Struktur Tim: 10 cara efektif mengatur tim Anda

Mencari cara mengatur dan memimpin tim dengan lebih baik? Anda mungkin terkejut saat mengetahui bahwa ada banyak cara berbeda untuk menghasilkan struktur organisasi yang meningkatkan efisiensi tim. 

Struktur tim mendefinisikan hubungan antara aktivitas, kepemimpinan, dan anggota tim. Meskipun ini mungkin tampak cukup sederhana, struktur tim dapat memiliki dampak besar pada distribusi wewenang dan cara tim berkolaborasi dan bekerja sama setiap hari. 

Setiap struktur organisasi memiliki rantai komando yang berbeda dan menawarkan cara unik untuk mendorong kerja sama tim dengan bantuan perangkat lunak kolaborasi. Demikian pula, masing-masing struktur organisasi ini membantu membentuk dinamika relasi dan menciptakan lingkungan kerja kolegial. 

Mulai struktur fungsional hingga struktur datar, kita akan membahas 10 cara paling efektif untuk mengatur tim guna membantu Anda menemukan metode yang paling tepat untuk gol Anda. 

1. Struktur hierarkis

Format hierarkis adalah dasar dari sebagian besarbagan organisasi. Suatu hierarki diatur menjadi struktur yang menyerupai piramida, dengan eksekutif, direktur, manajer, dan pegawai diurutkan dari tingkat tertinggi hingga terendah dalam rantai ini. Ini adalah struktur yang paling banyak digunakan dan menciptakan batasan yang jelas antara anggota-anggota tim. 

Meskipun ada banyak variasi yang dapat Anda pilih, banyak organisasi menggunakan struktur hierarki tradisional. Ini termasuk struktur berbasis proses dan struktur sirkuler yang menggunakan hierarki serupa tetapi divisualisasikan dengan cara berbeda.

Jumlah lapisan yang termasuk dalam struktur Anda akan bergantung pada ukuran dan kompleksitas tim. Sebagian besar organisasi memiliki empat atau beberapa lapisan dan memvisualisasikan struktur ini dalam bagan organisasi tingkat perusahaan.

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Struktur pelaporan langsung

• Jalur karir yang jelas

• Spesialisasi dalam posisi masing-masing 

Karena merupakan struktur organisasi universal, metode hierarkis cocok untuk sebagian besar tim. 

2. Struktur fungsional

Salah satu struktur tim yang paling banyak digunakan, selain metode hierarkis, adalah struktur organisasi fungsional. Dalam metode ini, tim dikelompokkan berdasarkan keterampilan dan pengetahuan. Kelompok-kelompok ini kemudian terstruktur secara vertikal antara setiap departemen dari atas ke bawah, dari presiden ke masing-masing anggota tim, dan seterusnya.

Struktur fungsional mengatur manajemen puncak, atau sejenis otoritas tunggal, untuk mengawasi setiap departemen. 

Meskipun tim-tim ini akan bervariasi pada setiap perusahaan, inti dari struktur fungsional adalah memungkinkan keterampilan khusus dan mempersiapkan pertumbuhan organisasi.

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Pakar di lapangan

• Akuntabilitas tim

• Pertumbuhan organisasi

Fitur utama dari struktur fungsional adalah kemampuan mengembangkan spesialisasi khusus dalam departemen berbeda. 

3. Struktur matriks

Struktur matriks paling berbeda dari sebagian besar struktur tim lain karena tidak mengikuti model hierarkis umum. Sebaliknya, struktur tim ini diatur dalam format kisi dengan anggota tim melapor ke lebih dari satu pemimpin. Relasi ini umumnya terstruktur sebagai hubungan pelaporan primer dan sekunder. 

Organisasi matriks menggunakan struktur ini untuk menciptakan keseimbangan antara pemimpin dan, pada akhirnya, proses pengambilan keputusan. 

Metode pendekatan yang Anda pilih akan bergantung pada sifat tim dan struktur pelaporan. Manfaat utamanya adalah menciptakan struktur organisasi yang seimbang, yang dapat dicapai dengan menetapkan jalur pelaporan untuk setiap individu ke beberapa pemimpin di departemen atau divisi berlainan. 

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Keseimbangan antara unit dan produk

• Peningkatan kolaborasi dan komunikasi

• Keseimbangan yang fleksibel dalam kepemimpinan

Struktur ini cenderung cocok untuk tim yang ingin memastikan otoritas pengambilan keputusan tidak terbatas pada segelintir individu saja, namun, ingin para anggota tim merasa diberdayakan untuk membuat keputusan. 

4. Struktur berbasis proses

Struktur berbasis proses menekankan proses internal yang berbeda, bukan departemen. Mirip struktur yang lain, struktur jenis ini juga diatur oleh hierarki dengan kepemimpinan yang terhubung ke berbagai proses.

Jenis struktur tim ini lebih disukai organisasi yang lebih mengutamakan proses daripada proyek individual. Il ini dapat berupa proses baru atau yang sudah diterapkan organisasi Anda. 

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Efisiensi

• Pertumbuhan organisasi

• Bantuan terkait banyak proses berbeda

Tim yang cocok untuk struktur ini cenderung berfokus pada proses internal dan efisiensi daripada proyek eksternal. 

5. Struktur sirkuler

Meskipun berbeda secara visual, struktur sirkuler mengikuti organisasi hierarkis seperti kebanyakan struktur lainnya. Anggota tim di tingkat yang lebih tinggi direpresentasikan pada lingkaran dalam, dan anggota tim di tingkat yang lebih rendah menempati lingkaran luar. Kepemimpinan eksekutif ditunjukkan di tengah lingkaran, yang merepresentasikan hubungan fleksibel yang mereka miliki dengan setiap kepala departemen. 

Struktur organisasi berbentuk lingkaran penuh ini membuat semua orang tetap terhubung, namun terpisah dalam lingkaran mereka sendiri. Jumlah cincin dalam struktur akan terus meningkat sampai semua individu ditempatkan pada tingkat yang sesuai. 

Karena sifat visualnya, struktur ini paling cocok untuk tim kecil yang bertujuan memiliki komunikasi yang lancar. 

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Komunikasi yang efisien

• Alur informasi yang mudah

• Hubungan yang fleksibel

Meskipun berbeda dari banyak struktur lainnya, metode modern ini sangat cocok untuk organisasi jarak jauh yang membutuhkan bantuan untuk berkomunikasi secara efektif antara kepemimpinan dan anggota tim. 

6. Struktur datar

Berbeda dengan bentuk segitiga dari struktur organisasi tradisional, struktur datar adalah jaringan yang saling terhubung dengan beberapa tingkatan yang datar. Tingkatan ini mencakup semua tingkat kepemimpinan, mulai eksekutif hingga manajer menengah dan seterusnya. Perbedaannya, hanya ada beberapa langkah antara kepemimpinan dan masing-masing tim, tidak seperti pendekatan hierarkis yang dapat memiliki banyak tingkatan di antara eksekutif dan anggota tim di tingkat bawah. 

Struktur datar sangat bagus untuk tim yang ingin membuat jaringan terpusat atau terpadu yang menghubungkan kembali ke gol bersama. 

Hubungan Anda akan berbeda bergantung pada tim Anda dan keterlibatan eksekutif. Tujuan utama struktur ini adalah untuk menciptakan keseimbangan antara pemimpin dan tim lintas fungsi. 

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Produktivitas yang lebih tinggi

• Tujuan yang selaras

• Kejelasan organisasi

Jika ingin pendekatan modern, metode datar ini dapat memiliki dampak yang luar biasa terhadap produktivitas dan kejelasan. 

7. Struktur organisasi jaringan

Dalam struktur organisasi jaringan, tim disusun berdasarkan jaringan terkait. Ini utamanya sangat cocok untuk organisasi yang membutuhkan pekerjaan dilakukan tim eksternal, memiliki berbagai lokasi global, atau bahkan memiliki beberapa bisnis kecil. 

Dalam struktur ini, masing-masing jaringan ini diatur sebagai entitas terpisah dan terhubung satu sama lain oleh titik hubung atau hub.

Memisahkan tim menjadi berbagai hub memungkinkan banyak informasi dibagikan dalam jaringan, bukan membagikan sedikit informasi ke banyak jaringan. Ini karena anggota tim lebih mungkin mengetahui anggota tim yang tepat untuk dihubungi dalam hub dan komunikasi dapat mengalir dengan lancar. 

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Komunikasi dalam jaringan

• Informasi kontak yang jelas

• Spesialisasi dalam jaringan

Struktur jaringan paling banyak digunakan karena kebutuhan. Sebagian besar organisasi tidak akan menggunakannya kecuali tim mereka telah dikelompokkan ke dalam beberapa jenis jaringan. 

8. Struktur divisi yang fokus pada produk

Struktur divisi adalah struktur yang mengelompokkan setiap fungsi ke dalam divisi terpisah. Dalam jenis struktur ini, ada berbagai area khusus, termasuk struktur yang fokus pada produk. 

Dalam metode ini, setiap divisi dibagi menjadi berbagai lini produk masing-masing.

Lalu, tim tertentu bertanggung jawab untuk setiap lini produk. Ini berguna untuk organisasi yang sangat berfokus pada produksi dan ingin menciptakan tanggung jawab yang jelas antardepartemen.

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Divisi semi otonom

• Peningkatan produk berkelanjutan

Fitur ini paling cocok untuk tim yang sangat terlibat dalam pengembangan produk dan yang memilih keseimbangan antara kerja individu dan kerja tim. 

9. Struktur divisi yang fokus pada pasar

Meskipun mirip dengan struktur yang berfokus pada produk, divisi berbasis pasar berfokus pada, tentu saja, pasar individu. Pasar ini memiliki banyak macam, berdasarkan industri hingga pelanggan. Organisasi yang menggunakan struktur ini mungkin memiliki beberapa merek di bawah satu umbrella company atau bahkan barang dan jasa yang sangat berbeda. 

Jenis struktur divisi ini menciptakan tanggung jawab yang jelas untuk departemen tertentu. Perusahaan yang menggunakan struktur ini biasanya memiliki beragam produk dan membutuhkan bantuan untuk mengatur departemen di semua lini produk berbeda.

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Kemampuan untuk fokus pada satu pasar pada satu waktu

• Spesialisasi tim

• Prestasi individu

Mirip dengan struktur divisi lainnya, struktur yang berfokus pada pasar adalah yang terbaik untuk tim yang memilih keseimbangan antara kerja individu dan kerja tim. 

10. Struktur divisi geografis

Jenis struktur divisi yang terakhir ini berfokus pada wilayah geografis. Wilayah, teritori, atau distrik diatur dalam divisi terpisah, menciptakan batas dan logistik yang jelas di seluruh geografi. Struktur ini paling cocok untuk organisasi yang mengandalkan pelanggan atau kebutuhan rantai pasokan dalam wilayah tertentu. 

Membagi pekerjaan dapat berdampak positif pada berbagai fungsi, termasuk spesialisasi individu dan peningkatan nilai di lokasi geografis tertentu.

Paling cocok untuk tim yang menginginkan:

• Kemampuan untuk melayani masyarakat lokal

• Komunikasi dengan pelanggan lokal atau fasilitas rantai pasokan

• Kolaborasi tim

Mirip dengan struktur jaringan, jenis struktur divisi ini paling umum digunakan karena kebutuhan. Jika organisasi tidak memiliki batasan geografis, seperti beberapa lokasi fisik atau anggota tim yang tersebar di beberapa area, Anda tidak perlu khawatir saat menggunakan metode ini. Akan tetapi, ini bisa menjadi opsi yang bagus untuk tim yang memang membutuhkan solusi terkait tim yang tersebar secara geografis. 

Manakah struktur tim yang tepat untuk Anda?

Struktur tim yang tepat untuk organisasi Anda bergantung pada banyak faktor, seperti ukuran setiap tim, jumlah eksekutif yang dimiliki, bahkan nilai-nilai perusahaan. Sekalipun beberapa perusahaan mungkin mengambil metode yang lebih tradisional, perusahaan lain mungkin memilih metode yang lebih modern. 

Beberapa faktor kunci yang perlu dipertimbangkan ketika mempertimbangkan struktur tim baru yang utamanya mencakup komunikasi dan keseimbangan kepemimpinan—keduanya dapat menghasilkan atau menghancurkan dinamika tim.

Struktur tim dan komunikasi

Ketika berbicara tentang komunikasi dan kejelasan dalam suatu organisasi, ada begitu banyak keseimbangan antara terlalu banyak dan terlalu sedikit. Komunikasi yang berlebihan dapat menyebabkan kebingungan dan kelelahan bekerja pada pegawai. Namun, komunikasi yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan duplikasi pekerjaan dan produktivitas yang rendah. 

Struktur tim yang mewujudkan komunikasi dan kejelasan yang seimbang termasuk:

• Struktur matriks

• Struktur sirkuler

• Struktur jaringan

Jenis struktur ini dapat digunakan untuk tim pengembangan, tim pemasaran, dan sebagian besar tim lainnya. 

Struktur tim dan kepemimpinan

Serupa dengan keseimbangan yang dibutuhkan komunikasi dalam organisasi, dinamika antara kepemimpinan dan anggota tim juga sama pentingnya. Kesenjangan yang besar antara pegawai tingkat atas dan bawah berpotensi menciptakan kurangnya kejelasan dan masalah komunikasi. 

Menemukan keseimbangan bisa jadi sulit. Di satu sisi, mereka yang memegang peran kepemimpinan harus memiliki wewenang atas bidang yang berdampak luas bagi organisasi. Di sisi lain, membatasi otoritas pada beberapa individu dapat membuat sebagian besar anggota tim merasa tidak diberdayakan. 

Struktur tim yang menciptakan keseimbangan otoritas kepemimpinan termasuk:

• Struktur datar

• Struktur matriks

• Struktur hierarkis

Struktur otoritas yang tepat akan membantu memberdayakan tim untuk menyumbangkan ide dan menghasilkan pekerjaan yang berdampak. 

Bangun tim untuk meraih kesuksesan

Struktur tim akan berdampak pada segalanya, mulai pembangunan tim hingga semangat kerja pegawai, bahkan keberhasilan bisnis. Sebagai manajer proyek, menciptakan batasan yang jelas antara tim-tim berbeda dapat membantu meningkatkan produktivitas dan kinerja. 

Ingin meningkatkan struktur ke level lebih tinggi? Coba perangkat lunak kolaborasi untuk mempersingkat komunikasi.