ビデオ会議は、リモートで働くチーム、ハイブリッドチーム、グローバルに分散しているチームをつなぐ重要な手段です。しかし、ビデオ会議で顔を合わせる時間が長いほど、影響力の大きな仕事ができるとは限りません。Asana の調査によると、会社で何気なく行っていた雑談を補うために不要なミーティングが生まれ、過去 1 年で 157 時間分の生産性が失われています。
問題は会議そのものではなく、会議がチームの仕事と結びついていないことにあります。チームと生産的な議論ができたとしても、その議論がメモやアクションアイテムとして記録されていなければ、多くの情報がそのまま失われてしまいます。Zoom 用の Asana アプリを使って、チームの議論を実用的な会議へと変えましょう。
Zoom 用の Asana アプリを使えば、チームがどこで仕事をしていても簡単に共同作業を行い、大きな目標を達成することができます。Asana と開発を行う 200 社を超えるテクノロジーパートナーに Zoom が新たに加わり、Asana と Zoom の連携が分散ワークのための一元管理型プラットフォームとしての Asana の機能を強化します。Zoom 用の Asana アプリを使うことで、Asana のタスク、アクションアイテム、検索できる文字起こしなどを活用し、チームはより目的意識の高い焦点を絞った会議を開くことができます。アプリの切り替えも減り、チームが影響力の高い成果を出すための情報と明確性も確保できます。
Zoom 用の Asana アプリでより良い会議に
Zoom 用の Asana アプリのリリースにより、既存の Asana for Zoom 連携の機能がさらに強力になりました。Asana と Zoom を組み合わせて使うことで、生産的な会話を実行可能な To-Do リストに変え、成果をあげることができます。この連携機能により、会議の準備、実用的な会話、そして通話終了後の情報へのアクセスが簡単になります。ここではその方法をご紹介します。
会議の詳細と背景情報を事前に共有する
焦点を絞った、アクションにつながる会議は Asana から始まります。通話を始める前に会議の議題を共有してこれから議論する内容について可視性を高め、背景情報を提供します。メンバーが事前に読んでおくべき文書、ファイル、スライド資料などを必要に応じて共有しておくと、会議が始まった瞬間から全員が議論に貢献できる環境が整います。そして、Zoom のリンクを Asana のタスクに直接添付して、全員が時間通りに会議を見つけて参加できるようにしましょう。
予定通りに会議を進める
会議が始まったら Zoom 上で直接 Asana を開けるため、アプリを切り替える必要はありません。Asana にはその Zoom ミーティングに関連づけられているタスクがすべて表示されます。これにより、どのトピックについて議論し、どの質問に答える必要があるのか、忘れずに会議を進めることができます。
Zoom を離れずにアクションアイテムを記録する
会議の進行に合わせて、Zoom から離れることなくメモを取り、アクションアイテムを記録し、質問用のタスクを割り当てましょう。そうすることで会話に集中しつつ、大事な情報を記録できます。会議が終わった後も、Zoom ミーティング中に作成したアクションアイテムのおかげで見落としが発生しません。
会議終了後も簡単に情報を検索できます
会議で誰かが言った内容を忘れてしまった？メモを取り損ねた気がする？そんなときは Zoom 用の Asana アプリが役立ちます。会議が終わると、Asana で作成したすべてのアクションアイテムやメモにアクセスできるようになります。ご利用の Zoom のプランによっては会議の文字起こし (現在は英語のみ) も Asana で取得できるので、チーム全体が決まった内容や次のステップに関する共通認識を持つことができます。会議の詳細を確認したいときは、文字起こしの文章を検索して特定の情報を見つけることもできます。
会議の焦点を絞り実用的に
Zoom 用の Asana アプリの設定は簡単で、Asana のお客様であればどなたでもご利用いただけます。また、Asana のどのプロジェクトとも連携が可能です。まずは連携したいプロジェクトを選んで、プロジェクトの右端にある「カスタマイズ」をクリックし、Zoom アプリをプロジェクトに追加します。
Zoom 上で Asana を使用するには、Zoom 用の Asana アプリを有効にする必要があります。詳しい手順についてはこちらをご参照ください。
Asana パートナーについて詳しくは、こちらのブログ記事をお読みください。
