8 stappen om een effectief projectstatusrapport te schrijven

Het is het einde van de week en het is weer zover: u moet door een verschillende spreadsheets, e-mails en tools spitten om een update in elkaar te knutselen over hoe het project er voor staat. 

Het rapporteren over de status van het werk is essentieel om uw team op dezelfde golflengte te houden, proactief risico's te identificeren en op schema en binnen het budget te blijven. Het handmatig samenstellen van deze informatie uit verschillende bronnen is echter een van de belangrijkste oorzaken van werk over werk, en dat hindert uw betekenisvolle taken met een hoge impact . 

In plaats van deze informatie handmatig te verzamelen, kunt u een sjabloon voor projectstatusrapporten gebruiken om dit proces voor u te stroomlijnen. Op die manier besteedt u minder tijd aan het onnodig verzamelen van gegevens en meer tijd aan het werk dat er toe doet.

Het maakt niet uit of u op het punt staat uw eerste projectstatusrapport te schrijven of op zoek bent naar een beter systeem dan het systeem dat u nu gebruikt, dit artikel legt stap voor stap uit wat een voortgangsrapport is, hoe u er een kunt bouwen en hoe u uw projectstatusrapporten kunt gebruiken om elke keer uw deadlines te halen. Hier leest u hoe.

Wat is een projectstatusrapport?

Projectstatusrapporten zijn tijdige updates over de voortgang van uw projecten. Projectrapporten bieden beknopte informatie op hoog niveau over de voortgang van het project. Daarmee krijgen teamleden in één oogopslag inzicht in wat er binnen het project gebeurt. Met een tijdig statusrapport zorgt u ervoor dat uw hele projectteam en cross-functional belanghebbenden begrijpen wat er op schema ligt, wat er geblokkeerd is en wat er nog moet worden gedaan.

Het regelmatig delen van projecstatusupdates is belangrijk omdat het helpt om alle belanghebbenden van het project op de hoogte te houden over de voortgang van uw project. De updates beantwoorden vragen die iedereen heeft, voordat de teamleden ook maar de kans hebben ze te stellen. Ze tonen en vertellen uw team dat het op schema ligt, waardoor u (en alle anderen) zich zelfverzekerd voelen.

Hoe vaak u projectstatusrapporten deelt hangt af van de tijdlijn van uw project. Sommige projecten hebben baat bij een wekelijkse rapportage, andere hoeven slechts één keer per maand te worden bijgewerkt. Plan uw projectrapporten zo vaak als nuttig is voor uw belanghebbenden. Dit moeten geen reactieve rapporten zijn over dingen die verkeerd gaan, maar effectieve rapporten die uw team op de hoogte stellen van de voortgang van het project, of het project nu op schema ligt, risico loopt of niet meer op schema ligt.

De voordelen van effectieve projectrapportage

Rapportage is niet iets dat u moet doen omdat het nu eenmaal verwacht wordt. Effectieve rapportage heeft een verscheidenheid aan voordelen. Wanneer u correct rapporteert over de projectstatus, kunt u op effectieve wijze:

De gezondheid van het project bijhouden

Het ergste dat uw project kan overkomen is dat u aan het eind van de tijdlijn beseft dat u de hele tijd niet op schema hebt gelegen. Niemand wordt graag voor voldongen feiten gesteld en als projectmanager beschikt u over de mogelijkheden om ervoor te zorgen dat uw team te allen tijde op de hoogte is van de gezondheid van uw project.

Voortgangsrapporten zijn een manier om dat allemaal te doen zonder te veel handmatig werk. Omdat deze rapporten samenvattingen op hoog niveau mengen met enkele belangrijke cijfers, heeft iedereen een idee van de gezondheid van het project. En als het project niet meer op schema ligt? Dan kunt u het snel en proactief herstellen, zodat u op tijd en binnen budget uw projectdeadline kunt halen.

De projectvoortgang samenvatten

Projectstatusrapporten zijn geen realtime-rapporten. Deze rapporten zijn samenvattingen van wat er de afgelopen week, de laatste twee weken of laatste maand tijdens het werk aan het project is gebeurd. Ze bieden belanghebbenden de gelegenheid om op de hoogte te blijven over hoe goed u zich aan het projectplan houdt. 

Als u op zoek bent naar tips over hoe u in realtime rapporteert over projecten, kunt u ons artikel over tools voor universele rapporten voor elk team bekijken. 

Minder handmatig werk

Als projectmanager heeft u al genoeg op uw bord. U hoeft niet ook nog eens elke week uren te besteden aan het ophalen van gegevens uit verschillende plaatsen. Projectrapportagetools maken het gemakkelijk om deze informatie op één plek te vinden en met een klik op een knop een projectstatusrapport te maken.

Deel volgende stappen en actiepunten

Projectstatusrapporten zouden naar uw projectteam, projectsponsor, belangrijke belanghebbenden en cross-functional teamleden moeten worden verzonden. Omdat het rapporten op hoog niveau zijn, zijn ze geschikt voor iedereen die op de hoogte wil blijven van de voortgang van het project.

Dit is de optimale manier om iedereen te laten weten wat er gebeurt zonder in details te treden. Als er belangrijke volgende stappen of actiepunten voor het project zijn, deelt u ze hier zodat iedereen weet wat te verwachten.

Blokkades proactief identificeren

Als uw project niet op schema ligt, laten uw statusrapporten anderen weten wat de vertraging is en wat u doet om de blokkades op te heffen. Dit biedt u de kans om uw proactieve aanpak te tonen om dingen weer op schema te krijgen. Net als het projectrisicobeheerproces helpt proactieve statusrapportage problemen te identificeren en op te lossen voordat ze de tijdlijn van uw project beïnvloeden.

Neem afscheid van statusvergaderingen

De dagen van de statusvergadering zijn voorbij. We weten dat ze geen effectieve manier waren om uw tijd te besteden. In tegenstelling tot persoonlijke vergaderingen, worden projectstatusrapporten gedeeld in een centrale tool die teamleden asynchroon kunnen bekijken wanneer ze maar willen. Ze kunnen de informatie naslaan of dieper op het project ingaan als dat nodig is. Bespaar de tijd die u besteedt aan vergaderingen en gebruik deze voor waardevolle vergaderingen zoals brainstormsessies of all-hands. 

Voordat u rapporteert: Combineer rapportage met effectief projectbeheer

Het grootste voordeel van projectstatusrapportage is dat het uw handmatige werk reduceert, informatie centraliseert en het makkelijk maakt iedereen op de hoogte te houden. Als uw informatie is verspreid over talloze tools, kunt u niet op een effectieve manier gebruikmaken van rapportagesjablonen. U zult nog steeds handmatig een Excel-spreadsheet of die e-mail van het team moeten openen om uw informatie te verzamelen. 

Zorg er in plaats daarvan voor dat u gebruikmaakt van projectbeheersoftware als uw centrale bron van waarheid. Met projectbeheersoftware:

• Heeft u een centrale bron van waarheid zodat teamleden zien wie wat doet en wanneer. 

• Kunt u gemakkelijk projectinformatie visualiseren in een Gantt-grafiek, kanbanbord, agenda of lijstweergave in spreadsheet-stijl. 

• Maakt u statusrapporten met een klik op een knop. 

• Biedt u een plek waar teamleden die de statusrapporten lezen en meer details willen, de informatie die ze nodig hebben kunnen opzoeken. 

• Heeft u toegang tot aanvullende projectgegevens zoals uw projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables en meer.

Natuurlijk vinden wij dat Asana een geweldig optie is. Asana is een werkbeheertool die uw hele team kan gebruiken. Uw cross-functional medewerkers hebben een manier nodig waarop ze eerdere statusrapporten kunnen bekijken. Uw belangrijkste belanghebbenden hebben een overzicht in vogelvlucht nodig van de voortgang van het hele programma of van het projectportfoliobeheer. En uw teamleden hebben een manier nodig om hun eigen werk bij te houden tijdens de gehele levenscyclus van het project.

8 stappen om geweldige projectstatusrapporten te schrijven

Hoe pakt u het schrijven van een projectstatusrapport aan? Zorg ervoor dat u een heldere structuur creëert die u consistent voor alle toekomstige statusrapporten kunt gebruiken. Let er ook op dat het overeenkomt met uw projectbriefing zodat u bij het schrijven van het rapport niet van het onderwerp afdwaalt.

Volg deze gids om te begrijpen wat u in uw projectstatusupdate moet opnemen. Met een project over werknemerstevredenheid als voorbeeld tonen we elke stap in de praktijk.

1. Bouw uw rapport waar het werk wordt uitgevoerd

Zorg er voor dat u uw rapport opstelt voordat u de informatie over uw werk al bijhoudt in een projectbeheertool. Op deze manier hoeft u de informatie niet handmatig uit talloze bronnen bij elkaar te sprokkelen. In plaats daarvan kunt u het handmatige werk beperken en met een paar klikken een rapport maken.

Wanneer u begint met een projectbeheertool is het makkelijker om afhankelijkheden vast te leggen en aankomende taken op te merken. U wordt dus nooit overvallen door de gezondheid van uw project.

2. Geef uw rapport een naam

Een goede optie is om voor de duidelijkheid gewoon de naam van het project te gebruiken. Als u regelmatig over dit project rapporteert, moet u ook een datum of tijdstempel opnemen.

Voorbeeld van een titel van een projectrapport: Februari 2020 - Initiatief werknemerstevredenheid

3. Geef de gezondheid van het project aan

De gezondheid van het project is de huidige status van het project. De gezondheid van het project kan van rapport tot rapport veranderen, zeker als u blokkades ondervindt of juist grote projectrisico's uit de weg weet te ruimen. Ga op zoek naar een projectbeheertool waarmee u de projectstatus kunt communiceren en of het project wel of niet op schema ligt. Een van de manieren waarop u dit kunt doen is met een kleurcodesysteem (groen = op schema, geel = loopt risico, rood = niet op schema).

Voorbeeld van een update over de gezondheid van het project: Projectstatus ligt op schema.

4. Vat het statusrapport kort samen

De samenvatting van uw projectstatusrapport moet beknopt zijn - ongeveer 2 tot 3 zinnen. Het doel is de lezers die misschien geen tijd hebben om het hele rapport te lezen een kort overzicht te geven van de belangrijkste feiten.

De is de eerste sectie van uw rapport en de beste plek om:

• Hoogtepunten op te nemen

• Belangrijke blokkades te signaleren

• Onverwachte projectrisico's aan te geven

Voorbeeld van een samenvatting van een statusrapport: De resultaten van onze enquête zijn binnen en worden op dit moment geëvalueerd. Op het eerst gezicht zien we een werkgeverstevredenheid van 80%, 3 procent meer dan bij de laatste enquête. Het betrokkenheidscomité en het leidinggevende team overleggen welke nieuwe betrokkenheidsinitiatieven er in onze belangrijkste doelgebieden, waaronder carrièreontwikkeling en transparantie, kunnen worden geïmplementeerd.

5. Voeg een algemeen overzicht toe van elk kerngebied

Afhankelijk van uw project kunnen de kerngebieden die u beschrijft van rapport tot rapport verschillen of gelijk blijven. In bijvoorbeeld een Agile-project dat continu verbetert, gebruikt u waarschijnlijk de dynamische kerngebieden die betrekking hebben op de dingen waar uw team tijdens de laatste sprint aan heeft gewerkt. Bij een project voor het plannen van een evenement zijn er daarentegen een aantal kerngebieden die u moet vermelden, zoals promotie, inschrijvingen en sprekers. 

Voeg voor elk kerngebied in het statusrapport een paar punten toe die een update geven van de voortgang, prestaties en aankomend werk.

Voorbeeld van een overzicht op hoog niveau van een kerngebied: Enquêteresultaten

• 70% van de medewerkers nam deel aan de tevredenheidsenquête.

• Ons totale tevredenheidspercentage is 80%.

• Slechts 57% van de werknemers rapporteert dat ze een duidelijke carrièrepad hebben, wat 5% minder is dan bij de vorige enquête. 

• 41% van de werknemers gaf transparantie op als de belangrijkste verbetering die ze graag zouden willen zien.

6. Voeg links toe naar andere documenten en bronnen

Hoewel u niet elk klein detail over hoe uw project verloopt hoeft op te nemen, zullen sommige mensen meer willen weten. Voor belanghebbenden die op zoek zijn naar meer diepgaande informatie, geeft u links naar documenten of bronnen. Hiertoe kan specifiekere projectinformatie behoren, zoals links naar specifieke mijlpalen van het project, of de bredere gevolgen van het project in de vorm van een verwijzing naar de bedrijfsdoelen waar het project een bijdrage aan levert.

Voorbeeld: Neem een link op naar de werknemerstevredenheidsenquête en naar de bredere OKR van het bedrijf wat betreft het vergroten van de betrokkenheid van het werknemers tijdens het boekjaar.

7. Signaleer eventuele blokkades die het project is tegengekomen

Alle projecten komen blokkades tegen. Deze kunnen komen in de vorm van projectrisico's, onverwachte overschrijdingen van het budget, of vertragingen die van invloed zijn op de projecttijdlijn. Door belanghebbenden op de hoogte te houden wanneer zich problemen voordoen, kan iedereen de nodige aanpassingen doorvoeren om op schema te blijven.

Voorbeeld van een blokkade: Het leidinggevende team wil de resultaten bekijken voordat het betrokkenheidscomité opnieuw vergadert, maar heeft hier de komende drie weken nog geen tijd voor. Dit zal onze totale projecttijdlijn vertragen.

8. Geef volgende stappen aan

Dit kan een lijst zijn met volgende stappen, erkenning die u aan iemand wilt geven, of wat u ook maar wilt benadrukken.

Voorbeeld: Bedankt Sarah A. voor het sturen van meerdere berichten naar werknemers om te vragen deel te nemen aan de enquête!

Sjabloon voor het maken van uw projectstatusrapport

Om snel alles wat u in de vorige sectie hebt geleerd in de praktijk te brengen, schrijft u uw volgende statusrapport met dit makkelijk in te vullen sjabloon:

Naam van het rappport:

Geef uw rapport een naam. Dit kan zo eenvoudig zijn als de projectnaam en de datum van het rapport.

Gezondheid van het project:

Is het project op schema, loopt het risico of is het vertraagd?

Samenvatting:

Neem hier een korte beschrijving op van de belangrijkste conclusies van uw projectstatusrapport. Houd er rekening mee dat drukke belanghebbenden misschien alleen naar deze sectie kijken. Neem hier dus alle hoogtepunten en blokkades op waar het gehele team van op de hoogte zou moeten zijn

Kerngebied 1: Overzicht op hoog niveau

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

Kerngebied 2: Overzicht op hoog niveau

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

Kerngebied 3: Overzicht op hoog niveau

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

• Specifieke details over de voortgang, prestaties en aankomend werk.

Aanvullende informatie en links: 

Verwijs naar relevante projectdetails of projectgegevens op hoog niveau waar belanghebbenden interesse in zouden kunnen hebben. Deze sectie biedt teamleden de gelegenheid dieper in de details te duiken, of te begrijpen hoe het projectinitiatief in uw grotere strategische doelen past. 

Blokkades:

Loopt u tegen uitdagingen aan? Hoe gaat u ze oplossen?

Aanvullende notities of hoogtepunten:

Zijn er andere dingen die uw team moet weten? Wat zijn de belangrijkste vervolgstappen?

Voorbeeld van een projectstatusrapport

Hoewel een handleiding voor het schrijven van projectstatusrapporten handig is, kunt u soms pas aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk echt zien hoe uw eigen update eruit zou kunnen zien. Nietwaar? We dachten al dat u het met ons zou zijn. Daarom hebben we voor u een voorbeeld uitgewerkt dat u wel eens nuttig zou kunnen vinden:

Rapportnaam: Lancering e-book

Projectstatus: op schema

Samenvatting:

Er is veel vooruitgang geboekt deze week! We zijn nog steeds in de conceptfase, maar Avery Lomax gaat deze week een onderwerp uitkiezen. De inhouds- en ontwerpteams zijn gereed en staan klaar om van start te gaan zodra we het groene licht geven.

Concept:

• Het planningsteam is samengekomen om een algemeen onderwerp te bespreken

• We hebben drie definitieve ideeën en zullen er vrijdag één uitkiezen

• Voor volgende donderdag staat er een briefing voor het inhoudsteam gepland

Inhoud:

• Het inhoudsteam staat klaar om te beginnen met het schrijven van inhoud zodra ons idee is afgerond.

• Ze verzamelen relevante bedrijfsinformatie die moet worden opgenomen

Ontwerp:

• Ontwerp beoordeelde vijf voorbeelden van e-books om te bepalen welke stijl ze leuk vonden

• Ze zullen voor komende dinsdag een sjabloon kiezen

Aanvullende notities of hoogtepunten:

• Jen is de hele week niet op kantoor. Richt dus alle vragen over de inhoud aan Joy

• Bedankt Henry voor het verzamelen van een enorme lijst onderwerpen waar we uit kunnen kiezen!

Problemen/uitdagingen:

Zoals we allemaal weten is de deadline voor het e-book krap. Het is essentieel dat we allemaal in ons projectbeheerinstrument werken om iedereen georganiseerd en op schema te houden. Bedankt!

Stroomlijn rapportage met een werkbeheertool

Het bovenstaande rapport is duidelijk en gemakkelijk te volgen. Door het rapport in een werkbeheertool als Asana te bouwen, kunt u elke sectie automatisch invullen, behalve de samenvatting. Zo ziet het bovenstaande rapport er in Asana uit:

Beste praktijken voor het rapporteren van de projectstatus

Nu weet u wat u moet opnemen in uw projectstatusrapport, maar misschien hebt u nog een paar aanvullende vragen. Wanneer u statusrapporten voor uw project opstelt, helpen deze beste praktijken u een winnende update te formuleren.

Hoe vaak moet u rapporteren?

De frequentie waarmee u uw projectstatusrapporten verzendt hangt af van het type project dat u uitvoert. Als uw project van korte duur is, of dingen snel bewegen, moet u proberen om wekelijkse projectstatusrapporten te versturen. Als het initiatief waarover u rapporteert echter een langetermijnproject is, is het waarschijnlijk al voldoende om tweewekelijkse of zelfs maandelijkse rapporten te versturen. Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat de belanghebbenden van uw project op de hoogte zijn.

Wanneer u gebruik maakt van een projectrapportagetool kunt u voor uzelf een taak instellen om altijd op een bepaalde dag van de week statusrapporten te versturen. Deze terugkerende herinneringen maken het makkelijk uw belanghebbenden op de hoogte te houden, of u nu wekelijkse statusupdates of maandelijkse voortgangsrapporten verstuurt. In beide gevallen zullen uw belanghebbenden uw updates verwachten. Daardoor zullen ze zelf minder vaak contact met u opnemen voor de laatste stand van zaken (en ze zullen het waarderen dat ze op de hoogte worden gehouden).

Door regelmatig rapporten te versturen, kunt u een overmaat aan projectgerelateerde vergaderingen vermijden (we weten allemaal dat onnodige vergadering zo hun eigen reputatie hebben). Sla de vergaderingen waarin de laatste stand van zaken wordt besproken over en houd tijd over voor belangrijker werk.

Wat moet u opnemen?

Het hangt van het project af en wie er bij betrokken is, maar over het algemeen moet u alle belanghebbenden die aan uw project werken een update sturen. U zou al tijdens het projectplanningsproces een belanghebbendenanalyse moeten uitvoeren waarbij u alle belanghebbenden, sponsors en teamleden in kaart brengt. Raadpleeg uw projectplan als u niet zeker bent.

Zelfs als het statusrapport van die desbetreffende week geen betrekking heeft op een bepaald teamlid, moet u het toch met iedereen delen. Het is voor iedereen belangrijk om een overzicht op hoog niveau te hebben. Teamleden die het rapport niet diepgaand hoeven te bekijken, kunnen uw samenvatting snel doornemen, terwijl anderen die meer betrokken zijn in de details kunnen duiken die u hebt verstrekt. 

Hoe gedetailleerd moet u zijn?

Een projectstatus moet niet elk klein detail geven. Laat het werk het verhaal vertellen - u verzamelt alleen maar informatie en voegt een beetje kleur toe. Zie een projectstatusrapport als een titel. Neem alleen de belangrijkste onderdelen op van uw project die gevolgen hebben voor de meeste belanghebbende.

U wilt altijd aangeven of het project op schema ligt, risico loopt of achter ligt op schema. Geef een korte samenvatting van wat is voltooid en wat er aan komt, en geef vervolgens een link naar andere bronnen voor diegenen die meer details willen weten.

Waar moet u uw projectstatusrapport schrijven?

De beste manier om statusupdates op te stellen en te delen is met een werkbeheertool. Ga op zoek naar een tool die een overzicht van uw project biedt zodat uw team een centrale bron van waarheid heeft voor al het projectgerelateerde werk. Op die manier kunt u, in plaats van projecten in spreadsheets te beheren, alles — van statusupdates, projectbriefings, belangrijkste deliverables tot belangrijke projectmijlpalen — op één plek bewaren. Uw rapporten zijn gemakkelijk te delen en de belanghebbenden kunnen op elk moment eerdere statusrapporten bekijken, zodat u niet gebombardeerd wordt met e-mails.

Rond uw project af: vat uw werk samen

De statusrapporten waar we het over hebben, worden altijd tijdens een project verstuurd om iedereen op de hoogte te houden. Het is echter ook slim om zodra het project is afgelopen een laatste samenvatting te versturen. Beschouw dit als de executive summary voor uw project. Dit is uw kans de belanghebbenden een overzicht te bieden. Gebruik het om het project officieel af te sluiten.

Vergeet niet dat dit een overzicht op hoog niveau is. In de plaats van updates en statussen op te nemen, biedt u een samenvatting van het verloop van het project. Hier zijn een paar vragen die u in het samenvattingsrapport van het project moet beantwoorden:

• Wat waren de doelen van dit project en werden ze gehaald?

• Werd het project op tijd en binnen het budget voltooid (indien van toepassing?)

• Welke successen moeten worden benadrukt?

• Welke uitdagingen kwamen we tegen?

• Wat kunnen we leren van dit project dat ons kan helpen bij toekomstige projecten?

Houd alle belanghebbenden op koers met statusrapporten die zichzelf schrijven

Als u op zoek bent naar een manier om met uw volgende project de verwachtingen te overtreffen, zou u eens projectstatusupdates moeten versturen. Deze houden u productief, efficiënt en eindverantwoordelijk, en geeft tegelijkertijd alle anderen een snel (en boeiend) inkijkje in wat er binnen het project gebeurt.

Gebruik de middelen die we ter beschikking hebben gesteld om rapporten te maken die net genoeg informatie geven zonder te diep in te gaan op de details. Vind een oplossing voor projectbeheer zoals Asana met functies die speciaal zijn ontworpen om u te helpen met statusrapporten. U bespaart tijd en heeft uw project zo georganiseerd als maar mogelijk is.