Inisiasi proyek: langkah pertama menuju manajemen proyek yang sukses

"Mari kita mulai dari awal, langkah yang sangat baik untuk memulai." 

Kita tidak perlu menyanyikan lagu do-re-mi dengan latar belakang Pegunungan Alpen Austria, namun saran bijak Julie Andrew di lagu itu tidak hanya bisa diterapkan dalam musik, tetapi juga dalam manajemen proyek. Awal yang baik itu menetapkan dasar penting untuk meraih kesuksesan manajemen proyek. Dengan inisiasi proyek, Anda bisa memastikan Anda memiliki semua yang diperlukan sebelum proyek dimulai.   

Apa itu inisiasi proyek?

Inisiasi proyek adalah langkah pertama untuk memulai proyek baru. Selama fase inisiasi proyek, Anda menetapkan alasan melakukan proyek itu dan nilai bisnis yang akan diberikannya. Kemudian menggunakan informasi itu untuk mendapatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan utama. 

Istilah "inisiasi proyek" berasal dari model lima fase yang dibuat oleh Project Management Institute (PMI). PMI menguraikan model ini dalam Panduan Project Management Body of Knowledge, dikenal juga sebagai Panduan PMBOK®. Model ini membagi siklus proyek ke dalam lima tahap berikut ini: 

• Inisiasi proyek: Jelaskan secara umum tentang proyek Anda dan dapatkan kepercayaan.

• Perencanaan proyek: Buat gol mendetail dan peta jalan proyek.

• Eksekusi proyek: Luncurkan proyek Anda menggunakan informasi dari dua langkah pertama itu. 

• Kinerja proyek: Ukur efektivitas menggunakan indikator kinerja utama (KPI). 

• Penutupan proyek: Tanya jawab dengan pemangku kepentingan. 

Inisiasi proyek vs. perencanaan proyek

Selama fase inisiasi proyek, Anda menjelaskan proyek secara luas untuk menunjukkan nilai bisnisnya. Setelah mendapatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan utama dan membuktikan bahwa proyek itu layak dilakukan, Anda melanjutkan ke fase perencanaan proyek. Itulah saat Anda menjelaskan tujuan spesifik, hasil akhir, dan peta jalan proyek secara lebih mendetail. Anggap saja seperti ini, Anda harus memberikan cukup informasi guna mendapat persetujuan selama fase inisiasi. Setelah itu, gunakan waktu Anda untuk menyempurnakan detail perencanaan proyek setelah persetujuan didapatkan. 

Mengapa fase inisiasi proyek itu penting? 

Memulai proyek baru memang mengasyikkan, tetapi Anda harus memastikan inisiatif benar-benar akan menambah nilai sebelum melanjutkan ke fase perencanaan. Di sanalah inisiasi proyek berperan, yaitu memberikan pendekatan terstruktur untuk menunjukkan kasus bisnis proyek dan membuktikan pekerjaan yang akan dilakukan itu layak. Inisiasi proyek juga memastikan informasi selalu dibagikan kepada pemangku kepentingan sejak awal sehingga Anda memperoleh sumber daya yang diperlukan, mendapat visibilitas untuk proyek, dan mencegah hambatan yang merugikan nantinya. 

Proses inisiasi proyek: 4 langkah untuk memulai

Setelah Anda menemukan ide proyek baru yang menarik, lalu bagaimana? Berikut cara mendekati fase pertama manajemen proyek ini dan menetapkan dasar yang kuat untuk proyek baru Anda.

1. Buat piagam proyek atau kasus bisnis

Pada langkah pertama ini, Anda menunjukkan alasan proyek itu diperlukan dan manfaat yang akan diberikannya. Anda dapat melakukan ini dengan piagam proyek atau kasus bisnis. Kedua dokumen ini mengikuti ide dasar yang sama, karena keduanya digunakan untuk menguraikan detail proyek utama dan pitch inisiatif kepada pemangku kepentingan. Perbedaan utama di antara keduanya adalah ruang lingkupnya. Anda dapat menggunakan piagam proyek untuk inisiatif yang lebih kecil, dan kasus bisnis untuk proyek yang lebih besar serta membutuhkan sumber daya yang signifikan. Misalnya, Anda dapat membuat piagam proyek untuk mendesain ulang beranda perusahaan, dan kasus bisnis untuk rebranding perusahaan secara keseluruhan. 

Terlepas dari apakah Anda menggunakan piagam proyek atau kasus bisnis, ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan mengapa proyek akan menambah nilai bisnis dan alasan memerlukan sumber daya spesifik seperti anggaran, peralatan, atau anggota tim. Berikut templat kasar yang berisi hal-hal yang biasanya dimasukkan ke kedua dokumen ini: 

Piagam proyek

Piagam proyek menunjukkan alasan proyek itu penting, hal yang akan dibutuhkan, dan orang-orang yang akan mengerjakannya. Semuanya berdasarkan elemen-elemen berikut: 

• Mengapa: Gol dan tujuan proyek

• Apa: Ruang lingkup proyek, termasuk anggaran proyek Anda secara garis besar

• Siapa: Pemangku kepentingan utama, sponsor proyek, dan anggota tim proyek

Kasus bisnis

Kasus bisnis mencakup semua komponen piagam proyek, beserta elemen tambahan ini: 

• Analisis keuangan yang komprehensif, termasuk perkiraan laba atas investasi (ROI) yang akan dihasilkan oleh proyek Anda 

• Analisis risiko proyek dan rencana manajemen risiko

• Rencana tindakan yang mencakup cara membuat keputusan (seperti bagan RACI), rencana komunikasi, dan langkah selanjutnya yang akan diambil jika kasus bisnis disetujui 

2. Identifikasi pemangku kepentingan utama dan pitch proyek Anda

Selanjutnya, tentukan siapa yang harus menandatangani piagam proyek atau kasus bisnis. Ini termasuk pemangku kepentingan utama yang memiliki suara dalam hasil proyek, misalnya, pemimpin eksekutif, sponsor proyek, atau tim lintas fungsi yang diminta anggaran atau sumber dayanya. Jika Anda tidak yakin siapa pemangku kepentingan utamanya, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut: 

• Siapa yang harus menyetujui proyek saya? 

• Siapa yang akan menyediakan sumber daya proyek saya? 

• Siapa yang dapat memengaruhi proyek saya? 

Anda juga dapat membuat analisis pemangku kepentingan proyek untuk memastikanAnda tidak mengabaikan pemain penting mana pun. Metodologi ini melibatkan pembagian pemangku kepentingan ke dalam empat kelompok utama: mereka yang memiliki pengaruh dan kepentingan tinggi, pengaruh tinggi dan kepentingan rendah, pengaruh rendah dan kepentingan tinggi, serta pengaruh rendah dan kepentingan rendah. Siapa pun dalam kelompok pertama (pengaruh tinggi dan minat tinggi) kemungkinan merupakan pemangku kepentingan utama yang harus menyetujui proyek selama fase inisiasi. 

Selain pemangku kepentingan utama, sekarang juga saat yang tepat untuk mengidentifikasi orang lainnya yang mungkin berpengaruh atau tertarik dengan proyek. Meskipun orang-orang ini tidak harus secara resmi menyetujui inisiatif, memberi mereka informasi awal akan berguna, terutama jika proyek ini akan memengaruhi pekerjaan. Mereka mungkin juga dapat memberikan dukungan tambahan dalam bentuk wawasan atau sumber daya.  

Mendapatkan kepercayaan pemangku kepentingan selama fase inisiasi tidak hanya membantu Anda mendapatkan persetujuan, dukungan, dan sumber daya, tetapi juga meningkatkan visibilitas proyek dan mencegah hambatan yang mahal nantinya dalam siklus proyek. 

3. Lakukan studi kelayakan

Pada tahap ini, Anda telah melakukan pitch proyek, menunjukkan proyek dapat menambah manfaat, dan sesuai dengan rencana strategis perusahaan secara keseluruhan. Sekarang saatnya melakukan studi kelayakan guna memastikan proyek layak dilakukan dengan sumber daya yang dimiliki. 

Singkatnya, studi kelayakan mengevaluasi apakah proyek Anda bisa berhasil. Studi ini menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 

1. Apakah tim saya memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek ini?

2. Akankah ada laba atas investasi (ROI) yang cukup yang menjadikan proyek ini layak dijalankan? 

Jika jawabannya ya untuk kedua pertanyaan tersebut, Anda memiliki alasan kuat untuk melanjutkan proyek. Jika studi kelayakan menyimpulkan Anda tidak memiliki cukup anggaran atau sumber daya, Anda memiliki alasan kuat untuk menghubungi kembali pemangku kepentingan dan meminta lebih banyak. Dan jika, ROI proyek tidak sesuai yang diinginkan, Anda dapat menggunakan data itu untuk mengubah rencana proyek, atau mengejar peluang yang berbeda sepenuhnya. 

Apakah setiap proyek membutuhkan studi kelayakan? 

Studi kelayakan biasanya digunakan untuk proyek yang lebih besar dan membutuhkan sumber daya perusahaan yang signifikan. Anda tidak perlu melakukan studi kelayakan untuk proyek yang lebih kecil dengan dampak jangka panjang yang minimal. Anda juga dapat melewati langkah ini jika pernah mengelola proyek serupa sebelumnya, kompetitor Anda berhasil dengan inisiatif serupa, atau sudah melakukan studi kelayakan serupa dalam tiga tahun terakhir. Ingatlah, menyelesaikan studi kelayakan membutuhkan waktu dan sumber daya, jadi pastikan itu benar-benar diperlukan sebelum Anda menganalisisnya lebih dalam. 

4. Bentuk tim dan rakit alat Anda

Kini setelah proyek disetujui dan terbukti layak dilakukan, Anda akhirnya dapat mulai membentuk tim, ruang kerja, dan alat. Berikut beberapa petunjuk untuk membantu Anda memulai: 

• Tim yang bagus dapat sangat membantu meraih kesuksesan proyek, dan menemukan orang dengan pengalaman dan keterampilan yang tepat itu membutuhkan waktu. Sebaiknya mulailah proses sesegera mungkin setelah proyek terkonfirmasi, terutama jika Anda perlu merekrut pegawai baru atau onboard kontraktor. Bergantung pada prosedur perusahaan, Anda mungkin perlu mengajukan permintaan terlebih dahulu untuk menugaskan kembali pegawai yang ada ke proyek Anda. 

• Pikirkan cara Anda ingin mengatur struktur tim. Misalnya, apakah Anda lebih suka struktur hierarkis sederhana di mana anggota tim melapor ke pemimpin tim tunggal, atau akankah lebih tepat untuk membagi anggota tim menurut wilayah geografisnya?

• Tempat kerja Anda dapat memengaruhi cara kerja Anda. Jika berencana untuk mengelola proyek dari jarak jauh, pastikan Anda telah menyiapkan infrastruktur yang tepat untuk mengelola tim virtual. Jika tim bekerja di tempat, ingatlah Anda harus meminta ruang kantor jauh-jauh hari sebelum rapat perdana proyek. 

• Pilih alat yang tepat. Pertimbangkan cara tim akan bekerja sama dalam tugas harian, misalnya, apakah Anda akan menggunakan email, Google Dokumen, atau perangkat lunak manajemen proyek yang lebih andal? Anda mungkin ingin mempertimbangkan alat seperti Asana, yang memungkinkan memusatkan komunikasi tim di satu tempat, memberi tugas beserta pemilik dan tenggat yang jelas, mengatur proyek secara mudah dengan cara yang dibuat khusus untuk tim.

Selanjutnya: Perencanaan proyek

Fase inisiasi proyek memberdayakan Anda untuk menetapkan dasar yang kuat untuk proyek. Fase ini memastikan Anda membuktikan kebutuhan bisnis untuk proyek, mendapatkan persetujuan yang diperlukan, mengonfirmasi kelayakan pekerjaan, dan mulai membentuk tim. 

Setelah selesai, Anda sekarang dapat menyelesaikan detail rencana proyek dan menentukan tujuan spesifik, hasil akhir, milestone, dan peta jalan proyek. Jadi, selamat merencanakan, dan inilah awal dari banyak proyek hebat (dan kesuksesan proyek) yang akan datang.