Apa itu rencana manajemen krisis? (6 langkah membuatnya)

Bayangkan ini: Anda membuat para pegawai bersemangat untuk liburan perusahaan tahunan. Anda tidak sabar menunggu semua orang semakin dekat selama permainan dan aktivitas pembangunan tim. Acaranya dimulai besok dan Anda ingin semua detail akhir pekan tersebut berjalan lancar. 

Sebagian besar aktivitas akan dilakukan di luar ruangan, jadi saat badai tiba-tiba melanda, Anda panik! Anda begitu fokus pada perencanaan acara sehingga tidak memikirkan rencana cadangan untuk cuaca buruk. Perubahan pada saat-saat terakhir akan memakan banyak biaya. 

Apa pelajarannya? Menjadi pemimpin yang baik membutuhkan lebih dari sekadar kepositifan dan keterampilan komunikasi yang kuat. Dengan mengetahui cara merencanakan momen baik dan buruk, Anda membangun kepercayaan tim dan menunjukkan kesiapsiagaan.

Manajemen krisis adalah bagian penting dari setiap rencana bisnis. Tanpa manajemen ini, tim tidak akan siap bila terjadi hal yang tidak terduga. Dalam panduan di bawah ini, kita akan membahas tentang pengertian rencana manajemen krisis dan cara menyiapkan perusahaan untuk menghadapi situasi yang tidak pasti.

Apa itu rencana manajemen krisis?

Rencana manajemen krisis menguraikan cara bisnis bereaksi jika terjadi krisis. Rencana tersebut harus mengidentifikasi siapa yang akan mengambil tindakan dan peran mereka nantinya. Gol dari rencana manajemen krisis adalah meminimalkan dampak negatif dan memulihkan operasi bisnis secepat mungkin.

Rencana manajemen krisis adalah dokumen dinamis yang dapat menjadi referensi tim dan diperbarui secara berkala. Ada banyak cara untuk menguraikan rencana, tetapi rencana krisis biasanya menyerupai daftar periksa. Ketika ada kejadian tidak terduga, tim dapat mencentang item yang perlu dilakukan untuk menanggapi krisis tersebut.

Tidak ada cara untuk mengetahui jenis krisis yang mungkin terjadi dan kapan. Namun, melakukan analisis risikodapat memberikan gambaran umum tentang potensi ancaman yang mungkin dihadapi perusahaan. 

Misalnya, perusahaan pemasaran media sosial mungkin lebih berisiko mengalami kejadian organisasi tidak terduga yang memerlukan permintaan maaf kepada publik, sementara perusahaan teknologi mungkin lebih berisiko terkena serangan siber. Industri yang Anda geluti juga dapat membantu menentukan potensi krisis dan menemukan cara untuk mengatasinya. 

6 langkah membuat rencana manajemen krisis

Untuk membuat rencana manajemen krisis secara efisien dan efektif, bagi rencana menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih dapat dicapai. Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin terjadi tanpa terbebani potensi krisis secara keseluruhan. Untuk mengatur rencana, gunakan templat manajemen krisis dengan enam langkah berikut:

1. Identifikasi tim kepemimpinan krisis

Sebelum dapat mengambil langkah pertama dalam perencanaan manajemen krisis, pilih tim pemimpin untuk berkolaborasi selama proses perencanaan krisis. Tim harus mencakup orang-orang yang akan mengambil tindakan selama krisis. Satukan tim ini di awal perencanaan manajemen krisis sehingga semua orang tahu seluk beluk strategi krisis Anda. 

2. Nilai risiko

Untuk memulai proses perencanaan, adakan sesi curah pendapat untuk menilai berbagai risiko yang mungkin dihadapi perusahaan. Seperti yang disebutkan di atas, Anda dapat memulai sesi curah pendapat dengan melihat risiko terkait bidang pekerjaan. 

Gunakan daftar risiko untuk mengidentifikasi dan menganalisis kemungkinan terjadinya risiko. Daftar risiko dapat menghilangkan keterlambatan progres dan mempersiapkan kemungkinan hambatan. Daftar ini juga dapat membantu memvisualisasikan risiko yang paling mungkin terjadi sehingga Anda dapat merencanakan tanggapan untuk risiko ini. 

3. Tentukan dampak bisnis

Setelah mengidentifikasi berbagai risiko dengan probabilitas tinggi yang dapat memengaruhi perusahaan, tentukan dampak bisnis dari risiko ini dengan bantuan tim kepemimpinan krisis. Setiap risiko dapat menyebabkan konsekuensi berbeda, jadi Anda harus menganalisisnya secara terpisah. Potensi dampak bisnis dapat mencakup churn pelanggan, reputasi hancur, penjualan tertunda, kehilangan pendapatan, atau denda. 

4. Rencanakan tanggapan

Selanjutnya, ambil setiap risiko yang telah diidentifikasi dan tentukan tindakan yang perlu diambil oleh tim untuk menanggapi ancaman tersebut jika itu benar-benar terjadi. Misalnya, jika Anda bekerja di industri perangkat lunak dan perusahaan Anda terkena serangan siber, Anda mungkin memerlukan seseorang untuk mengamankan jaringan, seseorang untuk merilis berita tersebut kepada pelanggan, dan orang lainnya untuk menangani penilaian kerugian.

5. Perkuat rencana

Setelah memahami secara lisan ancaman yang mungkin dihadapi perusahaan, dampak bisnis, dan cara menanggapi, perkuat rencana Anda. Rencana manajemen krisis lebih dari sekadar strategi tertulis atau lisan. Rencana ini harus mencakup item-item utama seperti protokol aktivasi dan kontak darurat yang akan kita bahas lebih detail di bawah ini. Anda juga perlu berkolaborasi dengan pemangku kepentingan utama agar semua orang mengerti hal yang harus dilakukan dan kapan.

6. Tinjau dan perbarui

Setelah rencana krisis selesai, tinjau produk akhir untuk memastikan tidak ada celah. Tinjau kembali dan perbarui rencana manajemen krisis setidaknya setahun sekali karena potensi risiko dapat berubah seiring waktu.

Apa yang harus dicantumkan dalam rencana manajemen krisis

Rencana manajemen krisis harus mencakup item-item di bawah ini. Saat membuat rencana manajemen krisis, gunakan daftar periksa ini untuk memastikan Anda tidak melewatkan detail-detail penting. 

Analisis risiko

Analisis risiko secara fisik akan menguraikan potensi risiko yang mungkin dihadapi perusahaan dan mengurutkannya berdasarkan probabilitas. Menyertakan manajemen risiko dalam rencana tanggap darurat sangat membantu karena para pemimpin baru dapat menjadikannya referensi jika manajemen berganti. 

Protokol aktivasi

Protokol aktivasi menentukan kapan tindakan harus diambil jika terjadi krisis. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa anggota tim harus menunda untuk mengambil tindakan hingga krisis mencapai level dampak bisnis tertentu. Begitu terjadi, dampak bisnis itulah yang memicu tim manajemen krisis untuk memberikan tanggapan. 

Kontak darurat

Sertakan informasi kontak darurat utama untuk mempercepat proses tanggapan terhadap krisis yang membutuhkan bantuan eksternal. Daftar kontak darurat dapat mencakup penegakan hukum setempat, first responder rumah sakit, dan pemadam kebakaran serta jasa instalasi pipa, teknisi listrik, pengendalian racun, dan layanan lain yang terkait dengan risiko yang telah diidentifikasi dalam analisis Anda. 

Prosedur tanggapan

Jika protokol aktivasi menentukan dengan tepat kapan tim tanggapan krisis harus menanggapi krisis, prosedur tanggapan menguraikan rencana tindakan untuk setiap orang saat dipicu. Gunakan matriks peran dan tanggung jawab, yang juga dikenal sebagai bagan RACI, untuk memperjelas posisi pengambilan keputusan dalam rencana tanggap krisis. Misalnya, bagan RACI dapat membantu tim tanggapan menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan publik dan siapa yang bertanggung jawab untuk berbicara dengan para pegawai. 

Strategi komunikasi krisis eksternal

Saat terjadi krisis, operasi internal Anda mungkin bukan satu-satunya yang terkena dampak. Setelah krisis cukup meluas, Anda harus menjelaskan situasinya kepada pemangku kepentingan eksternal utama dan publik. Strategi komunikasi krisis eksternal harus mencakup detail tentang siapa yang akan menyampaikan informasi serta yang bertanggung jawab menangani umpan balik. 

Penilaian pascakrisis

Penilaian pascakrisis mengingatkan tim untuk menindaklanjuti dan menilai apa yang berjalan baik dan yang tidak. Kemudian Anda dapat memperbarui rencana krisis dengan pelajaran yang dipetik untuk meningkatkan prosedur tanggapan dan mengurangi dampak bisnis. 

Contoh rencana manajemen krisis

Meskipun tidak ada cara untuk memprediksi setiap krisis, Anda dapat menggeneralisasi berbagai jenis krisis ke dalam kategori dan membuat rencana berdasarkan apa yang mungkin terjadi. Beberapa contoh manajemen krisis meliputi:

• Kerugian finansial: Saat perusahaan mengalami kerugian finansial, Anda mungkin harus mengumumkan kebangkrutan atau memberhentikan pegawai. Anda dapat merencanakan skenario ini tanpa mengetahui penyebab awal terjadinya krisis keuangan. 

• Kegagalan teknologi: Peristiwa teknologi yang tidak terduga dapat menyebabkan pelanggan Anda kehilangan akses untuk jangka waktu yang lama. Jenis krisis ini memengaruhi reputasi dan bottom line, jadi Anda harus bersiap menghadapi situasi ini. 

• Bencana alam: Anda dapat bersiap menghadapi beberapa bencana alam berdasarkan lokasi. Misalnya, jika perusahaan berada di wilayah tenggara Amerika Serikat, Anda dapat membuat rencana krisis untuk badai yang melibatkan evakuasi, komunikasi pelanggan, pemulihan bencana, dan lainnya. 

• Perubahan operasional: Meskipun ini mungkin tidak tampak seperti krisis biasa, Anda harus memiliki rencana untuk mempersiapkan perubahan besar yang tidak terduga dalam kepemimpinan. Selain itu, proses operasi mungkin terpengaruh jika Anda harus memberhentikan banyak pegawai dan publik mungkin perlu mengetahuinya. 

• Kejadian organisasi tidak terduga: Selalu ada kemungkinan perusahaan akan dituduh melakukan pelanggaran atau penyimpangan. Dalam situasi krisis ini, Anda memerlukan rencana tanggapan. Rencana krisis ini dapat termasuk merilis permintaan maaf kepada publik dan menemukan cara memulihkannya.

Mengapa Anda memerlukan rencana manajemen krisis?

Rencana manajemen krisis  mempersiapkan organisasi untuk menghadapi bencana atau kejadian tak terduga. Dengan adanya rencana ini, Anda dapat mengurangi dampak krisis terhadap pegawai dan operasi bisnis. Ketika tim dilatih dengan benar untuk menghadapi hal-hal tidak terduga, kemungkinan kerugian jangka panjang akan lebih sedikit. 

Jika menjadi pemimpin sebuah organisasi, Anda dapat bekerja dengan anggota manajemen senior lainnya dan menghasilkan strategi manajemen darurat yang sesuai untuk Anda. Anda mungkin tidak tahu harus memulai dari mana, tetapi perangkat lunak perencanaan proyekdapat membantu menavigasi bagian yang belum dipetakan ini. 

Rencana manajemen krisis yang terorganisasi dengan baik dapat membantu perusahaan pulih setelah terjadi bencana. 

Persiapkan tim dengan manajemen krisis

Jika memiliki alat yang tepat yang tersedia, Anda dapat dengan mudah membuat rencana manajemen krisis. Gunakan perencanaan proyek untuk menyusun rencana tindakan seperti proyek itu sendiri beserta peran tim, protokol aktivasi, prosedur tanggapan, dan lainnya. 

Membuat rencana krisis Anda mudah dipahami dan dapat diakses semua orang di perusahaan dapat meningkatkan kesiapsiagaan dan membantu pemulihan saat terjadi krisis.

Bersiaplah untuk mengatasi perubahan mendadak. Gunakan rencana berkelanjutan bisnis Asana untuk menentukan, mencatat, dan membagikan proses bisnis Anda.