ワークマネジメントの成功に欠かせない 3 つの要素

複数のチーム間で仕事を調整する場合、混乱が生じることはよくあります。メールやメッセージアプリを掘り返さなければ情報が見つからないとなれば、なおさらです。仕事を計画、整理、実行するためのシステムがなければ、混乱とカオスが広がり、チームの動きは鈍り、締め切りは守られず、最も実現したいゴールを達成できなくなります。リモートワークでは、こういった問題が悪化し、チームにとって大きなストレスとなる場合があります。

幸い、チームはオフィスで一緒に仕事をするにしろ、世界中でリモートおよび分散勤務をするにしろ、こういったコーディネートのハードルを乗り越えることができます。これを解決してくれる味方がワークマネジメントとワークマネジメントシステムです。

しかし、選択肢はたくさんあるので、ツールに求めるべき機能を見極めるのは難しいかもしれません。このガイドを最後までお読みいただくと、ワークマネジメントツールにどのような機能があれば、チームは連携を保ち、期日を守り、目標を達成できるのか、ということが明確になると思います。

ワークマネジメントとは何か、またチームのコラボレーションにどう役立つのか？

ワークマネジメントシステムを導入するとなぜチームの生産性が上がるのか、ということを詳しく解説する前に、まずはワークマネジメントとは何かということを正確に定義しておきましょう。Asana では次のように考えています。

ワークマネジメントとは、プロジェクトや進行中のプロセス、ルーチンのタスクなど、組織のあらゆるワークフローを調整するシステマティックな手法で、チームが目標をすばやく達成するために必要な透明性を提供します。組織のあらゆるレベルを通じて人と仕事の調整を行い、最も重要な仕事を遂行するために、全員が必要な情報を手に入れられるようにします。”

基本的に、ワークマネジメントはプロジェクトマネジメントとは対照的に、単にタスクを完了にしたり、単一の成果物に取り組むために使うものではありません。むしろ、チーム全体の働き方を広範囲に管理する手段であり、長期的に組織全体でより優れたコーディネートを実現するプロセスと仕事の計画をセットアップするためのものです。

また、ワークマネジメントでは仕事の全体像と仕事のすべての要素の関連性が示されるため、チームメンバー全員がそれぞれの仕事が会社や組織のより大きな目標にどう貢献するのかを把握できます。この関連性が明確であると、従業員の労働意欲が向上します。

自分の仕事が組織に大きなインパクトを与えているということをメンバーたちが理解できるようにすれば、メンバーたちはやる気を維持しながらプロジェクトに取り組めるということに気が付きました。”

では、ワークマネジメントはどのように実践されるのでしょうか？ワークマネジメントシステムを構成する 3 つの中核的要素を紹介し、ワークマネジメントとは実際どのようなものか、コラボレーションがスムーズに行える理由やストレスが抑えられる理由を確認してみましょう。

中核要素その 1: ワークマネジメントシステムの要素を整理する

すべての業界や会社には、チームや組織内の仕事および仕事の計画を定義する基本要素が 3 つ存在します。

• タスク

• プロジェクト

• ポートフォリオ

チームや組織がワークマネジメントツールを活用すると、これらの基本要素に基づいて、仕事を計画、整理、実行することが容易になります。各要素について詳しくご説明します。

まずタスクとは、ブログ記事の最初の編集作業や誰かの書いたコードのレビューなど、仕事の個別のピースを意味します。タスクは、月次レポートのように反復するものも、ウェブページの更新のように単発のものもあります。仕事やチームが取り組むプロジェクトの種類を問わず、すぐれたタスクの条件は、「誰が」「何を」「いつまでに」完了するのかの 3 つを明確にすることです。当たり前のようですが、この「誰が何をいつまでに」をすぐに決めずにタスクを作成して割り当てると、責任範囲が不明瞭なために混乱が生じます。

複数のタスクをグループ化すると、仕事の第 2 の基本要素、「プロジェクト」が構成されます。プロジェクトはチームが達成しようとする一回り大きな目標であり、新製品のリリースやブランドキャンペーンの開始などがこれに当たります。言い換えれば、すべてのプロジェクトは、その規模に関わらず、単純に、複数の (または多数の) 個別のタスクから成り立っているのです。

「プロジェクトのポートフォリオ」は、仕事の第 3 の基本要素です。簡単に言えば、ポートフォリオはプロジェクトをグループ化したものです。これはマネージャー (または複数のプロジェクトに関わる個々のコントリビューター) にとって、多くの物事を追跡する上で特に有効です。ポートフォリオを使った進捗追跡によって、チーム間で透明性と信頼が生まれ、経営上層部からマネージャー、従業員一人ひとりに至るまで、すべての階層でシームレスな連携が可能になります。ワークマネジメントシステムのプロジェクトポートフォリオを使用すると、イニシアチブ全体を俯瞰し、個別のプロジェクトをタスクレベルまで深掘りできるので、チームメンバー全員の取り組みを確認できます。

理想的なワークマネジメントシステムは、これらの 3 つの基本要素をシームレスにつなげ、最も重要なイニシアチブの各レベルにおいて、チームと個人が明確な情報と担当者を把握できるようにします。その明確な情報と責任を確保することが、ストレスを抑え、仕事を先に進めることへの第一歩となります。ワークマネジメントシステムは、仕事の骨組みを作り、細部から全体像まで、仕事のすべてを 1 か所にまとめます。

中核要素その 2: ワークマネジメントシステムのフレキシブルなビュー

仕事の情報 (タスク、プロジェクト、プロジェクトのポートフォリオなど) の収集や整理の仕方を標準化する上で全体的な構造は大切ですが、その情報をフレキシブルに表示できるワークマネジメントシステムを使用すると、チームの効率をさらに向上させることができます。フレキシブルな表示が可能であるために、すべてのメンバーが独自の方法で仕事を表示し、その表示を操作できる上に、その機能はチームのワークマネジメントシステムの中にうまく収まっています。

「個人レベル」では、従業員は、大きなプロジェクトのさまざまな情報に惑わされず、自分のタスクを簡単にチェックし、明確に把握できることが重要です。リストビューでも、カレンダービューでも、それぞれが自分に合った方法で「To-Do」を確認し、最優先事項に集中できる場所が必要です。これにより、従業員は 1 日の仕事を整理し、ぞれぞれの仕事量をモニタリングし、タスクに優先順位を付けられます。

プロジェクトレベルでは、プロジェクトごとに適切なビューがあります。小さくても重要なタスクがずらりと並ぶチェックリストのあるイベントは、おそらくリストビューで見るのが最適でしょう。一方、ウェブ開発のようなアジャイルワークフローには、ボードビューが向いています。コンテンツカレンダーなら、ご想像のとおり、カレンダービューに軍配が上がるはずです。

関係者が多く、複数部門のメンバーがかかわる「大規模で複雑なプロジェクト」では、個人がビューを切り替えられるワークマネジメントシステムが必要です。たとえば、製品マーケティングマネージャーは、すべての納品物をリストで確認したいこともあれば、タイムラインビューで全員の期日のタイミングを表示したい場合もあるからです。

結局のところ、プロジェクトの視覚化に正しい方法も間違った方法もありません。この中核要素において最も大切なのは、柔軟なワークマネジメントシステムがあり、チームはその場その場の状況に合わせて一番見やすいビューに切り替えられるということです。

中核要素その 3: ワークマネジメントシステムでプロセスを自動化する

私たちの仕事には進行中のプロセスや反復するプロセスが本当にたくさんあり、無意識のうちにやっている場合があるかもしれません。ワークマネジメントシステムを使ってシンプルなプロセスを自動化すれば、ワークフローを加速し、ミスを減らし、チームに明確な情報を提供できます。

たとえば、多くの製品リリースは、関わっているメンバーは違っても、ほぼ毎回、同じステップを辿ります。それなら、それをテンプレート化したらどうでしょうか？ワークマネジメントシステムを使えば、チームが頻繁に行うプロジェクトやプロセスのテンプレートを作成できるので、毎回、一からワークフローを設計する必要がありません。また、これによって、予算の承認をとる、法務部門からキャンペーンクリエイティブに OK をもらうなど、重要なステップの見落としを確実に避けられます。もちろん、プロジェクトごとに独自の特徴がありますが、毎回、同じことをわざわざやり直す必要がないので、チームは時間を節約し、プロセスをより詳しく理解できます。

また、Asana のようなワークマネジメントシステムを使用すると、チームの時間を奪う細かいタスクを自動化することもできます。仕事を適切なチームメイトに割り当てたり、期日の設定や調整を行ったり、正しいタイミングで仕事を引き継いだりするタスクがこれに相当します。チームで自動化機能のあるワークマネジメントシステムを使うと、多くのプロセスを合理化でき、誰も重要なステップを見落とさなくなるため、チームの機動力が上がります。

ワークマネジメントシステムを使ってより効果的にコラボレーションを行う

ワークマネジメントシステムを使用すると、チームは事後対応する、または一度にプロジェクトを 1 つずつ実行するという働き方から、自らが操作するシステム全体に目を向けるという働き方に移行できます。全体的な状況に加え、仕事と広範なイニシアチブとの関係性を俯瞰できると、チームの効率は上がり、ストレスは抑えられます。

短期的な解決策だけでなく、長期的なシステムについて考えながら仕事をするときは生産的に働けています。目の前の仕事を処理するだけでなく、構築する必要があるシステムや改善の余地があるプロセスについて考えると、生産的な仕事ができます。”

ワークマネジメントを使用すると、仕事のすべてが整理されるので、誰がいつまでに何をするのかと気にしたり、メールに埋もれたドキュメントを探したり、チームが前回のプロジェクトを計画した方法を思い出そうとしたりする必要がなくなります。信頼できる唯一の情報源があるため、各メンバーの責任が明確になり、チームは仕事の確かな計画を立て、ストレスを抑えながらより多くを達成できます。