Apa itu struktur organisasi matriks dan bagaimana cara kerjanya?

Bagaimana cara memberdayakan tim untuk bergerak cepat pada proyek yang kompleks tanpa terhambat oleh tinjauan dan persetujuan pemangku kepentingan? Struktur organisasi bisa menjadi jawabannya. Sebagian besar lingkungan kerja memiliki rantai komando yang diterapkan agar setiap orang memahami otoritas pengambilan keputusan. 

Direktur utama berada di bagian teratas pada bagan organisasi hierarkis. Direktur operasi dan direktur keuangan berada tepat di bawah direktur utama. Peran-peran kepemimpinan teratas ini kemudian bercabang menjadi manajer-manajer departemen, dan bercabang lagi menjadi manajer-manajer proyek.

Struktur organisasi matriks berbeda dari struktur klasik ini karena anggota tim melapor kepada manajer proyek dan pimpinan departemen. Dalam panduan di bawah ini, kita akan membahas pengertian struktur organisasi matriks dan cara menggunakannya untuk proyek yang kompleks. 

Apa itu struktur organisasi matriks?

Struktur organisasi matriks adalah struktur kerja di mana anggota tim melapor kepadae banyak pemimpin. Dalam struktur organisasi matriks, anggota tim (baik jarak jauh ataupun internal) melapor kepada manajer proyek serta kepala departemen mereka. Struktur manajemen ini dapat membantu perusahaan menciptakan produk dan layanan baru tanpa menyelaraskan tim kembali.

Bagaimana cara kerja struktur organisasi matriks?

Struktur organisasi matriks memiliki dua atau beberapa struktur pelaporan manajemen. Meskipun awalnya tampak membingungkan, anggota tim biasanya memiliki manajer utama untuk setiap departemen. 

Fungsi pelaporan kepada manajer departemen berfungsi mirip dengan struktur kerja tradisional. Misalnya, anggota tim yang bekerja di bidang TI melapor kepada kepala departemen TI. Kepala bagian TI melapor kepada wakil kepala divisi mereka. Akhirnya, semua kaitan pelaporan mengarah ke direktur utama. 

Bedanya, dalam struktur matriks, anggota tim juga melapor kepada manajer proyek. Proyek sering kali membutuhkan pekerjaan dari anggota di sejumlah departemen seperti TI, pemasaran, dan keuangan, dan itulah alasan setiap proyek sebaiknya memiliki manajer terpisah. 

Jenis manajemen matriks

Ada tiga jenis manajemen matriks, masing-masing jenis memberikan lebih banyak atau lebih sedikit otoritas kepada manajer proyek. Anda dapat memvisualisasikan jenis manajemen ini dalam skala tertentu dengan manajer proyek di satu sisi dan manajer departemen di sisi lainnya. 

Matriks lemah

Dalam matriks lemah, manajer proyek memiliki kuasa pengambilan keputusan paling sedikit dibandingkan dengan jenis manajemen matriks lainnya. Ketika manajer proyek memiliki wewenang terbatas atas proyek, matriks menjadi lemah karena anggaran dan linimasa proyek ada di tangan kepala departemen. Dalam matriks lemah, membuat rencana komunikasi dapat menjaga agar komunikasi terus terjalin.

Matriks seimbang

Pada matriks seimbang, kepala departemen dan manajer proyek memiliki wewenang yang setara dan anggota tim melapor kepada keduanya. Hal ini menjaga agar komunikasi semua orang dalam peran kepemimpinan tetap terbuka dan memungkinkan proyek untuk berjalan dengan mulus. 

Matriks kuat

Dalam matriks kuat, manajer proyek memiliki sebagian kuasa pengambilan keputusan atas proyek, sedangkan kepala departemen memiliki wewenang yang lebih terbatas. Ini menciptakan struktur organisasi yang kuat karena manajer proyek memiliki kepemilikan penuh atas proyek tersebut. Kepala departemen dapat mengawasi proyek, tetapi tidak mengambil keputusan penting.

Keuntungan struktur organisasi matriks

Struktur organisasi matriks lebih kompleks daripada struktur hierarki, tetapi memiliki banyak keuntungan. Beberapa keuntungan dari desain matriks termasuk tujuan proyek yang jelas, penggunaan sumber daya yang efisien, informasi tak terbatas, dan pelatihan untuk manajer proyek. 

Tujuan proyek yang jelas

Desain organisasi matriks dapat memastikan kejelasan yang lebih mendalam tentang tujuan proyek. Ketika tim melaporkan progres mereka kepada manajer proyek dan kepala departemen,memperkuat tujuan proyek sangatlah penting. Ketika manajer proyek merasa didukung oleh anggota manajemen senior lainnya, organisasi proyek akan menjadi prioritas.

Skenario: Misal, tim Anda sedang mengerjakan proyek pengembangan aplikasi. Karena Anda menggunakan struktur matriks, developer TI akan memberi laporan kepada Anda sebagai manajer proyek dan kepala bagian TI. Proyek ini bertujuan membuat app pencarian kata kunci praktis yang digunakan pemasar. Ketika kepala bagian TI dan manajer proyek mengomunikasikan tujuan proyek yang jelas kepada developer TI, app dikembangkan dengan lebih cepat. 

Penggunaan sumber daya yang efisien

Struktur matriks memungkinkan penggunaan sumber daya yang efisien karena tim menyertakan spesialis dari berbagai bagian. Hal ini mengurangi biaya overhead dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Terdapat lebih sedikit manajer per tim dalam struktur hierarki di mana setiap tim hanya melapor kepada satu manajer. Tim ini mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk membuat satu hasil proyek karena mereka tidak memiliki anggota dengan spesialisasi yang berbeda.

Skenario: Tim yang membuat app penelitian kata kunci dapat melibatkan spesialis dari bagian TI, keuangan, dan pemasaran. Ketika anggota tim ini berhasil melapor kepada kepala bagian dan manajer proyek, mereka akan meningkatkan produktivitas tim, menghemat waktu, dan menyelesaikan proyek dengan lebih efisien. 

Tim matriks akan mengurangi biaya karena tanpa sekelompok spesialis, perusahaan harus mengatur ulang tim dan berpotensi merekrut anggota tim baru setiap produk atau layanan baru dikembangkan. 

Informasi tak terbatas

Bekerja dalam struktur matriks menciptakan informasi tak terbatas antartim karena tim melapor kepada banyak pemimpin. Sekalipun anggota tim tidak boleh lupa untuk menyampaikan informasi dalam sistem hierarkis, matriks ini mengharuskan adanya aliran informasi. Melaporkan informasi kepada banyak pemimpin mungkin tampak menjemukan, tetapi dengan sistem manajemen proyek yang tepat, anggota tim dapat melakukannya dengan mudah. 

Skenario: Jika tim pengembangan pada app penelitian kata kunci hanya melapor kepada manajer proyek, informasi tentang perbaikan bug akan hilang. Namun, menyampaikan informasi kepada kepala bagian TI akan mudah diingat jika hal ini menjadi bagian dari proses matriks. 

Pelatihan untuk manajer proyek

Struktur unik organisasi matriks menimbulkan tanggung jawab besar untuk manajer proyek. Manajer proyek harus memimpin tim melalui siklus proyek. Struktur ini menantang manajer proyek dan melatih mereka yang ingin menjadi manajer lintas fungsi di bagian lain.

Skenario: Selama proyek ini, tim Anda menemukan beberapa perbaikan bug dan penundaan dalam linimasa proyek. Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk bekerja dengan kepala bagian TI agar berhasil mengatasi semua masalah. Dengan melakukannya, Anda akan menemukan minat pribadi di bidang TI dan peluang karier potensial di masa depan. 

Retensi tim

Struktur organisasi matriks terbukti menghasilkan retensi anggota tim yang hebat karena ketika para spesialis dikumpulkan, tim produk akan tetap solid. Anggota tim ini bekerja dalam arahan kepala bagian fungsional dan ditugaskan untuk bekerja di bawah manajer proyek. Spesialis biasanya suka bekerja sama dan hal ini dapat meningkatkan kinerja proyek. 

Skenario: Selama proyek app penelitian kata kunci, tim proyek terdiri dari berbagai spesialis TI, pemasaran, dan keuangan karena anggota tim ini memahami seluk-beluk pembuatan aplikasi untuk pengguna ponsel. Tim spesialis ini kemungkinan akan bekerja sama untuk mengerjakan banyak proyek di masa mendatang.

Kerugian struktur organisasi matriks

Seperti struktur pelaporan hierarkis, struktur organisasi matriks juga memiliki kerugian. Kerugian terbesar adalah kompleksitas strukturnya. Sekalipun bisa bermanfaat ketika cocok diterapkan, desain kompleks juga berpotensi menimbulkan konflik dan mengacaukan segalanya.

Gaya pelaporan yang kompleks

Kompleksitas struktur organisasi matriks dapat merugikan saat tim mungkin kesulitan mengetahui siapa yang harus menerima laporan mereka dan kapan laporan harus diserahkan. Sekalipun bertujuan menguntungkan tim, matriks ini juga dapat merumitkan proyek dan membuat proses menjadi tidak jelas. 

Solusi: Cara terbaik untuk mencegah kegagalan pelaporan adalah memastikan setiap anggota matriks memahami siapa yang harus menerima laporan dan cara melakukannya. Menggunakan platform manajemen proyek intuitif yang memfasilitasi kerja lintas tim dapat membuat struktur matriks menjadi tidak terlalu rumit. 

Waktu respons yang lambat

Kompleksitas matriks dapat menyebabkan waktu respons yang lambat yang dapat menunda proyek. Waktu respons yang lambat disebabkan oleh kebutuhan untuk melaporkan informasi kepada banyak orang. Melibatkan lebih banyak orang itu menguntungkan, tetapi kelemahannya, menyampaikan informasi kepada banyak orang membutuhkan waktu. 

Solusi: Menggunakan sistem manajemen proyek akan memecahkan masalah waktu respons yang lambat dengan struktur matriks. Sebagai sumber kebenaran tunggal, Asana dapat mencegah pekerjaan rangkap dan meningkatkan visibilitas di antara tim dan kepemimpinan. 

Panduan yang bertentangan

Panduan yang bertentangan terjadi jika manajer proyek dan kepala bagian tidak memiliki pemahaman yang sama. Sekalipun dimaksudkan untuk mendorong kerja tim, struktur matriks dapat mengakibatkan sebaliknya, tergantung kepribadian orang-orang yang terlibat. 

Solusi: Untuk mencegah panduan yang bertentangan, buatlah sistem yang memungkinkan para manajer untuk berinteraksi secara langsung satu sama lain. Anggota tim dapat terhindar dari perasaan terjebak di tengah konflik jika para manajer selaras pada gol proyek dan memiliki pemahaman yang sama.

Potensi perselisihan

Perbedaan utama struktur matriks dan struktur hierarki adalah, dalam struktur matriks, anggota tim melapor kepada dua manajer. Hal ini membuat struktur organisasi matriks lebih kompleks dan memberikan lebih banyak tanggung jawab pada anggota tim. Memiliki dua manajer dapat menghasilkan lebih banyak umpan balik dan pedoman kepada anggota tim, tetapi juga dapat mengakibatkan perselisihan.

Solusi: Untuk mencegah potensi perselisihan, kepala bagian dan manajer proyek harus berkomunikasi. Tim tidak berperan dalam memilih antara dua manajer ketika konflik terjadi. Baik secara langsung maupun melalui sistem virtual, para manajer dapat mencegah perselisihan dengan menetapkan tujuan proyek yang jelas sejak hari pertama dan bekerja sama untuk menciptakan produk yang sukses. 

Mengatur prioritas

Dalam struktur matriks, anggota tim mungkin kesulitan mengatur prioritas jika para manajer tidak bekerja sama. Jika kepala bagian yakin bahwa tugas merekalah yang paling penting dan manajer proyek juga berpikiran yang sama, tim mungkin akan kesulitan menentukan pedoman manajer yang harus diprioritaskan. 

Solusi: Ketika anggota tim kesulitan memprioritaskan tugas karena miskomunikasi antar manajer, manajer harus mendiskusikan tugas tim dan menentukan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu. Sebagian besar masalah yang berpotensi muncul dari struktur matriks dapat diselesaikan dengan kolaborasi, komunikasi, dan kejelasan yang solid di seluruh tim. 

Tingkatkan struktur matriks dengan alat manajemen proyek

Menggunakan alat manajemen proyek adalah cara terbaik untuk membuat struktur matriks berfungsi dengan baik. Dengan manajemen proyek, manajer proyek dan kepala bagian dapat menyelaraskan tujuan proyek, merencanakan pekerjaan bersama, dan menciptakan jalur komunikasi yang jelas. Dan, ketika bagian-bagian ini sudah tersedia, anggota tim akan mendapatkan kejelasan yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien dan mencapai tujuan proyek Anda

Perlukah Anda memperjelas peran dan tanggung jawab anggota tim? Coba gunakan bagan RACI.