コンティンジェンシープラン用テンプレート

ビジネスイニシアチブ計画には、物事が計画通りに進まない場合のバックアッププランの作成も含める必要があります。コンティンジェンシープラン用テンプレートを使用すれば、万が一障害が発生した場合でも、バックアップ戦略を迅速に確立し開始できます。

コンティンジェンシープランとは？

コンティンジェンシープランとは、何らかの原因で通常の業務に支障が生じた場合に備えて、チームや事業に対して作成する戦略のことです。コンティンジェンシープランは、通常業務における「プラン B」と考えてください。何かによって通常業務が行えなくなった場合でも、業務を継続できるよう作成する計画です。

【コンティンジェンシープランと事業継続計画の違いとは？】

コンティンジェンシープランと事業継続計画は、両者とも事業継続を目的とした戦略なので似たように聞こえますが、実は異なります。

一般的に、コンティンジェンシーは事業の中断を回避するために作成され、将来の潜在的な問題に備えます。コンティンジェンシープランの実行には通常、対象インシデントが一定の基準を満たす必要があり、シナリオが一定の基準を満たした場合にのみ実行されます。コンティンジェンシープランを策定する際は、同時にプラン実行の条件となる「基準」を策定しなければならないのです。 

一方の事業継続計画とは、インシデント発生時における事業継続支援を目的に導入されるソリューションのことをいいます。コンティンジェンシープランは状況が一定の要件を満たすことが実行の条件となりますが、事業継続計画にはそのような条件はありません。つまり、何らかの問題が生じた段階で、事業継続計画の実行を開始できます。

コンティンジェンシープラン用テンプレートとは？

コンティンジェンシープラン用テンプレートは、自然災害への対応計画など、想定外の緊急事態に備え作成するコンティンジェンシープランの複製可能なアウトラインです。

コンティンジェンシープランのテンプレートを作成することで、より効率的にコンティンジェンシー計画を立てることができ、ビジネスが大きなリスクにさらされるのを予防することにつながります。つまり、緊急事態に直面した場合でも、チームにはビジネス機能を維持するための万全の戦略が整っていることになります。

しかし、計画を立てただけでは十分ではありません。緊急事態が発生した場合は、迅速に行動する必要があります。協働ワークマネジメントプラットフォームがあれば、チームメンバーは、緊急時に必要な情報に即座にアクセスできるでしょう。

コンティンジェンシープラン用テンプレートを使うメリット

コンティンジェンシープラン用テンプレートには、次のようなメリットがあります。

• 【計画に適切な情報を確実に組み込める】コンティンジェンシープラン用テンプレートを使用して戦略を立てると、シナリオの評価基準などの重要な要素と、事業継続に必要な戦略を準備できます。これにより、チームがプランを実行する際に必要なすべての情報が確実にプランに組み込まれます。

• 【フォーマットを標準化できる】すべてのコンティンジェンシープランが同じ形式で構成されていれば、コンティンジェンシープラン実行時にチームメンバーは必要な情報の場所がすぐにわかります。危機的状況下では、人間は時としてきちんと物事を考えることができないものです。同様のフォーマットで情報をまとめることで、必要な情報を見つけるための認知負荷を軽減できます。

• 【プラン作成を効率化できる】Asana のようなデジタルワークマネジメントプラットフォームでコンティンジェンシープランのテンプレートを作成すると、完全なコンティンジェンシープランをすばやく簡単に作成できます。テンプレートを複製して、そのプランに応じた情報を追加するだけです。

組み込まれている機能

• プロジェクトの要旨: プロジェクトの要旨は、プロジェクトチーム全体に重要な詳細情報や日程を伝える手段です。プロジェクトの要旨は、Asana のような信頼できる唯一の情報源で管理し、チームが容易にアクセスできるようにしてください。

• 承認リクエスト: 場合によっては、タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されるかどうか知る必要があります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• メッセージ: 具体的なアクションにつながらない情報を共有する必要がある場合は、Asana のメッセージ機能をおすすめします。メッセージを使用すると、アクションが不要な仕事について、Asana 内でコミュニケーションをとることができます。個人、チーム、プロジェクトを自由に組み合わせてメッセージを送れるので、メンバー全員で共通認識を持てます。また、Asana のタスク、プロジェクト、目標にリンクすることで、メッセージの受信者が簡単に背景情報を把握し、詳細を把握できるようになります。

おすすめのアプリ

• Vimeo: 文章で言いたいことを伝えることはできますが、文字だけでは話し方や感情、表情を伝えることはできません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージング機能なら、会議を開かなくてもチームに必要なコンテキストを伝えられます。自分の姿や操作画面を録画した短い動画を、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。Asana によって録画した動画の文字起こしが自動で作成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバック、質問、タスクの割り当てまで、すべてを Asana 上で進められます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事リクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

よくある質問