La guida del manager agli stili comunicativi

Saper comunicare in modo efficace con il tuo team è essenziale. La comunicazione, infatti, è l'elemento chiave di tutto ciò che facciamo al lavoro. Portare a termine un compito, collaborare, delegare attività ai membri del team e condividere i resoconti sui progressi, tutto dipende da una comunicazione efficiente. 

È qui che entrano in gioco gli stili comunicativi, che vengono utilizzati per descrivere i diversi modi di esprimersi delle persone. I principali stili di comunicazione sono quattro. Si tratta di un concetto comune in tutto il web e sono in molti a credere che comprendere il proprio stile comunicativo possa contribuire a migliorare la collaborazione con i membri del team. 

Il problema è che se ci si concentra solo sullo stile comunicativo di una persona, si corre il rischio di perdere di vista il quadro generale. Se un collega del team ha uno stile comunicativo aggressivo o passivo, quali sono le ragioni? Se si esprime in modo aggressivo, da dove viene quell'aggressività? Se fa commenti passivo-aggressivi, perché pensa di non poter comunicare in modo più diretto? Capire che cos'è che influenza lo stile comunicativo di un collega, invece di concentrarsi solo sugli effetti, può aiutarti a sostenere meglio i membri del team e a promuovere una comunicazione più efficace.

Cos'è uno stile comunicativo? 

Lo stile comunicativo è il modo in cui le persone comunicano. Esistono quattro stili comunicativi principali: passivo, aggressivo, passivo-aggressivo e assertivo, ognuno dei quali può manifestarsi in forma verbale, non verbale o scritta.

I quattro stili comunicativi

In linea di massima, esistono quattro diversi stili di comunicazione. Di seguito, scoprirai le caratteristiche di ognuno e come possono manifestarsi sul lavoro.

• Stile comunicativo passivo. La persona tende a non esprimere la propria opinione e preferisce adeguarsi alla maggioranza. Di solito evita i conflitti e può apparire remissiva. Un tipico atteggiamento non verbale è incrociare le braccia evitando il contatto visivo.

• Stile comunicativo aggressivo. La persona è così sicura del proprio punto di vista da non ascoltare le opinioni dei colleghi. Probabilmente interromperà di frequente le discussioni per esprimere le proprie idee e potrebbe usare frasi provocatorie, come "Hai torto" o "Non hai capito". Dal punto di vista della comunicazione non verbale, tende a guardare insistentemente l'interlocutore negli occhi.

• Stile comunicativo passivo-aggressivo. La persona non si sente a proprio agio nel dire ciò che pensa. Ci può essere una discrepanza tra comunicazione verbale e non verbale, ad esempio potrebbe affermare di essere entusiasta di un'iniziativa, mentre il linguaggio del corpo, come la fronte corrucciata o le spalle ricurve, dice l'opposto. 

• Stile comunicativo assertivo. La persona difende le proprie opinioni, sa spiegare ed esprimere le proprie necessità. A livello non verbale, mentre parlano, le persone assertive tendono a gesticolare e hanno un'espressione rilassata e felice.

I vantaggi della comunicazione assertiva

In uno luogo di lavoro ideale, tutti dovrebbero adottare uno stile di comunicazione assertivo. Le persone assertive danno molto valore alla collaborazione e ai rapporti personali. Chi riesce a esprimersi in modo chiaro ed efficace ha una predisposizione al lavoro di squadra, perché questo stile comunicativo si basa sul rispetto reciproco. Queste persone comprendono le priorità lavorative e non temono di esprimere le proprie necessità. Infine, non hanno paura di mostrarsi sul lavoro così come sono.

Le persone che comunicano in modo assertivo:

• esprimono apertamente i propri sentimenti quando parlano con gli altri

• danno priorità alla collaborazione e ai rapporti personali

• chiedono feedback per migliorare continuamente

• parlano in modo chiaro e rispettoso

• fanno valere le proprie necessità sul lavoro

Le persone che sanno comunicare efficacemente sul lavoro generalmente hanno:

• alta autostima

• buona consapevolezza di sé

• rispetto reciproco sul lavoro

• obiettivi e aspettative chiari

• migliori abilità comunicative

E gli altri stili comunicativi?

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente è perché desideri migliorare la comunicazione con i membri del tuo team, indipendentemente dal loro stile comunicativo. 

A prima vista, gli stili comunicativi condizionano il modo in cui i membri del team si esprimono. Ad esempio, potrebbero influire sul comportamento di una persona durante una riunione individuale, sul modo in cui comunica via email o interagisce con i colleghi. Identificare lo stile comunicativo di un membro del team è il primo passo verso una comunicazione efficace sul lavoro.

Individuare la causa alla base dello stile comunicativo di un membro del team

Individuare lo stile comunicativo di un membro del team non è sufficiente. Come puoi immaginare, alcuni stili comunicativi potrebbero creare conflitti sul posto di lavoro. Per esempio, di fronte a un collega con un comportamento aggressivo, gli altri potrebbero non riuscire a esporre la propria opinione. 

Se un membro del team si esprime in modo negativo o problematico, è probabile che alla base ci sia una causa, come lo stress o delle preoccupazioni sul lavoro. Se riesci a individuare lo stile comunicativo di un membro del team, allora puoi comprendere ciò che gli impedisce di comunicare in modo assertivo. 

È probabile che i membri del team vogliano comunicare in modo assertivo, in quanto questo è il presupposto per promuovere la correttezza e la trasparenza sul posto di lavoro. Anche nei team abituati alla competizione, come quello commerciale o legale, la comunicazione assertiva consente ai membri di esprimere efficacemente le proprie idee e di collaborare. Se i membri del team non comunicano in modo assertivo, potrebbe esserci un problema sul lavoro che impedisce loro di essere completamente sé stessi. 

Come manager del team, puoi dare una svolta alla situazione. Analizzando a fondo lo stile comunicativo di ciascun collega, puoi iniziare a identificare i motivi per cui comunica in modo aggressivo, passivo o passivo-aggressivo e intervenire di conseguenza. È possibile implementare processi e sistemi di supporto per fare in modo che i membri del team riescano a essere sé stessi sul lavoro. Una volta risolti i problemi, potranno esprimersi in modo assertivo per esprimere le proprie necessità.

Sostenere i colleghi con uno stile di comunicazione passivo

Se un collega ha uno stile di comunicazione passivo, potrebbe essere perché si sente a disagio o soffre di ansia sociale. Qualunque sia la ragione, la persona non riesce a esprimersi con sicurezza o a essere completamente sé stessa sul lavoro. Secondo Mayo Clinic, chi comunica in modo passivo è più soggetto allo stress. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, lo scorso anno il 42% dei lavoratori della conoscenza ha valutato il proprio livello di stress come molto alto.

Come puoi essere d'aiuto: condividi un piano di comunicazione

Un piano di comunicazione definisce le modalità di comunicazione del team sul posto di lavoro. Può anche indicare quali strumenti usare, quando comunicare in tempo reale o in forma asincrona e i responsabili di ciascun canale del team. Organizzare la comunicazione in modo chiaro sarà un valido aiuto per quei membri che soffrono di ansia sociale o si sentono stressati. 

Quando condividi un piano di comunicazione, assicurati di specificare questi dettagli:

• Quando usare i diversi canali.

• Quando i membri del team dovrebbero comunicare in modo sincrono (in tempo reale) e asincrono (nel momento che preferiscono).

• La frequenza di condivisione degli aggiornamenti.

• In che modo i membri del team possono indicare quando sono offline o quando si stanno dedicando a un'attività che richiede concentrazione e non vogliono essere disturbati.

Quando condividi il piano di comunicazione per sostenere i colleghi con uno stile di comunicazione passivo, è fondamentale indicare quando usare i diversi strumenti. Per esempio, in Asana usiamo:

• Asana per comunicare in modo asincrono sulle questioni di lavoro, come condividere aggiornamenti, feedback o i resoconti sullo stato dei progetti

• Slack per le conversazioni in tempo reale e per le domande veloci

• le email per comunicare con gli stakeholder esterni che non usano Asana

• Zoom o Google Meet per le riunioni del team e le conversazioni di persona con il nostro team globale

Collaborare con i colleghi con uno stile di comunicazione aggressivo

Una persona con uno stile comunicativo aggressivo potrebbe non sentirsi supportata abbastanza sul luogo di lavoro. Anche se inconsciamente, la sensazione di essere attaccato può scatenare in un collega una reazione di difesa, che può manifestarsi con un aumento dell'aggressività. Secondo la Mayo Clinic, i membri del team possono adottare stili comunicativi aggressivi per raggiungere uno scopo, ma facendo ciò rischiano di minare la fiducia del team.

Come puoi essere d'aiuto: chiarisci i ruoli e le responsabilità del progetto

Un membro del team che adotta uno stile di comunicazione aggressivo può pensare che sia l'unica via per ottenere ciò che vuole. Il modo migliore per aiutarlo, oltre a guidarlo verso uno stile comunicativo assertivo, è chiarire i ruoli e le responsabilità dei membri del team coinvolti in ogni progetto. 

Per farlo, puoi creare dei grafici RACI per chiarire il ruolo di ogni membro del team che lavora al progetto. RACI è un acronimo che sta per:

• Responsible (Responsabile): è la persona direttamente responsabile del lavoro e il punto di riferimento per qualsiasi domanda. In un grafico RACI, ogni attività o iniziativa ha un solo Responsabile.

• Accountable (Responsabile dell'approvazione): è la persona che ha il compito di supervisionare il lavoro e di garantire che venga completato in tempo. In un grafico RACI, ogni attività o iniziativa ha un solo Responsabile dell'approvazione.

• Consulted (Persona consultata): è la persona che approva il lavoro prima che venga portato a termine. Può esserci più di una persona con questo ruolo.

• Informed (Persona informata): queste persone sono coinvolte nel lavoro, ma non devono essere necessariamente incluse nei cicli di revisione. Devono essere tenute informate sull'avanzamento delle attività. Possono esserci più persone con questo ruolo.

Un grafico RACI può fornire al membro del tuo team una visione chiara di chi è direttamente responsabile del ruolo, così come di chi si occupa delle revisioni o di fornire feedback. Un grafico di questo tipo può aiutare un collega con uno stile comunicativo aggressivo in due modi:

1. Se è incluso nel grafico RACI, troverà chiaramente indicato che cosa gli compete e che cosa no. 

2. Se non è incluso nel grafico RACI, saprà che non è uno stakeholder di quell'attività.

Come aiutare i colleghi con uno stile di comunicazione passivo-aggressivo

Una persona con uno stile comunicativo passivo-aggressivo potrebbe avere la sensazione che le sue opinioni non vengano accettate dal gruppo. Se nel suo caso la comunicazione diretta non ha funzionato, potrebbe aver ripreso a comunicare in modo passivo-aggressivo. Secondo la Mayo Clinic, queste persone si sentono a disagio nell'esprimere apertamente i propri bisogni.

Come puoi essere d'aiuto: dedica del tempo a rafforzare l'intesa del team

Per incoraggiare i colleghi che tendono a esprimersi in modo passivo-aggressivo, è importante iniziare dal team. Se non l'hai ancora fatto, assicurati che i membri si conoscano al di fuori del contesto del progetto o dell'attività. Questo li aiuterà anche a trovare il modo migliore per collaborare l'uno con l'altro e comunicare più facilmente.

Valuta la possibilità di programmare delle attività ricorrenti di team building ogni settimana o mese. Possono essere giochi divertenti come i quiz, oppure semplicemente dei momenti per riunirsi e chiacchierare. Oltre a questi momenti dedicati, prendetevi del tempo per conoscervi l'un l'altro periodicamente. In Asana, all'inizio di una riunione, facciamo delle attività per rompere il ghiaccio, volte a rafforzare lo spirito di squadra. Inoltre, ci regalano un po' di leggerezza e migliorano la coesione del team.

Incoraggia i membri del team a conoscersi anche individualmente. Quando possibile, spingili a programmare chiacchierate informali o incontri individuali tra di loro. In Asana, li organizziamo ogni due settimane per rafforzare il legame tra le persone.

Migliora la comunicazione creando un ambiente lavorativo ideale per il tuo team

Noterai che i tuoi sforzi funzionano quando i membri del team si sentono a proprio agio nel condividere le proprie idee, nell'esprimere il proprio disaccordo e nel far valere i propri bisogni. Una volta registrati questi risultati, continua a investire nel team building, nel coaching e nelle migliori pratiche di comunicazione per aiutare il tuo team a mantenere uno stile di comunicazione consapevole e assertivo.