概要
業務委託をしたい場合のベンダー選定には、RFP を作成します。RFP とは、依頼したい内容を盛り込んだ文書で、この文書を基に、ベンダーから提案を受け取ることができます。この記事では、RFP の意味や作成するメリット、構成要素、作るまでの流れなどの基礎知識を解説します。また、個々のニーズに合わせてカスタマイズも自由自在にできる RFP テンプレートもご紹介。参考にしてみてください。
RFP とは？
そもそも RFP とはどういう意味でしょうか？RFP とは、業務委託において発注先に提示する文書のことを言います。一般的に、依頼の概要や要件、納期などを記載します。RFP は英語の Request for proposal の頭文字を取った略語で、日本語では提案依頼書とも呼ばれています。
RFP は誰が作る？
RFP は発注者側が作成する文書です。プロジェクトマネージャーや発注を行う部門の担当者が作りますが、作成時は他のメンバーや、ときには社内の声を拾って RFP を作ります。
RFP の目的は？
RFP を作成する目的は何でしょうか？RFP は多くの場合、業務委託、とりわけ情報システム導入やシステム開発の際に使われることが多いビジネス用語です。RFP をベンダーや発注先に提示することで、適切な提案を受けることができるます。新しいプロジェクトを立ち上げるとき、最適なベンダーを見つけるには RFP の作成は不可欠と言えるでしょう。
DX 推進が進む昨今、業務のデジタル化は避けて通れません。受けたい業務委託内容を適切に発注先に伝え、発注する側と受注する側の認識のズレをなくすために、RFP は重要な役割を果たします。
ベンダー管理用の無料テンプレートRFI と RFP の違いは？
RFP とよく一緒に聞かれる用語に RFI があります。この RFI と RFP の違いとは何でしょうか？RFI は Request for information の略で、日本語では情報提供依頼書や情報要求書と呼ばれる文書です。
具体的な依頼内容を記載する RFP と違って、RFI はその基本情報をベンダーに伝え、受注可能な製品やサービス内容を提示してもらうことを目的としています。
RFP のメリットは？
RFP を作成することが重要なことはわかりましたが、では具体的な RFP の効果は何でしょうか？具体的な RFP のメリットには、次のポイントが挙げられます。
発注側の要望を正しく伝えることができる
受注先を検討する際に役立つ
受注先とのトラブルを回避できる
プロジェクトの予算や日程を改善できる
それでは、それぞれの項目を詳しく見ていきましょう。
メリット 1: 発注側の要望を正しく伝えることができる
RFP の目的でも記述したように、RFP は委託したい業務内容を明確に示したもので、何が必要なのか、何がしたいのかを正確にベンダーに伝えることができる文書です。たとえ発注側が具体的な技術やサービスを知らなくても、「何がしたいか」を明記することで、受注側から最適な提案を受けることができます。
メリット 2: 受注先を検討する際に役立つ
業務委託を検討する際、受注先候補が複数あることも多いでしょう。そういったときは RFP を候補先すべてに送ることで、どの提案が最良かを知り、ベンダー選定を合理化することができます。RFP は適正価格がわかるだけでなく、提案力のある企業はどこなのかを見極めるのにも役立つのです。
メリット 3: 受注先とのトラブルを回避できる
RFP で要件を明文化することは、将来的にはトラブル回避につながることもあります。委託内容が複雑になればなるほど、受注先と発注先のあいだに認識のズレが生じる可能性が高くなります。また、長期化するプロジェクトなら、両者のあいだで「言った、言わない」とトラブルに発展することも少なくないでしょう。RFP を作成し提示し文書として残しておくことで、こういったトラブルを事前に回避することができます。
記事: リスクマネジメントの基本と 6 つのステップを徹底解説メリット 4: プロジェクトの予算や日程を改善できる
希望する要件をまとめて提示する RFP は、実はプロジェクト内容を見直すこと、問題点や課題を発見することにもつながります。とくに予算やスケジュールを受注先からの提案で見直し、改善できることは RFP の大きなメリットと言えるでしょう。
RFP の構成要素
では実際に、RFP にはどのような項目を記載する必要があるのでしょうか？たとえ RFP を提示したとしても、記載内容が不十分ではベンダーから最良の提案を受けることはできないでしょう。必要な提案内容を受け取るためには、提案依頼段階で必要事項をきちんと伝えなければなりません。
RFP に書くべき基本的な内容をまとめてみましょう。
プロジェクトの概説: プロジェクトが組織戦略の中でどのような位置づけにあるのか、その全体像を公開できる範囲で記載します。会社情報もここに含めます。
プロジェクトの背景: どうしてそのプロジェクトが立ち上がったのか、その背景や現状の課題を説明します。
プロジェクトの目的とゴール: 依頼する業務やシステムを使って何をしたいのか、プロジェクトの具体的な目的とゴールを含めます。
提案依頼の手続き: どのような日程で提案スケジュールが進んでいくのかを提示します。予算もここに入れます。
提案依頼の概要: ベンダーに提案してほしい内容 (機能要件) やその範囲を明確に伝えます。また、必要ない内容 (非機能要件) も書き込みます。
上記以外にも、ケースによってはさらに情報を加えていく必要もあるでしょう。提案を受けるにあたってベンダーに知らせておきたい情報や取り決め、契約事項はすべて RFP に入れるよう心がけます。
また、コンペの場合は選定基準もあらかじめ明示しておくようにしましょう。
RFP を作るまでの流れ
RFP を作成するまでにどのようなステップを踏めばいいのでしょうか？
社内で現状を確認したり課題を発見したりと、情報の洗い出しを行う
ベンダーの情報を収集する (RFI)
依頼内容を具体化する
RFP を作成し提出する
ここで必要なのは、RFP を作る前に、社内で情報の洗い出しを行い、それを共有することです。依頼内容はすべてのチームが希望する要件に合ったものでなければなりません。RFP 策定の前に、社内でのヒアリングやミーティングを必ず行うようにします。社内での情報洗い出しの際には、共通のワークマネジメントツールがあるとスムーズに行うことができ、作業が効率化します。
電子書籍をダウンロード: ワークマネジメントとは？チームがワークマネジメントを必要とする理由RFP のテンプレート
新規のシステムや業務を委託するとき、ベンダー選定には RFP が必要不可欠であることがわかりました。しかし、RFP にはデメリットも伴っており、そのひとつが「発注前に労力がかかってしまう」こと。RFP の作成はできるだけ効率的に行うことが求められます。無駄な労力を使わないためにも、RFP のテンプレートを活用しましょう。テンプレートが手元にあれば、必要な項目を埋めるだけで RFP を作ることができます。
記事: テンプレートとは？仕事に役立つテンプレートを紹介Asana で活用できる RFP テンプレートは、個々のニーズに合わせてカスタマイズすることが可能です。その時々で盛り込みたい内容も変わるので、カスタマイズしやすいテンプレートを利用することがおすすめです。
無料 RFP プロセステンプレートベンダー選定には RFP を作成する
RFP の意味や目的、メリットなどの基本知識をまとめました。RFI と RFP の違いもしっかり把握し、ベンダー選定に役立てるようにしましょう。適切な提案依頼を受けるには、RFP に盛り込む内容にも注意を払うことが大切です。RFP 作成にはテンプレートを用いて、効率的に行いましょう。
