Grafici PERT: cosa sono e come crearne uno (con esempi)

Se ti è capitato di avere difficoltà a definire le attività di un progetto o tenerne sotto controllo le dipendenze, abbiamo la soluzione che fa al caso tuo. 

Un grafico PERT, conosciuto anche come diagramma PERT, è uno strumento usato per programmare, organizzare e identificare le attività di un progetto.

PERT è un acronimo che sta per Project Evaluation and Review Technique (tecnica di revisione della valutazione del programma). Fornisce una rappresentazione visiva della cronologia di un progetto e suddivide le singole attività. Questi diagrammi sono simili ai diagrammi di Gantt, ma strutturati in maniera differente. 

Per creare un diagramma di questo tipo dovrai seguire alcuni passaggi che ti aiuteranno a pianificare un progetto dalla data di inizio alla data di fine. In questo articolo, analizzeremo i cinque passaggi, ti mostreremo un esempio e ti spiegheremo come usare e sfruttare un grafico PERT in maniera efficace. 

Come funziona un grafico PERT

Un grafico PERT offre una rappresentazione visiva delle attività di un progetto e le dipendenze collegate a ognuna di esse. Potresti usarne uno per creare un programma iniziale e una cronologia stimata da condividere con gli stakeholder del progetto prima del suo inizio effettivo.

La creazione di una roadmap di progetto in forma di grafico PERT ti può aiutare a completare diverse attività relative alla pianificazione del progetto, tra cui:

• ottenere l'approvazione del programma e della cronologia dai tuoi superiori

• comunicare gli obiettivi del progetto agli stakeholder

• organizzare visivamente un progetto complesso

• stimare il tempo necessario per completare le singole attività 

Per ottenere il massimo dal tuo grafico PERT, dovresti prima comprendere i passaggi necessari per la creazione e come organizzarlo visivamente.

Come creare un grafico PERT

Per creare un grafico PERT, segui i cinque passaggi del ciclo di vita del processo, che va dall'identificare le attività al gestire il completamento del progetto. 

1. Identifica le attività del progetto

Il primo passaggio per creare un grafico PERT consiste nell'identificare e raccogliere le informazioni e le attività necessarie al progetto. Puoi iniziare la fase di pianificazione del progetto in maniera simile a come inizi la fase iniziale della gestione del progetto. Questo passaggio può includere:

• un business case

• un piano di comunicazione

• una riunione iniziale di avvio

Una pianificazione anticipata assicura di essere preparati a definire le dipendenze e collegare le attività durante le fasi successive.

2. Definisci le dipendenze delle attività 

La dipendenza di un'attività è un'attività o un traguardo che dipende dal completamento di un'altra attività prima che questa possa essere iniziata. Spesso viene chiamata relazione logica e viene utilizzata in una struttura di scomposizione del lavoro. 

La creazione di dipendenze può aiutarti a tenere sotto controllo il lavoro in maniera efficace, far sì che le attività vengano completate e stabilire una comunicazione trasparente. Per progetti complessi, pianifica cronologie e durate dei progetti in anticipo.

In un diagramma PERT, le dipendenze vengono visualizzate collegando e numerando le attività. Anche se non è un metodo dettagliato, come può esserlo una struttura di scomposizione del lavoro, aiuta ad avere un quadro generale delle attività e del lavoro che va svolto per completarle.

3. Collega le attività del progetto

Dopo aver definito le dipendenze delle attività, puoi creare il grafico PERT collegando le attività del progetto tra di loro. I collegamenti vengono indicati da frecce, che rappresentano le attività, e da nodi, che rappresentano eventi o traguardi. 

Per esempio, posiziona gli eventi principali all'interno dei nodi (rappresentati come cerchi o quadrati numerati) e disegna le frecce delle attività per rappresentare le dipendenze necessarie a completare gli eventi. 

Questo layout offre una struttura semplice del progetto che, nonostante non sia estremamente specifica, è facilmente comprensibile dagli stakeholder del progetto. 

4. Fai una stima delle tempistiche del progetto

Ora è il momento di fare una stima delle tempistiche del progetto usando il metodo del percorso critico e la formula PERT. Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività che devono essere completate per terminare un progetto con successo. 

L'obiettivo è trovare il percorso più lungo che richiederà più tempo per essere completato, in modo da stimare la durata complessiva più corta del progetto. Di seguito spieghiamo come vengono calcolate queste stime.

• Durata ottimistica: il minor tempo necessario per completare un'attività.

• Durata pessimistica: il maggior tempo necessario per completare un'attività. 

• Durata probabile: la stima migliore di quanto tempo ci vorrà per completare l'attività.

Puoi inoltre usare la formula PERT per calcolare la durata prevista di un'attività e il tempo di completamento in questo modo: (TO + 4 x TM + TP) ÷ 6. Questa può essere misurata in minuti, ore, giorni o anche settimane. 

Per esempio, se la durata ottimistica è 30 minuti, la durata pessimistica è 60 minuti e la durata probabile è 45 minuti, la formula PERT è: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minuti. 

Una volta calcolata la durata prevista per ogni attività, puoi aggiungere al percorso critico tutte le stime per ottenere una media relativa alla cronologia di progetto.

5. Gestisci l'avanzamento delle attività

L'ultimo passaggio per creare un grafico PERT è gestire l'avanzamento delle attività fino al completamento del progetto. Questo può essere fatto chiudendo le dipendenze e risolvendo i problemi che si presentano durante il percorso, finché le attività non vengono completate. 

Tieni presente che un diagramma PERT dovrebbe essere aggiornato durante il progetto per rifletterne le modifiche. Puoi combinare questo aggiornamento con un processo di controllo delle modifiche, che aiuta a identificare e comunicare le modifiche relative al progetto. 

Una volta che tutte le attività all'interno del progetto sono state completate, puoi archiviare i materiali in uno spazio condiviso a cui fare riferimento in futuro se necessario.

Esempio di grafico PERT

Ora che hai chiari i cinque passaggi di un grafico PERT, è il momento di crearne uno tuo. Poiché ogni diagramma varia in base alla complessità e alle tempistiche del relativo progetto, il tuo potrebbe avere un aspetto leggermente diverso. 

Come iniziare a creare il tuo grafico

• Disegna i nodi numerati: ricorda, queste sono le attività principali del tuo progetto che, una volta completate, ne formeranno l'ossatura. Il tuo diagramma può contenere un qualsiasi numero di attività, ma dieci è un buon numero di partenza. 

• Collega i nodi alle attività: disegna delle frecce che rappresentino le dipendenze delle attività. Queste attività sono quelle necessarie al completamento degli eventi. Il tuo diagramma dovrebbe avere un inizio e una fine chiari, anche se la parte centrale può avere un aspetto più complesso. 

Ecco un esempio di grafico PERT:

Di seguito elenchiamo la terminologia comune che potresti includere nel grafico PERT con le relative definizioni.

• Nodi: i nodi rappresentano gli eventi del progetto. Gli eventi sono gli elementi di grandi dimensioni che compongono il tuo progetto. Per esempio, durante il lancio del progetto di un sito web, un nodo potrebbe rappresentare l'ideazione di un nuovo logo.  

• Attività: le attività sono gli elementi che vanno completati per implementare i nodi. Ad esempio, un'attività potrebbe essere relativa alla progettazione di tre proposte per il logo. 

• Dipendenze: si ha una dipendenza quando un'attività viene collegata a un'altra. Queste attività dipendono una dall'altra e non possono essere completate senza l'altra. 

• Dipendenze senza risorse: una dipendenza senza risorse è una dipendenza che, nonostante sia collegata a un'altra, non ha attività tangibili che devono essere completate. Ad esempio, nonostante il lancio di un prodotto e una landing page possano essere correlate, non hanno attività collegate. 

I grafici PERT possono essere creati usando vari strumenti, tra cui un software di project management. Gli strumenti possono aiutarti a pianificare, visualizzare e impostare correttamente dipendenze e promemoria, in modo da monitorare l'avanzamento del progetto e identificare facilmente i colli di bottiglia. 

Quando usare un grafico PERT

I project manager usano i grafici PERT per valutare e completare progetti. Tuttavia, con così tanti metodi tra cui scegliere, qual è il motivo per scegliere un diagramma PERT? 

Innanzitutto, un grafico PERT è un buon metodo da usare quando si sta cercando di valutare la cronologia, le risorse necessarie e il percorso critico di un progetto. Diamo un'occhiata a ciascuno di questi aspetti.

• Per determinare il percorso critico: una delle funzionalità principali di un grafico PERT che lo differenzia da altri metodi è la sua capacità di determinare il percorso critico di un progetto. Questo è importante quando si sta cercando di visualizzare la cronologia generale di un progetto. 

• Per valutare le risorse: grazie alle funzionalità uniche offerte da un grafico PERT, puoi visualizzare facilmente quali attività necessitano di risorse e quali no. Questo fa risparmiare tempo sia a te che agli stakeholder del progetto, poiché le informazioni sono chiare e accessibili. 

• Per fare una stima delle tempistiche: poiché un grafico PERT valuta sia la durata delle singole attività sia la durata generale del progetto, è un ottimo strumento quando devi capire quale sarà la cronologia prevista durante la fase iniziale di pianificazione del progetto.

In generale, creare un grafico PERT è una buona opzione per un piano di progetto semplice, che può essere condiviso facilmente con i membri del team. Usa questo grafico per condividere risorse e cronologie rapidamente.

Grafico PERT e diagramma di Gantt a confronto

I grafici PERT e i diagrammi di Gantt vengono spesso confusi tra di loro, nonostante abbiano alcune differenze fondamentali. Non solo differiscono a livello visivo, ma forniscono anche diverse funzionalità in base alle necessità del tuo team. 

Di seguito elenchiamo alcune delle funzionalità principali da prendere in considerazione quando stai scegliendo la soluzione che fa per te.

1. I grafici PERT sono diagrammi di flusso, mentre i diagrammi di Gantt sono grafici a barre: una delle differenze più grandi è il layout visivo. Mentre i diagrammi di Gantt usano un tradizionale metodo a barre, i grafici PERT hanno un aspetto meno strutturato e il layout varia in base al progetto.

2. I diagrammi di Gantt offrono organizzazione mentre i grafici PERT offrono personalizzazione: i diagrammi di Gantt sono organizzati in maniera più strutturata. D'altra parte, i grafici PERT consentono una semplice personalizzazione del layout, che soddisfa meglio le esigenze di un progetto a livello generale. 

3. I grafici PERT possono essere usati prima dell'inizio di un progetto: poiché i grafici PERT offrono un piano di progetto e un layout della cronologia semplici, vengono spesso usati come guide visive durante le riunioni di avvio di un progetto. I project manager usano quindi un altro metodo, ad esempio una struttura di scomposizione del lavoro o un diagramma di Gantt, per identificare in maniera specifica le attività e le dipendenze del progetto. 

In generale, i diagrammi di Gantt vengono usati principalmente per identificare le attività durante il ciclo di vita di un progetto, mentre i grafici PERT vengono usati soprattutto per stabilire le tempistiche nelle fasi iniziali del progetto. Queste due soluzioni possono essere usate separatamente o insieme per creare un piano omnicomprensivo.

Usa un grafico PERT per pianificare in anticipo

Implementando un grafico PERT creato da te, puoi assicurarti che il tuo prossimo progetto venga pianificato correttamente e con precisione. Con un layout semplice e stime delle tempistiche, il tuo team avrà una direzione chiara per le attività del progetto e sarà preparato ad affrontare qualsiasi evenienza. 

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