始末書の書き方徹底解説: 構成要素、注意点、ケース別具体例

『論語』の中で孔子はこう説きます。「人は過ちを犯すものであり、それを改め二度と同じことをくり返さないようすべきである」と。人は誰でも過ちを犯す可能性がありますが、重要なのはそれを反省することです。

ビジネスシーンにおいて、この “反省の気持ち” を示すのに使われるのが、始末書です。では、この始末書の書き方をご存じですか？いつ、誰に、どうやって、どのタイミングで書けばいいかを知っていますか？社会人の基本として押さえておきたい「始末書の書き方」。この記事では、始末書の書き方をゼロからわかりやすく解説していきます。

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始末書とは

始末書の書き方を知る前に、まずは始末書の意味を確認しましょう。始末書とは、犯してしまった過失や発生してしまったトラブル、不祥事などをわびるために、事情、反省、謝罪、再発防止策を記載して関係者に提出する文書のことを言います。公的機関や学校、警察などさまざまな場面で登場する始末書ですが、もちろん、ビジネスシーンでも使用されています。

【始末書、顛末書、反省文】それぞれの違い

始末書と似た意味をもつ単語に「顛末書」があります。顛末書も、起こしてしまった不祥事やトラブルの経緯や事実関係を明らかにするための報告書ですが、始末書とは違い、その目的はあくまでも経緯説明であり、発生した原因や状況、結果などを報告するドキュメントとなります。反省や謝罪を含む始末書とはその点で異なるわけです。始末書と顛末書どっちが重いのか？とはよく聞かれる質問ですが、目的が異なるため、どちらが重いといった比較をするのは難しいでしょう。

一方、「反省文」もまた、しばしば始末書と混同されがちな用語です。始末書にも「反省」部分が盛り込まれるわけですが、「反省文」は起こった過ちやミスを反省し、今後の改善のために自己を振り返ることを目的としています。つまり、謝罪し今後の防止策を提示する始末書とは違い、反省文はあくまでも自分の行動を振り返ることに焦点が当たっている点が異なります。

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始末書を書く目的とは

始末書は、ただ形式的に提出する書類ではありません。トラブルやミスが起きた際に、その背景を整理し、今後の行動につなげるための重要な役割を持ちます。

1. 事実関係を明らかにする

始末書には「いつ」「どこで」「どのような状況で」問題が発生したのかを具体的に記します。

• 事実を正しく伝えることで、会社側は状況を正確に把握できる

• 誤解や憶測を防ぎ、透明性のある対応につながる

2. 反省の意を表す

始末書は、自分の行動や判断を振り返り、反省していることを示す場でもあります。

• 自身の非を認め、誠実な態度を示す

• 信頼回復に向けた第一歩となる

3. 謝罪の意思を伝える

始末書を通じて、会社や関係者に対する謝罪を明確に伝えることができます。

• 文章にすることで謝罪の気持ちを形にできる

• 単なる口頭の謝罪以上に、記録として残る点が重要

4. 再発防止策を示す

同じ失敗を繰り返さないために、具体的な対策を明記する必要があります。

• 原因の分析と改善策を整理し、行動計画として示す

• 「次はどう取り組むのか」を提示することで、責任感を表せる

会社側にとっての目的

始末書は従業員だけでなく、会社にとっても意味を持ちます。

• 発生したトラブルやミスの経緯を把握できる

• 必要に応じて処分を下す際の証拠資料になる

• 組織全体での改善や再発防止に活用できる

始末書に関するよくある誤解と正しい理解

誤解 1: 始末書は「罰」として書かされるもの

実際には、始末書は罰のためだけのものではありません。事実の整理や再発防止策の提示という、建設的な目的があります。

誤解 2: 形だけ整えればよい

定型文やネット上の始末書のテンプレートをそのまま使うのは危険です。会社の状況やトラブルの内容に即した、具体性のある記載が求められます。

誤解 3: 自分を守るために事実を曖昧にしてよい

事実をあいまいにすると、会社からの信頼をさらに失いかねません。誠実さを示すためには、正確かつ率直に記すことが大切です。

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始末書を書く場面とは？

ビジネスシーンにおいて、始末書はいつ、どんな場面で書かなければならないのでしょうか？

• トラブルやミスを起こしたとき

• 不始末、不祥事を起こしたとき

上記の 2 点が、始末書を作成する最も一般的なシチュエーションですが、さらに詳しく始末書を作るべき典型的な場合について考えてみましょう。

社内規定や就業規則に違反した場合

たとえば、寝坊による遅刻が絶えなかったり、無断欠勤が続いたりといったケースがこれにあたります。また、就業時間ルールを守らない日が多かったり、上司からの業務命令に背いたりといった場合も同様で、社内で定められているこういったルール違反が続くようだと、始末書を書かなければなりません。

社内外に損害を与えた場合

業務上のミスやトラブルは、時に金銭的損失をもたらすこともあります。もしくは不祥事によって、企業のイメージを傷つけることも、企業へ損害を与えたことになるでしょう。たとえば、帳簿の不一致、顧客データの紛失などが代表的なところで、他にもパソコンやその他機器類の意図的破損や業務妨害などもそのケースです。また、自分のミスで取引先に損害を与えてしまった場合も、始末書の作成が必須となります。

法律に違反した場合

始末書を書くべきケースには、法律に違反した場合も含まれます。たとえば、不正会計、窃盗、横領が発覚したら、企業は始末書を提出することを迫られるでしょう。また、会社で行われるセクハラやパワハラなどのハラスメント行為や就業中の飲酒運転も同様です。勤務中に社用車で交通事故を起こしてしまった場合も、このケースに当てはまります。

始末書の書き方

始末書の基本情報をまとめたところで、始末書の書き方について解説しましょう。始末書は、単なる反省文でも謝罪文でもありません。起きてしまった事柄に対し、事実関係を説明した上で反省の意を示し、再発防止を誓約する文書です。盛り込むべき内容が多いので、ここで始末書の書き方をしっかり確認しましょう。

始末書の構成要素

先述した『始末書の目的』からもわかるとおり、この文書には盛り込むべきいくつかのポイントがありました。正しい始末書の書き方を知っていれば、そういった点をすべて網羅した始末書を仕上げることができます。ここではまず、始末書の構成を見ていきます。以下の要素を含んだ始末書のフォーマットを作成してみましょう。

• 作成日: 始末書を作成した日、もしくは提出日を記載します。

• 宛名 (提出先): 誰宛てに提出するのかを記載します。宛名には所属名とその役職も忘れずに記しましょう。

• タイトル (表題): 「始末書」というタイトルが一般的に使われます。

• 概要: 2 ～ 3 行程度で、簡潔に事実関係を明らかにし、謝罪の意を伝えます。

• 事実関係: 概要のあと、さらに詳しく事実関係を明らかにしていきます。

• 反省と謝罪: 反省の意を伝え、謝罪します。

• 再発防止への誓約: 今後同じ過ちをくり返さないこと、そのための策について触れます。

• 謝罪: 最後に、今一度謝罪の言葉を入れましょう。

• 差出人名: 作成した人の所属部署名と名前を記します。このとき、氏名は手書きで書くことが一般的です。

始末書を書くときの注意点とポイント

おおよその形がわかったところで、始末書の書き方のコツや知っておくべき注意点をいくつか紹介します。

1. ビジネス文書としての基本ルール

始末書はビジネス文書に分類されますが、時候の挨拶や頭語、結語は不要です。「拝啓」「敬具」などの形式にとらわれず、挨拶を省略して本題から入ります。文章は敬体 (ですます調) で統一し、簡潔かつ読みやすい表現を心がけましょう。

2. 必ず盛り込むべき 4 つの要素

始末書には以下の 4 点を必ず含める必要があります。これらが欠けると「顛末書」や単なる報告書と見なされる可能性があります。

• 事実関係: トラブルやミスが発生した経緯と結果を具体的に記載する

• 謝罪: 会社や関係者に迷惑をかけたことに対する謝罪の意思を示す

• 反省: 自らの非を認め、同じ失敗を繰り返さない姿勢を表す

• 再発防止の誓約: 具体的な改善策や行動計画を示し、責任を持って再発防止に取り組むことを誓う

3. 事実関係は「経過＋結果」を明確に

たとえば「不注意による社内ルール違反」のような軽微なケースでも、発生から解決までの流れを整理して書きましょう。ミスやトラブルの場合は「経過」と「結果」をセットで書くことが重要です。

4. テンプレートやフォーマットを活用する

多くの企業では始末書のテンプレートや決まったフォーマットを用意しています。まずは社内規定を確認しましょう。自由形式の場合でも、定型のテンプレートを利用すると内容の抜け漏れを防げます。

5. チームでノウハウを蓄積する

個人だけでなく、チームで始末書作成の知見を共有しておくと効率的です。Asana のようなワークマネジメントツールを利用すれば、始末書のテンプレートを管理し、必要なときにすぐ取り出せます。

始末書は単なる反省文ではなく、事実関係、謝罪、反省、再発防止をそろえた「信頼回復のための公式文書」です。書き方の基本を理解し、テンプレートを活用しながら、自分と組織の改善につなげましょう。

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始末書の例文: 良い例と悪い例

始末書は、ただ形式的に書けばよいものではありません。内容の伝え方や表現の仕方ひとつで、上司や会社に与える印象が大きく変わります。適切な始末書は、誠意や責任感が伝わり、信頼回復につながりますが、不十分な始末書は「反省が足りない」「責任を回避している」と受け取られかねません。

ここでは、同じ「遅刻を繰り返したケース」を題材に、良い例と悪い例を比較しながら、始末書を書く際に注意すべきポイントを見ていきましょう。

始末書の良い例

• 作成日: 令和 4年 4月 1日

• 宛名 (提出先): 営業部部長 例文太郎 殿

• タイトル (表題): 始末書

• 概要: 私は下記のとおり、正当な理由のない遅刻をくり返し、部署の皆様に多大なご迷惑をおかけしてしまいました。深く反省し、心からお詫び申し上げます。

• 事実関係: この度、令和 4年 3月 1日から 15日までの 2 週間において、10 回以上の遅刻をくり返してしまいました。すべては、自己管理が行き届いていなかったことが原因です。

• 反省と謝罪: 弁解の余地はなく、深く反省しております。大変申し訳ございませんでした。

• 再発防止への誓約: 今後は自己管理の徹底に努め、二度とこのようなことがないよう細心の注意を払う所存です。

• 謝罪: まことに申し訳ございませんでした。

• 差出人名: 営業部 例文花子

始末書の悪い例

• 作成日: 令和 4年 4月 1日

• 宛名 (提出先): 営業部部長 例文太郎 殿

• タイトル (表題): 始末

• 概要: 最近、体調がすぐれず遅刻することが多くなりました。ですが、仕事にはできるだけ影響を出さないよう努力していました。

• 事実関係: 遅刻の回数は正確には覚えていませんが、数回あったと思います。朝が弱いことも原因のひとつです。

• 反省と謝罪: ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、やむを得ない事情もありました。

• 再発防止への誓約: なるべく遅刻しないようにしたいと思います。

• 謝罪: 申し訳ございません。

• 差出人名: 営業部 例文花子

悪い例の問題点

• 曖昧な表現が多い (「数回あったと思う」など)

• 責任を回避する姿勢 (「体調が悪い」「朝が弱い」など言い訳が目立つ)

• 再発防止策が不十分 (「なるべく遅刻しない」では具体性がない)

• 全体的に誠意が伝わりにくい

始末書のケース別具体例

ケース 1: 取引先への誤請求をしてしまった場合

• 作成日: 令和 5年 6月 1日

• 宛名: 営業部部長 〇〇 殿

• タイトル: 始末書

• 概要: 私は、請求業務において金額の確認を怠ったことが原因で、取引先に誤った請求書を送付するという重大なミスを犯しました。私の不注意により関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

• 事実関係: 令和 5年 5月 28日に、A 社への請求書を作成する際、金額の桁数を誤記し、実際よりも高い金額で送付してしまいました。結果として、再発行や謝罪対応が必要となり、社内外に余分な業務負担を生じさせました。

• 反省と謝罪: 自らの不注意を真摯に受け止め、深く反省しております。信頼関係を損なう行為であったことを痛感し、関係者の皆様に心よりお詫び申し上げます。

• 再発防止への誓約: 今後は請求業務の際、必ず二重チェックを行い、上長の確認を経てから送付する体制を徹底いたします。

• 差出人名: 営業部 例文花子

ケース 2: 顧客データを紛失してしまった場合

• 作成日: 令和5年6月1日

• 宛名: 情報管理部部長 〇〇 殿

• タイトル: 始末書

• 概要: 私は、顧客情報を保存した USB メモリを紛失し、会社に多大なリスクとご迷惑をおかけしました。深く反省し、心よりお詫び申し上げます。

• 事実関係: 令和 5年 5月 25日、自宅で業務を行うために持ち帰った USB メモリを紛失しました。社内ルールで定められた情報持ち出し手続きも遵守しておらず、重大な不注意であったと認識しております。

• 反省と謝罪: 個人情報を扱う者としての意識が欠如していたことを痛感し、心よりお詫び申し上げます。

• 再発防止への誓約: 今後は個人データの持ち出しを禁止し、必ず社内のセキュリティルールを遵守いたします。また、情報管理研修を自主的に受講し、再発防止に努めます。

• 差出人名: 情報管理部 例文太郎

ケース 3: 勤務中に社用車で交通事故を起こした場合

• 作成日: 令和 5年 6月 1日

• 宛名: 総務部部長 〇〇 殿

• タイトル: 始末書

• 概要: 私は勤務中に社用車を運転中、不注意により交通事故を起こし、会社及び関係先に多大なご迷惑をおかけしました。ここに深くお詫び申し上げます。

• 事実関係: 令和 5年 5月 20日、顧客訪問のため社用車を運転中、脇見運転により前方不注意となり、信号待ちの車両に追突しました。事故の原因は、安全確認を怠ったことにあります。幸い大きな人的被害はありませんでしたが、車両修理費や訪問スケジュールに影響を及ぼしました。

• 反省と謝罪: 自らの不注意によるものであり、弁解の余地はございません。深く反省しております。

• 再発防止への誓約: 今後は運転中に業務連絡などの確認を一切行わず、運転に集中いたします。また、安全運転研修を受講し、再発防止に努めます。

• 差出人名: 総務部 例文三郎

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まとめ: 始末書を書いて、再スタートを切る

始末書とは何か、その目的と書くべき場面などの基本知識をまとめました。始末書の書き方や具体的な例文もご紹介したので、参考にしてみてください。始末書は、ミスを認め、反省の意を表して再発防止を誓約する文書です。人は誰でも過ちを犯してしまう可能性を秘めていますが、それをくり返さないようにすること、その意思を明確にすることが、ビジネスパーソンに求められている姿勢だと言えます。正しい始末書の書き方を把握して、提出すべきときはスムーズに出せるようにしましょう。

たとえば運用中のプロジェクトで何かしらのミスやトラブルがあり始末書を書かなければいけないのなら、事実関係や経過についての情報を探すのも一苦労かもしれません。すべての情報を一元管理するプロジェクトマネジメントツールなら、始末書を書くために必要な情報にもすぐにアクセスできて便利でしょう。

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