Metodologie di gestione dei progetti: i dodici framework più usati

La gestione dei progetti è in continua evoluzione e servono diversi approcci per avere successo. Conoscere le metodologie di gestione dei progetti più usate può aiutarti a diventare un esperto. 

Una metodologia di gestione dei progetti è un sistema di principi, tecniche e procedure usate dalle persone che lavorano in un dato ambito. Le metodologie più usate non solo differiscono nell'organizzazione della loro struttura, ma richiedono differenti deliverable, flussi di lavoro e addirittura sviluppo di software per la gestione dei progetti. 

Per diventare il miglior project manager possibile, scopri di più su questi dodici framework e trova quello più adatto alle necessità del tuo team. 

1. Agile

Di cosa si tratta: la metodologia Agile di gestione dei progetti è uno dei processi più usati in questo ambito. Tuttavia, la realtà è che Agile non è tecnicamente una metodologia, ma piuttosto un principio di gestione dei progetti. 

Di base, un approccio Agile:

• è collaborativo

• è veloce ed efficace

• è iterativo e basato sui dati

• dà più importanza alle persone che ai processi

Quando si tratta usare Agile, i team spesso scelgono di affiancarvi altre metodologie specifiche, che possono includere Scrum, Kanban, eXtreme Programming, Crystal o addirittura Scrumban. Questo succede perché unire la metodologia Agile a un approccio più dettagliato crea una filosofia di gestione dei progetti a tutto tondo e un piano tangibile per garantire un lavoro di qualità. 

Chi dovrebbe farne uso: il framework Agile può essere usato da praticamente tutti i team, dato che il principio su cui si basa è abbastanza universale. La vera sfida è decidere quale metodologia affiancarvi.

2. Waterfall

Di cosa si tratta: il modello waterfall (o a cascata) è un altro framework molto comune. Tuttavia, a differenza di Agile, è una metodologia vera e propria, caratterizzata dalla sua semplicità. La metodologia waterfall, conosciuta anche come ciclo di vita dello sviluppo del software (software development life cycle, SDLC), è un processo lineare in cui il lavoro procede a cascata in ordine sequenziale. 

Per ottenere questo approccio, ogni attività è dipendente da un'altra. Ciò significa che ogni attività va completata prima che un'altra possa iniziare. In questo modo, non solo ci si assicura che il lavoro proceda secondo i tempi previsti, ma si incoraggia una comunicazione trasparente durante il processo. 

Nonostante alcune organizzazioni moderne lo vedano come un approccio tradizionale, questo metodo funziona quando si vuole creare un piano di progetto prevedibile e preparato meticolosamente. 

Chi dovrebbe farne uso: poiché la metodologia waterfall per la gestione dei progetti è molto dettagliata, è ottima per lavorare a progetti di grandi dimensioni che coinvolgono stakeholder diversi. Ciò è dovuto alla presenza di passaggi chiari durante il progetto e di dipendenze che aiutano a monitorare il lavoro da svolgere per raggiungere gli obiettivi. 

3. Scrum

Di cosa si tratta: la metodologia Scrum sfrutta una serie di brevi "sprint" che vengono usati per creare un ciclo di progetto. Questi cicli durano uno o due settimane alla volta e sono organizzati con team di 10 persone o meno. Questa metodologia differisce dall'approccio waterfall, in cui le singole attività vengono suddivise in dipendenze.

Scrum è una metodologia unica per una serie di ragioni, una delle quali è l'utilizzo di uno Scrum master, che fondamentalmente è un project manager che presiede le riunioni, demo, sprint e retrospettive Scrum giornaliere dopo che ogni sprint è stato completato. Queste riunioni hanno l'obiettivo di creare coesione tra gli stakeholder del progetto e di far sì che le attività vengano completate in tempo. 

Anche se tecnicamente Scrum è una metodologia di gestione dei progetti che può funzionare in maniera indipendente, solitamente viene associata a un framework Agile. Questo succede perché condividono principi simili, ad esempio la collaborazione e il dare più importanza alle persone che ai processi. 

Chi dovrebbe farne uso: i team che usano un approccio Agile dovrebbero adottare anche la metodologia Scrum, o almeno provarci. Poiché gli sprint sono divisi in piccoli team, questo approccio può funzionare sia con team di piccole dimensioni che con team di grandi dimensioni. 

4. Kanban

Di cosa si tratta: la metodologia Kanban rappresenta i backlog del progetto usando elementi visivi, specificamente le bacheche. Questo approccio viene adottato dai team Agile per avere una visione migliore dei flussi di lavoro e dell'avanzamento del progetto, diminuendo allo stesso tempo la possibilità di creare colli di bottiglia. Inoltre, questa metodologia solitamente sfrutta un software che ti consente di modificare e trascinare le bacheche in maniera fluida all'interno dei progetti, anche se non è un requisito obbligatorio. 

Poiché questo metodo non ha un processo definito come gli altri, ogni team lo usa in maniera diversa. Il concetto principale da tenere a mente è che il metodo Kanban punta a concentrarsi sulle attività più importanti del progetto, mantenendo la semplicità del framework generale.

Chi dovrebbe farne uso: le bacheche Kanban sono un ottimo strumento per team di qualsiasi dimensione, in particolare i team che lavorano da remoto. Ciò è dovuto al fatto che offrono un quadro visivo che aiuta i membri del team a rispettare le tempistiche indipendentemente da dove si trovano. 

5. Scrumban

Di cosa si tratta: come potresti aver immaginato, Scrumban è una metodologia che prende ispirazione dai framework Scrum e Kanban. Alcuni la vedono come un approccio ibrido che unisce il meglio di entrambi. 

Scrumban usa un ciclo di sprint simile alla metodologia Scrum, ma offre la possibilità di inserire singole attività nel piano, come accade nella metodologia Kanban. Ciò dà la possibilità di completare le attività più importanti e di non complicare i piani di progetto. Scrumban utilizza inoltre le riunioni Scrum per aumentare la collaborazione e far sì che gli obiettivi non vengano persi di vista. 

Chi dovrebbe farne uso: se ti piace l'idea di suddividere un progetto in attività più piccole, ma vuoi comunque fare in modo che resti visivamente semplice, Scrumban potrebbe essere la metodologia che fa per te. È il perfetto punto di incontro tra semplicità e chiarezza.  

6. PRINCE2

Di cosa si tratta: la metodologia PRINCE2, anche conosciuta come PRojects IN Controlled Environments (progetti in ambienti controllati), usa la metodologia comprensiva waterfall per definire le fasi di un progetto. È stata inizialmente creata dal governo del Regno Unito per i progetti IT, e continua ad essere utilizzata per iniziative IT di grandi dimensioni al posto dei tradizionali progetti incentrati sul prodotto o sul mercato. 

I sette principi chiave della metodologia PRINCE2 sono:

1. inizio del progetto

2. direzione del progetto

3. avvio del progetto

4. controllo del progetto

5. gestione della consegna dei prodotti

6. gestione dei limiti di fase

7. chiusura del progetto

Questi sette principi creano un processo di progetto meticoloso e insieme costituiscono una metodologia di progetto aziendale efficace. Questa metodologia punta a definire i ruoli e a sostenere i manager, ma non solo. La metodologia PRINCE2 può essere usata per semplificare molte attività singole di gestione dei progetti, ad esempio il controllo di una fase, la gestione della consegna di prodotti e l'avvio e la chiusura del progetto. 

Chi dovrebbe farne uso: data la sua natura particolare, la metodologia PRINCE2 per la gestione dei progetti è più adatta per i progetti aziendali di grandi dimensioni con un certo numero di stakeholder. Usarla per progetti più piccoli potrebbe creare un processo più lungo e complicato del necessario. 

7. Six Sigma

Di cosa si tratta: a differenza delle altre metodologie per la gestione dei progetti, la metodologia Six Sigma viene utilizzata per la gestione della qualità ed è frequentemente descritta come una filosofia piuttosto che una metodologia. Viene spesso accoppiata a una metodologia snella o a un framework Agile, dando vita a Lean Six Sigma o Agile Six Sigma. 

L'obiettivo principale della metodologia Six Sigma è il continuo miglioramento dei processi e l'eliminazione dei difetti, che si ottengono tramite le costanti migliorie apportate da esperti di settore per sostenere, definire e controllare i processi. 

Questa metodologia può essere ulteriormente rifinita aggiungendo un processo Six Sigma DMAIC, che crea un approccio a fasi, che elenchiamo di seguito.

• Definizione: creazione di un ambito del progetto, business case e riunione stand-up iniziale.

• Misurazione: raccolta dei dati per capire i miglioramenti da effettuare.

• Analisi: identificazione delle cause alla base dei problemi. 

• Miglioramento: risoluzione dei problemi identificati.

• Controllo: interventi per mantenere le soluzioni per progetti futuri. 

Chi dovrebbe farne uso: la metodologia Six Sigma è più adatta a organizzazioni di grandi dimensioni, solitamente quelle con un centinaio di dipendenti o più. È in questo caso che il bisogno di eliminare le parti inutili di un progetto inizia ad avere importanza per la tua organizzazione. 

8. Metodo del percorso critico (CPM)

Di cosa si tratta: il metodo del percorso critico serve a identificare e programmare attività fondamentali all'interno di un progetto. Questo metodo include la creazione di dipendenze delle attività, il monitoraggio degli obiettivi e dell'avanzamento del progetto, la definizione della priorità dei deliverable e la gestione delle date di scadenza. Il tutto risulta simile a una struttura di scomposizione del lavoro.

L'obiettivo di questa metodologia è di gestire correttamente progetti di successo su larga scala, in modo che i traguardi e i deliverable vengano definiti correttamente. 

Chi dovrebbe farne uso: il metodo del percorso critico è più adatto a progetti e team di piccole e medie dimensioni. Ciò è dovuto al fatto che i progetti di dimensioni più grandi richiedono più deliverable con più stakeholder e il CPM non è stato creato per gestire progetti complessi. 

9. Critical Chain Project Management (CCPM)

Di cosa si tratta: il framework del Critical Chain Project Management è strettamente legato al metodo del percorso critico, ma è più dettagliato, e ciò lo rende una delle opzioni più complete. 

Oltre a implementare una struttura di scomposizione del lavoro come il CPM, la CCPM include requisiti specifici relativi alle tempistiche di ogni attività. Questo migliora il monitoraggio delle attività, mettendo in chiaro quando è stato superato il tempo assegnato a un'attività. Questa metodologia utilizza inoltre il livellamento delle risorse, che punta a gestire carichi di lavoro di grandi dimensioni distribuendo il lavoro tra tutte le risorse disponibili. 

Queste soluzioni non solo aiutano ad aumentare la produttività e l'efficienza, ma anche a collegare il lavoro che va completato con gli obiettivi del progetto. Molti strumenti di gestione dei progetti hanno addirittura a disposizione elementi visivi per mostrare questi obiettivi, creando così una roadmap per i membri del team. 

Chi dovrebbe farne uso: la CCPM è un ottimo metodo, adatto sia a team di piccole che di grandi dimensioni, che soprattutto serve per risolvere i problemi di efficienza dei progetti. Può essere inoltre un ottimo metodo per creare resoconti sul lavoro in corso da presentare ai dirigenti. 

10. Lean management

Di cosa si tratta: la metodologia di gestione snella dei progetti punta a eliminare gli aspetti non necessari e a creare un framework semplice relativo alle necessità del progetto. In sostanza, significa fare di più con meno, per massimizzare l'efficienza e la collaborazione.

Anche se in origine (stiamo parlando del metodo usato da Henry Ford e successivamente da Toyota e Motorola) ridurre gli aspetti non necessari era riferito a prodotti fisici, ora si riferisce a pratiche non necessarie, rappresentate dalle tre M.

• Muda (spreco): le pratiche che consumano risorse senza portare valore.  

• Mura (irregolarità): causata dalla sovraproduzione, produce sprechi 

• Muri (sovraccarico): causato quando si sovraccaricano le risorse. 

In qualità di project manager, il tuo lavoro è evitare che si verifichino queste tre M e fare in modo che i progetti vengano eseguiti correttamente e i processi vengano semplificati. Questo approccio è simile al Rational Unified Process (RUP), che punta anch'esso a ridurre gli sprechi. La differenza tra i due approcci è che il RUP punta a ridurre i costi di sviluppo invece delle pratiche non necessarie. 

Chi dovrebbe farne uso: poiché la metodologia snella si concentra sulla riduzione degli sprechi, è più adatta per i team che hanno difficoltà a gestire la propria efficienza. È una metodologia che funziona meglio con organizzazioni di grandi dimensioni, ma può essere utile per team di progetto di qualsiasi dimensione. 

11. Guida PMBOK® del Project Management Institute

Di cosa si tratta: anche se il Project Management Body of Knowledge del Project Management Institute è considerata una metodologia per la gestione dei progetti, è più simile a un insieme di best practice che prendono in considerazione diversi processi di sviluppo. 

Questo framework si concentra sull'implementazione di cinque fasi di gestione del progetto, che servono per gestire facilmente un progetto dall'inizio alla fine, usando un approccio a fasi strutturate, che elenchiamo di seguito.

1. Avvio del progetto

2. Pianificazione del progetto

3. Esecuzione del progetto

4. Performance del progetto

5. Conclusione del progetto

Nonostante la Guida PMBOK® sia una buona base di partenza, non è specifica come gli altri approcci. Ciò significa che dovrai decidere quali attività completare in ogni fase. 

Chi dovrebbe farne uso: la guida PMBOK® può essere usata da sola da team di piccole dimensioni che lavorano a progetti standard, anche se è consigliabile affiancarla a una metodologia più dettagliata (ad esempio il CPM) quando si lavora in team di grandi dimensioni che gestiscono progetti complessi. 

12. eXtreme Programming (XP)

Di cosa si tratta: come si può intuire dal nome, l'eXtreme Programming è un metodo utilizzato per progetti frenetici che hanno tempi di consegna stretti. In questo approccio vengono creati brevi cicli di sviluppo con numerosi rilasci, che consentono di rispettare scadenze ravvicinate e di aumentare la produttività. 

L'eXtreme Programming si basa su pochi valori fondamentali, tra cui semplicità, comunicazione, feedback, rispetto e coraggio. Segue inoltre uno specifico insieme di regole XP, che include tutte le fasi di pianificazione e di testing. 

Chi dovrebbe farne uso: l'eXtreme Programming può essere utilizzato per singoli progetti che hanno tempi di consegna stretti, solitamente da team di piccole e medie dimensioni. Essendo un metodo basato sulla velocità di esecuzione, non bisognerebbe abusarne per evitare il burnout. 

Come scegliere la giusta metodologia di gestione dei progetti per il tuo team

Quando si parla di metodologie di gestione dei progetti, non ne esiste una che funzioni per tutti. Ognuna offre una serie di principi unici per portare un progetto di sviluppo dal piano iniziale all'esecuzione finale. 

Gli aspetti principali da tenere a mente sono le dimensioni del team e il metodo preferito di lavoro. Di seguito elenchiamo altri suggerimenti da prendere in considerazione.

• Il settore: devi sapere se i cambiamenti sono frequenti nel tuo settore. Ad esempio, un'azienda tecnologica è in continua evoluzione. Questa caratteristica ha un impatto sulla coerenza dei progetti e per questo andrebbe supportata da una metodologia flessibile o statica. 

• Il focus del progetto: prendi in considerazione gli obiettivi dei tuoi progetti. Le persone contano più dell'efficienza? Questo ti aiuterà a scegliere la metodologia più adatta al tuo obiettivo. 

• La complessità dei progetti: i tuoi progressi sono complessi o semplici? Alcuni metodi non sono adatti a organizzare attività complesse, come la CCPM.

• La specializzazione dei ruoli: prendi in considerazione i ruoli all'interno del tuo team. I membri del tuo team possono alternare lo stesso tipo di lavoro o ti serve un metodo che si concentra sulla specializzazione?

• Le dimensioni dell'organizzazione: le dimensioni della tua organizzazione e del tuo team dovrebbero essere presi seriamente in considerazione quando scegli una metodologia. Una metodologia come Kanban funziona con qualsiasi team, mentre il CPM è più adatto a team di piccole dimensioni. 

Che i membri del tuo team preferiscano un processo visivo, come quello offerto dalla metodologia Kanban, o un approccio più tradizionale alla gestione dei progetti, come il metodo waterfall, esiste un'opzione per qualsiasi tipo di team. Per ottimizzare la tua metodologia di gestione dei progetti, prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro per meglio monitorare ed eseguire i progetti di sviluppo. 

Metodi per aiutarti a gestire consapevolmente i tuoi progetti

Seguendo la giusta metodologia di gestione dei progetti, sarai in grado di portare i tuoi progetti a nuovi livelli di efficienza e di implementare processi adatti a te, al tuo team e alla tua organizzazione.

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