テンプレートを活用してプロジェクトカレンダーを作る

カレンダーのテンプレート

今年の祝日がすでに記入されていある祝日カレンダーは、予定を立ててしまってから「祝日のため取引先が休みだった」なんてことが起こるのを避けることが可能です。

国民の休日に関しては、内閣府ホームページに掲載してあります。

代表的な大型連休は？

毎年、何月にどの程度の大型連休があるのか気になります。日本におけるもっとも代表的な大型連休をまとめてみましょう。

ゴールデンウィーク

何と言っても、5月のゴールデンウィークです。4月終わりにある昭和の日から5月 3日の憲法記念日、4日のみどりの日、5日のこどもの日と、祝日が続くこの時期は、土日や有給を取れば毎年長い連休になります。プロジェクトを進めたり、ステークホルダーとのやりとりを考える場合は、相手の予定をしっかりと把握してから進めたほうがよさそうです。

お盆休み

内閣府が国民の休日であると正式に「祝日」とは指定していませんが、8月にあるお盆休みも、プロジェクトカレンダーを作る際には考慮に入れておきたい休日です。

お盆休みは基本的に、8月 13日から 16日までです。ゴールデンウィークと同じで、前後に土日が重なると長い休みとなります。この時期、休みとなる企業も多いので、ミーティングや期日設定のときは配慮する必要があります。また、8月 11日の祝日「山の日」との兼ね合いでも長い連休になることが多いです。

シルバーウィーク

秋分の日と敬老の日という国民の休日が 2日間ある 9月には、シルバーウィークと呼ばれる大型連休が発生する可能性もあります。ただし毎年大型連休になるかというとそういうわけでもなく、祝日カレンダーがうまくハマって 5 連休になる年もあれば、そうでない年もあります。

年末年始

公式に出ている祝日カレンダーによると、12月には祝日は 1日もありませんが、官公庁の仕事納めと年末年始の休日に合わせて、休みとなる組織は多くあります。官公庁の仕事納めは 28日なので、翌 29日から休みとなり、1月 4日の仕事始めまで続きます。

カレンダーを使ってプロジェクトを計画するには

プロジェクトマネジメントにおいて、プロジェクトカレンダーは必要不可欠なアイテムであり、ツールです。上のステップを踏んで、たとえどんなに複雑な構造を持つプロジェクトでも、優れたプロジェクトカレンダーを上手く利用することにより、チームメンバーが常に共通の認識のもとでひとつひとつのアクションアイテムをこなしていくことができます。

カレンダーを効果的に活用するヒント

その年のカレンダーを活用して、素早くプロジェクトカレンダーを導入しましょう。ここでは、作成するときのヒントとコツをいくつかご紹介します。プロジェクトカレンダーの細かな作り方に関しては、『チームを成功に導くプロジェクトカレンダーの作成方法と管理方法』をご覧ください。

見やすさを重視する

プロジェクトカレンダーを作成する目的は、プロジェクト全体の見える化です。そのため、カレンダー自体が理解しにくければ、本末転倒となってしまいます。そうならないよう、カレンダーに記載する内容はできるだけ簡潔に済ませるようにしましょう。担当者ごとに色分けするのもおすすめです。

進捗を確認し、調整する

祝日カレンダーを使って完ぺきに作られたプロジェクトカレンダーも、随時モニタリングし、プロジェクトの進行に合わせて調整していく必要があります。変更が必要なときは、カレンダーを修正するようにしましょう。

関係者全員と共有する

プロジェクトカレンダーはプロジェクトチームメンバーだけでなく、ステークホルダー全員と共有することが重要です。すべての関係者がプロジェクト計画や進捗について確実に把握していなければ、認識のズレが生じてしまうでしょう。そのような事態を避けるためには、クラウド型プラットフォームでシェアされたカレンダーを用いるのがおすすめです。カレンダーに変更があった場合でも、自動的に更新され、その情報はすべてのステークホルダーに届きます。

情報は一元管理する

カレンダーテンプレートを活用して作ったプロジェクトカレンダーは、プロジェクトを実際に管理しているのと同じプラットフォーム上で管理しましょう。情報を一元管理することで、アプリをわざわざ切り替えたり、どこにどの情報があったのかわからなくなったりすることもありません。

祝日カレンダーを仕事に利用する

Asana のようなプロジェクト管理プラットフォームなら、たとえタスクの期限が前倒しになったり、担当者が変わったりしても、カレンダーを変更するだけでその情報がすべてのステークホルダーへと伝わります。逐一メールで変更事項を報告する手間が省けるので、貴重な労働時間を「仕事のための仕事」ではなく、実際に重要な業務へと費やすことができるのです。