概要
なにかトラブルやミス、不祥事が発生した際によく聞かれる「始末書」という言葉。その響きからなんとなく意味がわかる気がしますが、実際の定義を把握していますか？上司から「始末書を提出してください」と言われたら、スムーズに対応できますか？この記事では、始末書の基本知識をまとめ、始末書の書き方を分かりやすく解説します。
更新: この記事は、始末書と反省文との違いに関する記述を含めて 2024年 2月に改訂されました。
『論語』の中で孔子はこう説きます。「人は過ちを犯すものであり、それを改め二度と同じことをくり返さないようすべきである」と。人は誰でも過ちを犯す可能性がありますが、重要なのはそれを反省することです。ビジネスシーンにおいて、この “反省の気持ち” を示すのに使われるのが、始末書です。では、この始末書の書き方をご存じですか？いつ、誰に、どうやって、どのタイミングで書けばいいかを知っていますか？社会人の基本として押さえておきたい「始末書の書き方」。この記事では、始末書の書き方をゼロからわかりやすく解説していきます。
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始末書とは？
始末書の書き方を知る前に、まずは始末書の意味を確認しましょう。始末書とは、犯してしまった過失や発生してしまったトラブル、不祥事などをわびるために、事情、反省、謝罪、再発防止策を記載して関係者に提出する文書のことを言います。公的機関や学校、警察などさまざまな場面で登場する始末書ですが、もちろん、ビジネスシーンでも使用されています。
【始末書、顛末書、反省文】それぞれの違いは？
始末書と似た意味をもつ単語に「顛末書」があります。顛末書も、起こしてしまった不祥事やトラブルの経緯や事実関係を明らかにするための報告書ですが、始末書とは違い、その目的はあくまでも経緯説明であり、発生した原因や状況、結果などを報告するドキュメントとなります。反省や謝罪を含む始末書とはその点で異なるわけです。始末書と顛末書どっちが重いのか？とはよく聞かれる質問ですが、目的が異なるため、どちらが重いといった比較をするのは難しいでしょう。
一方、「反省文」もまた、しばしば始末書と混同されがちな用語です。始末書にも「反省」部分が盛り込まれるわけですが、「反省文」は起こった過ちやミスを反省し、今後の改善のために自己を振り返ることを目的としています。つまり、謝罪し今後の防止策を提示する始末書とは違い、反省文はあくまでも自分の行動を振り返ることに焦点が当たっている点が異なります。
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プロジェクトの進捗を簡単に報告する方法始末書を書く目的は？
そもそも始末書はなぜ書くのでしょうか？始末書の目的には以下のようなポイントが挙げられます。
事実関係を明らかにするため
反省の意を表するため
謝罪するため
再発防止策を明記するため
適切な始末書の書き方を知っていれば、こういった目的を果たすことができます。また会社側としては、発生したトラブルやミスについて把握することができる上、従業員になんらかの処分を下すための証拠としても用いることができます。
始末書を書く場面とは？
ビジネスシーンにおいて、始末書はいつ、どんな場面で書かなければならないのでしょうか？
トラブルやミスを起こしたとき
不始末、不祥事を起こしたとき
上記の 2 点が、始末書を作成する最も一般的なシチュエーションですが、さらに詳しく始末書を作るべき典型的な場合について考えてみましょう。
社内規定や就業規則に違反した場合
たとえば、寝坊による遅刻が絶えなかったり、無断欠勤が続いたりといったケースがこれにあたります。また、就業時間ルールを守らない日が多かったり、上司からの業務命令に背いたりといった場合も同様で、社内で定められているこういったルール違反が続くようだと、始末書を書かなければなりません。
社内外に損害を与えた場合
業務上のミスやトラブルは、時に金銭的損失をもたらすこともあります。もしくは不祥事によって、企業のイメージを傷つけることも、企業へ損害を与えたことになるでしょう。たとえば、帳簿の不一致、顧客データの紛失などが代表的なところで、他にもパソコンやその他機器類の意図的破損や業務妨害などもそのケースです。また、自分のミスで取引先に損害を与えてしまった場合も、始末書の作成が必須となります。
法律に違反した場合
始末書を書くべきケースには、法律に違反した場合も含まれます。たとえば、不正会計、窃盗、横領が発覚したら、企業は始末書を提出することを迫られるでしょう。また、会社で行われるセクハラやパワハラなどのハラスメント行為や就業中の飲酒運転も同様です。勤務中に社用車で交通事故を起こしてしまった場合も、このケースに当てはまります。
始末書の書き方
始末書の基本情報をまとめたところで、始末書の書き方について解説しましょう。始末書は、単なる反省文でも謝罪文でもありません。起きてしまった事柄に対し、事実関係を説明した上で反省の意を示し、再発防止を誓約する文書です。盛り込むべき内容が多いので、ここで始末書の書き方をしっかり確認しましょう。
【始末書の書き方】フォーマットの作成
先述した『始末書の目的』からもわかるとおり、この文書には盛り込むべきいくつかのポイントがありました。正しい始末書の書き方を知っていれば、そういった点をすべて網羅した始末書を仕上げることができます。ここではまず、始末書の構成を見ていきます。以下の要素を含んだ始末書のフォーマットを作成してみましょう。
作成日: 始末書を作成した日、もしくは提出日を記載します。
宛名 (提出先): 誰宛てに提出するのかを記載します。宛名には所属名とその役職も忘れずに記しましょう。
タイトル (表題): 「始末書」というタイトルが一般的に使われます。
概要: 2 ～ 3 行程度で、簡潔に事実関係を明らかにし、謝罪の意を伝えます。
事実関係: 概要のあと、さらに詳しく事実関係を明らかにしていきます。
反省と謝罪: 反省の意を伝え、謝罪します。
再発防止への誓約: 今後同じ過ちをくり返さないこと、そのための策について触れます。
謝罪: 最後に、今一度謝罪の言葉を入れましょう。
差出人名: 作成した人の所属部署名と名前を記します。このとき、氏名は手書きで書くことが一般的です。
【始末書の書き方】注意点とポイント
おおよその形がわかったところで、始末書の書き方のコツや知っておくべき注意点をいくつか上げてみたいと思います。
まず、始末書はビジネス文書なので、時候の挨拶や頭語、結語は必要ありません。挨拶は抜きで本題に入りましょう。事実関係を述べる部分では、なるべく詳細に事情を記載する必要があります。たとえば不注意による社内ルール違反などの場合は別として、もしトラブルや業務ミスに関する始末書ならば、その経過の一部始終と結果の詳細を記載することも忘れないようにします。事実関係だけを載せた文書では顛末書になってしまうので、そのあとに反省と謝罪部分、再発防止への誓約も必ず盛り込みましょう。事実関係、謝罪、反省、再発防止の誓約。この 4 点を必ず含めることが、正しい始末書の書き方の鉄則です。
始末書は書き方さえ知っていれば、比較的簡単に作成できる文書ですが、始末書のテンプレートがあるならば、それを有効活用するようにします。企業によっては既存のフォーマットや始末書テンプレートが用意されていることもあるので、チェックしてみてください。
また、始末書の書き方に関するヒントやノウハウを貯めておくためには、チーム全員が使うワークマネジメントツールが便利です。テンプレートが豊富に用意されている Asana のようなソフトウェアを選んで使用してみましょう。
効率的にプロジェクト管理をするなら、SaaS 型ワークマネジメントツールを活用しましょう。WBS 作成や工数管理もできる Asana では、すべての仕事を 1 か所に整理でき、業務効率が向上します。
ワークマネジメントツール Asana とは？【始末書の書き方】始末書の例文
さて、始末書の書き方を見てきましたが、最後に始末書の例文をいくつかご紹介します。”【始末書の書き方】フォーマットの作成” で挙げた項目別にまとめるので、参考にしてみてください。ここでは、正当な理由のない遅刻をくり返したケースの始末書を例にとってみます。
作成日: 令和 4年 4月 1日
宛名 (提出先): 営業部部長 例文太郎 殿
タイトル (表題): 始末書
概要: 私は下記のとおり、正当な理由のない遅刻をくり返し、部署の皆様に多大なご迷惑をおかけしてしまいました。深く反省し、心からお詫び申し上げます。
事実関係: この度、令和 4年 3月 1日から 15日までの 2 週間において、10 回以上の遅刻をくり返してしまいました。すべては、自己管理が行き届いていなかったことが原因です。
反省と謝罪: 弁解の余地はなく、深く反省しております。大変申し訳ございませんでした。
再発防止への誓約: 今後は自己管理の徹底に努め、二度とこのようなことがないよう細心の注意を払う所存です。
謝罪: まことに申し訳ございませんでした。
差出人名: 営業部 例文花子
始末書に関する Q & A
どんなに気を付けていても、始末書を提出する必要がある場面が訪れる可能性は十分にあります。そのときに慌てないよう、始末書の書き方を十分に把握しておきましょう。ここでは、始末書に関するよくある質問をいくつかまとめてみます。
Q: 始末書の提出の仕方は？
A: 始末書は通常、PDF やワードなどでまとめたものをメールで送信するのではなく、封筒に入れて提出します。二重封筒を使う場合もあります。封筒には「始末書」とだけ表記しましょう。
Q: 始末書は、書かないとどうなる？
A: 始末書を書かなければならないシーンは、さまざまです。しかしどの場面でも、過ちを謝罪、反省し、これからの再発防止を誓約する始末書を提出しないという行為は、関係者からの信頼低下につながる恐れがあります。
Q: 始末書のデメリットは？
A: 始末書を書くことに関してのデメリットは、その後の評価に影響を与える可能性がある点です。たとえば賞与やボーナス、昇給、昇進へももしかしたら響くかもしれません。ただ、こういった点を始末書のデメリットとして捉えるよりも、前項で解説した、始末書を提出しないことで発生する影響についてまず考え、提出するか否かを考えることをおすすめします。
Q: 始末書提出後はどんな処分がある？
A: 始末書を書くことになった理由 (過失や損害など) の重大さにより処分の重さも変わってくるでしょう。一般的には、始末書を提出したことによる影響は、昇給やボーナス、退職金など、金銭的な影響、人事評価の低下、またはくり返し始末書を出しているようなケースだと、出勤停止や懲戒解雇といった懲戒処分が下る可能性もあります。そうなると、転職の際にも影響が出ることになります。
始末書を書いて、再スタートを切る
始末書とは何か、その目的と書くべき場面などの基本知識をまとめました。始末書の書き方やよくある質問もご紹介したので、参考にしてみてください。始末書は、ミスを認め、反省の意を表して再発防止を誓約する文書です。人は誰でも過ちを犯してしまう可能性を秘めていますが、それをくり返さないようにすること、その意思を明確にすることが、ビジネスパーソンに求められている姿勢だと言えます。正しい始末書の書き方を把握して、提出すべきときはスムーズに出せるようにしましょう。
たとえば運用中のプロジェクトで何かしらのミスやトラブルがあり始末書を書かなければいけないのなら、事実関係や経過についての情報を探すのも一苦労かもしれません。すべての情報を一元管理するプロジェクトマネジメントツールなら、始末書を書くために必要な情報にもすぐにアクセスできて便利でしょう。
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