Asana を使って効率を 50% もアップさせた Autodesk のカスタマーイベントチーム

COVID-19 のパンデミックにより、世界中で対面イベントが一時延期となる中で、Autodesk は引き続き Asana を使用し、デジタルイベントを制作し、技術的なリクエストを受け付けて、今後行われるライブのイベントに向けた制作プロセスを合理化しています。

Autodesk は、高層ビルから高性能自動車やスマートフォンまで、ものづくりに携わる人々が使うソフトウェアを制作してます。同社の 3D デザイン、エンジニアリング、および建設用のツールを利用するユーザーのグローバルコミュニティが、同社が開催するイベントに集結します。このイベントには、年間 30 件を超えるトレードショーや、Autodesk University (AU) と称した年 3 回のユーザーカンファレンスが含まれます。AU ラスベガスのイベントには 1 万 2000 人を超える参加者が集まります。

Autodesk の 30 人体制のグローバルカスタマーイベントチームは、各イベントのロジスティクスを担当しており、Project Management Organization (PMO) がすべてのオペレーションをスムーズに進行しています。PMO は、Autodesk 社内の他のメンバーから入るリクエストに対応し、生産タイムラインを監督するほか、登録用ウェブページやカンファレンス用のモバイルアプリといった、イベントテクノロジーの開発を管理しています。

以前、グローバルカスタマーイベントチームには、イベントのタイムライン、仕事リクエスト、および会議のメモなどを追跡できる一元型のプロジェクト管理ツールがありませんでした。情報の管理がサイロ化されていたため、以下の問題が発生していました。

• 担当業務と期日について混乱してしまい、計画が効率を欠いていたり、「仕事のための仕事」が増えていた

• 情報を 1 つの中心的な情報源から入手するのではなく、個別のイベントマネージャーから入手し、記録し直していたため、タイムロスが発生していた

• チームメイトの役割に変更があると、仕事が止まってしまい、過去の履歴が部分的に欠落したり、仕事が遅れたりしていた

グローバルカスタマーイベントの PMO リーダーを務める Joël St-Pierrem 氏は、イベントチーム全体の責任範囲を明確にし、効率を高めながら、PMO の取り組みの基盤となるようなワークマネジメントプラットフォームを求めていました。

説明責任、可視性、そして見つけやすさは、適切なプロジェクトマネジメントツールを使用することで得られるメリットです。 ”

誰でも使えるシンプルなツール

Joël 氏は、各チームメンバーが使いやすいと感じるプラットフォームを求めていました。以前に別のツールを使用したことがありましたが、複雑すぎて導入には至りませんでした。簡単に使用できるソリューションがあれば、イベントの計画にしろ、仕事リクエストの管理にしろ、または単に会議を最大限に生かすという意味でも、チーム全体の仕事をまとめることができます。Joël 氏は、すべてのタイムラインとイニシアチブが明確で、その情報が損なわれず、それにより 1 人のチームメイトがプロジェクトから離脱してもプロジェクトは変わらず前進し続ける、ということを確信できる必要がありました。

チームのツール使用を支える専用のリソースがなかったので、簡単に学べるツールを求めていました。それか、すでにメンバーが使用しているツールでもよかったのです。 ”

メールが減るの？それなら登録したい

最終的に、Joël 氏は、ユーザーフレンドリーで、グローバルカスタマーイベントチームがこなしていたすべての役割を提供する Asana を選びました。もっと広く、Autodesk University チーム全体に導入するため、彼は制作タイムラインを作成し、会議で参照するようにしました。参加者は Asana の使用方法を Asana の基礎のトレーニングで学び、Joël 氏は 1 対 1 の説明会を開き、参加者が取り組んでいたイベントやプログラムにおいてシステムの実際の動作を目で見て確認できるようにしました。

チームは、2019 年度の AU ラスベガスのタイムラインを計画しながら Asana を活用しました。メンバーたちは、Asana の価値に、そしてメールの使用量と手作業が大幅に減ったことに、すぐ気づきました。

仕事が早くなり、エラーが減り、会議の効率が上がりました

現在、Autodesk のグローバルカスタマーイベントチームは、プロジェクト管理全般と主なタイムラインの計画に Asana を使用し、メンバー全員が同じ情報を基に仕事をしています。また、過去の Asana プロジェクトを今後のイベント用のテンプレートとして使い、学んだことを基に将来のイベントに向けた計画を改善しています。こういったテンプレートを使えば、スピーディに計画を立てられるほか、重大なステップを忘れることもありません。たとえ小さな詳細を 1 つ逃すだけでもイベントは台無しになりかねません。

また、Joël 氏と彼のチームは、受領するリクエストの処理方法を見直し、ルールを使って自動化しました。今や Autodesk の他のチームは Asana フォームに記入すれば、トークのライブストリーミング、VIP イベントのホスティング、または AU ウェブサイトを使ったクラスのプロモーションといったリクエストを提出できるようになりました。ルールを使用すれば、自動的にタスクがチームメイトに割り当てられ、カスタムフィールドが設定され、プロジェクトの承認を得ることができ、その時点でリクエストに対する専用の Asana プロジェクトが作成されます。

この割り当てシステムがあるおかげで、チームは以前よりも 5 倍速いスピードでリクエストに対応しています。すべての情報が 1 か所に取り込まれるので、承認を得るまでの手作業による 3 つのステップをスキップできるようになり、リクエストのプロセスからはメールの使用が完全に省かれました。ルールを使うと、すべてのステップが確実に正しく行われるので、ヒューマンエラーも減っています。また、リクエストが一元管理されることにより、チームはライブストリームのニーズ量といったパターンやテーマを確認し、それを経営陣に報告することで今後の計画の改善につなげています。チームはポートフォリオとプロジェクトのステータス更新を使って、プロジェクト全体の進捗状況をモニタリングしています。

仕事を Asana で管理するようになったチームは、仕事の調整に使用するメールの量を 75% も削減したほか、情報、計画、および期日を 1 か所で追跡できるので、効率が 50% アップしたと推定しています。チームは Asana を使って会議の議題やメモを記録し、アクションアイテムをリアルタイムでチームメイトに割り当てることで、コラボレーションも改善しています。チームは毎週メンバーの担当業務をレビューすることで、役割について生産的な会話をし、メンバーたちに今度の予定を知らせています。

Asana で会議を管理することにとても満足していますし、おかげでメールの使用量も大幅に減りました。 ”

潤滑油を差したようなスムーズなオペレーション

COVID-19 パンデミックの発生に伴い、イベント環境は一変し、対面で行う集会は取りやめとなりました。Joël 氏は、計画の一時的な中断期間を利用して、PMO の継続的な発展に向けた取り組みを計画しました。その間、Autodesk のグローバルカスタマーイベントチームは、効率のさらなる改善に注目し、プロセス、ワークフロー、そしてデジタルイベントに焦点を合わせた新しいイベントテンプレートを構築しました。こうすることで、Autodesk は未来のイノベーターを呼び寄せる準備をこれまで以上に固めることができます。

イベント開催の最初の年に、しっかりとした Asana プロジェクトを構築するのには努力が必要ですが、次の年からはテンプレートを複製して、日付を変えれば、すぐに取り組みを開始できます。 ”