Cosa sono le bacheche Kanban? Guida per principianti.

Immagina: il tuo team sta per iniziare un nuovo progetto. Hai bisogno di un modo semplice per visualizzare il lavoro, per sapere sempre chi sta lavorando a cosa, in quale fase si trova il lavoro e quando il progetto deve finire. Potresti scorrere i documenti, i fogli di lavoro, le email e i messaggi relativi al progetto per mettere insieme queste informazioni, oppure visualizzarle tutte in un unico posto con una bacheca Kanban.

Se hai già avuto a che fare con la gestione dei progetti o stai cercando un modo di visualizzare il tuo lavoro, avrai sentito il termine Kanban. Le bacheche Kanban sono una forma di gestione visiva dei progetti e sono particolarmente apprezzate dai team tecnici, di sviluppo prodotti e software, sebbene possano essere utilizzate da qualsiasi team. Questo articolo tratta tutto ciò che devi sapere sulle bacheche Kanban, come funzionano e come utilizzarle al meglio per gestire il lavoro del tuo team.

Cos'è il metodo Kanban?

Il metodo Kanban è un modo per aiutare i team a bilanciare il lavoro da svolgere con la disponibilità di ciascun membro. Il framework Kanban si basa su una filosofia di miglioramento continuo, in cui gli elementi di lavoro vengono "estratti" dal product backlog e inseriti in un flusso di lavoro costante.

Il framework Kanban prevede l'uso di bacheche, che sono una forma di gestione visiva dei progetti, con la quale i team possono visualizzare meglio il carico e il flusso di lavoro. Le attività vengono visualizzate in una bacheca di progetto organizzata per colonne. Tradizionalmente, ogni colonna rappresenta una fase del lavoro. Una bacheca Kanban di base potrebbe includere colonne come Da fare, In corso e Fatto. Le singole attività, rappresentate come schede visive sulla lavagna, vengono spostate da una colonna all'altra, fino a quando non vengono completate.

Bacheche Kanban virtuali

Puoi creare bacheche Kanban su una lavagna bianca, su carta o, per risultati migliori, in uno strumento online dedicato. Gli strumenti per creare bacheche Kanban online ti aiutano a visualizzare in modo dinamico i contenuti e a ottenere informazioni immediate sulle attività dell'intero progetto. Spesso, i team utilizzano le bacheche Kanban virtuali, come la vista bacheca di Asana, per visualizzare il lavoro mentre avanza da una fase all'altra:

Storia del metodo Kanban

Il metodo Kanban fu sviluppato da Taiichi Ohno, un ingegnere giapponese della Toyota, alla fine degli anni '40. Ohno si rese conto che poteva migliorare il sistema di produzione integrando elementi di produzione snella: invece di costruire nuovi prodotti basandosi sulla domanda prevista, il framework Kanban di Ohno produceva e riforniva prodotti sulla base della domanda dei consumatori. Il framework Kanban trasformò il processo di produzione della casa automobilistica giapponese da un processo "push" ("a spinta": i prodotti vengono immessi sul mercato) a un processo "pull" ("a trazione": i prodotti vengono creati in base alla domanda del mercato). Di conseguenza, la Toyota poteva avere giacenze di magazzino ridotte pur rimanendo un leader del mercato.

La struttura di produzione snella sviluppata da Ohno si basava sui cartellini Kanban, termine che nasce dalla combinazione di due parole giapponesi: 看 (Kàn), che significa "segno" e 板 (Bǎn), che significa "tavola". In Toyota, i cartellini Kanban erano schede cartacee che indicavano la necessità di un nuovo prodotto, di un componente o di scorte di magazzino e avviavano il processo di produzione di quell'articolo.

Sebbene il Kanban sia ancora utilizzato in molti ambienti di produzione, è stato adattato per lo sviluppo del software all'inizio degli anni 2000. Ispirato alla metodologia di produzione snella di Ohno, il framework Kanban per lo sviluppo del software implementa anche lo stesso processo di "sistema a trazione".

Nel metodo Kanban moderno, i team iniziano con un backlog di lavoro. In base alla disponibilità e alle possibilità dei singoli membri, il lavoro viene "estratto" dal backlog. I membri del team possono monitorare visivamente il lavoro mentre si sposta durante il ciclo di vita dell'attività, rappresentato da fasi su una bacheca Kanban, fino al completamento. Così com'è oggi, il Kanban funge da sistema visivo di gestione dei progetti per bilanciare la domanda e l'effettiva capacità produttiva.

Kanban è Scrum?

Potresti aver sentito parlare di Kanban insieme a Scrum. Come dato di fatto, la maggior parte dei team che eseguono Scrum lo fanno sulle bacheche Kanban. Sebbene sia compatibile, Scrum è un framework diverso. Mentre Kanban si concentra sul miglioramento dei processi, Scrum è tradizionalmente implementato per aiutare i team a completare più attività più velocemente. Per far ciò, organizza degli "sprint", ovvero delle sessioni di lavoro di due settimane, con riunioni giornaliere e una determinata mole di lavoro da completare durante il tempo di ciclo.

Kanban è Agile?

Sì, Kanban per lo sviluppo del software è un sottoinsieme di Agile, che è un modello di gestione dei progetti progettato per aiutare i team a rispondere in modo flessibile al cambiamento. Questa filosofia crede nella pianificazione adattiva, nello sviluppo evolutivo, nella consegna anticipata e nel miglioramento continuo.

Come funziona il metodo Kanban

Oggi, le schede Kanban sono generalmente virtuali, con colonne che rappresentano le fasi del lavoro (sebbene possano ancora essere disegnate su lavagne bianche e monitorate con note adesive!). Ogni "scheda" in una bacheca Kanban rappresenta un'attività e viene spostata da una fase all'altra man mano che il lavoro viene completato. I team che utilizzano questo sistema tendono a collaborare in un'unica bacheca, sebbene le attività vengano solitamente assegnate ai singoli membri del team.

I quattro principi fondamentali del metodo Kanban

Questi quattro principi saranno utili per guidare il tuo team qualora decidessi di implementare il metodo Kanban.

1. Inizia da quello che fai ora

Puoi applicare il sistema Kanban a qualsiasi flusso di lavoro o processo corrente. A differenza dei processi di gestione Agile più definiti come Scrum, Kanban è abbastanza flessibile da funzionare all'interno delle prassi principali del tuo team.

2. Accetta di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo

I grandi cambiamenti possono creare scompiglio nel tuo team e se provi a cambiare tutto e subito, il nuovo sistema potrebbe non funzionare. Il framework Kanban indicizza il miglioramento continuo e il cambiamento incrementale. Invece di cambiare tutto in una volta, inizia con cambiamenti incrementali per far evolvere i processi del tuo team nel tempo.

3. Rispetta il processo, i ruoli e le responsabilità esistenti

A differenza di altre metodologie snelle, il framework Kanban non ha ruoli incorporati e può funzionare all'interno della struttura e delle prassi attuali del tuo team. Inoltre, il tuo attuale processo potrebbe avere alcuni ottimi elementi, che andrebbero persi se cercassi di rinnovare completamente il tuo sistema di lavoro in un giorno.

4. Incoraggia la leadership a tutti i livelli

In nome del miglioramento continuo, il metodo Kanban riconosce che il cambiamento può provenire da qualsiasi direzione, non necessariamente solo "dall'alto verso il basso". Pertanto, i membri del team sono incoraggiati a intervenire, raccogliere idee su nuovi modi per far evolvere i processi e farsi carico di nuove iniziative di lavoro.

Le sei prassi del Kanban

I principi fondamentali del metodo Kanban sono lì per aiutare a guidare la mentalità del tuo team quando affrontano un flusso di lavoro Kanban. Per implementare un processo Kanban, segui queste sei pratiche, al fine di aiutare il tuo team a migliorare continuamente e ottenere una crescita incrementale, che sono i principi fondamentali del framework Kanban.

1. Visualizza il lavoro

Uno dei maggiori vantaggi del sistema Kanban è che puoi vedere fisicamente il lavoro "muoversi" attraverso le varie fasi. La scheda di un'attività inizierà sul lato sinistro della bacheca Kanban e, mentre il tuo team ci lavora, si sposterà lentamente fino a raggiungere la colonna Fatto. Questa pratica non solo ti dà un'idea generale dell'avanzamento attraverso le fasi, ma ti consente anche di ottenere informazioni immediate e in tempo reale sulla fase del lavoro.

2. Limita il lavoro in corso

Come la metodologia Agile, il Kanban si basa su un principio di consegna anticipata, il che significa che le attività dovrebbero spostarsi rapidamente tra le colonne invece di languire in uno stato "lavoro in corso" ambiguo. Non esiste un requisito fisso per quante attività dovrebbero essere "in corso" a un dato momento, ma in generale, incoraggia il tuo team a ridurre il multitasking e a concentrarsi sulla produzione del lavoro individuale.

3. Gestisci il flusso

La prassi n. 2 afferma che devi limitare il lavoro in corso e il modo migliore per farlo è ottimizzare il flusso delle attività all'interno della tua bacheca Kanban. Gestire e migliorare il flusso ridurrà il tuo lead time (la quantità di tempo trascorso tra l'inizio di un'attività e il suo spostamento nella colonna Completato nella tua bacheca Kanban) e ti assicurerà di portare a termine attività o distribuire nuovi prodotti in tempo.

4. Stabilisci regole chiare all'interno dei processi

Poiché le attività si spostano rapidamente nel framework Kanban, assicurati che il tuo team abbia norme chiare e stabilite. Queste prassi hanno lo scopo di guidare il team nell'implementazione della metodologia Kanban. Inoltre, è importante incoraggiare la partecipazione attiva di ciascun membro nella definizione di questi standard. Questo modo di procedere fa parte del quarto principio fondamentale del metodo Kanban: incoraggia la leadership a tutti i livelli.

5. Implementa cicli di feedback

Nel Kanban, i feedback vengono raccolti da due gruppi distinti: i tuoi clienti e il tuo team.

• Raccogli feedback dai clienti sulla qualità e l'efficacia della soluzione prodotta dal tuo team. Era quella giusta? Ci sono stati problemi? Se si sono verificati problemi, come un bug in un codice o difetti in un prodotto, rivedi il flusso Kanban e lascia più tempo per la revisione, il controllo e la valutazione.

• Controlla frequentemente con il tuo team il processo di esecuzione di un framework Kanban. Come si sentono i membri riguardo a quanto producono? Qui hai un'altra opportunità di incoraggiare la leadership a tutti i livelli e migliorare le norme dei processi del tuo team.

6. Migliora in maniera collaborativa, evolviti in maniera sperimentale

Di base, il metodo Kanban riguarda il miglioramento continuo. Ma questo significa anche che altri sistemi potrebbero funzionare bene insieme al Kanban. Che si tratti di Scrum o di qualcos'altro, sii sempre favorevole a collaborare, sperimentare ed evolvere i tuoi processi, se necessario.

Come applicare il metodo Kanban

In conformità con il primo principio Kanban di base (Inizia da quello che fai ora), puoi applicare il metodo a qualsiasi flusso di lavoro. Potresti creare una bacheca Kanban con una lavagna e alcune note adesive o con un foglio di calcolo e un po' di formattazione, ma il modo migliore per visualizzare una bacheca Kanban è usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana, nel quale ogni progetto può essere visualizzato in quattro modi, inclusa una vista in stile bacheca Kanban.

Non importa come organizzi la tua bacheca Kanban, segui questi semplici passaggi per applicare il sistema a uno qualsiasi dei tuoi processi in atto.

1. Inizia con una bacheca vuota

La tua bacheca Kanban finirà per contenere tutte le attività da svolgere e quelle completate, per cui la cosa migliore da fare è partire da una bacheca vuota. Se utilizzi uno strumento di gestione del lavoro come Asana, assicurati di usare la vista Bacheca.

2. Crea colonne per rappresentare il lavoro

Tradizionalmente, le colonne di una bacheca Kanban rappresentano le varie fasi del lavoro. Le colonne che creerai dipenderanno dal tuo team, ma alcune tra le più comuni sono:

• Backlog, Posta in arrivo o Nuovo: in questa colonna andrà riportato il nuovo lavoro, prima che venga assegnato a un membro del team.

• Pronto o Con priorità: sposta il lavoro in questa colonna quando è pronto per essere avviato.

• In corso: questo è l'insieme delle attività alle quali si sta lavorando. In base al tipo di team, potresti suddividere ulteriormente la colonna In corso: ad esempio, un team di contenuti potrebbe creare le colonne Redazione, Revisione ed Editing, mentre un team di progettazione potrebbe aggiungere le colonne Sviluppo, Test e Distribuzione.

• In attesa: sposta il lavoro in questa colonna se viene bloccato per qualche motivo.

• Completato o Fatto: le attività dovrebbero fermarsi in questa colonna una volta che sono state completate.

3. Aggiungi attività per rappresentare il lavoro

In una bacheca Kanban, ogni attività è rappresentata da una scheda. Sarebbe opportuno che la prima parola del titolo fosse un verbo, in modo che il tuo team sappia esattamente cosa dovrà fare.

Se stai utilizzando una soluzione virtuale di gestione del lavoro, puoi anche aggiungere informazioni e file alle schede delle attività Kanban. Con le etichette, puoi monitorare i metadati, come la quantità di tempo che un'attività dovrebbe richiedere o la sua priorità.

4. Sposta il lavoro attraverso le varie fasi

Un elemento fondamentale della gestione del flusso di lavoro con le bacheche Kanban è lo spostamento delle attività alla fase successiva. Puoi farlo manualmente, trascinandole, o utilizzare una soluzione virtuale di gestione del lavoro che automatizzi questo compito. Ad esempio, con Asana, puoi impostare regole per spostare automaticamente le attività in colonne diverse, in base alle relative informazioni, come spostare un'attività nella colonna In corso una volta assegnata a un membro del team.

5. Crea nuove bacheche Kanban se necessario

In teoria, potresti utilizzare la stessa bacheca Kanban virtuale all'infinito. Poiché le bacheche Kanban monitorano il lavoro attraverso un processo continuo, non c'è una ragione specifica per abbandonare la tua bacheca attuale. Ma in alcuni sistemi, come Scrum, creerai frequentemente bacheche Kanban per ogni nuovo sprint. Crea la nuova bacheca (o ripulisci la tua lavagna bianca), trasferisci il tuo backlog di attività e ricomincia a lavorare.

Bacheche Kanban: pro e contro

Adesso che sai come funziona il metodo Kanban, l'unica domanda che resta è: il tuo team dovrebbe usarlo? Non esiste una risposta giusta o sbagliata, ma ecco alcuni vantaggi e svantaggi che il tuo team potrebbe riscontrare con il framework Kanban.

I vantaggi del metodo Kanban

Il framework Kanban è uno strumento eccezionale e flessibile, che può aiutare i team a bilanciare il lavoro con la capacità produttiva del team. Se seguito correttamente, può apportare molti benefici.

• Fornisce una panoramica immediata del lavoro del team. Come forma di gestione visiva dei progetti, può aiutarti a dare vita alle attività e ottenere una visione chiara dei flussi di lavoro del tuo team.

• Aumenta la chiarezza, soprattutto per i team che lavorano da remoto. Se il tuo team lavora da remoto, può essere difficile avere una visione chiara del lavoro di ogni singolo individuo. Centralizzando le attività e riducendo la mole di lavoro in corso, le bacheche Kanban possono aiutare tutti a ottenere informazioni a colpo d'occhio su quello che ognuno sta facendo.

• Incoraggia la flessibilità. Il metodo Kanban si basa su un processo di miglioramento continuo e pertanto i team che lo implementano possono diventare più flessibili e dinamici nel tempo. Se segui i quattro principi fondamentali e le sei pratiche chiave, il tuo team può diventare più agile e aperto al cambiamento.

Gli svantaggi del metodo Kanban

Kanban non è un framework adatto a ogni team, in quanto presenta anche degli svantaggi.

• È diffuso prettamente tra i team tecnici. Come Scrum, Agile e altre metodologie snelle, il metodo Kanban non è così noto tra i team fuori dall'ambito tecnico, ma può comunque essere uno strumento efficace per tutti i tipi di team. Tuttavia, se hai in programma di introdurre un processo Kanban in un team non tecnico, valuta se spostare un flusso di lavoro alla volta, per aiutare il team nel processo di adozione.

• Se il lavoro in corso è eccessivo, la situazione può diventare rapidamente stressante. Poiché ogni scheda di un'attività occupa molto spazio visivo, la tua bacheca Kanban può diventare il regno del caos in men che non si dica se hai troppe attività da svolgere contemporaneamente.

Visualizza il lavoro del tuo team

Con le bacheche Kanban, il tuo team ha una panoramica chiara delle attività a cui ognuno sta lavorando e del loro avanzamento. Se vuoi provare il metodo Kanban con il tuo team, prova Asana, che ti permette di visualizzare i progetti in quattro modi, tra i quali la vista bacheca in stile Kanban, che aiuterà il tuo team a vedere il lavoro in corso e tutte le sue attività.