Wat is een belanghebbendenanalyse en waarom is het belangrijk?

Beschouw uw project als een film die genomineerd is voor een Oscar. U wint en moet naar voren komen om een grote speech te geven. Wie bedankt u?

In projectbeheer vormen deze mensen de belanghebbenden van uw project - mensen die belang hebben bij uw project en u op de een of andere manier op weg hebben geholpen. Belanghebbenden van een project kunnen uiteenlopen van de mensen die het werk doen en de mensen die het werk goedkeuren tot de mensen voor wie u het werk doet. Ze zijn allemaal belangrijk.

Geloof het of niet, het identificeren van de belanghebbenden van uw project kan moeilijker zijn dan het voorbereiden van uw aanvaardingsspeech voor een Oscar. Dat is het moment voor een belanghebbendenanalyse. Door een analyse te maken van de belanghebbenden en deze in kaart te brengen, kunt u gemakkelijk de belanghebbenden van een project identificeren en beheren. In dit artikel laten we u stapsgewijs zien hoe u een belanghebbendenanalyse kunt maken en de impact van uw project kunt vergroten.

Wat is een belanghebbende in projectbeheer?

Tot de belanghebbenden van een project behoren de mensen die een invloed kunnen hebben op het project of die er door worden beïnvloed. Belanghebbenden kunnen uit elk niveau van de organisatie komen, van individuele medewerkers tot directieleden. Waar ze ook vandaan komen, wanneer ze bij uw project betrokken zijn, zijn ze belangrijk. Zelfs als uw belanghebbenden niet rechtstreeks betrokken zijn bij de dagelijkse werkzaamheden van een project, kunnen ze toch beïnvloed worden door het resultaat van het project.

Wat is een belanghebbendenanalyse?

Een belanghebbendenanalyse is een manier om de belanghebbenden van uw project en de invloed die ze op het project kunnen hebben te identificeren op basis van twee aspecten: de invloed van de belanghebbende en het belang van de belanghebbenden. Een kaart van de belanghebbenden kan u helpen begrijpen welke belanghebbenden een grote en welke een kleine invloed op uw project hebben, en welke belanghebbenden veel en welke weinig belang hebben bij uw werk. Op deze manier kunt u effectief communiceren met alle belanghebbenden van uw project - op de manier die voor hen het beste werkt.

Wat is belanghebbendenbeheer?

Zodra u een kaart gemaakt hebt, is belanghebbendenbeheer het proces van het communiceren met de belanghebbenden van uw project. Door middel van belanghebbendenbeheer kunt u verzekeren dat u op het juiste moment informatie van het juiste niveau met uw belanghebbenden deelt - of het nu updates op taakniveau zijn, regelmatige projectstatusrapporten, of grotere programmaoverzichten.

Een groot gedeelte van het belanghebbendenbeheer van een project bestaat uit het maken van een communicatieplan. Als onderdeel van uw communicatieplan moet u duidelijk maken welk kanaal belanghebbenden moeten gebruiken (e-mail, ), hoe vaak verschillende gegevens moeten worden gecommuniceerd en wie er verantwoordelijk is voor de verschillende kanalen.

Het identificeren van de belanghebbenden van een project

In ruimere zin kan bijna iedereen beïnvloed worden door uw project. In projectbeheer zijn de belanghebbenden van uw project echter alleen de mensen die op de een of andere manier betrokken zijn bij het besluitvormingsproces van uw project. Dit kunnen belangrijke belanghebbenden zijn die de verwachte uitkomsten van het project goedkeuren, of teamleden die het werk doen dat nodig is om van punt A naar punt B te komen. Leden van uw doelgroep behoren ook tot de belanghebbenden van het project, omdat zij het meest beïnvloed worden door de beslissingen die u neemt.

In principe kunt u de belanghebbenden van het project identificeren door uzelf de eenvoudige vraag te stellen: "Beïnvloedt het werk dat ik doe deze persoon?" Als het antwoord ja is, dan is deze persoon waarschijnlijk een belanghebbende van het project.

Het is belangrijk om op te merken dat niet iedereen die beïnvloed wordt door uw project iets te zeggen heeft over de manier waarop het verloopt. Belangrijke belanghebbenden, zoals degenen die we in dit artikel bespreken, zijn de mensen die een stem hebben met betrekking tot het resultaat van een project. Weten wie uw belangrijkste belanghebbenden zijn kan u helpen uw relaties met uw belanghebbenden te verbeteren en meer steun te krijgen van de mensen die het belangrijkste zijn.

De twee typen belanghebbenden die u in uw project kunt tegenkomen

In grote lijnen zijn er twee typen belanghebbenden bij projecten: interne belanghebbenden en externe belanghebbenden. Interne belanghebbenden zijn meestal degenen waar u aan denkt wanneer het over belanghebbenden gaat. Het omvat alle medewerkers van uw bedrijf die betrokken zijn bij uw project, van uw direct ondergeschikten tot de leidinggevenden. Externe belanghebbenden aan de andere kant zijn alle belanghebbenden buiten uw organisatie. Dit kunnen klanten, een bureau, een opdrachtnemer, gebruikers, investeerders, leveranciers of externe medewerkers zijn.

Typen interne belanghebbenden

• Projectmanager

• Leden van het projectteam

• Projectportfoliobeheerder en/of programmabeheerder

• Projectsponsor, indien u er een heeft

• Leidinggevenden

• Andere cross-functionele interne teams

Typen externe belanghebbenden

• Klanten

• Opdrachtnemers

• Onderaannemers

• Gebruikers

• Investeerders

• Leveranciers

De voordelen van een belanghebbendenanalyse

Goede belanghebbenden leveren een belangrijke bijdrage aan uw project. Tijdens de planningsfase van het project zijn het de belanghebbenden die u helpen bij het bepalen van de richting van het project. Interne belanghebbenden kunnen u helpen bij het ontwikkelen van een budget- of middelenbeheerplan voor het project. Weten wie uw externe belanghebbenden zijn kan u helpen de reikwijdte van uw project en uw projectdoelstellingen vast te stellen. Zodra het project is gestart kunnen goede belanghebbenden vervolgens ondersteuning bieden en helpen wanneer er dingen fout gaan en uw team gemotiveerd houden.

Een goed inzicht in de belanghebbenden van uw project kan u helpen meer inzet te verwerven en uw project effectiever uit te voeren. Daarnaast kan een analyse van uw belanghebbenden u helpen:

• Meer ondersteuning en middelen te verwerven

• De zichtbaarheid van het project te vergroten, vooral voor leidinggevende belanghebbenden

• Dure blokkeringen later in het project te voorkomen

• Via de juiste kanalen en op het juiste moment te communiceren

• Informatie van het juiste niveau met uw belanghebbenden te delen.

4 stappen voor het maken van een belanghebbendenanalyse

Het identificeren en beheren van de belanghebbenden van uw project is een geweldige manier om de juiste omstandigheden voor een succesvol project te creëren. Als u de steun van de belangrijkste belanghebbenden van het project hebt, dan krijgt u ondersteuning die kritisch kan zijn tijdens de levenscyclus van het project. Zonder de ondersteuning van belanghebbenden kunt u aan de andere kant midden in het project tot de conclusie komen dat u de verwachtingen van de belanghebbenden moet terugschroeven, wat tot wijzigingen en onnodige projectrisicio's kan leiden. Hier zijn de vier stappen die u moet nemen om dit te voorkomen en een effectieve belanghebbendenanalyse te maken.

Stap 1: belanghebbenden identificeren

Voordat u de verwachtingen van uw belanghebbenden gaat beheren, moet u eerst weten wie de belanghebbenden van uw project zijn. Zorg ervoor dat u zowel met interne als externe belanghebbenden rekening houdt. Stel uzelf de volgende vraag om uit te zoeken wie de belanghebbenden van uw project zijn:

• Wie geeft om dit project?

• Wie wordt er beïnvloed door dit project?

• Wie kan dit project beïnvloeden?

• Wie kan dit project goedkeuren/afwijzen?

Als u hulp nodig hebt om uw belanghebbenden te vinden, kunt u overwegen een RACI-tabel of belanghebbendenregister te maken om bij te houden wie wie is, waarom ze ertoe doen, en wat hun invloed op het project zal zijn. Voordat u overgaat naar stap 2 dient u voor de zekerheid nog één controle uit te voeren. Vraag uzelf af:

• Zijn er nog andere interne belanghebbenden waar ik me van bewust zou moeten zijn, zoals personeelsmanagers of projectportfoliobeheerders?

• Heb ik alle belangrijke projectleiders en -managers opgenomen?

• Zijn er externe belanghebbenden die ik ben vergeten die kunnen worden beïnvloed door het resultaat van dit project?

Stap 2: de invloed-/belangenniveaus van belanghebbenden vaststellen

Een sterke betrokkenheid van belanghebbenden kan uw project echt naar een hoger niveau tillen. De beste manier om een sterke betrokkenheid te waarborgen is door een duidelijke belanghebbendenkaart samen te stellen met daarop het invloed-/belangenniveau van elke belanghebbende. Dit raster, soms een macht-belang-raster of een belangenmatrix genoemd, is de beste manier om uw vier belangrijkste groepen belanghebbenden te visualiseren.

De vier belangrijkste groepen belanghebbenden zijn:

• Grote invloed en groot belang. Dit zijn waarschijnlijk degenen die uw project goedkeuren en sponsoren. Extern kunnen het ook belangrijke partners en klanten zijn. Zorg ervoor dat u regelmatig contact opneemt met deze belanghebbenden om ervoor te zorgen dat uw verwachtingen op elkaar zijn afgestemd. Zorg er tijdens de loop van het project ook voor dat u actief met deze belanghebbenden van het project samenwerkt. U kunt ze beschouwen als de belangrijkste spelers van uw team belanghebbenden.

• Grote invloed en gering belang. Deze mensen kunnen uw project blokkeren of ondersteunen, maar hebben er waarschijnlijk geen belang bij dit te doen. Het kunnen cross-functionele partners op afstand zijn of de directie van uw bedrijf. Zorg ervoor dat deze belanghebbenden op de hoogte zijn van de basisbeginselen van uw project en vraag uw belanghebbenden met veel macht en weinig belang u te helpen met het onderhouden van de relatie als dit nodig mocht blijken. Houd er rekening mee dat hun werk, hoewel ze weinig belang hebben bij het project, toch kan worden beïnvloed door uw werk - en u wilt niet dat dat als een onverwachte verrassing komt. Houd deze belanghebbenden tijdens de loop van het project op de hoogte van de hoofdzaken om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn met de projectvoortgang.

• Geringe invloed en groot belang. U hebt waarschijnlijk geen goedkeuring nodig van deze groep belanghebbenden, vooral niet voor de eerste projectdetails. Het is belangrijker deze belanghebbenden tijdens stap 4 te betrekken. Houd deze belanghebbenden tijdens de loop van het project op de hoogte.

• Geringe invloed en gering belang. Dit zijn de secundaire belanghebbenden. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van uw werk moet u ze semi-regelmatig op de hoogte houden via projectstatusrapporten, of ze pas aan het eind informeren. Vergeet echter niet tijdens de loop van het project contact op te nemen met deze belanghebbenden voor het geval ze meer betrokken willen worden.

Stap 3: de behoeften van de belanghebbenden begrijpen

De werkelijkheid is dat sommige belanghebbenden het oneens zullen zijn met bepaalde elementen van het project. Als projectmanager is het uw verantwoordelijkheid hun behoeften en standpunten te begrijpen en met een oplossing te komen die het succes van het project niet negatief beïnvloedt.

Soms is iemand die u als een "moeilijke belanghebbende" beschouwt alleen maar iemand die andere prioriteiten heeft dan u. Misschien verstoort uw werk zelfs een deel van zijn of haar werk. Wanneer u probeert de dingen vanuit het perspectief van de belanghebbende te zien, is de kans groter dat u een oplossing vindt, en de situatie kan omvormen tot een win-win-scenario.

Wanneer u twijfelt, plaats uzelf dan in de schoenen van de ander. Vraag uzelf af:

• Wat heeft hij of zij nodig?

• Welk communicatieniveau wil deze belanghebbende?

• Wat is de meest effectieve communicatiestrategie?

• Werken er bepaalde invloeden of influencers in op deze belanghebbenden?

• Hoe kunt u de belangen van belanghebbenden nauwkeurig identificeren?

Stap 4: houd belanghebbenden op de hoogte

Zodra u uw belanghebbenden hebt geïdentificeerd en hebt nagedacht over hun behoeften, moet u ze uitnodigen voor uw projectplanningssessies en kickoff-vergadering, als u er een heeft. De belangrijkste belanghebbenden moeten ook hun handtekening zetten onder uwproject charter, projectplan, projectdoelstellingen en projectbereik.

Zorg ervoor dat u, zodra uw project van start is gegaan, alle relevante belanghebbenden op de hoogte houdt van de wijzigingen en voortgang. Behalve een betere zichtbaarheid draagt het vroegtijdig documenteren van uw voortgang ook bij tot het verminderen van miscommunicaties later tijdens het traject.

Hoewel u zou moeten proberen om een verscheidenheid aan verschillende belanghebbenden uit te nodigen, dient u ervoor te zorgen dat u de belangrijkste belanghebbenden prioriteit geeft. U hebt niet de goedkeuring van alles en iedereen nodig. Wanneer u twijfelt, gaat u terug naar uw belanghebbendenanalyse om te identificeren wie op de hoogte moet worden gehouden.

Met uw belanghebbenden met veel macht en een groot belang kunt u bijvoorbeeld regelmatig samenkomen om het project te bespreken en onverwachte uitdagingen aan te pakken. Om de rest van uw belanghebbenden op de hoogte te houden, stuurt u regelmatige projectstatusupdates met behaalde mijlpalen, eventuele blokkeringen en volgende stappen. We raden u aan elke twee weken een update te sturen, of vaker als u een complex initiatief beheert.

Veelvoorkomende valkuilen bij het in het kaart brengen van belanghebbenden

Er is geen perfecte oplossing voor het communiceren met belanghebbenden. Hier vindt u echter wel de meest voorkomende valkuilen en hoe u ze kunt voorkomen:

Gebrek aan grenzen

• Probleem: Te enthousiaste belanghebbenden van het project zorgen voorscope creep.

• Oplossing: Implementeer een wijzigingsbeheerproces.

Overenthousiaste belanghebbenden van het project kunnen soms een negatieve invloed hebben. U besteedt een hoop tijd aan het plannen van uw project en het vastleggen van uw deliverables. Als er echter te veel belanghebbenden zijn die hun eigen ideeën inbrengen over nieuwe deliverables, bijgewerkte tijdlijnen of aangepaste budgetten, dan kan uw project snel uit koers raken.

Een wijzigingsbeheerproces is de beste manier om grenzen met uw belanghebbenden af te spreken. Door een proces op te stellen voor het voorstellen, beoordelen en aanvaarden van wijzigingen in de scope van uw project, kunt u ervoor zorgen dat uw project dynamisch en up-to-date blijft, zonder u zorgen te hoeven maken over scope creep. Een wijzigingsbeheerproces bestaat uit vier elementen:

1. Belanghebbenden van een project dienen een wijzigingsverzoek in.

2. De belangrijkste belanghebbenden beoordelen het verzoek.

3. Keur de wijziging goed, wijs de wijziging af of stel de wijziging uit.

4. Pas de scope of de doelstellingen van het project dienovereenkomstig aan. 

Belanghebbenden vergeten op te nemen

• Probleem: Tijdens de eerste identificatiefase vergeet u een belanghebbende die een groot belang bij dit initiatief.

• Oplossing: Betrek uw projectteam bij de fase waarin belanghebbenden worden geïdentificeerd.

Het is bijna onvermijdelijk dat u een cross-functionele belanghebbende vergeet, of wel aan een belanghebbende denkt, maar vergeet deze toe te voegen aan de lijst met belanghebbenden of zijn of haar invloed-/belangniveau te berekenen. Dit soort fouten worden nu eenmaal gemaakt, maar u wilt ze zoveel mogelijk voorkomen, zeker wanneer het belanghebbenden betreft met veel invloed of een groot belang.

De beste manier om er zeker van te zijn dat dit niet gebeurd is uw projectteam te betrekken bij de fase van het identificeren van de belanghebbenden. Overweeg een brainstormingssessie met het team om elke belanghebbende te identificeren en te categoriseren zodat iedereen op de lijst terecht komt. Wanneer u nog steeds niet zeker van uw zaak bent, laat u de lijst aan uw manager of projectsponsor zien om er zeker van te zijn dat u niemand vergeet. Bij twijfel altijd vragen!

Belanghebbenden niet vroeg genoeg bij het project betrekken

• Probleem: U was al begonnen aan uw project toen u uw belanghebbendenanalyse startte.

• Oplossing: Maak de volgende keer van tevoren een belanghebbendenanalyse.

Deze ligt voor de hand, maar is toch het vermelden waard. Wanneer u een belanghebbende vergeet, gebruik dat dan als een leermoment voor uw volgende project. Als u bijvoorbeeld vergat om een belanghebbendenanalyse te maken en er pas na deprojectstart aan dacht, onthoud dan om dit de volgende keer wel te doen.

De sleutel tot het beheren van belanghebbenden is duidelijkheid

Om ervoor te zorgen dat uw project vlekkeloos verloopt, moet u ervoor zorgen dat de verwachtingen van uw belanghebbenden overeenkomen met de verwachte projectresultaten. U moet met andere woorden in het gehele project de duidelijkheid vergroten en aanmoedigen.

Een werkbeheertool zoals Asana is de beste manier om dit te doen. Werkbeheertools helpen u mensen en werk te beheren op verschillende niveaus van uw organisatie. Voor meer informatie kunt u onze inleiding tot werkbeheer lezen.