Zoom menghemat 133 minggu hari kerja per tahun dengan Asana

Pada awal pandemi COVID-19, semua orang, mulai dari bisnis hingga perdana menteri, mendaftar akun Zoom. Penyedia komunikasi terkemuka menghubungkan jutaan perusahaan, teman, dan keluarga dengan alat berbagi video, suara, obrolan, dan konten. Dan khususnya untuk bisnis, konferensi video memainkan peranan yang utama ketika mereka tidak dapat bertemu langsung dengan pelanggan dan tim tidak dapat bekerja berdampingan secara fisik.

Zoom tumbuh dari lebih dari 2.400 karyawan pada Januari 2020 menjadi lebih dari 5700 karyawan global pada Juni 2021 dan departemen Layanan Bisnis & TI membuat mereka semua tetap terhubung. Gregory Daniels, Manajer Senior untuk Manajemen Program Teknologi, memimpin sebuah tim yang berfokus pada manajemen proyek dan program TI. Mereka mengawasi perubahan dan penyebaran sistem seperti peluncuran Okta Zoom dan program Bawa Perangkat Anda Sendiri di seluruh perusahaan. Inisiatif global ini, dengan anggaran jutaan dolar, memengaruhi hampir semua orang di perusahaan.

Greg juga telah bekerja untuk mengembangkan budaya manajemen proyek Zoom, tetapi ketika ia bergabung, tim kesulitan untuk berkolaborasi dalam perpaduan spreadsheet, email, dan platform manajemen kerja. Pencampur-adukan itu tidak berhasil:

• Tim teknik dan pengembangan menggunakan Jira, tetapi tim pemasaran dan penjualan tidak, sehingga membuat visibilitas ke rilis fitur mendatang menjadi sulit.

• Beberapa tim menerima permintaan kerja dari segala arah, yang menyulitkan untuk membuat ruang lingkup dan memprioritaskan proyek masuk.

• Pembaruan status untuk eksekutif disajikan dalam tumpukan slide yang diperbarui secara manual oleh tim melalui proses yang membosankan.

Tenaga kerja Zoom membutuhkan cara yang lebih efektif untuk berkomunikasi saat skala perusahaan berkembang.

Solusi untuk menjembatani tim teknis dan tim bisnis

Greg dan koleganya dari bidang TI mulai mengevaluasi beberapa platform manajemen kerja. Prioritas utamanya adalah menyatukan tim teknis dan bisnis Zoom untuk menghilangkan kekacauan tepat menjelang waktu peluncuran. Mereka membutuhkan platform yang bisa terintegrasi dengan Jira dan cukup fleksibel untuk mengakomodasi alur kerja berbeda dari berbagai departemen.

Penting juga bagi individu untuk dapat mulai bekerja di alat ini tanpa bantuan pengaturan dari TI. Nyatanya, beberapa ratus karyawan di Zoom pun sudah menggunakan Asana secara mandiri. Hal ini, bersamaan dengan fleksibilitasnya, integrasi Jira native, dan posisi terdepan di pasar, membantu tim TI memilih Asana sebagai platform standar Zoom.

Peluncuran: mengajar orang untuk mengelola proyek dengan cara Zoom

Awalnya, TI meluncurkan Asana ke lima departemen, dan saat manajer membawa proyek ke dalam platform, rekan tim mereka mengikuti. Kemudian, ada makin banyak grup yang bergabung setelah mereka melihat manfaat memusatkan pekerjaan, dengan satu tautan yang mudah dibagikan ke proyek Asana yang berisi segalanya. TI juga mendapatkan dukungan kepemimpinan dengan memindahkan ulasan bisnis bulanan ke Asana.

Greg mengatakan, "Begitu kami menggunakan Asana secara resmi, permintaan yang selama ini terpendam untuk alat manajemen kerja pun meluap dan kami melihat semakin banyak orang yang menggunakannya dari waktu ke waktu." Dengan bekerja di Asana, penghematan waktu yang dicapai Zoom meningkat 200% dari tahun ke tahun seiring meningkatnya penggunaan.

Tim Greg menggunakan peluncuran Asana untuk mengajarkan keterampilan umum berorganisasi kepada orang-orang serta metode menyelesaikan pekerjaan dengan "Cara Zoom". "Asana adalah ruang kelas kami untuk membantu orang mempelajari cara baru mengelola proyek," ujarnya. “Kami menggunakannya untuk mengajarkan keahlian dasar manajemen proyek, serta cara bekerja berkesinambungan dan terukur untuk mencapai hasil.”

Saat ini, Zoom memiliki beberapa pakar Asana di setiap departemen yang melatih karyawan baru tentang alur kerja grup mereka, sedangkan tim Greg siap untuk mengurus pelatihan tambahan dan desain proyek yang kompleks. Mereka sering memamerkan komposisi pengaturan Asana dari tim Keamanan sebagai contoh cara menyusun Portofolio, dan menstandardisasi proyek.

Cara tim teknis dan non-teknis bekerja sama di Asana

Departemen di Zoom menggunakan Asana sebagai sumber kebenaran.

Hubungan antara teknis & bisnis Tim Teknis mengelola tugas sehari-hari di Jira, yang disinkronkan ke Asana, jadi mereka tidak perlu mengabari tim pemasaran setiap kali ada rilis kecil. "Ini benar-benar menguraikan masalah kami," kata Greg.

Pemasaran Tim pemasaran yang tersebar secara global menggunakan Asana untuk merencanakan kampanye dan acara, serta mengelola permintaan masuk dari tim lain di Zoom.

Layanan Bisnis & TI TI menggunakan Asana untuk peluncuran global dan perubahan sistem, seperti program Bawa Perangkat Anda Sendiri, yang mencapai 90% lebih pendaftaran. "Asana mempermudah manajemen perubahan," kata Greg. “Kami dapat melacak setiap subtugas kecil yang diperlukan untuk membantu karyawan Zoom memahami program ini. Ada terlalu banyak hal yang terjadi sehingga spreadsheet menjadi efektif."

Keamanan Tim Keamanan menggunakan Asana untuk memperbarui proyek secara real-time sehingga semua orang dapat melihat statusnya. Ini sangat penting untuk implementasi teknis tim yang besar dan peluncuran di seluruh perusahaan, yang dapat melibatkan hingga 20 kolaborator dan banyak pemangku kepentingan lainnya. Tim ini menggunakan Portofolio untuk mengatur inisiatif berskala besar yang berkelanjutan dan Portofolio bertingkat untuk proyek di dalamnya.

Tim memang mengandalkan serangkaian fitur Asana standar, tetapi mereka menggunakannya secara fleksibel agar sesuai dengan proses mereka.

Proyek adalah sumber kebenaran, sedangkan Ikhtisar Proyek memberikan konteks tentang tujuan, ruang lingkup, waktu, dan biaya, sehingga tidak ada yang perlu bertanya kepada manajer proyek.

Portofolio mengelompokkan proyek berdasarkan programnya, memperjelas beban kerja dan bandwidth tim, dan membiarkan manajer memantau status dalam satu tampilan.

Integrasi seperti Jira Cloud menghubungkan tim teknis dan tim bisnis. Integrasi Zoom memungkinkan peserta rapat membuat catatan di tugas Asana dalam rapat Zoom. Integrasi Zapier membantu mengotomatiskan langkah-langkah dalam alur kerja, sementara integrasi Google Drive menghubungkan file ke proyek tempat mereka berada.

Formulir membantu tim mengumpulkan permintaan masuk dari sumber internal dalam satu kanal. Misalnya, tim pembuatan konten di Sales Ops Enablement mengumpulkan semua informasi di muka dalam Formulir Asana standar mereka. Greg mengatakan, "Itu adalah penegakan proses sejak hari pertama. Mereka membagikan tautan formulir, menerima permintaan aman, cakupan, dan memberikan perkiraan batas waktu."

Mereka dapat dengan cepat mengulangi proses mereka dengan mengubah bidang yang ada dalam formulir Asana. Karyawan Zoom mengirimkan hampir 900 formulir per bulan, dan efisiensi yang dihasilkan menghemat sekitar 335 hari kerja per tahun.

Templat memberikan titik awal untuk proyek baru, menghemat waktu, dan memastikan tidak ada langkah yang terlupakan. "Jika saya menggunakan templat Asana," kata Greg, "satu jam perencanaan proyek menjadi hanya lima belas atau dua puluh menit. Rapat perdana selama satu jam terpotong setengahnya. Penghematan waktu yang sangat besar.”

Zoom menghemat 667 hari kerja per tahun

Saat ini, Zoom menghemat sekitar 667 hari kerja per tahun dengan berbagai fitur Asana, seperti formulir, komentar, templat, dan banyak lagi. Itu lebih dari dua tahun dari 40 jam kerja biasa.

Beberapa tim telah meninggalkan pembaruan dek slide eksekutif manual, dan sekarang menggunakan Porfolio untuk memberi pandangan 30.000 kaki kepada para pimpinan tentang semua inisiatif. Akan mudah dikenali juga ketika kelompok sedang mengerjakan proyek serupa, sehingga mereka dapat mengonsolidasikan pekerjaan dan mengerahkan upaya mereka.

  Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa duplikasi ini umum terjadi, dan pekerja intelektual menghabiskan 13% waktu mereka untuk pekerjaan yang sebenarnya sudah diselesaikan. Masalah ini menjadi lebih mungkin terjadi ketika seorang karyawan menggunakan banyak aplikasi untuk menyelesaikan berbagai hal. Tetapi untuk Zoom, terdapat beranda pusat untuk proyek yang akhirnya bisa mengatasi masalah redundansi.

Ketika semua jadwal, tugas, dan komunikasi berada di satu tempat, kolaborasi jarak jauh menjadi lebih mudah.

Keteraturan dan disiplin membantu perusahaan untuk berkembang

Karena kemampuan manajemen proyek Zoom terus berkembang, ada makin banyak grup seperti Greg yang muncul di penjuru perusahaan. Mereka terus memperjuangkan dan berinovasi dengan cara Zoom untuk menyelesaikan berbagai hal, membantu semua orang mengeksekusi dengan cepat dan dalam skala besar.

Ketika para karyawan bekerja sama di Asana, Zoom memperpendek jarak antara timnya—sama seperti produk mereka yang membantu memperpendek jarak antara kolega, orang terkasih, dan bahkan perdana menteri.