昨年、職場には多くの変化が起こりましたが、1 つだけ 変わっていないことがあります。それは、従業員は依然として時間の 60% を「仕事のための仕事」に費やしていることです。情報の検索、ステータス更新の追跡などのこれらのアクティビティは、組織を前進させるための有意義で戦略的な仕事から時間を奪っています。
2018年に、Asana はポートフォリオを導入し、プロジェクトポートフォリオ管理によってチームが仕事のための仕事を減らし、最も重要な戦略的イニシアチブを整理できるようにしました。ポートフォリオは、組織の最も重要な取り組みとその状況を把握するためのミッションコントロールセンターです。Asana のポートフォリオを使えば、戦略から実行まで、ビジネスを運営する上で必要なすべての情報を 1 つの場所で追跡できます。
企業にはそれぞれ独自の組織体制や情報配信のスタイルがあります。チームが Asana で組織体制をよりよく把握できるようにするために、プロジェクトに加えて、ポートフォリオをポートフォリオに追加できるようになりました。これにより、常に適切なレベルで仕事をモニタリングできます。
適切なレベルで仕事を把握して閲覧する
ポートフォリオにポートフォリオを追加することで、Asana での仕事をわかりやすく整理して操作できます。プロジェクトとポートフォリオを横に並べて整理できる柔軟性があるため、困惑することなく、すべての関係者が適切なレベルで確実に仕事を閲覧できます。
このように複数の階層を作って仕事を整理することで、部門間の可視性を向上し、チームメンバーの仕事についてのモニタリングやコミュニケーションを容易にできます。たとえば、組織の異なるレベルのメンバーがプロジェクトやポートフォリオをどのように利用しているかをご紹介します。
主にプロジェクトベースで仕事をしている 一般メンバー は、ポートフォリオレベルで仕事について詳細を得られます。
チームリーダーやプロジェクトマネージャー は、1 つのポートフォリオ内のプロジェクト間の仕事を調整できます。ポートフォリオレベルでは、各プロジェクトのステータスや、必要に応じてプロジェクトをクリックして詳細情報を確認できます。
部門長 は、関連するチームのポートフォリオやプロジェクトを含むポートフォリオを作成できます。複数の部門のイニシアチブのステータスの全体像を把握し、四半期の主な目標に関連して、その部門が順調か、リスクがあるのか、または要対応かについて一貫性のある見通しを得られます。
経営幹部 は、直属の部下 (部門長) のポートフォリオをすべて一か所に集め、組織全体の仕事が順調に進んでいるかを確認できます。
💡ヒント: タスクを複数のプロジェクトに追加するのと同じように、ポートフォリオを複数のポートフォリオに追加して重複する仕事を減らしましょう。
仕事を効果的に把握して整理するためのポートフォリオの 4 つの使い方
ポートフォリオにポートフォリオを追加する機能を使えば、直感的で操作しやすく、カスタマイズ可能な仕事の概要を作成できます。情報を適切なレベルで一元管理することで、それぞれの関係者にぴったりのレベルで仕事を表示できるようになります。
情報を一元化し、柔軟な組織体制を簡単に作れる 4 つの例をご紹介します。
「複数の場所で進捗状況を追跡するためには、作業を手動で複製する必要がある」
マトリックス化された部署で仕事をしている場合、異なるリーダーがそれぞれ異なる階層や機能的階層に関連した仕事の進捗状況を確認できるようにする必要があります。しかし、仕事を重複させるのではなく、関連するすべての仕事を、他の人のワークフローを中断させることなく、自分とリーダーにとって最適なポートフォリオにまとめることができます。
カスタマーマーケティングブランドキャンペーン用のポートフォリオを作成したとしましょう。このイニシアチブのための仕事は、カスタマーサクセス部門が管理するカスタマーマーケティングのポートフォリオで追跡する必要があります。しかし、この仕事をブランドチームのポートフォリオに記録して可視化したいと考えています。仕事を重複させるのではなく、カスタマーマーケティングのブランドキャンペーンのポートフォリオを、カスタマーマーケティングのポートフォリオとブランドチームのポートフォリオの両方に追加できます。そうすれば、2 つのそれぞれの部門のリーダーは、互いの組織体制を乱すことなく仕事を把握できます。
「部長として、全体像をしっかりと把握したい」
従来型の組織や階層的な組織で仕事をしている場合は、ポートフォリオを使って必要なだけの階層を作成できます。これにより、チームメンバーは自分たちが見ている仕事が全体像にどのように収まっているかを理解するために、より深く掘り下げたり、ズームアウトできます。
たとえば、あなたが組織のセールス部門の収益マーケティングの責任者だとしましょう。あなたは、セールス部門が順調かどうかを概要レベルで知りたいと考えています。各セールスチームのリーダー (たとえば、中小企業、中堅企業、エンタープライズなど) は、それぞれのチームの仕事を追跡するために、それぞれポートフォリオを持っています。各ポートフォリオを毎日または週単位で巡回して更新された進捗報告を得るのではなく、各チームのポートフォリオを含む「マスター」ポートフォリオを作成できるようになりました。要対応なものがあれば、特定の部門のポートフォリオをクリックして詳細を確認し、順調に進める手助けができます。
「重要なイニシアチブを一か所にまとめたい」
また、管理職の階層が少ない場合やほとんどない場合は、ポートフォリオを使って、組織のすべてのイニシアチブをまとめた大きなポートフォリオの中に、別のワークフローを整理することもできます。ポートフォリオには数百のプロジェクトを含められることを念頭に置いて、融通の利く方法で整理しましょう。
あなたがスタートアップ企業の CEO だとしましょう。作業グループと機能横断的なイニシアチブがある以外は、組織はフラットです。しかし、CEO であるあなたには、全員が何に取り組んでいるかを確認する方法が必要です。すべてのイニシアチブのプロジェクトやポートフォリオの中心的なポートフォリオを作成することで、組織の重要な仕事のすべてに対して信頼できる唯一の情報源を得られます。
「情報や個人的なプロジェクトを整理したい」
プロジェクトと同様、ポートフォリオの権限を非公開に設定できます。アクティブなプロジェクトや頻繁にアクセスするポートフォリオを一つの場所にまとめ、頻繁に参照したい情報を整理したり、特定のプロジェクトのために少人数で共有するためのポートフォリオを作成できます。
ポートフォリオを使って組織の仕事を管理および操作する
Asana をどのように使っていても、ポートフォリオを使えば、複数のイニシアチブをモニタリングし、組織の健全性を迅速に報告できます。複数のレイヤーに分けて整理することで、さまざまなレベルの仕事を確認したり、注意が必要なものを掘り下げたり、全体像から気が散ってしまう余計な詳細を削除できます。
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