Che cos'è un diagramma di flusso? (Simboli, tipi e come leggerlo)

Un diagramma di flusso è un diagramma che illustra i passaggi, le sequenze e le decisioni di un processo o flusso di lavoro. Sebbene ne esistano molti tipi diversi, un diagramma di flusso di base è la forma più semplice di una mappa di processo. È uno strumento potente, che può essere utilizzato in più campi per pianificare, rappresentare, documentare e migliorare i processi.

Gli ingegneri industriali Frank e Lillian Gilbreth presentarono per la prima volta questo strumento all'American Society of Mechanical Engineers (ASME) nel 1921. Da allora, i diagrammi di flusso sono stati perfezionati e standardizzati per ottimizzare i processi in vari settori.

Se vuoi scoprire di più sui diversi tipi di diagrammi di flusso e simboli, sei nel posto giusto. Spiegheremo anche come crearli e forniremo alcuni esempi da cui trarre ispirazione.

Quando usare i diagrammi di flusso

I diagrammi di flusso possono essere utili in una varietà di scenari, come quelli riportati di seguito.

1. Documentare un processo

Un diagramma di flusso è un modo meraviglioso per sviluppare e documentare un progetto o un processo collaborativo. 

2. Semplificare e visualizzare idee o processi complessi

Non tutti i membri del tuo team avranno il tempo (o le risorse) per leggere un documento di processo complicato e lungo. Un diagramma di flusso consente a tutti di seguire il flusso di lavoro, comprendere le attività e analizzare i singoli passaggi in modo rapido e semplice.

3. Organizzare il tuo team e assegnare le attività in modo efficace

La rappresentazione visiva di un processo può semplificare l'assegnazione delle attività ai membri del team e l'organizzazione del lavoro, facendo sì che tutto proceda al meglio.

4. Prendere e giustificare decisioni

Spesso, le decisioni fanno meno paura e sembrano più semplici se sono rappresentate in un diagramma di flusso. Questo strumento può aiutarti anche a visualizzare le conseguenze delle tue decisioni, rendendo più facile anticipare e giustificare i passaggi successivi.

5. Identificare e prevenire colli di bottiglia o problemi

I diagrammi di flusso ti aiutano a individuare colli di bottiglia o inconvenienti prima che diventino problemi seri. Definendo l'intero processo con questa guida visiva, puoi seguire ogni passaggio e assicurarti di allocare tempo e risorse sufficienti per ogni attività.

6. Standardizzare i processi

Una volta creato il diagramma di flusso, puoi riutilizzarlo per progetti e processi simili. Ciò può far risparmiare tempo ed evitare stress a te e al tuo team nel lungo termine.

7. Monitorare l'avanzamento di un progetto 

Dal momento che è molto facile seguire i passaggi in un diagramma di flusso, puoi sempre individuare a che punto si trova il tuo team nel progetto o nel processo. Ciò rende il monitoraggio dell'avanzamento molto semplice e ti offre anche un'ottima panoramica delle attività che devono ancora essere completate.

Simboli del diagramma di flusso

I diagrammi di flusso possono essere molto diversi: si va da rappresentazioni grafiche disegnate velocemente a mano per aiutare a documentare o pianificare un processo a diagrammi di flusso di lavoro completi creati con appositi software. Per facilitare la comprensione dei diagrammi di flusso tra team, reparti e persino settori, l'American National Standards Institute (ANSI) ha stabilito standard ufficiali negli anni '60 che sono stati adottati dall'International Organization for Standardization (ISO) nel 1970 e vengono continuamente aggiornati e migliorati. L'ultima versione di questo standard è stata confermata nel 2019.

Quando si legge un diagramma di flusso, si segue lo standard occidentale, ovvero dall'alto verso il basso e da sinistra a destra. Diamo un'occhiata ad alcuni dei simboli più comunemente usati, ai loro nomi e al loro significato. 

• Linea di flusso: la linea di flusso mostra la direzione del processo collegando due blocchi tra loro.

• Terminatore: rappresenta il punto iniziale o finale di un processo del diagramma di flusso.

• Processo: il simbolo del processo è l'elemento più comune di un diagramma di flusso e indica una fase del processo.

• Commento o annotazione: consente di aggiungere ulteriori informazioni su un passaggio.

• Decisione: questo simbolo rappresenta una decisione che tu o il tuo team dovete prendere per passare alla fase successiva del processo. In genere, è una decisione di tipo vero o falso o una domanda sì o no alla quale devi rispondere.

• Dati archiviati: simboleggia un file di dati o un database.

• Simbolo "oppure": indica che il flusso del processo continua in tre o più rami.

• Input/Output: il simbolo di input/output rappresenta il processo di ingresso o uscita di dati esterni.

• Visualizzazione: indica un passaggio che visualizza le informazioni rilevanti.

• Documento: questo simbolo rappresenta un documento singolo.

• Ritardo: questo simbolo permette di pianificare e rappresentare eventuali ritardi che saranno parte del processo.

• Input manuale: questo simbolo rappresenta dati o informazioni che devono essere inseriti manualmente in un sistema.

• Operazione manuale: simboleggia un'operazione manuale o una modifica del processo.

• Riferimento fuori pagina: questo simbolo serve per collegare due simboli che si trovano su pagine diverse.

• Riferimento sulla pagina: questo punto può collegare due simboli e sostituire linee lunghe, per ottenere un diagramma di flusso più pulito.

• Simbolo di summing junction (giunzione a somma): viene utilizzato per far convergere più rami in un unico processo.

• Processo alternativo: le linee verso questo simbolo sono generalmente tratteggiate. Il simbolo stesso rappresenta un'alternativa alla normale fase del processo nel caso in cui sia necessaria.

• Processo predefinito: questo simbolo indica un processo che è già definito altrove.

• Documenti multipli: indica la presenza di più documenti.

• Preparazione o inizializzazione: questo simbolo indica una fase di preparazione o inizializzazione nel processo.

Dopo aver appreso cosa rappresentano i vari simboli, puoi leggere o creare praticamente qualsiasi tipo di diagramma di flusso e acquisire una migliore comprensione del processo rappresentato. Se crei un diagramma di flusso che necessita di forme o simboli diversi, includi una legenda in modo che i colleghi del team ne possano comprendere il significato.

Tipi di diagrammi di flusso

Poiché i diagrammi di flusso sono uno strumento così potente, vengono utilizzati in molti campi e settori. Che si tratti di istruzione, vendite e marketing, commercio, ingegneria o produzione, li si trova praticamente ovunque.

Ti consigliamo di utilizzare diversi tipi di diagramma di flusso, in base al processo che intendi rappresentare. Mark A. Fryman, nel suo libro del 2002 Quality and Process Improvement, ha identificato cinque tipi di diagrammi di flusso da usare in ambito aziendale.

• Un diagramma di flusso decisionale aiuta a spiegare i passaggi che vengono intrapresi per giustificare una decisione. Questo tipo di diagramma può essere utile per anticipare le conseguenze di decisioni diverse.

• Un diagramma di flusso logico viene utilizzato per individuare falle, colli di bottiglia o vincoli nel processo, che potrebbero causare interruzioni o problemi. 

• Un diagramma di flusso di sistema rappresenta il flusso di dati in un sistema. Viene spesso usato in contabilità.

• Un diagramma di flusso di prodotto visualizza il processo di creazione di un prodotto e l'ordine delle fasi. Questo tipo di diagramma di flusso può essere un documento utile quando si lancia un nuovo prodotto o si migliora il processo di produzione.

• Un diagramma di flusso di processo mostra come un processo raggiungerà un determinato risultato. È probabile che creerai un diagramma di questo tipo per migliorare un processo esistente o svilupparne uno nuovo. Un esempio di diagramma di flusso di processo è il diagramma swimlane.

Oltre ai tipi di diagrammi di flusso che Fryman ha definito per scopi aziendali, nel corso degli anni ne sono stati sviluppati molti altri.

Altri tipi di diagrammi di flusso

Alcuni dei tipi di diagrammi di flusso più utilizzati sono stati elaborati da Alan B. Sterneckert nel suo libro del 2003 Critical Incident Management e includono:

• diagramma di flusso dei documenti

• diagramma di flusso dei dati

• diagramma di flusso di sistema 

• diagramma di flusso di programma

Nel 1987, Andrew Veronis ha pubblicato un libro intitolato Microprocessors: Design and Application, nel quale descriveva i seguenti tre tipi di diagrammi di flusso:

• diagramma di flusso di sistema

• diagramma di flusso generale

• diagramma di flusso dettagliato

Altri tipi di diagrammi di flusso comunemente usati sono:

• grafico PERT

• diagramma di flusso di lavoro

• diagramma swimlane

• Data Flow Diagram (DFD)

• schema di processo

• Business Process Model and Notation (BPMN 2.0)

• diagramma SDL (Specification and Description Language)

• diagramma EPC (Event-Driven Process Chain)

Puoi trovare un diagramma di flusso relativo ai documenti di processo nel nostro articolo sulla documentazione dei processi e dare un'occhiata ai grafici PERT per un altro esempio di diagramma di flusso comune.

Come creare un diagramma di flusso

Sia che tu abbozzi un diagramma di flusso sul tuo taccuino o utilizzi un modello di diagramma di flusso per sviluppare un processo ufficiale, ci sono cinque passaggi da seguire per creare un diagramma di flusso ragionato e utile.

1. Definire lo scopo e l'ambito. Prima di prendere carta e penna o aprire il tuo software per creare un diagramma di flusso, definisci l'ambito del progetto e lo scopo del processo. Chiediti che cosa vuoi ottenere con il tuo progetto e quali sono le date di inizio e fine appropriate.

2. Ordinare cronologicamente le attività. A seconda del tipo di diagramma di flusso che devi creare, puoi rivedere la documentazione esistente, parlare con i membri del team delle loro esperienze passate o osservare un processo esistente. Può essere utile annotare alcuni passaggi sotto forma di elenco prima di creare la bozza iniziale del diagramma di flusso.

3. Organizzare le attività per tipologia e simbolo. Una volta che tutte le tue attività sono state scritte e organizzate cronologicamente, assegnale al simbolo corrispondente, in modo da poter disegnare il tuo diagramma di flusso.

4. Disegnare il diagramma di flusso. Puoi abbozzare il tuo diagramma di flusso a mano o utilizzare un software apposito e poi condividerlo con il tuo team. 

5. Confermare e perfezionare il diagramma di flusso. Avere una seconda, terza o addirittura quarta opinione sul diagramma di flusso ti aiuterà a scoprire colli di bottiglia o potenziali problemi e ti consentirà di perfezionare il diagramma di flusso prima che il processo inizi.

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