Benefit Cosmetics zaskakuje swoich klientów dzięki Asanie

W 1976 roku siostry bliźniaczki Jean i Jane Ford otworzyły malutki sklep z produktami do makijażu w San Francisco. Ich celem było zarabianie zaledwie 33 USD dziennie, aby osiągnąć próg rentowności, i to zadziałało. Dziś Benefit Cosmetics jest uwielbianą marką kosmetyczną z produktami w ponad 55 krajach i ponad 3000 salonów kosmetycznych BrowBar, które zdobyły rekord Guinnessa w dziedzinie „najwięcej przeprowadzonych przez zespół zabiegów woskowania brwi w ciągu ośmiu godzin”. Ta firma należąca do LVMH jest znana z opakowań i marketingu, który jest pełen osobowości. Ich slogan mówi wszystko: „Śmiech jest najlepszym kosmetykiem”.

Jessie Geisen, menedżerka ds. marketingu marki w amerykańskim zespole marketingowym Benefit, pomaga twórcom stojącym za wspaniałą marką zachować produktywność. Amerykański zespół kreatywny składa się z projektantów, copywriterów oraz specjalistów od wideo i fotografii, którzy pracują nad maksymalnie 75 projektami jednocześnie. Jessie zarządza obciążeniem pracą, co miesiąc sortuje 50–60 zleceń od innych zespołów i planuje osie czasu kampanii. Od publikacji produktów, poprzez e-maile i płatne media aż po influencer marketing na rynku amerykańskim – Jessie utrzymuje porządek i spotyka się z każdym członkiem zespołu kreatywnego co tydzień, aby przejrzeć wyznaczone zadania.

Zespół amerykański korzystał z narzędzia do zarządzania pracą, ale brakowało mu kilku kluczowych funkcji. Nie było możliwości komunikowania się i zadawania pytań na platformie, więc kiedy twórcy otrzymywali zadanie bez wszystkich potrzebnych informacji, musieli je śledzić na czacie lub e-mailowo. Tymczasem Jessie musiała tworzyć osie czasu kampanii i obliczać obciążenie pracą, ale narzędzie nie oferowało takich funkcji, więc musiała eksportować dane do arkusza kalkulacyjnego i używać ręcznych formuł. Ten system powodował problemy.

• Wiele równoległych konwersacji prowadzonych na czacie i w e-mailach spowalniało produkcję oraz zmieniało zakres projektu.

• Praca wymykała się spod kontroli, ponieważ nie była scentralizowana.

• Jessie spędzała zbyt dużo czasu na ręcznym tworzeniu raportów obciążenia pracą i planowaniu osi czasu.

Indeks anatomii pracy pokazuje, że ten rodzaj „czynności okołozadaniowych” zajmuje ponad 60% czasu amerykańskiego pracownika wiedzy. Jessie rozpoczęła poszukiwania nowej platformy do zarządzania pracą, aby przyspieszyć realizację projektów kreatywnych i usprawnić współpracę w amerykańskim zespole.

Lepszy sposób na udostępnianie informacji i uproszczenie napiętego kalendarza zespołu

Zespół szukał platformy, która mogłaby śledzić wszystkie rodzaje projektów i umożliwiać zadawanie pytań w samym narzędziu. Jessie musiała również zarządzać przychodzącymi zleceniami od innych zespołów, szybciej tworzyć osie czasu kampanii i planować zasoby zespołu.

Niektórzy członkowie zespołu używali Asany wcześniej, a gdy porównywali ją do innych rozwiązań, stwierdzili, że Asana jest najłatwiejsza w obsłudze oraz ma najlepiej wyglądające wizualnie opcje. Różne projekty pogrupowane według kolorów, np. fiolet dla inicjatyw marki, ułatwiają przeglądanie wszystkich prac na żywo. „Asana najlepiej do nas pasowała, ponieważ jest przyjazna dla użytkownika” mówi Jessie. „Kolory pomagają mi szybko zobaczyć, co się dzieje, bez przytłoczenia nadmiarem informacji”.

Firmę przyciągnęły również elastyczne widoki Asany takie jak obciążenie pracą oraz możliwość dodawania komentarzy i załączników do zadań. „Komentarze w Asanie były dla nas bardzo ważną funkcją. Jeśli projektant jest zdezorientowany co do zadania lub nie ma potrzebnego zasobu, może zostawić komentarz do zadania, zamiast osobno wysyłać wiadomości do innego zespołu” mówi Jessie.

Wprowadzenie Asany w zespole kreatywnym

Zespół kreatywny Benefit był podekscytowany możliwością korzystania z Asany i skutecznego rozwiązywania napotykanych wcześniej wyzwań. Współpracowali z menedżerem ds. sukcesu klienta (CSM) Asany, aby dopasować przepływy pracy do sposobu pracy zespołu w Stanach Zjednoczonych. Następnie Jessie przeprowadziła zespół przez prezentację i szkolenie oparte na najlepszych praktykach wdrożeniowych dostarczonych przez CSM, aby pokazać zespołowi, jak używać Asany na swoich stanowiskach.

Aby zachęcić do wprowadzenia Asany, Jessie nieustannie rozwiewała wątpliwości i odpowiadała na pytania zespołu. Z biegiem czasu sterowała procesami produkcyjnymi i wysyłała cotygodniowe e-maile z aktualizacjami dotyczącymi Asany, takimi jak przypomnienia i ulepszenia funkcji od ich CSM. Po dwóch miesiącach zespół i wiceprezes ds. marketingu już wiedzieli, jak używać Asany do rozwiązywania problemów.

Oszczędność 10 tygodni roboczych rocznie dzięki scentralizowanej platformie do komunikacji i zleceń

Obecnie amerykański zespół marketingowy korzysta z Asany do zarządzania wszystkimi projektami i prośbami o szybszą realizację.

Sortowanie zleceń kreatywnych za pomocą formularzy

Zespół kreatywny otrzymuje teraz prośby i zlecenia za pośrednictwem formularzy w Asanie, co skutkuje średnio 78 przesłanymi formularzami miesięcznie. Przyczynia się to do szacowanych oszczędności czasu wynoszących prawie sześć tygodni roboczych rocznie dzięki wyeliminowaniu zbędnych wiadomości. Zlecenia trafiają do projektu „Przychodzące zlecenia kreatywne” w Asanie, który służy Jessie jako przestrzeń do sortowania zleceń. Zawiera sekcje dla „nowych zleceń”, „zatwierdzonych zleceń” i „zarchiwizowanych zleceń”.

Każde zgłoszenie jest wyświetlane jako zadanie z polami niestandardowymi, które są wypełniane informacjami wprowadzanymi przez współpracowników do pól formularza. Po zatwierdzeniu zlecenia Jessie tworzy podzadania dla każdego etapu realizacji i przypisuje je do odpowiedniej treści lub pracownika. Wszystkie informacje zwrotne i komunikacja odbywają się w komentarzach do zadania nadrzędnego, dzięki czemu współpracownicy mogą zobaczyć pełny kontekst i najnowsze decyzje.

Jessie aktualizuje formularz w Asanie, aby modyfikować proces zespołu. Dzięki temu osoby składające zlecenie od razu przekazują twórcom wszystkie niezbędne informacje do natychmiastowego rozpoczęcia pracy. W jednym z pól składający zlecenie musi wymienić wszystkich „współpracowników” projektu – osoby, które powinny być informowane. Następnie Jessie dodaje te osoby do zadania w Asanie, aby mogły otrzymywać powiadomienia i uczestniczyć w przeglądach.

Monitorowanie obciążenia pracą

Jessie wykorzystuje widok obciążenia pracą, aby automatycznie obliczać moce przerobowe zespołu i wizualizować je na tygodniowej osi czasu. Stworzyła portfolio dla każdego zespołu, aby przechowywać jego projekty i zadania, takie jak portfolio zespołu projektowego, i może kliknąć widok obciążenia pracą, aby zobaczyć zadania każdego projektanta. Jessie udostępnia te informacje twórcom w każdy poniedziałek, aby omówić nadchodzący tydzień i wprowadzić poprawki. Takie wizualne podsumowania nie byłyby możliwe, gdy Jessie korzystała z arkuszy kalkulacyjnych. Teraz w Asanie widzi automatyczne aktualizacje za każdym razem, gdy zmieniają się terminy wykonania lub obowiązki.

Zarządzanie pracą w ten sposób w Asanie pomaga zespołowi kreatywnemu Benefit uzasadnić biznesowo zatrudnianie większej liczby osób, takich jak niezależni projektanci czy copywriterzy, ponieważ zespół może łatwo ocenić swoje obciążenie pracą względem otrzymywanych zleceń.

Planowanie dat dla kampanii

Aby zaplanować oś czasu dla nowej kampanii w Stanach Zjednoczonych, Jessie po prostu używa szablonu projektu w Asanie z kluczowymi kamieniami milowymi. Wprowadza datę premiery, a Asana automatycznie wypełnia terminy wykonania dla każdego zadania. Następnie dodaje wszelkie inne zadania specjalne dla tej kampanii. „Asana wypełnia daty w pięć sekund, a w arkuszach kalkulacyjnych ten proces zajmuje co najmniej godzinę” mówi Jessie.

Zespół kreatywny korzysta również z widoku kalendarza, aby łatwo zobaczyć, kiedy odbywa się wiele kampanii, co pozwala mu wykryć luki i aktywnie planować nakładające się zadania. Zadania używają pól niestandardowych do wyróżniania rodzajów pracy za pomocą własnych kolorów, takich jak „treść”, „płatne media” i „wysyłka do influencerów”. Pozwala to zespołowi filtrować i przeglądać określone kategorie pracy – na przykład tylko oś czasu influencer marketingu.

Scentralizowanie komunikacji i współpracy

Całkowite szacowane oszczędności czasu amerykańskiego zespołu marketingowego wynikające z korzystania z Asany wynoszą 52 dni robocze lub 10 tygodni roboczych rocznie. Te nowe usprawnienia poprawiają morale projektantów, pomagają zespołowi realizować każdą rozpoczętą inicjatywę (koniec z chaosem komunikacyjnym) i umożliwiają zespołowi zajęcie się bardziej ambitnymi oraz złożonymi projektami, takimi jak skomplikowana kampania płatnych mediów dla POWmade czy wypuszczenie na rynek nowego produktu do brwi.

Scentralizowanie komunikacji w zadaniach w Asanie, oprócz formularzy, znacznie przyczynia się do tych oszczędności czasu. Zespół wysyła ponad 600 komentarzy miesięcznie, co zmniejsza potrzebę przełączania się między e-mailami, czatami oraz innymi platformami.

„Nasz zespół może realizować kreatywne projekty znacznie szybciej, ponieważ w krótkim czasie uzyskuje potrzebne informacje” – mówi Jessie. „To duża korzyść dla wszystkich. O wiele mniej frustracji i komunikacji zewnętrznej, które zawsze spowalniają pracę ”.

Efektywna i kreatywna współpraca pozwala firmie Benefit szerzyć piękno i dobre samopoczucie

Amerykański zespół marketingowy Benefit przygotowuje się na rok ekscytujących premier produktów. Ten kreatywny zespół wygenerował szereg pomysłów, aby zainteresować konsumentów nowymi produktami, a do zarządzania wszystkimi inicjatywami i wydarzeniami planuje użyć Asany. W miarę jak Jessie usprawnia proces kreatywny, ma nadzieję na migrację do Asany większej liczby zespołów, z którymi współpracuje, takich jak zespół ds. mediów społecznościowych firmy Benefit. W pięknych barwach rysuje się przyszłość firmy, która wierzy, że radość życia jest najlepszym kosmetykiem — i używa Asany, aby przekazać to przesłanie swoim amerykańskim fanom.