9 cara untuk meningkatkan efisiensi tim di tempat kerja

Tim terbaik sekali pun bisa menghadapi penghalang yang menghambat efisiensi selama minggu kerja. Rapat yang tidak produktif, email yang membeludak, dan tidak mengetahui apa yang sedang dikerjakan orang lain dapat menghalangi tim Anda mencoret item dari daftar tugas dan melakukannya dengan baik.

Efisiensi tim mengacu pada seberapa banyak pekerjaan berdampak besar yang dapat dilakukan tim hanya dengan menghilangkan gesekan dan gangguan di tempat kerja. Efisiensi tim bukanlah produktivitas demi produktivitas, melainkan cara Anda dapat membangun tempat kerja yang efektif dan mendorong kerja tim di tempat kerja yang sehat untuk meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.

Bagaimana Anda meningkatkan efisiensi tim?

Untuk meningkatkan efisiensi, Anda harus mengurangi hambatan terhadap pekerjaan berdampak besar yang dihadapi tim setiap hari. Menurut Anatomi Kerja, pegawai global menghabiskan sebagian besar waktu mereka (60%) untuk kerja tentang kerja dan hanya 27% untuk pekerjaan terampil. Saat meningkatkan efisiensi tim, Anda memberi tim waktu untuk fokus kembali pada pekerjaan yang paling penting.

Panduan sembilan langkah untuk meningkatkan efisiensi tim

Untuk membantu Anda dan tim meningkatkan kekuatan efisiensi, gunakan sembilan kiat ini untuk memperkuat keterampilan manajemen proyek Anda dan meningkatkan kecepatan dan kualitas kerja tim.

1. Hapus rapat yang tidak perlu

Mengutip Dave Barry, "Jika Anda harus mengidentifikasi, dalam satu kata, alasan umat manusia belum, dan tidak akan pernah mencapai potensi sepenuhnya, kata itu adalah 'rapat'."

Salah satu cara termudah untuk meningkatkan efisiensi tim adalah menyingkirkan rapat yang tidak perlu. Tidak berarti semua rapat itu buruk. Rapat dapat menjadi produktif, asalkan agendanya jelas, orang yang tepat hadir, dan semua orang siap berkontribusi pada solusi. Tetapi, nyatanya tidak selalu demikian.

Jika direncanakan tanpa agenda atau tujuan yang jelas, rapat singkat 30 menit pun dapat memperpanjang dan memakan waktu yang sebenarnya dibutuhkan tim untuk bekerja meraih gol nyata. Lebih baik, tanya diri Anda (dan tim) apa memang memerlukan rapat itu.

Pertayaan Umum: Bagaimana saya bisa tahu jika rapat itu penting?

Sebelum menjadwalkan rapat, tanya diri Anda sendiri apa rapat itu memang diperlukan. Terkadang, kita otomatis menjadwalkan rapat, padahal bentuk komunikasi lain mungkin lebih efektif. Dengan menghapus rapat yang tidak perlu, Anda dapat memberikan lebih banyak waktu ke semua orang untuk fokus pada pekerjaan penting. Misalnya, alih-alih mengadakan rapat untuk berbagi pembaruan status proyek, bisakah Anda mengirimkan pembaruan digital saja kepada tim?

Alternatif rapat tim:

• Daripada menjadwalkan pembaruan tim, kirim laporan status proyek.

• Daripada bertemu tim untuk curah pendapat, bagikan papan curah pendapat virtual.

• Daripada merencanakan rapat berbagi informasi, bagikan konteks secara tidak langsung.

Atau, Anda mungkin diundang ke rapat yang menurut Anda tidak perlu. Misalnya, jika peran Anda dalam rapat tidak ditentukan dengan jelas, apakah kehadiran Anda benar-benar dibutuhkan? Pertimbangkan untuk mengirim pesan ke penyelenggara rapat guna menanyakan apakah Anda harus hadir.

2. Tingkatkan efisiensi rapat

Beberapa rapat memang penting dan tim dapat menyelesaikan pekerjaan terbaik saat mereka bertemu. Namun, apa pun jenis rapat yang Anda rencanakan, ada beberapa cara mudah untuk membuatnya lebih dapat ditindaklanjuti, produktif, dan efektif:

1. Buat dan bagikan agenda sebelum rapat. Untuk meningkatkan efisiensi tim selama rapat, pastikan setiap rapat memiliki gol. Mengidentifikasi hal yang bukan gol rapat juga dapat memastikan rapat tidak menyimpang. Buat dan bagikan agenda rapat sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama. Jika ada bacaan atau dokumen tambahan, bagikan juga di agenda tersebut.

2. Selaraskan kesepakatan rapat. Baik bertemu langsung atau secara virtual, tentukan dan bagikan norma kelompok untuk tim atau perusahaan Anda. Haruskah anggota tim menyimpan laptop mereka? Jika ini panggilan virtual, apakah video harus diaktifkan? Jika banyak orang memiliki sesuatu untuk dibagikan, siapa yang berbicara terlebih dulu? Bagikan kesepakatan ini sebelum rapat.

3. Buat catatan yang dapat ditindaklanjuti. Sebelum rapat, tugaskan satu orang untuk membuat catatan rapat. Idealnnya, buat catatan di tempat yang sama dengan tempat Anda membagikan agenda. Catat item tindakan beserta catatan dengan tenggat dan penerima tugas.

4. Kumpulkan umpan balik untuk meningkatkan efisiensi. Berkomunikasilah dengan tim secara teratur untuk memastikan rapat juga bermanfaat bagi mereka. Jika beberapa orang tampaknya mendapatkan banyak manfaat dari rapat tertentu, lanjutkan untuk memindahkan sinkronisasi tersebut ke pembaruan digital atau laporan status proyek.

3. Prioritaskan pekerjaan berdasarkan hasil utama

Pada hari tertentu, setiap pegawai Anda mungkin memiliki sepuluh tugas berbeda di beberapa proyek yang harus diselesaikan. Saat ini, masing-masing tugas tampaknya penting dan mendesak. Dari mana mereka harus mulai? Di mana mereka harus mencurahkan sebagian besar waktu dan pikiran untuk bekerja sebaik-baiknya?

Beberapa tugas dan proyek memang lebih penting dari yang lain. Di situlah peran serangkaian gol yang terdefinisi dengan baik dan gagasan tentang cara pekerjaan Anda memberikan dukungan. Gol jangka pendek merupakan dasar yang kuat untuk gol jangka panjang, misalnya, peta jalan produk atau rencana manajemen peluncuran. Memiliki visi yang jelas mengenai tugas yang selaras dengan gol tingkat perusahaan atau departemen membantu menjaga agar semua orang memiliki pemahaman yang sama dan memberdayakan masing-masing anggota tim untuk membuat keputusan yang berdampak pada gambaran umum.

Menghubungkan gol perusahaan dengan pekerjaan individu

Ketika Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang cara pekerjaan mendukung gol perusahaan dan tujuan, Anda dapat lebih memahami proyek dan tugas yang akan memiliki dampak terbesar. Faktanya, menurut Anatomi Kerja, pegawai yang memiliki kejelasan tentang dampak pekerjaannya pada misi organisasi mereka akan 2X lebih termotivasi daripada rekan-rekannya.

Fokuslah pada bagian-bagian pekerjaan itu sebelum beralih ke tugas yang kurang berdampak. Jika tugas atau proyek tidak mendukung gol, tujuan, atau misi perusahaan yang menyeluruh dan lebih besar, pertimbangkan kembali apakah rapat itu diperlukan.

Claire Knebl, Direktur Pemasaran Ritual, memimpin tim yang berkinerja tinggi dan intens yang terobsesi dengan pelanggan. “Saya membutuhkan waktu seminggu untuk memahami pola pikir pelanggan target sebelum memulai kampanye. Saya fokus untuk belajar sebanyak mungkin tentang mereka, sering kali melalui percakapan informal, untuk mempelajari kehidupan mereka sehari-hari.”

4. Hapus, tunda, delegasikan, atau kurangi pekerjaan berprioritas lebih rendah

Mau tidak mau, akan ada masa ketika anggota tim memiliki terlalu banyak tugas. Tanpa sistem yang tersedia untuk membantu mereka menghapus, menunda, mendelegasikan, atau mengurangi pekerjaan berprioritas lebih rendah, efisiensi kerja mereka akan menurun. Faktanya, menurut penelitian kami, 85% pegawai melaporkan mereka mengalami kelebihan beban kerja dan 42% yakin bahwa semangat kerja staf menurun karena terlalu banyak pekerjaan.

Anda dapat meningkatkan efisiensi tim dan kebahagiaan di tempat kerja dengan manajemen beban kerja yang baik. Salah satu cara mudah mengelola beban kerja tim adalah menghapus, menunda, mendelegasikan, atau mengurangi tugas berprioritas lebih rendah. Lihat gambaran umum proyek dan identifikasi pekerjaan yang perlu dilakukan melalui penilaian kebutuhan dan tugas yang menjadi prioritas:

• Buat prinsip yang diuraikan dalam kiat nomor dua. Jika suatu aspek proyek tidak mendukung gol perusahaan yang menyeluruh, hapus aspek.

• Jika ada proyek yang lebih mendesak yang memiliki dampak lebih besar pada gol tim, selesaikan tugas itu serta tunda tugas yang kurang penting ketika Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menanganinya.

• Jika ada dua tugas sama penting yang ditugaskan ke satu orang, delegasikan salah satu tugas tersebut ke anggota tim lain dengan bandwidth lebih besar.

• Jika ada tugas yang tidak dapat ditunda, dihapus, atau didelegasikan, temukan cara mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Hilangkan rapat terkait tugas ini, persingkat rapat, atau kurangi frekuensinya. Anda juga dapat mengerjakan bagian proyek dengan prioritas tertinggi dan menunda lainnya untuk dikerjakan nanti.

Pertanyaan Umum: Bagaimana cara memulai manajemen beban kerja?

Manajemen beban kerja adalah cara mendistribusikan dan mengelola pekerjaan di tim. Untuk memulai manajemen beban kerja, pertama, Anda memerlukan wawasan tentang beban kerja dan kapasitas tim. Anda dapat melacak informasi ini dengan platform manajemen beban kerja yang memberikan gambaran mengenai beban kerja tim. Kemudian, setelah menyusun daftar lengkap semua tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab tim, Anda dapat mengalokasikan sumber daya berdasarkan kapasitas tim. Dengan wawasan ini, Anda juga dapat menyesuaikan beban kerja tim sesuai kebutuhan untuk mencegah burnout dan kebosanan.

Sebagai Direktur Pemasaran di Ritual, Claire Knebl merekomendasikan untuk memilih tiga hal yang menjadi fokus setiap minggu. “Anda biasanya hanya bisa menyelesaikan tiga hal besar dalam seminggu. Yang pertama harus penting dan strategis. Yang kedua juga harus penting tetapi lebih sederhana dan dapat dicoret dari daftar terlebih dulu. dan, yang ketiga harus menjadi jangkauan dukungan.”

5. Manfaatkan kekuatan tim saat menugaskan pekerjaan

Tidak ada dua pegawai yang sama. Setiap orang memiliki pengalaman, kekuatan, dan kelemahan berbeda yang membuat mereka menjadi anggota tim yang berharga. Demikian pula, orang yang berbeda menikmati pekerjaan yang berbeda pula. Misalnya, satu orang di tim Anda mungkin senang melakukan dan menyusun penelitian ke dalam laporan, sementara rekan tim yang lain lebih suka melakukan pekerjaan yang lebih susah dari mengumpulkan temuan penelitian.

Mengetahui orang yang unggul dalam keterampilan tertentu serta menemukan cara agar mereka dapat menghabiskan waktu pada pekerjaan yang disukai dapat membantu menyederhanakan tugas dan proyek. Selain itu, jika Anda mengetahui seseorang lebih bersemangat mengerjakan tugas tertentu, mereka akan cenderung bekerja dengan tingkat kualitas yang lebih tinggi dan menyelesaikan tugas lebih cepat. Memberikan kerja yang menurut tim bermanfaat atau menantang secara pribadi dapat membantu semua orang melakukan pekerjaan terbaiknya.

6. Petakan pekerjaan tim sebelum memulai

Setelah mengetahui apa yang perlu dilakukan dan siapa yang akan melakukannya, saatnya membuat rencana tindakan yang harus diikuti tim. Memiliki rencana matang yang telah dipetakan dengan jelas sejak awal dapat menghilangkan “kerja tentang kerja” tambahan nantinya.

Untuk memulai, pastikan setiap proyek tim memiliki rencana yang jelas. Merencanakan proyek dari awal memastikan linimasa yang realistis tersedia untuk setiap milestone proyek hingga selesai. Setiap orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan bagian teka-teki dan memiliki wawasan luas tentang apa yang sedang berlangsung dan yang telah diselesaikan. Kemudian, koordinasikan dan jadwalkan semua proyek di seluruh program yang memanfaatkan waktu tim semaksimal mungkin.

7 elemen utama rencana proyek

1. Gol

2. Metrik keberhasilan

3. Pemangku kepentingan dan peran tim

4. Anggaran

5. Milestone dan hasil akhir

6. Linimasa dan jadwal

7. Rencana komunikasi

Menggunakan alat manajemen kerja dapat membantu Anda mengatur semua tugas kecil yang mengarah pada pencapaian gol yang lebih besar. Memanfaatkan templat di Asana dapat membantu mereplikasi proses yang telah berhasil sebelumnya dan memastikan tidak ada langkah yang diabaikan dan tidak ada pekerjaan yang luput.

7. Dorong kolaborasi lintas fungsi

Hanya karena bekerja di departemen yang berbeda tidak berarti Anda tidak bisa bekerja sama. Lagi pula, Anda mengupayakan gol yang sama sebagai bagian dari perusahaan yang lebih besar. Mengetahui apa yang sedang dikerjakan tim lain dapat mendorong tim untuk berkolaborasi  satu sama lain saat pekerjaan dan gol tumpang tindih.

Alat manajemen kerja dapat meningkatkan visibilitas lintas tim, memetakan kembali setiap fase proyek ke serangkaian gol tunggal. Alat-alat ini dapat berfungsi sebagai hub terpusat untuk membagikan apa yang sedang Anda kerjakan bersama anggota tim lainnya dan mengidentifikasi area tempat orang-orang dengan tanggung jawab berbeda dapat berkolaborasi. Dengan berbagi sumber kebenaran tunggal kepada tim, Anda dapat meningkatkan kerja tim dan mengurangi hambatan pada pekerjaan berdampak besar sehingga tim bisa bekerja lebih efisien.

Di Carta, spesialis kepatuhan Jina Kim, yang merupakan agen transfer terdaftar SEC yang membantu masalah perusahaan publik dan swasta serta mengelola sekuritas, mengandalkan Asana untuk mendorong kolaborasi di semua unit bisnisnya, melihat siapa mengerjakan apa, dan memahami cara setiap tim dan proyek anggota tim memberikan dampak satu sama lain.

“Misalnya, suatu hari tim dukungan datang dan mereka menyadari bahwa ada sesuatu yang berubah pada produk dalam waktu semalam. Mereka membutuhkan cara untuk mengetahuinya,” kata Jina.

8. Dukung hari tanpa rapat

Menghadiri rapat dapat mengganggu efisiensi, mempersulit Anda untuk mengikuti alur dan menyelesaikan proyek. Memiliki setidaknya satu hari penuh di kantor khusus untuk deep work, yaitu beberapa jam kerja bebas rapat tanpa gangguan yang menyenangkan khusus untuk suatu proyek dapat sangat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Di Asana, kami memiliki Rabu Tanpa Rapat, yang memungkinkan setiap orang terlibat dalam pekerjaan dengan fokus tinggi tanpa mencemaskan rapat. Kami meminta pegawai untuk menghindari penjadwalan rapat internal pada hari Rabu dan mempertimbangkan jadwal satu sama lain. Ini memungkinkan semua anggota tim memiliki banyak waktu untuk "melakukan" pekerjaan alih-alih hanya berbicara tentang pekerjaan. Hasilnya, tim memiliki lebih banyak waktu untuk menganalisis, melaksanakan, dan meninjau proses penting pada proyek. Banyak pegawai menyebut Rabu Tanpa Rapat sebagai hari favoritnya dalam seminggu dan kerap mendapati proyek selesai pada Hump Day ini.

9. Tentukan tujuan kanal komunikasi yang berbeda

Setiap tim memiliki berbagai alat komunikasi yang tersedia, tetapi alat tersebut hanya berguna jika tim tahu cara dan waktu menggunakannya. Sebagian besar tim sudah kewalahan dalam penggunaan alat. Rata-rata pegawai beralih antara 10 aplikasi per hari. Pergantian konteks, ini tidak hanya melelahkan, tapi juga akan menyulitkan Anda untuk menemukan informasi saat dibutuhkan nantinya.

Untuk membantu mereka, tentukan dengan jelas tujuan setiap kanal komunikasi. Untuk komunikasi luar dengan vendor dan klien, gunakan email. Untuk jawaban langsung atas pertanyaan, gunakan aplikasi seperti Slack. Dan, untuk merencanakan, mengelola, dan mengomunikasikan tentang pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti, gunakan alat manajemen kerja seperti Asana.

Pertanyaan Umum: Berapa jumlah maksimal alat?

Meskipun alat komunikasi dapat menjadikan tim jauh lebih efisien, menggunakannya secara tidak konsisten sebenarnya dapat menciptakan lebih banyak pekerjaan. Jika menemukan tujuan yang dapat direplikasi melalui kanal lain (dengan manfaat unik tambahan), alat harus dieliminasi. Hasilnya, tim Anda akan membutuhkan lebih sedikit alat untuk berkomunikasi satu sama lain dan memaksimalkan kegunaan masing-masing.

Dalam platform manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat mengintegrasikan semua alat bisnis favorit Anda. Dengan begitu, tim memiliki akses ke semua konteks yang dibutuhkan di satu tempat.

Bantu tim mencapai tingkat efisiensi tertinggi

Meningkatkan efisiensi adalah proses berkelanjutan. Hal ini mungkin tampak melelahkan, tetapi alat dan taktik sederhana dapat membantu semua orang di tim lebih efisien. Dan, semakin lancar Anda dan tim menggunakan alat-alat ini, efisiensi akan menjadi kebiasaan dan bagian dari proyek apa pun. Pelajari selengkapnya mengenai cara Asana  membantu Anda dan tim bekerja lebih efisien dan mendapatkan ide yang dapat dipraktikkan dalam organisasi.