7 risiko umum proyek dan cara mencegahnya

Sebagai manajer proyek, mengetahui risiko selama proyek dapat membantu Anda menyiapkan anggota tim untuk meraih kesuksesan. Contohnya, bagaimana jika pemangku kepentingan proyek mengusulkan aplikasi baru dan Anda tidak mempertimbangkan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk membuatnya? Saat aplikasi berpindah ke tim pengembang, proyek berisiko menjadi berantakan sebelum dimulai.

Saat mengetahui potensi risiko setiap proyek, Anda dapat membuat tujuan proyek yang masuk akal dan menjaga tim tetap bekerja sesuai rencana. Dalam panduan di bawah ini, kami akan menguraikan ketujuh risiko proyek paling umum yang mungkin ditemui saat melakukan penilaian risiko.

1. Scope creep

Risiko ruang lingkup yang juga dikenal sebagai scope creep terjadi saat tujuan awal proyek tidak ditentukan dengan baik. Penting untuk membagikan peta jalan proyek dengan pemangku kepentingan dari awal, serta berpegang teguh pada parameter itu. Jika Anda tidak menyampaikan ruang lingkup proyek secara efektif, pemangku kepentingan bisa saja mencoba mengubah persyaratan saat proyek berlangsung.

Cara memitigasi scope creep: Membuat parameter proyek yang jelas sejak awal akan memperkuat ruang lingkup proyek. Menyetujui ruang lingkup proyek dan membagikan visi itu dengan pemangku kepentingan sejak awal akan menurunkan risiko terjadinya scope creep. Menjadwalkan pemeriksaan progres secara berkala juga dapat memastikan proyek tetap selaras dengan ruang lingkup proyek awal. 

2. Kinerja yang rendah

Risiko kinerja terjadi saat proyek tidak berjalan sebaik yang diperkirakan sejak awal. Walaupun Anda tidak selalu dapat menemukan akar penyebab kinerja rendah, Anda dapat menemukan risiko proyek yang mungkin mengakibatkan masalah tersebut, dan mencari cara mencegah risiko itu. Contoh risiko ini meliputi masa kritis dan miskomunikasi di antara anggota tim. 

Cara memitigasi kinerja yang rendah: Mengantisipasi potensi risiko kinerja lebih awal dalam proses perencanaan dapat membantu Anda bersiap. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda mengikuti proses secara langsung, merencanakan proyek dengan teliti, dan mendukung komunikasi terbuka antar anggota tim.

3. Biaya tinggi

Risiko biaya terjadi jika proyek melebihi anggaran awal yang telah ditetapkan. Risiko biaya dapat terjadi karena penganggaran tidak realistis atau kurang mendetail dalam fase perencanaan proyek. Contohnya, Anda mungkin yakin bahwa proyek akan selesai dengan sedikit anggaran. Namun, membuat daftar dengan detail setiap elemen proyek dan biayanya dapat membantu untuk mengantisipasi kebutuhan proyek.

Cara memitigasi biaya tinggi: Untuk mengurangi risiko biaya, perkirakan setiap elemen proyek secara akurat dan tetap berpegang pada anggaran secara teliti. Cara terbaik berpegang pada anggaran adalah membuat templat rencana proyek untuk diselaraskan dengan hasil akhir, ruang lingkup, dan jadwal. Saat proyek Anda memasuki pengembangan, pertimbangkan menjadwalkan pemeriksaan berkala guna meninjau anggaran dan progres Anda.  

4. Desakan waktu

Risiko waktu atau dikenal sebagai risiko jadwal proyek adalah risiko di mana tugas dalam proyek Anda akan memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan. Jadwal yang tertunda dapat memengaruhi hal lain seperti anggaran, tanggal penyerahan, atau kinerja keseluruhan. Ini risiko umum yang mungkin Anda temui sebagai manajer proyek. Mudah untuk meremehkan waktu yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan proyek selama fase perencanaan awal saat Anda tidak bekerja sendiri di banyak komponen.

Cara memitigasi desakan waktu: Untuk mengurangi risiko waktu, aturan praktisnya adalah melebihkan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas pada fase perencanaan dan membangun dalam waktu yang dialokasikan. Dengan begitu, Anda akan memiliki ruang gerak untuk penjadwalan nantinya. Anda juga dapat membuat jadwal proyek menggunakan Linimasa atau bagan Gantt. Memahami pekerjaan, dependensi antara pekerjaan, dan penundaan apa pun dapat membantu manajer proyek beradaptasi secara dinamis dengan risiko waktu saat muncul. Memahami siklus proyek juga dapat membantu menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas. 

5. Kekurangan sumber daya

Risiko sumber daya terjadi jika Anda tidak memiliki cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek. Sumber daya dapat meliputi waktu, keterampilan, uang, atau alat. Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab atas pengadaan sumber daya untuk tim dan menyampaikan status sumber daya kepada mereka. Alokasi sumber daya harus dilakukan lebih awal dalam proses perencanaan proyek, biasanya 1-2 bulan sebelum eksekusi, bergantung pada ukuran proyek.

Cara memitigasi kekurangan sumber daya: Cara terbaik untuk mengurangi risiko sumber daya adalah membuat rencana alokasi sumber daya. Rencana tersebut memanfaatkan sumber daya tim secara optimal selagi memaksimalkan dampak sumber daya dan mendukung gol tim. Jika Anda mengetahui sumber daya apa saja yang dibutuhkan sejak awal, Anda mengurangi risiko kehabisan sumber daya ke depannya.

6. Perubahan operasional

Risiko operasional melibatkan perubahan dalam proses perusahaan atau tim, seperti peralihan tidak terduga dalam peran tim, perubahan manajemen, atau proses baru di mana tim harus menyesuaikan. Hal ini dapat menciptakan gangguan, memerlukan penyesuaian dalam alur kerja, dan mungkin memengaruhi linimasa proyek.

Cara mengurangi masalah operasional: Anda tidak dapat memprediksi atau mencegah semua risiko operasional, tapi jika mengetahui akan ada peralihan tim atau perubahan proses, Anda dapat mengurangi efek transisi itu. Pastikan tim siap menghadapi perubahan dan memiliki waktu untuk menyesuaikan melalui rapat tim, alat penjadwalan, atau pelatihan tambahan. 

7. Kurang kejelasan

Kurang kejelasan bisa muncul dalam bentuk miskomunikasi dari pemangku kepentingan, ruang lingkup proyek yang samar, atau tenggat tidak jelas. Akibatnya bisa berupa kurangnya visibilitas karena pekerjaan terkotak-kotak, anggaran bengkak, tenggat proyek yang luput, syarat proyek yang berubah, keharusan mengubah arah proyek, atau hasil proyek yang mengecewakan.

Cara memitigasi masalah kurang kejelasan: Saat merencanakan proyek, cek persyaratan untuk memastikan semuanya siap dan lakukan ulang. Apa semua orang yang terlibat setuju? Apa developer siap untuk fase selanjutnya? Apakah ruang lingkupnya jelas ditentukan? Penting juga memastikan informasi proyek dapat diakses oleh semua orang. Dengan menyimpan informasi di alat pusat, Anda dapat memastikan semuanya diberi kabar selagi proyek berjalan.

Cara menggunakan manajemen risiko untuk menyiapkan tim Anda

Manajemen risiko melibatkan proses identifikasi kategori risiko yang kemungkinan besar memengaruhi proyek dan membuat rencana untuk memitigasi risiko itu. 

Alat manajemen proyek mempermudah manajemen risiko karena memungkinkan untuk mengatur proyek sejak awal hingga akhir. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk berkolaborasi antar-tim, yang akan mengurangi kemungkinan risiko paling umum. 

Anda dapat mengantisipasi risiko dan menjaga proyek tetap berjalan lancar dengan mengikuti keempat langkah berikut ini. 

1. Identifikasi risiko

Langkah pertama dalam proses analisis risiko yakni menemukan risiko yang menurut Anda dapat memengaruhi proyek. Sebelumnya, kami menyebutkan tujuh potensi risiko paling umum, tapi risiko proyek lain bisa saja meliputi kegagalan kontraktor, peristiwa penting tak terduga, masalah transmisi data, prioritas yang berubah, risiko legal, dan penangguhan proyek. 

Ajukan pertanyaan di bawah ini kepada diri Anda untuk memulai proses identifikasi risiko:

• Bagaimana kemungkinan kejadian risiko ini?

• Bagaimana dampak dan tingkat keparahan jika risiko ini terjadi?

• Apa rencana tanggap risiko kita?

• Dengan mempertimbangkan kemungkinan dan dampaknya, apa tingkat prioritasnya?

• Siapa yang bertanggung jawab atas risiko ini?

Setelah pertanyaannya terjawab, Anda akan melanjutkan proses manajemen risiko melalui penentuan prioritas risiko, solusi yang dapat ditindaklanjuti, dan pemantauan berkala. 

2. Tentukan kemungkinan dan dampaknya

Anda dapat menyortir daftar risiko dengan menentukan mana saja risiko paling mungkin terjadi. Mengurutkan risiko berdasarkan kemungkinan terjadinya akan memperjelas risiko mana yang harus diprioritaskan sambil Anda menyiapkan rencana tindakan. 

Kemungkinan kejadian bukan satu-satunya yang penting saat membuat prioritas risiko, menilai dampak bisnis setiap risiko juga penting. Anda harus lebih teliti membuat rencana untuk risiko yang berpotensi menyebabkan dampak bisnis yang signifikan.

3. Temukan solusi atas setiap risiko

Golnya adalah menciptakan strategi tentang cara tim menghadapi setiap risiko ketika melakukan penilaian risiko. Menyortir risiko berdasarkan kemungkinan dan dampak bisnis akan memberi Anda tempat untuk mulai mencari solusi. Melakukan penilaian risiko akan menjadikan proyek Anda semakin sukses karena Anda dapat mencegah risiko sepanjang prosesnya. 

Anda dapat berdiskusi dengan para pemangku kepentingan proyek terkait untuk secara proaktif menemukan solusi yang layak atas risiko proyek yang mungkin menjadi prioritas mereka. Lihat pelajaran yang dipetik dari proyek sebelumnya untuk menilai bagaimana risiko ditangani.

4. Pantau penilaian risiko Anda secara berkala

Setelah membuat penilaian risiko, Anda harus memantaunya secara reguler karena keadaan dapat berubah. Kemungkinan risiko dapat berubah, begitu pula dampak bisnisnya. 

Ada juga kemungkinan risiko baru dapat ikut bermain atau semakin rendahnya tingkat risiko yang sebelumnya mungkin terjadi. Memantau penilaian risiko secara berkala dapat membuat Anda merasa lebih siap menghadapi kejadian yang tidak pasti. 

Alat manajemen risiko proyek

Alat yang tepat dapat mempermudah proses penilaian risiko karena memungkinkan Anda menganalisis dan memprioritaskan risiko. Dengan pelacakan real-time dan informasi bersama di satu tempat, semua anggota dalam tim bisa memiliki akses instan ke materi proyek dan Anda dapat memantau progres tim. 

Alat manajemen proyek juga dapat membantu tim Anda mengembangkan keterampilan merencanakan proyek. Mengetahui proses dan fase manajemen proyek dapat mencegah risiko sebelum itu terjadi. 

Daftar risiko

Daftar risiko adalah alat utama untuk menemukan dan memprioritaskan risiko. Daftar risiko harus mencakup kemungkinan setiap risiko, dampak bisnis, cara yang diinginkan untuk mencegah risiko, rencana untuk menanggapi risiko apabila terjadi, dan siapa yang akan bertindak.

Berikut ini contoh tampilan daftar risiko. Sisi kiri menampilkan jenis risiko, diikuti oleh kemungkinan risiko, tingkat dampak bisnis, orang yang bertanggung jawab mengambil tindakan, dan tindakan mitigasi.

Setelah menyelesaikan daftar risiko, Anda akan memiliki dokumen dinamis untuk digunakan saat menangani proyek. Anda dapat mengacu ke informasi ini saat menemui risiko dan menggunakannya untuk mengurangi kerugian jangka panjang. 

Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman). Analisis SWOT lebih dari sekadar mengidentifikasi risiko untuk suatu proyek karena analisis ini juga mengidentifikasi kekuatan dalam proyek. Anda dapat menggunakan kekuatan proyek agar menonjol di kalangan kompetitor.

Untuk menyelesaikan analisis SWOT, pahami setiap huruf singkatannya dan ajukan pertanyaan seperti di bawah ini guna menemukan cara baru untuk meningkatkan proyek dan menyiapkan tim Anda. 

Strength (Kekuatan): Hal apa saja yang kita lakukan dengan baik?

Weakness (Kelemahan): Apa yang dapat ditingkatkan?

Opportunity (Peluang): Apa gol kita tahun ini? 

Threat (Ancaman): Apa saja keunggulan kompetitor kita?

Setelah membuat analisis SWOT, Anda dapat merasa yakin untuk melanjutkan proyek karena lebih memahami posisi Anda di antara para kompetitor. Anda juga akan mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, dan hal ini dapat membantu meningkatkan proyek yang akan datang dan memitigasi risiko. 

Curah pendapat

Curah pendapat adalah cara hebat untuk mencari ide, namun efektivitasnya sering diremehkan. Saat Anda memiliki tim dengan pandangan berbeda, curah pendapat adalah cara luar biasa untuk mendorong kreativitas dan menilai risiko. 

Curah pendapat seringkali merupakan langkah pertama untuk membuat daftar risiko karena mengidentifikasi risiko harus dimulai dari suatu hal. Mempelajari teknik curah pendapat baru dapat membantu tim mengidentifikasi risiko, menjaga tim tetap cekatan, dan berpotensi mencegah terjadinya risiko. 

Rencanakan lebih awal untuk memitigasi risiko proyek

Fase perencanaan proyek adalah bagian terpenting dari proyek apa pun. Anda mungkin berpikir fase pengembangan adalah fase penentu keberhasilan, tapi perencanaan proyek justru merupakan proses yang mencegah risiko proyek dan mengantarkan tim mencapai kesuksesan.

Terdapat beragam jenis perangkat lunak manajemen proyek di luar sana yang memungkinkan Anda mengotomatiskan proses, mempersingkat komunikasi, membagikan informasi, dan menyediakan pelacakan real-time. Dengan adanya alat ini, Anda dapat mengubah proyek dari baik menjadi luar biasa.