprawę, że potrzebują nowego sposobu zarządzania tą pracą o krytycznym znaczeniu. Sposobu, który usprawniłby komunikację, zwiększył poczucie odpowiedzialności i priorytetyzował składniki oraz przepisy o największym znaczeniu, aby zapewnić zadowolenie klientów. 

Obecnie każdy członek zespołu może łatwo odnaleźć w Asanie swój projekt inwentaryzacji składników, aby sprawdzić, czy są one dostępne tylko w określonych porach roku lub dla określonego rodzaju kuchni, i łatwo wykluczyć z określonych przepisów produkty nienadające się do spożycia w surowej formie. Dzięki Asanie informacje o składnikach są łatwo dostępne przez cały czas, co pozwala zespołowi działać szybciej. 

Asana została szybko wdrożona przez zespół ds. opracowywania składników, który ściśle współpracuje z zespołem ds. zaopatrzenia strategicznego w zakresie zamawiania nowych składników i zarządzania zapasami, które wykorzystywane są w zestawach kupowanych przez klientów. W pracowitym miesiącu otrzymują ponad 100 zamówień na nowe produkty i składniki. Oprócz tego istnieje wiele zmiennych elementów, którymi trzeba zarządzać, zespołów, z którymi trzeba współpracować oraz czynności, które trzeba wykonać. Na przykład w regionie DACH HelloFresh oferuje 30 różnych przepisów tygodniowo, więc konieczna jest elastyczność i zwinność. 

Płynna i bezproblemowa migracja do Asany

Zdaniem Móniki Mory, która opracowuje składniki, migracja do Asany przebiegła płynnie i bezproblemowo. „Projekt wdrożenia Asany zrealizowaliśmy w prostym modelu kaskadowym. Zaczęliśmy od utworzenia mapy obejmującej całą naszą pracę, a następnie przenieśliśmy ją do Asany” – powiedziała Mónica. „Potem ustaliliśmy, kto jest zaangażowany na każdym etapie procesu pozyskiwania składników oraz jakie szczegółowe informacje i podzadania należy przypisać do każdego działania, aby realizacja zamówienia mogła posuwać się do przodu. Staraliśmy się jak najdokładniej odzwierciedlić dotychczasowy proces, aby zespół był już z nim zaznajomiony i mógł go płynnie wdrożyć”. 

Korzystanie z Asany daje zespołowi ds. składników więcej możliwości. Jak mówi Mónica: „W szerokim zakresie wykorzystujemy reguły, aby zautomatyzować poszczególne kroki naszego procesu. Zamówienie danego składnika jest reprezentowane przez zadanie w projekcie. Wraz z postępem w jego realizacji jest ono automatycznie przenoszone do różnych sekcji, dzięki wykorzystaniu reguł. Gdy zamówienie zostaje przeniesione do nowej sekcji, zadanie zostanie automatycznie przypisane do członka zespołu, który zajmuje się tym krokiem. Na przykład po dostarczeniu próbki zadanie zostaje przypisane do osoby odpowiedzialnej za etap kontroli jakości. Następnie zamówienie jest przenoszone i przypisywane do działu ds. zakupów strategicznych, który jest odpowiedzialny za pozyskiwanie produktu”. Dzięki temu zespół widzi, na jakim etapie znajduje się każde zamówienie i kto jest odpowiedzialny za ten krok. „Po przeprowadzeniu testów i po zatwierdzeniu optymalnego składnika Asana automatycznie informuje wszystkich interesariuszy, że został on dodany do naszego menu” – mówi Mónica. „Wtedy osoby tworzące przepisy mogą zacząć używać nowego składnika”.

Procesy HelloFresh działają szybciej dzięki Asanie

Wdrożenie Asany do zarządzania procesem pozyskiwania i inwentaryzacji składników pozwoliło HelloFresh szybciej opracowywać i wprowadzać na rynek nowe przepisy sezonowe, które odpowiadają preferencjom klientów. Mónica podkreśla, że dzięki Asanie działania do wykonania są widoczne, obowiązki są jasno określone, a członkowie zespołu wiedzą, na kiedy muszą wykonać swoją pracę i dzięki temu dotrzymują terminów. A terminowe wykonanie zadania jest jak nagroda, której smak doceni każdy.

Wyborna przyszłość z Asaną

Dotychczasowe sukcesy skłoniły HelloFresh do integracji nowych procesów, takich jak wdrażanie nowych dostawców w proces składania ofert oraz rezygnacja z określonych składników, aby płynnie synchronizowały się z zamówieniami na składniki. Mónica przewiduje jeszcze szersze wykorzystanie Asany w przyszłości przez inne zespoły, ponieważ dostrzegają one korzyści, jakie przynosi to zespołom ds. zaopatrzenia strategicznego i opracowywania składników. Na przykład inne zespoły testują już wykorzystanie Asany w procesach próbkowania przepisów i raportowania. Mónica planuje w swoim zespole wykorzystać więcej potężnych funkcji Asany oraz oszczędzających czas możliwości raportowania, aby pomóc w opracowaniu innowacyjnych przepisów, które odpowiadają zmieniającym się preferencjom klientów. To brzmi przepysznie.