Cara menggunakan studi kelayakan dalam manajemen proyek

Menjalankan proyek besar dan rumit yang memiliki potensi dampak besar pada organisasi dapat menjadi hal yang menyenangkan. Di satu sisi, Anda mendorong perubahan nyata. Di sisi lain, kegagalan itu menakutkan. 

Di situlah studi kelayakan berperan. Jika Anda belum pernah menggunakan studi kelayakan untuk manajemen proyek, artikel ini akan memandu Anda melalui semua yang perlu diketahui untuk memulai. 

Apa itu studi kelayakan? 

Studi kelayakan, terkadang disebut analisis kelayakan atau laporan kelayakan, adalah cara untuk mengevaluasi apakah rencana proyek dapat berhasil atau tidak. Studi kelayakan mengevaluasi kelayakan rencana proyek untuk menilai apakah Anda dapat melanjutkan proyek atau tidak. 

Studi ini bisa dilakukan dengan menjawab dua pertanyaan: 

1. Apakah tim kita memiliki alat atau sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek ini? 

2. Adakah keuntungan investasi yang cukup tinggi untuk membuat proyek ini layak dijalankan? 

Studi kelayakan ini penting untuk proyek yang mewakili investasi penting untuk bisnis Anda. Proyek-proyek yang juga memiliki potensi dampak besar pada kehadiran Anda di pasar mungkin juga memerlukan studi kelayakan. 

Sebagai manajer proyek, Anda mungkin tidak bertanggung jawab langsung untuk menjalankan studi kelayakan, tetapi penting untuk mengetahui elemen studi ini. Dengan memahami berbagai elemen yang masuk ke dalam studi kelayakan, Anda bisa dengan lebih baik mendukung tim yang menjalankan studi kelayakan dan memastikan hasil terbaik untuk proyek Anda.

Kapan sebaiknya melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan sebaiknya dilakukan setelah pitching proyek, tetapi sebelum pekerjaan apa pun benar-benar dimulai. Studi ini bagian dari proses perencanaan proyek. Bahkan, studi ini sering dilakukan bersamaan dengan analisis SWOT atau kaji risiko proyek, bergantung pada proyek spesifiknya. 

Studi kelayakan membantu: 

• Memastikan peluang pasar sebelum menjalankan suatu proyek

• Mempersempit alternatif bisnis Anda

• Membuat dokumentasi tentang manfaat dan kerugian dari inisiatif proyek yang diusulkan

• Memberikan lebih banyak informasi sebelum membuat keputusan mulai/tidak

Anda mungkin tidak memerlukan studi kelayakan apabila:

• Anda sudah tahu bahwa proyek itu layak

• Anda pernah menjalankan proyek serupa di masa lalu

• Kompetitor Anda berhasil dengan inisiatif serupa di pasar

• Proyek tersebut kecil, sederhana, dan memiliki dampak bisnis jangka panjang yang minimal

• Tim Anda melakukan studi kelayakan serupa dalam tiga tahun terakhir

Satu hal yang perlu diingat bahwa studi kelayakan bukanlah pitch proyek. Selama pitch proyek, Anda mengevaluasi apakah proyek baik untuk perusahaan, dan apakah tujuan proyek sejalan dengan keseluruhan rencana strategis Anda. Biasanya, setelah yakin proyek itu baik, lalu Anda akan melakukan studi kelayakan untuk memastikan bahwa proyek tersebut layak dilakukan dengan alat dan sumber daya yang dimiliki. 

Studi kelayakan vs. piagam proyek

Piagam proyek adalah dokumen yang relatif tidak resmi untuk melakukan pitching proyek Anda kepada pemangku kepentingan. Anggaplah piagam ini seperti elevator pitch dari tujuan, ruang lingkup, dan tanggung jawab proyek. Sponsor proyek atau pemangku kepentingan eksekutif biasanya meninjau piagam tersebut sebelum mengesahkan proyeknya. 

Studi kelayakan harus dilaksanakan setelah piagam proyek disahkan. Piagam ini bukanlah dokumen untuk meyakinkan apakah proyek sejalan dengan gol tim Anda. Tetapi, studi ini adalah cara untuk memastikan Anda dan tim dapat menyelesaikan proyek tersebut. 

Studi kelayakan vs. kasus bisnis

Kasus bisnis adalah versi lebih resmi dari piagam proyek. Meskipun Anda biasanya membuat piagam proyek untuk inisiatif kecil atau sederhana, Anda harus membuat kasus bisnis jika melakukan pitching untuk inisiatif besar dan rumit yang akan berdampak besar pada bisnis. Dokumen yang lebih panjang dan lebih resmi ini juga mencakup informasi keuangan, dan biasanya melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan senior. 

Setelah kasus bisnis disetujui oleh pemangku kepentingan terkait, Anda kemudian akan menjalankan studi kelayakan untuk memastikan pekerjaan dapat dilakukan. Jika ternyata tidak, Anda dapat menghubungi kembali pemangku kepentingan eksekutif dan meminta lebih banyak sumber daya, alat, atau waktu untuk memastikan kasus bisnis Anda layak.

Studi kelayakan vs. rencana bisnis

Rencana bisnis adalah dokumen resmi berisi keterangan tentang gol organisasi. Anda biasanya menulis rencana bisnis jika Anda mendirikan perusahaan, atau ketika bisnis sedang mengalami perubahan signifikan. Rencana bisnis menjadi rujukan informasi untuk berbagai keputusan bisnis lainnya, termasuk rencana strategis tiga hingga lima tahun ke depan. 

Ketika menerapkan rencana bisnis dan strategis, Anda akan berinvestasi dalam proyek individu. Studi kelayakan adalah cara untuk mengevaluasi kelayakan setiap proyek atau inisiatif individu. 

4 elemen analisis kelayakan

Ada empat elemen utama yang masuk ke dalam studi kelayakan: kelayakan teknis, kelayakan keuangan, kelayakan pasar (atau market fit), dan kelayakan operasional. Anda mungkin juga melihat elemen ini disebut sebagai empat jenis studi kelayakan yang berbeda, meskipun sebagian besar studi kelayakan sebenarnya mencakup tinjauan keempat elemen tersebut. 

Kelayakan teknis

Studi kelayakan teknis meninjau sumber daya teknis yang tersedia untuk proyek. Studi ini menentukan apakah Anda memiliki peralatan yang tepat, peralatan yang cukup, dan pengetahuan teknis yang tepat untuk menyelesaikan tujuan proyek. Misalnya, jika rencana proyek mengusulkan pembuatan 50.000 produk per bulan, tetapi Anda hanya dapat menghasilkan 30.000 produk per bulan di pabrik Anda, proyek ini secara teknis tidak layak. 

Kelayakan keuangan

Kelayakan keuangan menjelaskan apakah proyek Anda layak secara fiskal. Laporan kelayakan keuangan mencakup analisis biaya/manfaat proyek. Laporan ini juga memperkirakan return on investment (ROI) yang diharapkan dan menguraikan risiko keuangan. Gol akhir studi kelayakan keuangan yakni untuk memahami manfaat ekonomi yang diperoleh dari proyek tersebut. 

Kelayakan pasar

Studi kelayakan pasar adalah evaluasi tentang bagaimana tim Anda mengharapkan hasil akhir proyek untuk beroperasi di pasar. Bagian laporan ini mencakup analisis pasar, perincian persaingan pasar, dan proyeksi penjualan. 

Kelayakan operasional

Studi kelayakan operasional mengevaluasi apakah organisasi Anda dapat menyelesaikan proyek ini. Studi ini mencakup persyaratan kepegawaian, struktur organisasi, dan persyaratan hukum yang berlaku. Pada akhir studi kelayakan operasional, tim akan memiliki gambaran apakah Anda memiliki sumber daya, keterampilan, dan kompetensi untuk menyelesaikan pekerjaan ini. 

Daftar periksa studi kelayakan

Sebagian besar studi kelayakan disusun dengan cara yang serupa. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai penilaian kelayakan ide bisnis yang diusulkan. Membuat studi kelayakan yang jelas membantu pemangku kepentingan proyek selama proses pengambilan keputusan. 

Suatu studi kelayakan berisi: 

• Ringkasan eksekutif yang menjelaskan kelayakan proyek secara keseluruhan

• Deskripsi produk atau layanan yang dikembangkan selama proyek ini

• Setiap pertimbangan teknis, termasuk teknologi, peralatan, atau staf

• Survei pasar, termasuk studi tentang pasar terkini dan strategi pemasaran 

• Studi kelayakan operasional, mengevaluasi apakah struktur organisasi tim Anda saat ini dapat mendukung inisiatif ini

• Linimasa proyek

• Proyeksi keuangan berdasarkan laporan kelayakan keuangan Anda

6 langkah untuk melakukan studi kelayakan

Anda mungkin tidak akan melakukan studi kelayakan sendiri, tetapi mungkin akan diminta untuk memberikan wawasan dan informasi. Untuk melakukan studi kelayakan, gunakan jasa konsultan terlatih, atau jika Anda memiliki kantor manajemen proyek (PMO) internal, tanyakan apakah mereka menangani tipe pekerjaan ini. Secara umum, berikut ini langkah yang biasanya akan diambil untuk menyelesaikan pekerjaan ini: 

1. Lakukan analisis awal

Pembuatan studi kelayakan adalah proses yang memakan waktu. Sebelum masuk ke studi kelayakan, Anda harus mengevaluasi segala hambatan proyek yang terlihat jelas dan tidak dapat diatasi. Misalnya, jika proyek membutuhkan anggaran yang jauh lebih besar daripada yang tersedia di organisasi, kemungkinan besar Anda tidak akan dapat menyelesaikannya. Demikian pula, jika hasil akhir proyek harus siap dan dipasarkan pada tanggal tertentu, tetapi tidak tersedia selama beberapa bulan setelahnya, proyek tersebut kemungkinan juga tidak layak. Jenis hambatan berskala besar ini membuat studi kelayakan tidak perlu dilakukan karena jelas bahwa proyek tersebut tidak layak. 

2. Evaluasi kelayakan keuangan

Anggaplah studi kelayakan keuangan sebagai laporan proyeksi pendapatan untuk proyek tersebut. Bagian studi kelayakan ini menjelaskan pendapatan proyek yang diharapkan dan menguraikan apa yang perlu diinvestasikan organisasi, dalam hal waktu dan uang, untuk mencapai tujuan proyek. 

Selama studi kelayakan keuangan, pikirkan apakah proyek tersebut akan memengaruhi arus kas bisnis Anda. Bergantung pada kerumitan inisiatifnya, PMO internal atau konsultan eksternal mungkin ingin bekerja dengan tim keuangan untuk menjalankan analisis biaya-manfaat proyek. 

3. Lakukan penilaian pasar

Penilaian pasar atau studi kelayakan pasar merupakan kesempatan untuk mengidentifikasi permintaan pasar. Studi ini menawarkan gambaran pendapatan yang diharapkan untuk proyek tersebut, dan potensi risiko pasar yang mungkin dihadapi. 

Penilaian pasar sebagai bagian studi kelayakan memegang peran terpenting untuk mengevaluasi ada tidaknya peluang di pasar. Selama studi ini, Anda harus mengevaluasi posisi kompetitor dan menganalisis demografi untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana kinerja proyek tersebut. 

4. Pertimbangkan kelayakan teknis dan operasional

Bahkan jika keuangannya terlihat bagus dan pasar sudah siap, inisiatif ini mungkin tidak dapat didukung oleh organisasi Anda. Untuk mengevaluasi kelayakan operasional, pikirkan persyaratan staf atau peralatan yang dibutuhkan proyek ini. Sumber daya organisasi apa, termasuk waktu, uang, dan keterampilan, yang diperlukan agar proyek ini berhasil? 

Bergantung pada proyeknya, Anda mungkin juga perlu memikirkan dampak hukum dari inisiatif proyek. Misalnya, jika proyek melibatkan pengembangan paten baru untuk produk, Anda perlu melibatkan tim hukum dan memasukkan persyaratan itu ke dalam rencana proyek. 

5. Tinjau titik kerentanan proyek

Pada tahap ini, tim PMO internal atau konsultan eksternal telah melihat keempat elemen studi kelayakan, yaitu keuangan, analisis pasar, kelayakan teknis, dan kelayakan operasional. Sebelum membuat rekomendasi untuk Anda dan pemangku kepentingan, mereka akan meninjau dan menganalisis data untuk menemukan inkonsistensi. Hal ini termasuk memastikan laporan laba rugi sesuai dengan analisis pasar Anda. Demikian juga, sekarang setelah mereka menjalankan studi kelayakan teknis, apakah ada risiko yang terlalu besar? (Jika demikian, buat rencana darurat!) 

Bergantung pada kerumitan proyek, Anda tidak akan selalu mendapatkan jawaban jelas. Untuk masalah rumit, analisis kelayakan tidak memberikan keputusan layak dan tidak layak. Sebaliknya, analisis membantu Anda mengajukan pertanyaan dan jawaban yang tepat sehingga dapat membuat keputusan terbaik untuk proyek dan tim.

6. Ajukan keputusan

Langkah terakhir dari studi kelayakan adalah ringkasan eksekutif yang mencakup poin-poin utama dan mengusulkan solusi. 

Bergantung pada kerumitan dan cakupan proyek, PMO internal atau konsultan eksternal dapat membagikan studi kelayakan dengan pemangku kepentingan atau mempresentasikannya kepada grup untuk mengajukan pertanyaan apa pun secara langsung. Bagaimanapun juga, dengan studi yang ada, sekarang tim Anda memiliki informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. 

Raih kesuksesan proyek dengan Asana

Studi kelayakan Anda sudah selesai? Anda sudah siap menjalankan proyek! Siapkan kesuksesan proyek Anda dengan melacak progres di alat manajemen kerja, seperti Asana. Dari detail terkecil hingga gambaran besar, Asana mengatur pekerjaan sehingga tim tahu apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya.