Pengertian dan 7 langkah rancangan proyek beserta kiat pakar

Dalam mengelola proyek, membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama mungkin sulit. Dengan berbagai komponen penggerak, beragam hasil akhir, dan kolaborasi lintas departemen, terkadang rapat awal proyek saja tidak cukup. 

Rancangan proyek adalah kesempatan untuk menyelaraskan ide, proses, dan hasil akhir. Ini adalah fase awal dalam siklus proyek dan kerap dibuat sebelum rencana atau piagam proyek. Hal ini karena rancangan proyek fokus pada ikhtisar proyek, bukan detail spesifik. Dukungan visual seperti diagram alir, bagan Gantt, dan linimasa sering digunakan untuk membantu mendeskripsikan proyek untuk pemangku kepentingan dalam tahap awal ini. 

Kami akan membahas dasar-dasar rancangan proyek, menjabarkan tujuh langkah membuat rancangan proyek, dan memberikan kiat pakar untuk membantu Anda memahami proses dengan lebih baik. 

Cara kerja rancangan proyek

Rancangan proyek adalah fase awal siklus proyek di mana ide, proses, sumber daya, dan hasil akhir direncanakan. Rancangan proyek dibuat sebelum rencana proyek karena dokumen ini adalah ikhtisar umum, sedangkan rencana proyek mencakup informasi yang lebih terperinci. 

Ada tujuh langkah yang disertakan dalam membuat rencana proyek, termasuk menentukan gol dan menggunakan dukungan visual untuk mengomunikasikan tujuan.

Elemen-elemen visual ini mencakup berbagai metode, seperti bagan Gantt, papan Kanban, dan diagram alir. Memberikan representasi visual dari strategi proyek Anda dapat membantu menciptakan transparansi antara pemangku kepentingan dan memperjelas beragam aspek proyek, termasuk kelayakan proyek secara keseluruhan. 

7 langkah rancangan proyek

Ada tujuh langkah yang membentuk proses rancangan proyek yang sukses. Langkah ini mencakup segala hal, mulai menentukan gol dan tujuan dasar hingga memperkuat strategi untuk membantu Anda tetap tertata saat mengelola proyek baru.

Mari kita bahas setiap langkah yang diperlukan untuk membuat rancangan proyek. 

Langkah 1. Tentukan gol proyek

Pada langkah pertama, tentukan gol proyek. Sebagai permulaan, pimpin rapat ideasi awal di mana Anda mendokumentasikan linimasa proyek umum dan hasil akhir.

Sebagai permulaan, pertimbangkan kebutuhan proyek dan pemangku kepentingan. Apa yang ingin Anda selesaikan? Mulailah membuat deskripsi singkat proyek dan siapa yang terlibat. 

Setelah menguraikan gol dasar proyek, tentukan tujuan yang lebih konkret secara terperinci.

Kiat pro: Gunakan gol SMART saat memulai rancangan proses untuk memvisualisasikan tujuan Anda dengan lebih baik. SMART adalah singkatan dari specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (realistis), dan time-bound (terikat waktu). 

 Langkah 2. Tentukan hasil

Selanjutnya, persempit hasil proyek. Ini biasanya lebih terperinci dari fase perencanaan gol awal dan mencakup tugas-tugas spesifik yang akan diselesaikan selama proyek.

Contoh, bayangkan Anda mengerjakan proyek untuk menambahkan halaman tujuan baru ke situs web Anda. Salah satu hasilnya mungkin menambahkan formulir pendaftaran email. 

Di samping gol proyek, dokumentasikan hasil dan hasil akhir utama yang diperlukan untuk mulai membuat kerangka waktu. Pertimbangkan untuk menjadikan metodologi manajemen proyek populer sebagai referensi guna menentukan metode yang sesuai dengan kebutuhan proyek. 

Kiat pro: Untuk proyek yang kompleks, gunakan metodologi Agile dengan iterasi untuk membagi tugas-tugas besar menjadi sprint pendek. Untuk proyek yang lebih konvensional, gunakan metode waterfall yang memberikan pendekatan langkah demi langkah yang menyeluruh.

Langkah 3. Identifikasi risiko dan hambatan

Setelah menentukan hasil, pertimbangkan risiko dan hambatan proyek. Evaluasi aspek-aspek proyek yang dapat menimbulkan risiko untuk mencegah sumber daya sia-sia di kemudian hari.

Untuk mengidentifikasi risiko dan hambatan, tentukan alat manajemen sumber daya, anggaran, dan kerangka waktu yang diperlukan. Usahakan untuk mengatasi hambatan ini sebelum proyek dimulai dengan menindaklanjuti pemangku kepentingan dan tim proyek. 

Kiat pro: Gunakan daftar risiko untuk menganalisis, mendokumentasikan, dan mengatasi risiko proyek yang timbul. 

Langkah 4. Sempurnakan strategi proyek dengan dukungan visual

Strategi proyek adalah peta jalan visual proyek Anda. Hal ini membantu mengomunikasikan tujuan kepada anggota tim. Buat strategi dengan memilih dukungan visual yang bisa Anda bagikan kepada pemangku kepentingan. 

Ada banyak jenis dukungan visual yang bisa Anda pilih, beberapa di antara termasuk:

• Diagram alir: Diagram alir adalah representasi visual dari langkah-langkah dan keputusan yang diperlukan untuk menjalankan proses. Diagram alir adalah cara yang sangat berguna untuk memvisualisasikan pendekatan langkah demi langkah dan mengatur hasil akhir proyek secara efektif. 

• Bagan Gantt: Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk mengilustrasikan linimasa proyek. Batang dalam bagan Gantt merepresentasikan langkah-langkah dalam proyek dan panjang batang merepresentasikan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

• Struktur perincian kerja (Work breakdown structure atau WBS): WBS adalah perincian semua tugas dalam proyek tertentu. Manajer proyek menggunakan struktur perincian kerja untuk membantu tim memvisualisasikan hasil akhir sembari tetap mengutamakan tujuan. 

• Mind map: Mind map adalah diagram hierarki yang digunakan untuk memvisualisasikan proyek dan tugas. Peta ini memungkinkan manajer proyek menghubungkan hasil akhir dengan konsep atau ide utama seperti gol tim yang spesifik. 

• Bagan PERT: Bagan atau diagram PERT adalah alat yang digunakan untuk menjadwalkan, mengatur, dan memetakan tugas. Bagan ini berguna untuk proyek yang kompleks dan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Karena setiap alat visual sedikit berbeda, dukungan yang Anda pilih bergantung pada preferensi tim. Struktur perincian kerja yang memerinci dependensi berfungsi dengan baik untuk tim yang lebih besar, sedangkan diagram alir sangat cocok untuk tim lebih kecil dengan proyek yang tidak begitu kompleks.

Kiat pro: Pelajari fitur-fitur komponen setiap dukungan visual sebelum menambahkannya ke rancangan proyek. Anda dapat melakukannya dengan meninjau setiap dukungan berdasarkan jumlah detail yang disertakan, penggunaan, dan tampilan visual. Dengan begitu, Anda dapat menemukan dukungan visual yang paling cocok dengan kebutuhan Anda. 

Langkah 5. Perkirakan anggaran

Selanjutnya, perkirakan anggaran proyek untuk memulai alokasi sumber daya. Anggaran Anda akan terdiri dari profitabilitas proyek, sumber daya yang tersedia, dan pekerjaan outsourcing yang dibutuhkan. Anggaran juga dapat berupa serangkaian angka yang ditentukan oleh kepemimpinan yang harus Anda tangani agar dapat mengeksekusi setiap hasil akhir. 

Anggaran mungkin harus disetujui atau direvisi berdasarkan persetujuan kepemimpinan. Setelah difinalisasi, Anda dapat mulai menetapkan penerima, dokumen rancangan, dan tugas proyek. 

Kiat pro: Dalam alokasi sumber daya, menerapkan proses otomatis dengan perangkat lunak automasi dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan proyek. 

Langkah 6. Buat rencana cadangan

Untuk mulai memberikan tugas, buat rencana cadangan. Rencana cadangan adalah rencana dukungan untuk risiko dan hambatan yang diuraikan sebelumnya dalam proses. Memiliki rencana yang tertata saat masalah timbul membantu mengatasinya secara real-time dan menyederhanakan efisiensi. 

Untuk membuat rencana ini, atur risiko Anda menggunakan alat bagan Gantt atau linimasa dan tentukan rencana untuk setiap risiko. Contoh, jika salah satu risiko termasuk material tidak tiba tepat waktu, rencana cadangan Anda mungkin mencari material dari tempat lain atau memulai bagian lain dalam proyek sembari menunggu material. 

Setelah menguraikan rencana untuk setiap tugas, Anda siap memulai pelaksanaan proyek. 

Kiat pro: Gunakan Asana untuk melihat daftar, linimasa, dan bagan Gantt guna memvisualisasikan rencana proyek dengan lebih baik. 

Langkah 7. Dokumentasikan milestone

Untuk langkah terakhir, dokumentasikan milestone tim. Ini dilakukan untuk memastikan pekerjaan diselesaikan tepat waktu dan mengidentifikasi inkonsistensi yang muncul dengan mudah. 

Anda dapat melakukannya menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang memungkinkan pemangku kepentingan mengakses informasi dan progres. Pertimbangkan untuk mengelola milestone ini hingga akhir proyek untuk memastikan tugas diselesaikan tepat waktu. 

Kiat pro: Hubungi pemangku kepentingan proyek secara rutin untuk terus melacak dependensi tugas dan memastikan gol jangka pendek tercapai. 

3 kiat pakar untuk menyempurnakan rancangan proyek

Membuat rancangan proyek yang meningkatkan kolaborasi dan memberdayakan efisiensi bukanlah tugas yang mudah. Setelah tujuh langkah yang membentuk proses rancangan proyek, berikut beberapa kiat yang dapat menyempurnakan rancangan. 

Ingat tiga kiat ini saat membuat rancangan proyek Anda sendiri:

1. Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan di awal dan secara rutin: Apa pun proyek yang ditangani, komunikasi adalah kunci. Berkolaborasi dalam proyek lebih awal dapat memastikan semua pemangku kepentingan memiliki informasi yang sama dan memahami tujuan paling penting. Anda dapat melakukannya dengan memimpin rapat sepanjang proyek dan menggunakan alur kerja untuk menyederhanakan kerja tim.

2. Selalu ingat gol: Menghubungkan gol dengan hasil akhir proyek dapat memastikan tujuan di setiap langkah proses tercapai. Anda dapat melakukannya dengan bantuan perangkat lunak linimasa yang memungkinkan Anda dengan mudah menghubungkan gol ke pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikannya. 

3. Gunakan elemen visual untuk melacak milestone: Sekalipun kasus bisnis dan tugas harian itu berguna, elemen visual membantu pemangku kepentingan memahami gambaran umum. Ada sejumlah cara memvisualisasikan pekerjaan proyek, mulai bagan Gantt hingga bagan PERT. 

Selain tiga kiat ini, selalu utamakan kepentingan tim. Memberikan informasi yang diperlukan dan menjadwalkan pekerjaan dengan batas waktu yang wajar akan membuat tim selalu berkomitmen dan efisien. 

Gunakan rancangan proyek untuk memberi penjelasan

Rancangan proyek adalah bagian penting dalam melaksanakan proyek yang sukses. Mulai mengumpulkan informasi dan sumber daya yang diperlukan hingga berkoordinasi dengan anggota tim, Anda bertugas mewujudkan detail. Dengan rancangan proyek yang tepat, Anda dan tim dapat mengatasi apa pun yang menjadi penghalang. 

Sempurnakan seni merancang proyek dengan perangkat lunak manajemen kerja. Mulai menyederhanakan pekerjaan hingga meningkatkan visibilitas, Asana dapat membantu tim mencapai lebih banyak dengan jelas dan penuh keyakinan.