Diagrammi di Gantt per principianti: una guida completa per definire i tuoi progetti

I diagrammi di Gantt. Forse li hai già sentiti nominare al lavoro o durante la riunione di avvio di un progetto. Il problema è che non sai esattamente che cosa sono, perché sono utili per la gestione di un progetto o come farne uno. 

I diagrammi di Gantt possono risultare piuttosto complessi, ma le nozioni di base non sono poi così difficili. Questa guida ne fornisce una chiara descrizione, spiega quando utilizzarli e offre dei pratici suggerimenti per crearne uno, o molti di più.

Cos'è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali utilizzato per illustrare la cronologia di un progetto e le sue attività. Offre al tuo team una chiara panoramica del programma del progetto, della cronologia generale e dei prossimi traguardi. 

Ogni barra del diagramma rappresenta un'attività, mentre la lunghezza delle barre rappresenta la quantità di tempo necessaria per terminare quel passaggio o quell'attività. Quando lo si rimpicciolisce per vedere il quadro generale, il diagramma di Gantt offre ai project manager e ai team una panoramica delle attività da svolgere, di chi se ne occupa e quando.

I diagrammi di Gantt di solito includono i seguenti componenti:

• data e durata di ogni attività

• attività

• titolare dell'attività

• traguardi

La maggior parte dei diagrammi di Gantt offre anche maggiore contesto su come le attività sono collegate tra di loro, a chi sono assegnate e su quali sono i prossimi importanti traguardi o scadenze. Con un diagramma di Gantt dinamico, i membri del team potranno visualizzare facilmente le loro responsabilità e l'impatto del loro lavoro sul progetto in generale.

Percorso critico per i diagrammi di Gantt

Quando si parla di creare un diagramma di Gantt, è importante comprendere il ruolo del percorso critico. Il metodo del percorso critico è un approccio che aiuta a ridurre il rischio che una singola attività provochi il ritardo delle attività successive, e quindi il ritardo di tutto il progetto e, potenzialmente, il mancato rispetto delle scadenze.  

Puoi utilizzare i diagrammi di Gantt per determinare quali attività devono essere completate per garantire il successo del progetto e il rispetto delle scadenze, cioè il percorso critico.

Storia del diagramma di Gantt

La prima versione del diagramma di Gantt fu inventata nel 1896 da Karol Adamiecki, che creò quello che chiamò armonogramma. Adamiecki pubblicò le sue scoperte in russo e polacco, il che ne rese difficile la fruibilità nei paesi di lingua inglese. Nel 1910, Henry Gantt rese popolare autonomamente negli Stati Uniti un grafico simile, che aveva ideato per rappresentare il tempo impiegato dagli operai per svolgere un determinato compito. Da allora, questi due sistemi sono stati uniti per creare quello che oggi conosciamo come il moderno diagramma di Gantt.

Utilizzati inizialmente per monitorare le attività dei dipendenti, i diagrammi di Gantt sono diventati uno strumento popolare per monitorare i programmi dei progetti. In origine erano disegnati su carta, il che significava che dovevano essere ridisegnati dopo ogni modifica del programma. In seguito i project manager iniziarono a utilizzare fogli di carta o blocchi per rappresentare le barre del diagramma di Gantt, in modo da poterli spostare secondo necessità.

A cosa serve un diagramma di Gantt?

Sebbene i diagrammi di Gantt possano essere utilizzati per un'ampia varietà di progetti e programmi, è importante comprendere come vengono utilizzati di solito, e perché.

• Creare e gestire progetti complessi: più grande è il progetto, più sono le attività da gestire. I diagrammi di Gantt aiutano i project manager a visualizzare più facilmente un progetto e a suddividerlo in attività più piccole.

• Monitorare le dipendenze tra attività: capita che un progetto sia in ritardo. I diagrammi di Gantt aiutano i project manager ad automatizzare le dipendenze tra attività, in modo da garantire che la fase o l'attività successiva non inizi se quella precedente non è terminata.   

• Monitorare l'avanzamento del progetto: i diagrammi di Gantt ti aiutano a monitorare l'avanzamento e i traguardi raggiunti, in modo da modificare facilmente il tuo piano di progetto se necessario. 

Di seguito indichiamo tre possibili utilizzi di un diagramma di Gantt.

1. Pianificare una campagna di marketing

Le campagne di marketing più grandi richiedono molta collaborazione e organizzazione ed è facile perdere il conto di tutti i fattori coinvolti. I diagrammi di Gantt semplificano il processo, delineando una sequenza di attività con un incaricato e il tempo richiesto da ciascuna. In questo modo, i team non solo sanno chi è responsabile di cosa, ma anche come il loro lavoro influisce sugli altri o sull'obiettivo generale.

2. Presentare i risultati finali al cliente

Un diagramma di Gantt può essere utilizzato per mostrare ai clienti una cronologia di tutti i tuoi risultati finali e il tempo richiesto da ciascuno. Presentando i piani in questo modo, puoi dare agli stakeholder e ai clienti un'idea chiara della portata dei tuoi risultati finali e di quanto tempo ci vorrà per realizzare ciascuno di essi, in modo che sappiano non solo quando consegnerai un determinato prodotto, ma anche quando ci lavorerai.

3. Pianificare il lancio di un prodotto

Per il lancio di prodotti, potresti utilizzare un diagramma di Gantt per definire l'intero piano, dall'ideazione al lancio e oltre. In questo modo, sarai in grado di individuare più facilmente eventuali conflitti ancor prima di iniziare, vedere le dipendenze tra i passaggi e ottenere una panoramica chiara di tutto ciò che accade prima del lancio e quando succede.

Come creare un diagramma di Gantt

Non esistono due diagrammi di Gantt esattamente uguali, ma per iniziare sono comunque previsti alcuni passaggi fondamentali, indipendentemente dal software utilizzato. 

1. Definire l'intervallo di tempo

Il tuo diagramma di Gantt dovrebbe essere un progetto con una data di inizio e di fine. Consideralo un modo per rappresentare il tuo progetto in una cronologia, che necessita di un punto di inizio e uno di fine.

Suggerimento: anche se tutti i progetti devono avere un preciso punto di fine, è probabile che ci saranno delle attività di follow-up con il cliente anche successivamente alla scadenza e quindi dovrai definire delle nuove date per tenere in considerazione anche queste attività.

2. Aggiungere attività con date di inizio e fine

All'interno della cronologia del progetto in senso lato, i diagrammi di Gantt funzionano meglio quando hai attività con date di inizio e fine, in quanto puoi visualizzarle come barre. Se non aggiungi le date di inizio, le tue attività verranno mostrate come punti nel tempo, che potrebbero essere più difficili da visualizzare all'interno del quadro generale.

Suggerimento: definire chiaramente le date di inizio e di fine aiuta il tuo team a capire quando dovrebbe iniziare a lavorare su un'attività. In questo modo non verrà colto alla sprovvista da un grande progetto che scade domani.

3. Rendere chiare le dipendenze

Nei progetti di grandi dimensioni ci sono, ovviamente, alcune attività che non possono essere avviate fino a quando non ne vengono completate altre. Per far sì che il progetto proceda senza intoppi e che ogni team sappia cosa fare, puoi visualizzare le dipendenze tra le attività nel tuo diagramma di Gantt.

Nell'esempio di seguito, la pubblicazione del post sul blog del prodotto dipende dalla revisione del post, che a sua volta dipende dalla preparazione della bozza del post. Analogamente, il team non può lanciare la campagna email se la bozza non è ancora pronta. Tracciare le dipendenze tra queste attività aiuterà il team successivo a rimanere aggiornato sulle attività sulle quali può iniziare a lavorare per la sua fase del progetto. 

4. Definire i traguardi

A differenza della maggior parte delle attività in un diagramma di Gantt, i traguardi sono punti fissi nel tempo. Considerali come momenti di verifica che indicano che certe parti del lavoro sono state completate. Aiutano il team a capire a cosa dare priorità e possono essere occasioni di celebrazione una volta raggiunti.

Suggerimento: i traguardi spesso sono legati alla fine delle fasi di un progetto, ma non c'è una modalità univoca per la creazione dei traguardi del tuo team, soprattutto perché non esistono due team e due progetti uguali. Di seguito elenchiamo alcuni esempi di traguardi.

• Riunioni

• Approvazioni di progetto

• Punti di inizio delle attività

• Revisioni intermedie

• Punti di completamento di una fase

5. Modificare il lavoro in base ai cambiamenti

È inevitabile che i piani cambino, ragion per cui il tuo software per diagrammi di Gantt dovrebbe essere in grado di adattarsi alle tue esigenze. Cerca uno strumento che ti permetta di trascinare facilmente le attività e che aggiorni automaticamente le dipendenze in tempo reale. In questo modo, puoi sempre mantenere il tuo progetto sotto controllo, anche se i piani cambiano.

I pro e i contro dei diagrammi di Gantt

Sebbene i diagrammi di Gantt possano essere utili, non sono sempre la soluzione migliore per ogni progetto. Per capire meglio se per il tuo progetto è meglio un diagramma di Gantt o una cronologia, ecco alcuni punti da considerare prima di iniziare a crearne uno.

Pro

• Ottenere una visione d'insieme della cronologia del tuo progetto: un diagramma di Gantt è la roadmap del tuo progetto. È uno strumento che ti aiuta a monitorare quando dovresti raggiungere ogni traguardo, e se ci riuscirai nei tempi previsti. Dato che i diagrammi di Gantt offrono una visione d'insieme, sono uno strumento particolarmente utile per una presentazione alla direzione aziendale o ai clienti per una rapida panoramica.

• Mostrare come le attività sono correlate tra loro: aggiungere le date di inizio e di fine per ogni attività e tracciare le dipendenze consente di visualizzare come ciascuna attività influisce sulle altre. Questo permette di identificare i problemi e di risolvere conflittualità tra dipendenze prima di iniziare.

• Migliorare la gestione delle risorse del team: assegnare un titolare a ciascuna attività aiuta a visualizzare chi sta facendo cosa e quando, per riuscire a gestire meglio i singoli carichi di lavoro. Poiché tutto è ordinato in sequenza, è possibile vedere se una persona o un intero team ha troppo da fare in un dato momento e, di conseguenza, riassegnare o riprogrammare le attività secondo necessità.

Contro

• La creazione può richiedere molto tempo: realizzare un diagramma di Gantt può richiedere molto tempo, specialmente se stai utilizzando un foglio di calcolo di Microsoft Excel. Anche se utilizzi un modello, potresti comunque dover apportare delle modifiche per personalizzarlo in base alle esigenze specifiche del tuo team.

• È difficile gestire un progetto nello stesso posto in cui lo hai panificato: i diagrammi di Gantt tradizionali sono molto utili nella fase di pianificazione di un progetto. Una volta che hai definito il tuo lavoro, però, probabilmente utilizzerai uno strumento o una piattaforma diversi per gestire le attività quotidiane, con il risultato che è difficile sapere dove si trova l'unico punto di riferimento del tuo team.

• Aggiungere ulteriori dettagli crea confusione: aggiungere contesto relativamente a scadenze e collaboratori sul tuo piano di progetto direttamente su un diagramma di Gantt può trasformarlo da una mappa di facile lettura al caos più totale.

Alternative ai tradizionali diagrammi di Gantt

Fortunatamente, ci sono alternative ai diagrammi di Gantt che offrono una visione d'insieme di tutto il tuo lavoro, senza le tipiche limitazioni di un tradizionale diagramma di Gantt basato su fogli di calcolo.

Strumenti migliori per costruire il tuo piano

Uno strumento di gestione dei progetti come Asana può aiutarti a gestire, coordinare e aggiungere dettagli al tuo lavoro nello stesso posto in cui lo pianifichi, dedicando anche meno tempo alla creazione.

Ad esempio, puoi configurare il tuo piano di progetto utilizzando la cronologia di Asana, una vista simile a un diagramma di Gantt che ti consente di definire come si incastrano le varie parti del tuo progetto. Al pari di un diagramma di Gantt, la cronologia ti mostra quando avverrà ogni passaggio, quanto tempo richiederà e chi ne è responsabile. Al contrario di un diagramma di Gantt, la cronologia è facile da configurare e consente al tuo team di collaborare nello stesso posto in cui hai pianificato il lavoro.

Altri tipi di gestione visiva dei progetti

In base al tipo di lavoro che stai gestendo, un calendario o una bacheca Kanban potrebbe rappresentare un'alternativa più semplice e veloce rispetto alla visualizzazione del piano di progetto in una cronologia. In Asana, puoi anche passare da una vista all'altra. Visualizza qualsiasi progetto nella vista Cronologia, Elenco, Bacheca o Calendario, in modo che il tuo team possa vedere il proprio lavoro nel modo che preferisce. Scopri tutte queste viste con una prova gratuita di Asana Premium.

Pianifica i progetti come un professionista con Asana

Sia che tu finisca per utilizzare un diagramma di Gantt o un'alternativa simile, visualizzare il piano di un progetto è fondamentale per ogni team, che tu sia un project manager o meno. Ti consente di mostrare come si incastrano tutte le parti del tuo progetto, di condividerlo con il tuo team e adattare il piano man mano che il lavoro procede, affinché tutto vada per il verso giusto.

Pianifica i tuoi progetti e vedi come prendono forma nella cronologia di Asana.