Viessmann mengembangkan solusi iklim bagi masa depan bersama Asana

Dari produsen pemanas hingga pemimpin teknologi modern, perubahan telah menjadi hal yang konstan bagi Viessmann dalam 100+ tahun terakhir. Perusahaan milik keluarga ini telah mengubah dirinya menjadi penyedia global solusi pengendalian iklim untuk tempat tinggal, dan berfokus pada pengembangan dan penerapan sistem energi cerdas dan berkelanjutan serta solusi pendingin untuk pelanggan perumahan, industri, dan komersial mereka.  

Berkantor pusat di Jerman, Viessmann kini memiliki lebih dari 12.750 karyawan di 74 negara, dan menghasilkan pendapatan 2,8 miliar Euro pada 2020. Mereka antusias dengan inovasi dan terus memantau tren teknis dan bisnis agar tetap kompetitif dan memenuhi perubahan kebutuhan pasar. 

Menciptakan tempat kerja digital untuk masa depan

Selama empat generasi terakhir, Viessmann telah dipimpin oleh para wirausahawan berwawasan maju yang mendorong pertumbuhan perusahaan yang terus-menerus. CEO saat ini Maximilian (Max) Viessmann bergabung dengan perusahaan pada 2015, dan memulai fase perjalanan perusahaan berikutnya: fokus pada transformasi digital.

Max mulai melakukan digitalisasi rentang produk dan proses kerja internal perusahaan. Dia menyerahkan tanggung jawab perencanaan dan penerapan tempat kerja digital baru mereka kepada Alexander Poellmann, Manajer Kantor Pintar dan Kolaborasi perusahaan saat itu. 

Dengan arahan Max, Alex dan timnya mulai mencari platform manajemen kerja yang sederhana dan intuitif yang dapat digunakan semua karyawan untuk berkolaborasi secara lebih efektif. Pencarian mereka membawa mereka ke Asana. Mereka memilih platform ini karena Asana akan memberi semua karyawan visibilitas ke dalam strategi perusahaan—mulai dari visi menyeluruh hingga target spesifik dan tugas individu—yang selaras dengan budaya transparansi Viessmann. Asana juga mudah digunakan sehingga tim merasa yakin karyawan akan menggunakannya, apa pun gaya kerja mereka. Terakhir, Asana dapat diakses kapan pun dan di mana pun melalui web dan aplikasi seluler, sehingga memberikan fleksibilitas yang diperlukan untuk kolaborasi di seluruh lokasi dan saat bekerja jarak jauh.

Departemen pertama yang menggunakannya adalah tim yang bertanggung jawab atas transformasi digital perusahaan, TI, dan Riset dan Pengembangan, kemudian diluncurkan ke seluruh perusahaan. Sekarang Asana adalah platform standar untuk menerapkan gol strategis, mengelola proyek lintas departemen, dan memastikan alur kerja standar di Viessmann. Mereka telah sepenuhnya mengintegrasikan platform ke dalam operasi mereka. Misalnya, Asana digunakan untuk mengelola seluruh proses pengembangan produk, mulai dari konsep hingga peluncuran ke pasar.

Kunci keberhasilan penggunaan Asana di Viessmann adalah 50 ‘Asana Heroes'—titik kontak pertama untuk pertanyaan dari kolega dan mereka yang pekerjaannya melibatkan pengoptimalan dan penskalaan perangkat lunak secara aktif. Mereka ahli memetakan proses Viessmann di Asana dan bertanggung jawab atas akselerasi perluasan penggunaan fungsi dan kemampuan baru dengan cepat. Heroes bekerja sama dengan Manajer Kesuksesan Pelanggan Asana, yang memberikan wawasan dan informasi terbaru tentang fitur dan fungsionalitas baru saat diluncurkan.

Mendapatkan hasil maksimal dari cara kerja baru ini

Untuk melengkapi Asana, Viessmann juga menerapkan Google Workspace untuk komunikasi, berbagi file, dan kolaborasi. Integrasi ketat antara Asana dan Google Workspace memungkinkan karyawan membuat tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail, merencanakan pekerjaan di Google Kalender, dan menautkan file Google Drive ke proyek. Hal ini memastikan selalu mudah untuk menemukan dan mengakses informasi.

Viessmann menggunakan Asana di hampir semua anak perusahaannya, sehingga anggota tim di seluruh perusahaan dapat bekerja sama dengan lancar. Saat mereka mengakuisisi perusahaan baru, karyawan baru diundang ke Asana sehingga mereka dapat segera mulai berkolaborasi dengan kolega mereka. Dan mengingat sifat bisnis mereka yang global, karyawan dapat mengoordinasikan proyek lintas zona waktu, tim, dan lokasi di Asana, serta menetapkan milestone yang realistis dan mengejar tujuan bersama.

Beberapa cara mereka menggunakan Asana antara lain:

• Komunikasi eksekutif: Pimpinan menangkap bagian terpenting dari strategi perusahaan dalam proyek Asana, termasuk produk prioritas tinggi dan perubahan organisasi. Saat pekerjaan dimulai, semua informasi terbaru dibagikan kepada pengikut inisiatif ini, memungkinkan mereka untuk berkomentar secara proaktif, mengajukan pertanyaan, dan terlibat dengan pekerjaan. 

• Kolaborasi tim: Informasi dulu tersekat-sekat dalam tim, tetapi karena Viessmann menggabungkan metodologi yang lincah, karyawan harus dapat berbagi informasi secara lintas fungsi. Asana memungkinkan anggota dari tim dan fungsi berbeda untuk dapat berkolaborasi dan membagikan informasi di dalam proyek yang dapat diakses semua orang. 

• Manajemen permintaan internal: Banyak tim, mulai dari pemasaran, manajemen mutu, hingga fungsi terkait produksi, menggunakan Asana untuk mengelola permintaan yang masuk. Sekarang, Karyawan mengisi Formulir Asana untuk mengirimkan permintaan baru, yang memunculkan tugas di proyek tim. Hal ini memastikan tim menerima informasi yang dibutuhkan di awal, dan semua permintaan terpusat di satu tempat sehingga mereka dapat mengelola beban kerja. Selain itu, karyawan dapat melacak progres permintaan mereka, dan tim menggunakan Aturan untuk mengotomatiskan langkah-langkah dalam proses pemenuhan permintaan. Peningkatan transparansi antara pemohon dan tim ini telah meningkatkan efisiensi dan produktivitas proses.

Mengelola pekerjaan mereka di Asana telah memberikan keunggulan kompetitif yang sangat besar bagi Viessmann, terutama sejak awal COVID-19 pada 2020. Proses terus berjalan, di mana pun lokasinya, yang memberikan stabilitas berharga selama masa gangguan besar bagi karyawan yang diberi mandat untuk bekerja dari rumah. Jumlah tindakan harian yang dikerjakan oleh karyawan di Asana lebih dari tiga kali lipat sepanjang periode ini—dari sekitar 100.000 pada September 2019 menjadi sekitar 350.000 hari ini.

Terus mengoptimalkan proses dengan Asana

Dengan Asana, Viessmann telah meningkatkan keselarasan di berbagai tim sehingga mereka menjadi lebih lincah, bergerak lebih cepat, dan secara proaktif merespons perubahan kebutuhan pasar—dan menciptakan lebih banyak nilai bagi pelanggan mereka.

Viessmann juga memuji Asana karena membantu meningkatkan transparansi perusahaan secara signifikan. Dengan menghubungkan strategi perusahaan dengan pekerjaan operasional di tempat yang dapat diakses semua orang, tujuan dan tanggung jawab perusahaan menjadi jelas bagi semua orang. Selain itu, ini membantu karyawan memprioritaskan tugas mereka dengan lebih baik dan melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap visi perusahaan. Asana juga membantu menjadikan Viessmann pemberi kerja yang lebih menarik bagi talenta muda—keunggulan kompetitif yang jelas di saat adanya kekurangan pekerja yang terampil.

Secara umum, Viessmann mengakui bahwa Asana telah meningkatkan efisiensi secara signifikan. Perusahaan mengeksekusi proyek lebih cepat, menghindari duplikasi pekerjaan, dan birokrasi berkurang. Asana juga mempermudah untuk melibatkan sumber daya tambahan pada proyek, membantu menghindari penundaan dan mencapai tenggat, yang telah menghasilkan siklus pengembangan yang lebih cepat dan peningkatan produktivitas.

Apa hal selanjutnya di Viessmann?

Efisiensi operasional dan transparansi yang dibuat oleh Asana telah memungkinkan Viessmann untuk menghadapi peluang baru keberlanjutan masa kini—seperti keberlanjutan—dengan kekuatan gabungan dari tim global. Mereka mengintensifkan upaya untuk mencapai emisi karbon "Net Zero", tujuan yang ingin dicapai Viessmann dengan terus mengembangkan solusi inovatif dan berkelanjutan untuk perlindungan iklim. Dan ini semua sangat selaras dengan visi mereka untuk masa depan: memberi manfaat bagi lingkungan dan memberikan peluang bagi generasi mendatang.